Prácticas recomendadas para seminarios web interactivos best-practices-for-interactive-webinars

Cree un ejemplo de seminario web interactivo (IW) y clónelo cada vez para evitar empezar desde cero.

Vuelva a utilizar las salas de Adobe Connect si va a volver a enviar el mismo contenido más tarde. Vaya a Borrar contenido de pods desde el menú Pods para borrar el historial de chat y los resultados de encuesta/prueba de la última sesión. Esto simplemente borra el contenido de la sala. Todos los datos de sesiones anteriores seguirán estando disponibles en Marketo Engage.

Evite programar sesiones consecutivas. Asegúrese de tener al menos 30 minutos de tiempo de preparación antes del inicio del seminario web. Esto le permitirá cargar cualquier cambio de presentación de última hora, ajustar el micrófono y la cámara y hacer que los nuevos presentadores se sientan cómodos con la interfaz.

Asigne funciones a los integrantes del equipo. Agréguelos como Co-hosts y Presentadores. Los anfitriones y los moderadores pueden entrar en la sala antes que los participantes. No obstante, asegúrese de diseñar su seminario web interactivo antes de agregar co-anfitriones y moderadores.

Configure un formulario de registro y una página de aterrizaje en Marketo para su seminario web.

Utilice un formulario de registro sencillo. Para maximizar los registros, solo haga las preguntas necesarias. Cada campo de entrada de un formulario de registro actúa como una barrera incremental para la finalización.

Diseñe el formulario de registro una vez e intente reutilizarlo en los seminarios web para mantener la coherencia de la descripción.

Envíe correos electrónicos a su audiencia objetivo. El correo electrónico debe resaltar brevemente la propuesta de valor clave. Utilice tokens relevantes para almacenar los detalles del evento y así poder reutilizarlo en varias campañas de correo electrónico. Utilice tokens de calendario para la fecha y la hora del evento, y comparta el seminario web Unirse a la URL después del registro.

Configure los correos electrónicos de invitación de seguimiento. Experimente con la línea de asunto del correo electrónico (por ejemplo, "No se pierda" o "Los puestos se están llenando").

Utilice su sitio web/blog, medios sociales, publicidad de pago y promociones de socios para llegar a una audiencia más amplia y fomentar los registros.

Envíe correos electrónicos recordatorios a los invitados registrados 2-3 días antes del seminario web y el día del evento para asegurarse de que no se olviden de él y puedan asistir.

Cree un diseño de "vestíbulo" que los participantes vean al entrar en el evento antes de su inicio. Utilice este grupo de presión para proporcionar a los participantes información relevante, como garantías de marketing. Haz que tu audiencia se involucre con juegos rompehielos o charlando con compañeros. Reproduce una música de fondo adecuada para evitar un silencio llamativo. Las encuestas y el chat se pueden usar para recopilar más datos sobre los participantes, como su demografía o las expectativas de la sesión.

Utilice diseños para estructurar y añadir movimiento a una sesión. Por ejemplo, una sala puede tener estos diseños: vestíbulo, agenda e introducción al orador, presentación con un solo orador, discusiones de panel, desgloses, preguntas y respuestas, resumen.

Planifique las interacciones para aumentar la participación. Las encuestas, las preguntas y respuestas, el chat y las pruebas pueden ayudar a aumentar la participación y, al mismo tiempo, generar datos de origen.

Si espera una gran participación, puede ser útil que algunos co-anfitriones se encarguen de responder preguntas en el pod de preguntas y respuestas. Incluso puede asignar diferentes áreas temáticas para co-hosts específicos, si es necesario.

Cuando sea posible, cargue contenido en un compartimiento de Pod en lugar de en una pantalla compartida. Los tipos de archivo compatibles que se pueden compartir y presentar en un Share Pod incluyen: PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4, JPG, PNG, POD (para pods personalizados) y paquetes comprimidos (ZIP) que contienen contenido válido. El contenido persistirá dentro de la sala y estará fácilmente disponible. Esto también reducirá el ancho de banda de Internet necesario para compartir la pantalla.

Si prevé más de 100 participantes, considere la posibilidad de cambiar de un cuadro de diálogo abierto (pod de chat) a uno moderado (pod de preguntas y respuestas). Con audiencias más grandes, una charla animada puede ser difícil de monitorizar para un anfitrión.

Agregue un pod de archivos en el último diseño para compartir los archivos (por ejemplo, folletos, documentos técnicos) que desee que descarguen los participantes.

Utilice un pod de vínculos web para compartir cualquier dirección URL con los participantes. También puede insertar estos vínculos a los asistentes para que los inicien en un explorador para todos. Esto puede resultar útil si desea iniciar una encuesta de comentarios, una suscripción de prueba del producto o un formulario de registro para el siguiente evento hacia el final de una sesión.

Defina un fondo de habitación en Preferencias de habitación para añadir personalidad a su habitación. Esto puede ser papel tapiz con el logotipo de su marca. Utilice las opciones de alineación para alinear el logotipo con una esquina.

Active el recordatorio de grabación en las Preferencias de sala si desea grabar la sesión. El recordatorio se mostrará 5 minutos después de la reunión si no se ha iniciado la grabación.

Habilite el área Host y presentador y configúrela con los pods correspondientes. Esta área solo es visible para los anfitriones y presentadores y se puede usar para colaborar entre bastidores. Algunos pods para incluir aquí serían:

• Tablero de participación para supervisar la participación de los participantes en tiempo real. Haga clic aquí para ver un breve vídeo sobre cómo usar el tablero de participación.
• Pod de chat para permitir conversaciones privadas entre los miembros del equipo de presentación.
• Pod de notas para publicar mensajes de recordatorio, preguntas para el moderador o respuestas a preguntas estándar que puede copiar y pegar para obtener respuestas rápidas a consultas comunes.

Los pods personalizados son aplicaciones de terceros que se pueden utilizar para ampliar la funcionalidad de una sala de Adobe Connect. Los pods personalizados se pueden descargar de apps.adobeconnect.com como archivos .pod o .zip, que luego se pueden compartir en el pod compartido.

• Algunos pods personalizados populares son Countdown Timer, Clock, Rock Paper Scissors, Word Cloud, Titler.
• Haz clic aquí para ver un breve vídeo sobre cómo usar pods personalizados.

Marcador de actividad: el marcador de actividad muestra información sobre quién está hablando en este momento y alerta cuando los asistentes se unen o abandonan la sala. El marcador de actividad se puede eliminar desmarcando "Mostrar marcador de actividad" en la sección "Barra de menú" en las Preferencias de sala.

Pod de preguntas y respuestas: El nombre del participante que envió la pregunta y el nombre del presentador/anfitrión que respondió pueden estar ocultos. Esto se puede lograr desmarcando las opciones de privacidad en la sección "Pod de preguntas y respuestas" en las Preferencias de la sala.

Panel de chat: El panel de chat es un área de chat que no forma parte de las grabaciones de la sesión. Por lo tanto, si no desea que los chats aparezcan en las grabaciones, utilice el Panel de chat en lugar de Pod de chat. Haga clic aquí para obtener más información sobre el uso del Panel de chat.

Chat privado: desactiva el chat privado para evitar que los participantes puedan hacer ping a otro participante. Esto se puede lograr desmarcando "Permitir a los participantes chatear en privado" en la sección "Chat" en las Preferencias de la sala.

Pod de asistentes: mueva el pod de asistentes al área de Host y Presenter.

Realice algunas pruebas en seco para probar la configuración de audio/vídeo y familiarizarse con Adobe Connect si no lo ha utilizado antes. No olvide incluir a sus presentadores y co-anfitriones también cuando ensaye.

Pida a los presentadores y anfitriones que lleguen al menos 30 minutos antes de la hora de inicio y asegúrese de que todo funciona correctamente.

• Decida quién moderará los pods de preguntas y respuestas y chat.
• Rellene los pods de preguntas y respuestas y chat con cualquier pregunta o chat inicial.

Tenga los programas que está compartiendo pantalla abiertos a la ventana adecuada y listos para mostrarlos. Evite iniciar e iniciar sesión en programas mientras comparte la pantalla.

Los participantes pueden entrar a la sala 15 minutos antes del inicio programado. Cambie al diseño del vestíbulo 15 minutos antes del inicio programado para los participantes que llegan temprano.

Utilice el área de host y presentador como área de backstage para coordinarse de forma privada. Haga clic aquí para ver un breve vídeo sobre el área de Host y Presenter.

Utilice el modo de preparación para realizar cualquier cambio de último minuto de forma privada. Haga clic aquí para ver un breve vídeo sobre el modo de preparación.

Utilice el panel de control de participación para mantener una pestaña en los niveles de interés de los participantes. Vaya a una encuesta, haga una pregunta de acuerdo o en desacuerdo, envíe una pregunta en el pod de chat o utilice el pod personalizado de Word Cloud para obtener respuestas de los participantes y aumentar los niveles de participación.

Mantenga una pestaña en el chat del moderador (Pod de chat en el área de presentador y anfitrión) para coordinar continuamente con su equipo.

Una vez entregado el seminario web, los datos de participación junto con la grabación estarán disponibles en Marketo Engage generalmente en un plazo de 1 a 2 horas. Valide la grabación y confirme si la salida completa de vídeo del seminario web se ha capturado correctamente, de modo que se pueda utilizar la misma para compartirla con la audiencia y rastrear los datos del seminario web bajo demanda.

Cree Campañas de Nutrición para calificar aún más a los posibles clientes asistentes en función de su participación mediante déclencheur/filtros interactivos de seminarios web y tenga campañas de agradecimiento/pérdida para proporcionar más información sobre el evento, el vínculo de grabación, las estadísticas del evento y los eventos futuros para instar a los no asistentes a volver a conectarse con la organización. Las actividades para no-shows que visitan la grabación pueden ser rastreadas como parte de los seminarios web bajo demanda y se pueden crear más campañas de nutrición para no-shows a través de filtros/déclencheur de seminarios web bajo demanda.

Utilice los datos del registro de actividad de cada miembro en la pestaña Miembros para ver las actividades de participación realizadas por los distintos asistentes durante el seminario web.

Descargue la grabación y publíquela en varias páginas de aterrizaje, micrositios o portales para un mayor alcance de audiencia.

Utilice el tablero para obtener una vista agregada del rendimiento del seminario web en términos de estado del programa, distribución de asistencia, respuestas de encuestas, descargas de archivos y clics en vínculos. Identifique las áreas positivas y de mejora durante el seminario web y asegúrese de que las lecciones se puedan utilizar en el siguiente seminario web.