Prácticas recomendadas de Adobe Workfront Planning

✅ Cuando inicie sesión en Planning por primera vez, siga nuestro proceso de incorporación en la aplicación que comunique claramente el valor de Planning y le guíe en cómo navegar y utilizar el producto de forma eficaz. Esto garantiza que entienda sus capacidades y cómo comenzar su trabajo con facilidad.

✅ Empiece explorando nuestras plantillas de espacio de trabajo predefinidas para conocer ideas de casos de uso similares existentes. Puede utilizar los tipos de registros predefinidos y los campos que se incluyen en una plantilla, o bien puede agregar los suyos propios.

✅ Identifique los casos de uso principales que desea resolver con Workfront Planning. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones quieren mejorar la visibilidad de las actividades estratégicas, lo que puede incluir la creación de un mejor "Calendario de campaña". Por lo tanto, para ese caso de uso, le recomendamos empezar respondiendo a algunas preguntas:

• ¿Quién lo pide?
• ¿Cómo llaman a las cosas que quieren poner en el calendario?
  ¿Campañas? ¿Tácticas? ¿Iniciativas? ¿Actividades? ¿Eventos?
• ¿Qué tipo de preguntas quieren responder con este calendario?
• ¿Hay campañas superpuestas para la misma audiencia?
• ¿Cuál es nuestro presupuesto para esa campaña, táctica, actividad o evento?

Las respuestas a estas preguntas dictarían lo que debe crear dentro de Workfront Planning.

Además, tenga en cuenta que puede haber otros planificadores que actualmente no sean usuarios de Workfront. Estos planificadores pueden operar desde hojas de cálculo de Excel, documentos de Word, PowerPoints, etc. Piense en cómo podrían acceder a su información en Workfront Planning.

✅ Para aprovechar al máximo Workfront Planning, considere la posibilidad de reemplazar el uso de Portfolio y programas en el flujo de trabajo de Workfront por otra estructura de nivel superior en Workfront Planning.

Hoy en día, los clientes de Workfront representan su trabajo estratégico a través de portafolios y programas, en algunos casos como proyectos de diferentes tipos. Con la introducción de Planning, todo este trabajo estratégico debe gestionarse a través de tipos de registros personalizados en Workfront Planning, mientras que Workfront se centrará en la fase de ejecución del trabajo representado como proyectos y tareas.

✅ Diseño para el volumen más bajo de espacios de trabajo de nivel de organización. Puede crear espacios de trabajo para unidades de organización operativas específicas, de modo que coincidan con el modo exclusivo en que funciona cada unidad.

Tener la información en una sola Workspace para garantizar que las relaciones entre todos los datos se puedan administrar fácilmente.

Por ejemplo, intente crear un único espacio de trabajo para todo el departamento de marketing.

Es aceptable crear un nuevo espacio de trabajo para un equipo que tenga una estructura operativa completamente diferente:

Por ejemplo, un área de trabajo de Desarrollo de producto debe ser distinta de un área de trabajo de Marketing.

⛔ No cree espacios de trabajo únicos para cada equipo o proceso dentro de una organización.

La organización de marketing debe esforzarse por mantener un solo espacio de trabajo para mantener la visibilidad y permitir que los datos se acumulen en el nivel de planificación global.

Evite crear espacios de trabajo similares o duplicados para equipos que siguen procesos similares (por ejemplo, Marketing EMEA frente a Marketing APAC), especialmente donde estos equipos pueden trabajar que se acerquen a campañas estratégicas comunes.

✅ Cree y etiquete secciones para ayudar a los usuarios a comprender cómo organiza el ciclo de vida operativo.

Por ejemplo, podría crear una sección llamada Registros principales en la que ubicaría sus campañas, tácticas y entregables en su área de trabajo.

✅ Agrupar los tipos de registros "me gusta".

Por ejemplo, podría crear una sección llamada Geografías que contenga tipos de registros como: Región, País y Ciudad.

✅ Dedique algún tiempo a identificar qué información necesita rastrear (qué tipos de registros necesito) y cómo debe conectarse esta información. Hable con las partes interesadas que utilizarán el espacio de trabajo para tener en cuenta todas sus necesidades. También puede crear secciones personalizadas con diferentes tipos de registros para presentar la información de una manera muy consumible.

⛔ No duplique los tipos de registros para un período diferente (por ejemplo, no cree tipos de registros separados para Campañas 2024 y Campañas 2025).

La creación de diferentes tipos de registros interrumpe el flujo de datos, siempre que desee comparar datos de varios años. Las vistas de hoy son por tipo de registro, por lo que en cuanto termine el año, la vista de ese tipo de registro ya no mostrará los elementos futuros. La práctica recomendada es tener un tipo de registro para el tipo de trabajo y segmentar los datos mediante filtros o archivarlos, si es necesario.

✅ Agregar un nuevo tipo de registro si el objeto se va a utilizar en conexión con varios tipos de registros más

Por ejemplo, una campaña puede tener una conexión con varias audiencias de Target y una táctica puede tener una conexión con una sola audiencia de Target. Por lo tanto, Campaign, Tactic y Audience deben ser tipos de registro en lugar de campos de selección múltiple.

✅ Agregue un nuevo tipo de registro si el objeto necesita almacenar valores de metadatos adicionales que puedan ser útiles en las búsquedas

Por ejemplo, un tipo de registro de canal como Correo electrónico puede almacenar una lista de entregables de soporte, ya sea como metadatos nativos o como conexión a un tipo de registro independiente Entregables.

⛔ No agregue un nuevo tipo de registro si los datos que está almacenando sólo son relevantes para un único tipo de registro.

Por ejemplo, un tipo de registro Campaign puede tener un campo de selección único denominado Tamaño de campaña, que solo es relevante cuando se asocia directamente con una campaña específica.

✅ Cree y etiquete tipos de registros que representen una sola construcción o un solo sustantivo, como Campañas.

⛔ No cree un tipo de registro que se represente mejor como vista.

Por ejemplo, Calendario es una mala opción para un tipo de registro, porque no es el tipo de registro en sí, sino una vista de registros.

✅ Utilice valores de campo principal únicos para que sea más fácil encontrar y "seleccionar" esos registros al realizar conexiones.

Al realizar una conexión, los usuarios buscarán por los valores del campo Principal y, si no son únicos, los usuarios no sabrán cuál elegir.

⛔ Evite utilizar valores no únicos como campo principal porque puede crear confusión para los usuarios que deben buscar en el campo principal al utilizar el menú selector de conexiones.

✅ La creación de conexiones es una de las funciones más potentes de Workfront Planning. Puede conectar tipos de registros entre sí o con tipos de objetos de otras aplicaciones, como Adobe Workfront (conexión a proyectos, Portfolio, programas, compañías y grupos) y con Adobe Experience Manager Assets (conexión a recursos y carpetas).

La conexión de tipos de objetos y registros proporciona una descripción general completa de cómo está conectado todo en su compañía.

Por ejemplo, tiene un tipo de registro Campaign, y un tipo de registro Tactics, y puede crear una conexión entre estos dos tipos de registro para ver qué Tactics están asociadas a una Campaign específica.

Después de definir la conexión, todas las personas del área de trabajo pueden empezar a agregar valores para Campañas haciendo doble clic en el campo de conexión, donde verán una lista de todas las Tácticas disponibles. Esto le permite encontrar rápidamente qué tácticas deben asociarse con sus campañas.

✅ Después de establecer la conexión entre registros o tipos de objeto, puede conectar registros individuales entre sí y mostrar campos de los registros vinculados o tipos de objeto en un registro de Workfront Planning. Reducirá el número de lugares en los que tiene que actualizar la misma información y se asegurará de que coincidan perfectamente.

Por ejemplo, una vez que tenga una conexión entre un tipo de registro Campaign y un tipo de registro Tactics, verá la información del campo principal, pero cuando agregue campos de búsqueda, podrá obtener información adicional de ese tipo de registro, como la fecha de lanzamiento para ese Tactic. Los datos de estos campos de búsqueda se rellenan automáticamente después de agregar los registros.

✅Para las cosas que representan una sola construcción o sustantivo (como Campañas), no cree un tipo de registro.

⛔ No cree un tipo de registro que se represente mejor como vista.

Por ejemplo, Calendario es una mala opción para un tipo de registro, porque no es el tipo de registro en sí, sino una vista de registros.

✅ Utilice vistas con filtros y agrupaciones para mostrar una instantánea de lo que necesita ver. Puede filtrar y agrupar los datos para tener una forma más legible de comprender lo que se ha planificado. Puede agrupar los registros por campos de metadatos.

Por ejemplo, puede tener una vista de la cronología del tipo de registro Campaign, que puede agrupar por Audiencias de destino y filtrarla por Fecha para mostrar solo el año actual.

✅ Defina la configuración de su vista de la cronología, como el estilo de barra y el color, para obtener una vista más enriquecedora. Puede personalizar el estilo de barra definiendo si desea ver una miniatura con una imagen significativa y agregar más campos para mostrar en la barra (por ejemplo, Propietario o Estado).

De forma predeterminada, solo se ve el campo principal. También puede definir el color de la barra por valores de campo (por ejemplo, puede personalizar los colores de las barras haciendo coincidir con el campo Estado ) o por la agrupación aplicada. De forma predeterminada, el color coincide con el color del tipo de registro.

Sólo los colores de tipo de registro o los campos con opciones asociadas a colores pueden afectar a los colores de las barras de registro de la escala de tiempo.

✅ Cuando crea un espacio de trabajo, solo está disponible para usted. Cualquier otra persona que no sea administrador del sistema no podrá encontrarla. Una vez definido el espacio de trabajo y listo para llevar a su equipo al inicio de la colaboración, debe compartirlo con ellos y definir su nivel de permisos.

Puede elegir entre los siguientes niveles de permisos:

• Administrar: Las personas pueden editar, eliminar y compartir el área de trabajo.
• Contribute: las personas pueden crear, editar y eliminar registros.
• Ver: Las personas pueden ver registros.

✅ Aunque muchos clientes sienten que concederían permisos de Administrar a los espacios de trabajo a la mayoría de las personas, no restrinja los permisos de Administrar a un grupo selecto de personas de confianza que no eliminarán accidentalmente un tipo de registro ni crearán campos y tipos de registros innecesarios. Pueden editar, compartir e incluso eliminar el espacio de trabajo. Este nivel de permisos les concede acceso administrativo completo a Workspace.

Se requiere una licencia de usuario estándar para que alguien tenga permisos de administración en un espacio de trabajo.

✅ Conceda permisos a los usuarios de Contribute si solamente desea que puedan crear, editar y eliminar registros, pero no desea que cambien la estructura y el esquema del área de trabajo. Con los permisos de Contribute, no pueden crear tipos de registros ni cambiar los campos en los tipos de registros existentes.

Se requiere una licencia de usuario estándar para que alguien tenga los permisos de Contribute en un espacio de trabajo.

✅ Asigne permisos a los usuarios Ver, si solamente desea que vean registros.

✅ Restringe los permisos de Administrar a las personas que deseas que puedan editar, eliminar y compartir la vista. Esto significa que pueden cambiar los filtros, los campos de agrupación o alguna configuración de la vista. Estos cambios afectarán a la configuración principal de la vista para todos los demás usuarios que también utilicen la vista.

Se requiere una licencia de usuario estándar para que alguien tenga permisos de administración en una vista.

✅ Dé acceso a los usuarios View para que puedan aplicar la vista. Podrán cambiar algunos de los filtros, agrupaciones y ordenación, pero esos cambios serán solo temporales; los cambios no se guardan para todos los demás usuarios que accedan a la vista. Estos cambios no afectarán a la configuración principal de la vista para todos los demás usuarios que también utilicen la vista. Sus cambios solo son visibles para el usuario que está aplicando la configuración modificada. Después de actualizar la pantalla, los cambios se restablecen al valor predeterminado.

✅ Dar a Todos los usuarios del área de trabajo pueden ver permisos cuando desee que todos los usuarios que puedan ver el área de trabajo vean los registros y sus campos en esa vista específica. De este modo, no es necesario agregar a nadie manualmente al cuadro de permisos de uso compartido de la vista.

Uso compartido de Workspace define el acceso de las personas al espacio de trabajo, sus tipos de registros, registros y sus campos.

Compartir vistas define si el usuario puede ver la vista que ha creado y si puede cambiar el filtro, los campos de agrupación o alguna otra configuración de la vista. La visibilidad de los registros mostrados en la vista está controlada por el uso compartido de Workspace y no por el uso compartido de Vista.

Para uso compartido de Workspace: los usuarios con licencias Light y Contribute solo pueden obtener acceso de Ver a un espacio de trabajo. Para conceder a alguien permiso de Contribute o Administración a un espacio de trabajo, debe tener una licencia estándar.

Uso compartido de vistas: Los usuarios con licencia estándar que tengan permisos de administración en un área de trabajo podrán crear una vista. Los usuarios con licencias Light y Contribute solo pueden utilizar las vistas que los usuarios de Standard han creado y compartido con ellos. De lo contrario, si no se ha compartido nada, los usuarios podrán ver la Vista de tabla predeterminada.

✅ Debe asegurarse de que la estructura de tipo de registro se configura primero agregando los campos necesarios a la tabla. Estos campos describen los registros y se puede acceder a ellos desde el generador de formularios.

Lo ideal es crear el formulario de solicitud o admisión después de finalizar la estructura de tipo de registro para evitar que falte ningún campo clave.

✅ Los permisos de envío dependen de la configuración configurada para cada formulario.

En el generador de formularios, después de publicar el formulario, puede administrar permisos para controlar quién puede enviar solicitudes.

Puede elegir entre las tres opciones de uso compartido siguientes:

• Cualquier persona con acceso de visualización o superior al área de trabajo: Permite que todos los usuarios con permisos de visualización o superiores puedan enviar una solicitud para crear un registro.
• Cualquier persona con acceso al espacio de trabajo de tipo Contribution o superior: Restringe los envíos a los usuarios con permisos de Contribute o superior para el espacio de trabajo.
• Cualquier persona con el vínculo: Permite que cualquier persona que tenga el vínculo de formulario envíe una solicitud.
• Fecha de caducidad: Asegúrese de establecer una fecha de caducidad para el vínculo público para mejorar la seguridad.