Compartir un formulario personalizado
La información resaltada en esta página hace referencia a una funcionalidad que aún no está disponible de forma general. Solo está disponible en el entorno de vista previa para todos los clientes. Después de las versiones mensuales en Production, las mismas funciones también están disponibles en el entorno Production para los clientes que habilitaron versiones rápidas.
Para obtener información sobre las versiones rápidas, consulte Habilitar o deshabilitar las versiones rápidas para su organización.
Puede configurar el acceso para un formulario personalizado con el fin de controlar quién (persona, función, grupo, equipo, empresa, perfil empresarial) puede verlo, compartirlo y editarlo.
Requisitos de acceso
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Paquete de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Estándar Plan |
| Configuraciones de nivel de acceso | Acceso administrativo a formularios personalizados |
Para obtener más información, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Acceso a los formularios personalizados access-to-custom-forms
De forma predeterminada, cuando crea un nuevo formulario personalizado y alguien lo adjunta a un objeto, cualquier usuario asignado al objeto puede ver y rellenar el formulario. Esto incluye a los usuarios con licencias de colaborador o solicitud y a los usuarios externos.
Sin embargo, en un objeto en el que el formulario personalizado no esté adjunto, un usuario (incluso si tiene un nivel de acceso de planificador) no puede adjuntarlo desde el menú desplegable Formularios personalizados a menos que se cumpla una de las siguientes condiciones:
- Alguien compartió el formulario personalizado como “Todos los usuarios del sistema pueden ver y adjuntar”
- Alguien compartió el formulario personalizado con el usuario o con su equipo, función de trabajo, grupo, empresa o perfil empresarial que concede al menos el permiso Ver con la opción Adjuntar a datos personalizados seleccionada
- El usuario tiene una licencia estándar o de planificación y su nivel de acceso permite el acceso administrativo a los formularios personalizados
Compartir un formulario personalizado
En lugar de dejar un formulario personalizado en el estado de uso compartido predeterminado (descrito en Acceso a formularios personalizados en este artículo), puede configurar niveles específicos de acceso al formulario para determinados usuarios, roles, grupos, equipos, empresas y perfiles empresariales.
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Haga clic en el icono Menú principal
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En el panel izquierdo, haga clic en Formularios personalizados.
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Seleccione el formulario personalizado en la lista y haga clic en
O
Abra un formulario personalizado o cree uno nuevo. A continuación, haga clic en Compartir en la parte superior derecha del diseñador de formularios.
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En el cuadro para compartir, en Conceder acceso a formulario personalizado a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, rol, grupo, compañía o perfil empresarial con el que desea compartir el formulario personalizado y, a continuación, presione Entrar cuando se muestre el nombre.
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Para ajustar el acceso para el usuario, equipo, función de trabajo, grupo, compañía o perfil empresarial que acaba de agregar, haga clic en el menú desplegable a la derecha del nombre y, a continuación, configure una de las siguientes opciones disponibles y cualquiera de sus configuraciones avanzadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Ver Esta opción proporciona la capacidad de ver y rellenar el formulario personalizado en objetos. En el nivel de objeto, los usuarios también deben tener al menos acceso de tipo Contribuir con la configuración avanzada Editar formulario personalizado habilitada. Por ejemplo, si el formulario está adjunto a un proyecto, los usuarios deben tener acceso de tipo Contribuir a ese proyecto; de lo contrario, no podrán rellenarlo.
NOTA: Para los usuarios con licencias Light y de colaborador (o licencias de trabajo, revisión y solicitud), esta es la opción disponible más alta.
Haga clic en Ajustes avanzados para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen el acceso Administrar
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Compartir: capacidad para compartir el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
Los usuarios con una licencia Light o de colaborador (o licencia de trabajo, revisión o solicitud) solo pueden compartir un formulario personalizado a través de la API o un informe de formularios personalizados.
Administrar Esta opción solo está disponible para usuarios con una licencia estándar o de planificación.
Además de poder añadir el formulario a los objetos a los que tienen acceso para editarlo, los usuarios también pueden editar completamente el formulario personalizado, lo que incluye la adición, edición y eliminación de campos.
Haga clic en Ajustes avanzados para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Adjuntar a datos personalizados: capacidad para adjuntar el formulario personalizado a proyectos, tareas y problemas para los que tienen acceso de administración
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Eliminar: elimina el formulario personalizado del sistema
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Compartir: comparte el formulario personalizado con otros usuarios del sistema
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(Opcional) Repita los pasos del 5 al 6 para añadir otros nombres a la lista y configurar sus opciones.
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(Opcional) Si desea limitar el acceso al formulario personalizado (en objetos donde esté adjunto) a los especificados en los pasos anteriores, haga clic en la flecha desplegable debajo de la opción Quién tiene acceso y, a continuación, seleccione Solo las personas invitadas pueden acceder.
Si cambia de opinión, puede seleccionar Todos los usuarios del sistema pueden verlo.
note NOTE - Cuando se hace visible un formulario personalizado en todo el sistema, se permite a los usuarios ver y rellenar únicamente los objetos a los que están asignados, no adjuntarlos a otros objetos. Puede conceder la capacidad de adjuntar el formulario personalizado a objetos mediante la opción “Adjuntar a datos personalizados” que se explica en el paso 6.
- La mayoría de las organizaciones desea garantizar que todos los miembros del sistema puedan rellenar un formulario personalizado cuando se adjunta a objetos en los que trabajan y ver sus datos en los informes. Si esto es así para su organización, le recomendamos que utilice la opción Todos los usuarios del sistema pueden verlo.
- Si selecciona Todos los usuarios del sistema pueden ver y adjuntar, todos los usuarios podrán adjuntar el formulario a otros objetos.
Imagen de muestra en el entorno de vista previa:
Imagen de muestra en el entorno de producción:
Si le preocupa un formulario personalizado en el que los usuarios puedan introducir datos confidenciales cuando se adjuntan a determinados objetos, limitar el uso compartido de esos objetos podría ser más eficaz que limitar el acceso al propio formulario. -
Haga clic en Guardar.
Eliminar el acceso a un formulario personalizado
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Haga clic en el icono Menú principal
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En el panel izquierdo, haga clic en Formularios personalizados.
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Seleccione el formulario personalizado en la lista y haga clic en
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En el cuadro para compartir, haga clic en el menú desplegable situado a la derecha del nombre del usuario, equipo, función, grupo, empresa o perfil empresarial que ya no desee que tenga acceso especial al formulario y seleccione Quitar.
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(Opcional) Repita el paso anterior para los demás nombres que desee eliminar.
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Haga clic en Guardar.