Compartir un formulario personalizado
Puede configurar el acceso a un formulario personalizado para controlar quién (persona, función, grupo, equipo, compañía) puede verlo, compartirlo y editarlo.
Requisitos de acceso
Debe tener lo siguiente para realizar los pasos de este artículo:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| plan de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Nuevo: estándar o Actual: plan |
| Configuraciones de nivel de acceso | Acceso administrativo a formularios personalizados |
Para obtener más información sobre esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Acceso a formularios personalizados access-to-custom-forms
De forma predeterminada, cuando crea un nuevo formulario personalizado y alguien lo adjunta a un objeto, cualquier usuario asignado al objeto puede ver y rellenar el formulario. Esto incluye a los usuarios con licencias de solicitud y a los usuarios externos.
Sin embargo, en un objeto en el que el formulario personalizado no esté adjunto, un usuario (incluso si tiene un nivel de acceso de Planificador) no puede adjuntarlo desde el menú desplegable Forms personalizado a menos que se cumpla una de las siguientes condiciones:
- Alguien compartió el formulario personalizado con el usuario o con su equipo, función del trabajo, grupo o compañía, y concedió al menos el permiso Ver con la opción Adjuntar a datos personalizados seleccionada
- El usuario tiene una licencia de planificación y su nivel de acceso permite el acceso administrativo a los formularios personalizados
Compartir un formulario personalizado desde la lista de formularios
En lugar de dejar un formulario personalizado en el estado de uso compartido predeterminado (descrito en Acceso a formularios personalizados en este artículo), puede configurar niveles específicos de acceso al formulario para determinados usuarios, roles, grupos, equipos y empresas.
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Haga clic en el icono Menú principal
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En el panel izquierdo, haga clic en Forms personalizado.
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Seleccione el formulario personalizado y, a continuación, haga clic en
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En el cuadro que se muestra, en Dar acceso al formulario personalizado a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, rol, grupo o compañía con el que desea compartir el formulario personalizado y, a continuación, presione Entrar cuando se muestre el nombre.
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Para ajustar el acceso del usuario, equipo, función del trabajo, grupo o compañía que acaba de agregar, haga clic en el menú desplegable situado a la derecha del nombre y, a continuación, configure una de las siguientes opciones disponibles y cualquiera de sus opciones avanzadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Verlo Capacidad para ver y rellenar el formulario personalizado en objetos.
NOTA: Para los usuarios con licencias Light y Contributor (o licencias de trabajo, revisión y solicitud), esta es la opción disponible más alta.
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen acceso de administración
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Compartir: capacidad para compartir el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
Los usuarios con una licencia básica o de colaborador (o licencia de trabajo, revisión o solicitud) solo pueden compartir un formulario personalizado a través de la API o un informe de formularios personalizados.
Administrarlo Disponible solo para usuarios con licencia estándar o de planificación.
Además de poder agregar el formulario a los objetos a los que tienen acceso para editarlo, los usuarios también pueden editar completamente el formulario personalizado, lo que incluye agregar, editar y eliminar campos.
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen acceso de administración
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Eliminar: elimine el formulario personalizado del sistema
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Compartir: comparte el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
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(Opcional) Repita los pasos 4-5 para añadir otros nombres a la lista y configurar sus opciones.
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(Opcional) Si desea limitar el acceso al formulario personalizado (en objetos donde esté adjunto) a los especificados en los pasos anteriores, haga clic en el icono de engranaje
Si cambias de opinión, puedes hacer clic en Hacer esto visible en todo el sistema (la opción predeterminada).
note note NOTE - Cuando se hace visible un formulario personalizado en todo el sistema, se permite a los usuarios ver y rellenar únicamente los objetos a los que están asignados, no adjuntarlos a otros objetos. Puede conceder la capacidad de adjuntar el formulario personalizado a objetos mediante la opción "Adjuntar a datos personalizados" que se explica en el paso 5.
- La mayoría de las organizaciones desea garantizar que todos los miembros del sistema puedan rellenar un formulario personalizado cuando esté adjunto a objetos en los que trabajan y vean sus datos en los informes. Si esto es cierto para su organización, le recomendamos que use Haga esto visible en todo el sistema. Cuando la opción se configura de esta manera, aparece "Visible en todo el sistema" en el cuadro de diálogo:
Si le preocupa un formulario personalizado en el que los usuarios puedan introducir datos confidenciales cuando se adjuntan a determinados objetos, limitar el uso compartido de esos objetos podría ser mejor en lugar de limitar el acceso al propio formulario. -
Haga clic en Guardar.
Compartir un formulario personalizado desde el diseñador de formularios
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Haga clic en el icono Menú principal
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En el panel izquierdo, haga clic en Forms personalizado.
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Abra un formulario personalizado o cree uno nuevo.
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Haga clic en Compartir en la parte superior derecha del diseñador de formularios cuando esté listo para compartir el formulario.
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En el cuadro que aparece, en Conceder acceso a formulario personalizado a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, rol, grupo o compañía con el que desea compartir el formulario personalizado y, a continuación, presione Entrar cuando se muestre el nombre.
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Para ajustar el acceso del usuario, equipo, función del trabajo, grupo o compañía que acaba de agregar, haga clic en el menú desplegable situado a la derecha del nombre y, a continuación, configure una de las siguientes opciones disponibles y cualquiera de sus opciones avanzadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Verlo Capacidad para ver y rellenar el formulario personalizado en objetos.
NOTA: Para los usuarios con licencias Light y Contributor (o licencias de trabajo, revisión y solicitud), esta es la opción disponible más alta.
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen acceso de administración
-
Compartir: capacidad para compartir el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
Los usuarios con una licencia básica o de colaborador (o licencia de trabajo, revisión o solicitud) solo pueden compartir un formulario personalizado a través de la API o un informe de formularios personalizados.
Administrarlo Disponible solo para usuarios con licencia estándar o de planificación.
Además de poder agregar el formulario a los objetos a los que tienen acceso para editarlo, los usuarios también pueden editar completamente el formulario personalizado, lo que incluye agregar, editar y eliminar campos.
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen acceso de administración
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Eliminar: elimine el formulario personalizado del sistema
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Compartir: comparte el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
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(Opcional) Repita los pasos 5-6 para añadir otros nombres a la lista y configurar sus opciones.
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(Opcional) Si desea limitar el acceso al formulario personalizado (en objetos donde esté adjunto) a los especificados en los pasos anteriores, haga clic en la flecha desplegable debajo de Quién tiene acceso y, a continuación, seleccione Solo las personas invitadas pueden acceder.
Si cambias de opinión, puedes seleccionar Todos los usuarios del sistema pueden ver.
note note NOTE - Cuando se hace visible un formulario personalizado en todo el sistema, se permite a los usuarios ver y rellenar únicamente los objetos a los que están asignados, no adjuntarlos a otros objetos. Puede conceder la capacidad de adjuntar el formulario personalizado a objetos mediante la opción "Adjuntar a datos personalizados" que se explica en el paso 6.
- La mayoría de las organizaciones desea garantizar que todos los miembros del sistema puedan rellenar un formulario personalizado cuando esté adjunto a objetos en los que trabajan y vean sus datos en los informes. Si esto es cierto para su organización, le recomendamos que use Todos los usuarios del sistema pueden ver. Cuando la opción se configura de esta manera, aparece "Visible en todo el sistema" en el cuadro de diálogo:
Si le preocupa un formulario personalizado en el que los usuarios puedan introducir datos confidenciales cuando se adjuntan a determinados objetos, limitar el uso compartido de esos objetos podría ser mejor en lugar de limitar el acceso al propio formulario. -
Haga clic en Guardar.
Quitar el acceso a un formulario personalizado de la lista de formularios
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Haga clic en el icono Menú principal
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En el panel izquierdo, haga clic en Forms personalizado.
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Seleccione el formulario personalizado y, a continuación, haga clic en
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En el cuadro que aparece, haga clic en la X situada a la derecha del nombre del usuario, equipo, función, grupo o empresa a los que ya no desea tener acceso especial al formulario.
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(Opcional) Repita el paso anterior a para los demás nombres que desee eliminar.
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Haga clic en Guardar.