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Configurar plantillas de correo electrónico

Last update: Wed Jul 17 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Como administrador de Adobe Workfront, puede configurar plantillas de correo electrónico para que admitan notificaciones de recordatorio.

Las plantillas de correo electrónico contienen el mensaje enviado a los usuarios cuando se inicia una notificación de recordatorio.
Sin una plantilla de correo electrónico, la notificación de recordatorio se envía como contenido vacío en el cuerpo del correo electrónico.

Las plantillas de correo electrónico se pueden asociar con notificaciones de recordatorio para problemas, tareas, proyectos y plantillas de horas. Al crear plantillas de correo electrónico, el administrador de Workfront puede proporcionar contenido para el correo electrónico y una línea de asunto.

Requisitos de acceso

Expanda para ver los requisitos de acceso para la funcionalidad en este artículo.

Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:

table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header
plan de Adobe Workfront Cualquiera
Licencia de Adobe Workfront*

Actual: plan

O

Nuevo: estándar
Configuración del nivel de acceso Administrador del sistema

*Para obtener más información sobre los requisitos de acceso, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.

Creación de una plantilla de correo electrónico create-an-email-template

  1. Haga clic en el icono Menú principal Menú principal en la esquina superior derecha de Adobe Workfront o (si está disponible), haga clic en el icono Menú principal Menú principal en la esquina superior izquierda y, a continuación, haga clic en Configurar Icono de configuración .

  2. En el panel izquierdo, haga clic en Correo electrónico > Notificaciones> Plantillas de correo electrónico.

  3. Haga clic en Nueva plantilla de correo electrónico.

  4. En el cuadro Nueva plantilla de correo electrónico, especifique la siguiente información:

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Nombre Añada un título para la plantilla de correo electrónico. Este campo es obligatorio.
    Tipo de objeto

    Especifique el tipo de objeto con el que desea asociar la plantilla. Elija entre los siguientes objetos:

    • Proyecto
    • Tarea
    • Problema
    • Hoja de horas

    Este campo es obligatorio y está establecido en Proyecto de forma predeterminada.
    Descripción Añada más información sobre la plantilla de correo electrónico, su propósito y la audiencia a la que va dirigida.
    Asunto Añada el texto que se muestra en la línea Asunto del correo electrónico cuando se envía el mensaje de correo electrónico generado por la plantilla. Este campo es obligatorio.
    Cuerpo

    Añada el texto para el contenido del mensaje de correo electrónico.

    Puede utilizar el formato de HTML para el contenido del correo electrónico, tal como se describe en la sección Agregar formato de HTML a una plantilla de correo electrónico en este artículo.

  5. Haga clic en Guardar.

Añadir el formato de HTML a una plantilla de correo electrónico add-html-formatting-to-an-email-template

Puede añadir HTML a las plantillas de correo electrónico para generar notificaciones personalizadas.
Empiece a crear la plantilla de correo electrónico como se describe en Crear una nueva plantilla de correo electrónico.

El formato de HTML puede enriquecer las plantillas de correo electrónico, como se muestra en las secciones siguientes.

Puede incluir vínculos a campos de Workfront utilizando el comodín $$ para indicar al generador de correo electrónico que busque valores de la base de datos asociada a un objeto específico.

Por ejemplo, el cuerpo del correo electrónico de una notificación que alerta al usuario asignado de la tarea que la tarea está a punto de iniciar puede seguir esta estructura:

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which is due to start on $$plannedStartDate$$.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b><strong>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td></tr>
</table>
</html>

Para obtener el valor "comodín" para un objeto, realice una de las siguientes acciones:

  • Consulte el Explorador de API y seleccione los nombres de los objetos en la pestaña Campos de cualquier objeto. Para obtener más información sobre el Explorador de API, consulte Explorador de API.

  • Utilice el valor valuefield que encuentre dentro de una vista de modo de texto de un informe. Para obtener más información acerca de los valores del modo de texto, vea Información general sobre el modo de texto.

El valor heading puede ser el nombre del objeto, tal como desea que aparezca en el cuerpo del correo electrónico.

Puede incluir vínculos a usuarios y campos personalizados utilizando el comodín $$ para indicar al generador de correo electrónico que busque valores de la base de datos asociada con el objeto. Deben estar presentes a ambos lados de la referencia de atributo de la base de datos.

Por ejemplo, si agrega el siguiente texto como HTML, agregará el nombre del usuario asignado a la notificación de recordatorio asociada con una tarea:

assignedTo:firstName

Para agregar campos personalizados con el mismo formato, puede agregar lo siguiente en la notificación por correo electrónico:

DE:Custom Field As It Appears in Workfront

Por ejemplo, se trata de una plantilla de correo electrónico que incluye una referencia a un campo personalizado denominado Fecha de entrega y se supone que el campo Fecha de entrega pertenece a una tarea.

Reemplace <your domain> con el dominio Workfront de su compañía, sin los corchetes:

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which has a Delivery Date of $$DE:Task:Delivery Date$$.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Description:</b></td>
<td>$$description$$</td>
<tr>
<td><b>Estimated Effort:</b></td>
<td>$$work$$ hours</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Planned Completion Date:</b></td>
<td>$$plannedCompletionDate$$</td>
<td><b>Delivery Date:</b></td>
<td>$$DE:Task:Delivery Date$$</td>
</tr>
</table>
</html>
NOTE
Si el campo pertenece a un proyecto, reemplace la tarea por el proyecto:
DE:Project:Delivery Date

ejemplos de correo electrónico de HTML html-email-examples

Notificación de recordatorio de proyecto tardío (ejemplo) late-project-reminder-notification-example

Para editar una plantilla de correo electrónico para un recordatorio de proyecto tardío, tenga en cuenta esta información para los campos Asunto y Contenido.

Reemplace <your domain> con el dominio Workfront de su compañía, sin los corchetes.

Asunto:

Un Proyecto Que Administra Se Ha Retrasado

Contenido:

<html>
<p>The <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/project/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b> project you are assigned as the owner of just became late.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
</tr>
<tr>
<td><b>Planned Completion Date:</b></td>
<td>$$plannedCompletionDate$$</td>
</tr>
</table>
<p>Please review the task plan and bring it up to date to reflect the progress made so far. If it is necessary to update the plan to bring it reflect reality going forward, be sure to speak to $$sponsor:name$$ for approval before make these changes to the work breakdown structure.</p>
</html>

Esto genera un correo electrónico similar al siguiente:

Recordatorio de tarea o problema a punto de iniciarse task-or-issue-about-to-start-reminder-example

También es posible que desee crear una notificación de recordatorio para una tarea o un problema próximo.

El siguiente código se puede incluir en una plantilla de correo electrónico para su uso para las notificaciones de recordatorio de tarea y problema que se envían cualquier número de días antes de la fecha de inicio planificada de la tarea o problema.

Reemplace <your domain> con el dominio Workfront de su compañía, sin los corchetes.

Para usar esto en un correo electrónico sobre un problema, cambie el valor /task/view. del vínculo al elemento de trabajo a /issue/view.

Asunto:

$$name$$ to start on $$plannedStartDate$$

Contenido:

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><ahref=https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which is due to start on $$plannedStartDate$$.</p>
<tablewidth=350"style=font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Task Name:</b></td>
<td>$$name$$</td>
</tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
</tr>
<td><b>Created on:</b></td>
<td>$$entryDate$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Project Manager:</b></td>
<td>$$project:owner:name$$</td>
<tr>
<td><b>Priority:</b></td>
<td>$$priority$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Who is assigned to:</b></td>
<td>$$assignedTo:name$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>When it's due:</b></td>
<td>$$estCompletionDate$$</td>
</tr>
</table>
</html>

email_template_deliver.png

Una vez creada una plantilla de correo electrónico, los usuarios pueden asociarla con notificaciones de recordatorio, tal como se describe en Configurar notificaciones de recordatorio.

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