Funciones personalizadas

Esta función le ayuda a definir funciones personalizadas y a asignar responsabilidades específicas a un conjunto de usuarios. Esta función le permite asignar responsabilidades fuera del ámbito de la función existente de la persona.

Adobe Learning Manager permite a los administradores completos delegar responsabilidades de administración de funciones personalizadas en administradores personalizados de confianza, incluida la creación, edición y asignación de funciones personalizadas, sin otorgarles credenciales de administrador completas. Esta capacidad permite a los administradores personalizados administrar otras funciones sin sobrecargar a los administradores con tareas. Esto se controla mediante el nivel de permisos Avanzado en la sección Usuarios de una definición de función personalizada. Consulte Qué desbloquea el permiso de usuario avanzado para obtener más información.

Las organizaciones utilizan esta capacidad para delegar la administración de funciones rutinarias a los administradores personalizados designados. Por ejemplo, para permitir que un equipo dedicado cree y asigne funciones de editor o autor de forma continua, o para permitir que un equipo de operaciones limpie las cuentas de los usuarios que han abandonado la organización. Esto evita la necesidad de dar a esos equipos acceso completo de administrador, lo que conlleva privilegios más amplios de los que requieren sus responsabilidades.

Puede crear una función personalizada para proporcionar capacidades de autoría limitadas a un catálogo en particular. También puede crear una función destinada a gestionar informes. Dichas funciones después pueden asignarse a las personas que, se supone, asumirán estas responsabilidades.

El administrador puede crear funciones de administrador y autor personalizadas con permisos personalizados para cada función. A continuación se muestra una descripción general de los permisos asociados a cada función:

Permisos de función de autor personalizados

Los autores personalizados pueden realizar las siguientes tareas:

Los administradores y autores, incluidos los administradores personalizados y los autores personalizados, podrán compartir objetos de aprendizaje (LO) en catálogos compartidos externamente. Los administradores y los autores deben poder buscar catálogos compartidos externamente al crear objetos de aprendizaje (LO).

Permisos de funciones de administrador personalizadas

La función de administrador personalizada replica un conjunto de responsabilidades de administración, incluido el acceso a los privilegios de nivel de cuenta. A los administradores personalizados se les conceden permisos para administrar las funciones clave relacionadas con las actividades de aprendizaje, como:

Además, los administradores personalizados pueden:

Ahora los administradores pueden ver los permisos creados mediante CSV en Adobe Learning Manager. La opción filtrar por filtra las funciones personalizadas por administrador creadas y las importadas mediante CSV. Después de seleccionar una función personalizada, puede ver sus permisos.

Filtrar funciones personalizadas

Crear una función personalizada create-role

Para conceder varios permisos a los catálogos, siga los pasos que se indican a continuación:

Por ejemplo, podría darse el caso siguiente:

El permiso resultante que un usuario personalizado tiene sobre un objeto de aprendizaje es una combinación del permiso del objeto de aprendizaje y el permiso del catálogo.

Un usuario personalizado tiene permiso completo para cursos y de acceso de solo lectura para Catálogo A, y tiene permiso completo para Catálogo B. El resultado es el acceso de solo lectura en los cursos de Catálogo A y el control total en los cursos de Catálogo B.

Un usuario con una función personalizada puede:

Qué desbloquea el permiso de usuario avanzado whatadvanceduserpermissionunlocks

Cuando un administrador completo habilita el acceso Avanzado en Usuarios en una función personalizada, el administrador personalizado obtiene acceso a cuatro secciones adicionales: Funciones personalizadas, Registros de importación, Campos activos y Limpieza de usuarios.

Hay dos niveles de acceso disponibles:

Herencia de permisos y ámbito

Cuando un administrador personalizado crea una nueva función personalizada o modifica una existente, los permisos y el ámbito que puede asignar se limitan a lo que ellos mismos poseen. Un administrador personalizado no puede conceder a un rol permisos que excedan los suyos propios y no puede extender el ámbito de un rol más allá de su propio ámbito asignado.

Esto significa que un administrador personalizado con acceso a un catálogo específico solo puede crear funciones con ámbito para ese catálogo o un subconjunto del mismo. Del mismo modo, solo pueden asignar los permisos que poseen personalmente a las funciones que crean.

Al asignar usuarios a una función que haya creado, puede buscar y agregar cualquier usuario de la cuenta. Los permisos relacionados con el usuario en funciones personalizadas siempre se aplican al ámbito completo del grupo de usuarios y al ámbito completo del catálogo. El ámbito de catálogo o grupo de usuarios no se aplica cuando una función personalizada incluye permisos de administración de usuarios.

Si un administrador completo reduce el ámbito o quita un permiso de la función, las funciones que haya creado anteriormente no se verán afectadas de inmediato. Esas funciones seguirán funcionando con sus permisos existentes hasta que se abra un administrador completo que las guarde individualmente.

Otorgar permisos de usuario avanzado a una función personalizada

Los administradores completos realizan este procedimiento para habilitar la administración de usuarios ampliada para una función personalizada.

Los usuarios asignados ahora pueden acceder a las secciones Funciones personalizadas, Campos activos, Registros de importación y Limpieza de usuario al iniciar sesión.

Qué pueden hacer los administradores personalizados con el acceso de solo lectura

Importar registros

Los administradores personalizados con acceso de solo lectura pueden ver todos los registros de importación de la cuenta. El botón Agregar no está disponible. No se pueden iniciar nuevas importaciones.

Limpieza de usuarios

La sección Limpieza de usuarios está disponible en modo de solo vista. Los administradores personalizados pueden:

No hay acciones, como purgar, disponibles en acceso de solo lectura.

Funciones personalizadas

Los administradores personalizados pueden ver todas las definiciones de funciones personalizadas de la cuenta, incluidos sus permisos asignados y las listas de usuarios. Pueden descargar el informe de funciones personalizadas. No pueden editar, crear ni eliminar ningún rol.

Qué pueden hacer los administradores personalizados con el acceso de Control total

Importar registros

Los administradores personalizados con Control total pueden ver todos los registros y agregar o importar nuevos usuarios a través de CSV.

Limpieza de usuarios

Control total proporciona acceso a todas las acciones de limpieza del usuario:

Funciones personalizadas

Los administradores personalizados con Control total pueden:

Ejemplo: creación de funciones con ámbito como administrador personalizado

Un administrador completo concede a un administrador personalizado Control total con acceso a dos catálogos de productos. A continuación, el administrador personalizado:

Cada función que crea el administrador personalizado hereda un subconjunto de los permisos del administrador personalizado. Los autores asignados a estas funciones pueden acceder al contenido de sus respectivos catálogos y publicarlo. No pueden administrar funciones personalizadas por sí mismos, porque la sección Funciones personalizadas no está disponible en las funciones creadas por los administradores personalizados.

Comparación de capacidades

Retrocompatibilidad

Si una cuenta tiene funciones personalizadas existentes con acceso avanzado habilitado, dichas funciones incluyen automáticamente acceso a los registros de importación cuando se actualiza la cuenta. Si el acceso avanzado está deshabilitado actualmente en una función, no hay ningún cambio. El papel sigue comportándose como antes.

Seguimiento de auditoría de cambios de funciones personalizadas

Todos los cambios en las funciones personalizadas, incluidas la creación, la edición, la eliminación y la asignación de usuarios, se registran en el informe de auditoría de funciones personalizadas. El informe de auditoría ahora muestra el nombre de la función personalizada responsable de cada cambio, en lugar de una etiqueta de administrador genérico. No se requiere ninguna configuración para habilitar este comportamiento.

Los administradores completos pueden acceder al informe de auditoría desde la sección Informes.

Casos prácticos del mundo real

Equipo de administración de roles

Una gran organización tiene un equipo dedicado que se encarga de crear y asignar funciones de autor de contenido en docenas de catálogos de productos. Anteriormente, cada nueva función requería un administrador completo para crearla. Con el acceso de Control total, el equipo de administración de funciones puede crear funciones de editor y autor con ámbito en catálogos específicos, asignar nuevos autores y administrar dichas funciones de forma independiente, sin que intervenga ningún administrador completo en las operaciones rutinarias.

Operaciones de RR. HH. y gestión del ciclo de vida del usuario

Un equipo de operaciones de RR. HH. se encarga de limpiar las cuentas cuando los empleados abandonan la organización. Deben purgar usuarios eliminados con regularidad, pero no deben tener acceso al contenido del curso, los datos del alumno ni la configuración del sistema. La concesión del acceso de Control total avanzado, cuyo ámbito se limita únicamente a la administración de usuarios, proporciona al equipo de HR el acceso específico que necesita para la limpieza e importación de usuarios sin exponer ninguna otra función administrativa.

Equipo de cumplimiento y auditoría

Un equipo de auditoría interna debe revisar periódicamente qué funciones personalizadas existen, qué permisos incluyen y quién desempeña cada función. Con el acceso de solo lectura, el equipo de auditoría puede ver todas las definiciones de función y descargar el informe de funciones personalizadas para su revisión, pero no puede modificar nada.

Qué pueden hacer los administradores personalizados

Los siguientes procedimientos se aplican a los administradores personalizados con acceso de Control total. Inicie sesión como administrador personalizado y vaya a Usuarios > Funciones personalizadas para empezar.

Revisar las funciones personalizadas existentes

Crear una nueva función personalizada

Editar una función personalizada

Asignar usuarios a una función personalizada

Quitar usuarios de una función personalizada

Purgar usuarios eliminados

Asignar varias funciones personalizadas a un usuario

Puede asignar varias funciones personalizadas a los usuarios de las siguientes maneras:

Esto facilita la administración del acceso de los usuarios y los permisos de control en todo el sistema.

Asignar varias funciones personalizadas mediante la interfaz de usuario

La asignación de varias funciones personalizadas a través del Admin Console en Adobe Learning Manager es una opción rápida e intuitiva, ideal para la incorporación, los ajustes de permisos o las actualizaciones más pequeñas. Las funciones se pueden asignar visualmente, sin necesidad de cargar archivos CSV, lo que reduce el riesgo de errores y proporciona visibilidad en tiempo real. Este método admite actualizaciones rápidas a medida que cambian las responsabilidades y permite el cambio de funciones y la delegación según sea necesario.

Para asignar varias funciones personalizadas a un usuario, siga estos pasos:

Seleccione varias funciones personalizadas para un usuario según sea necesario. Cada usuario puede tener hasta 50 asignaciones de funciones personalizadas. El número de funciones disponibles disminuye con cada asignación.

Después de asignar usuarios a una función personalizada adicional, puede ver cuántas asignaciones de funciones quedan disponibles para cada usuario.

Asignar varias funciones personalizadas mediante CSV

La carga de un archivo CSV en Adobe Learning Manager permite la asignación eficiente de funciones personalizadas en bloque. Este proceso resulta especialmente beneficioso para incorporar a un gran número de empleados, reorganizar los equipos o actualizar el acceso a la nueva formación. Las importaciones de CSV ahorran esfuerzo manual, garantizan asignaciones uniformes y reducen errores. Este método resulta especialmente útil durante fusiones, actualizaciones de todo el departamento o despliegues globales de formación. Este método ayuda a los administradores a ahorrar tiempo, estandarizar funciones y mantener la gobernanza.

Ahora puede asignar varias funciones a un usuario mediante la importación de CSV cargando dos archivos en Box:

El archivo user_role.csv incluye los campos Función personalizada e ID de usuario.

El archivo role.csv incluye los campos, Función personalizada, Origen de la creación e información detallada para catálogos, usuarios, cursos, rutas de aprendizaje, etc.

Si el archivo CSV tiene datos incorrectos o supera los límites (50 funciones por usuario y 500 usuarios por función), aparecerá un mensaje que muestra los errores.

Notificación de error para funciones personalizadas
Los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico cuando se asignan funciones, incluido el nombre de la función.

Administrar funciones personalizadas

Los administradores pueden actualizar, añadir o eliminar funciones personalizadas para los usuarios de Adobe Learning Manager a medida que cambian las responsabilidades. Esto garantiza que el acceso se alinea con las funciones actuales sin que esto afecte al historial de aprendizaje o los datos de inscripción. Desde la página Usuarios, el administrador puede buscar usuarios, ver sus funciones y ajustarlos mediante la opción Administrar funciones personalizadas. Esta interfaz guiada permite añadir o quitar funciones fácilmente, al tiempo que mantiene la gobernanza y la seguridad.

Después de asignar funciones personalizadas a los usuarios, puede agregar o quitar funciones personalizadas de la página Usuarios.

Se asigna una tercera función personalizada al usuario.

Para eliminar las funciones personalizadas, siga estos pasos:

Cambiar funciones personalizadas

Para ver y seleccionar cualquier función personalizada que tenga asignada, use la opción Cambiar función personalizada.

Seleccionar funciones personalizadas

Los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico cuando se les asignan las funciones personalizadas. Los correos electrónicos ahora incluyen nombres de funciones para una mayor claridad.

Descargar el informe de funciones personalizadas

Los administradores pueden descargar un informe CSV que enumere todas las funciones personalizadas y sus permisos asociados. El informe indica si cada función se ha creado manualmente o mediante carga de CSV y proporciona un resumen del acceso y los privilegios asignados a cada función.

Para descargar el informe, siga estos pasos:

Descargar informe de funciones personalizadas

El informe tiene dos archivos CSV: role.csv y user_role.csv. El archivo role.csv incluye:

El archivo user_role.csv incluye los campos Función personalizada, Origen de la creación e información detallada para catálogos, usuarios, cursos, rutas de aprendizaje, etc.

Seguimiento de auditoría para funciones personalizadas

Los administradores pueden descargar el informe de auditoría de funciones personalizadas para realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en las funciones personalizadas, incluida la creación, modificación y eliminación de funciones personalizadas y su acceso a funciones asociado.

Consulte este artículo Seguimiento de auditoría de funciones personalizadas para obtener más información.

Restringir el acceso a las carpetas a los autores personalizados folder-custom-author

Learning Manager ya admite la posibilidad de conceder acceso a la biblioteca de contenido mediante funciones personalizadas. Todos los autores personalizados que ya tengan acceso a la biblioteca de contenido seguirán teniendo acceso a todos los archivos de contenido incluso después de configurar las carpetas de contenido. Esto es para mantener el comportamiento heredado. No es necesario que los administradores realicen cambios si desean continuar con el comportamiento actual.

En el caso de que deseen restringir el acceso a estos autores personalizados, los administradores deben editar la función personalizada existente y configurarla proporcionando acceso solo a carpetas de contenido específicas.

Restringir el acceso a las carpetas a los autores personalizados

Al crear un autor personalizado, ahora puede asignarle carpetas de contenido. Elija la opción Carpetas seleccionadas.

Después de hacer clic en la opción, se abre un nuevo cuadro de diálogo en el que puede asignar las carpetas al autor personalizado.

Seleccionar las carpetas del autor personalizado

Elija las carpetas y haga clic en Aceptar.

Tablero de resumen de aprendizaje para administrador personalizado custom-admin-dashboard

Los administradores personalizados pueden ver la misma vista que un administrador. Es posible que un administrador personalizado vea datos fuera de su ámbito. Esto solo es aplicable si el administrador personalizado tiene un ámbito completo. Para conceder el ámbito completo, al crear un administrador personalizado, habilite la opción Control total en el informe de resumen de cuenta.

Crear una función personalizada

Por lo tanto, se seleccionarán las opciones Todos los catálogos y Todos los grupos de usuarios y se desactivará el resto.

Definir ámbito de privilegios

Permisos implícitos implicitpermissions

Cuando se asigna a un usuario una función con una entidad determinada, puede haber casos en los que deba acceder también a otras entidades con el fin de realizar tareas en la entidad para la que tiene permiso. Por ejemplo, si se concede acceso a Crear en una entidad de curso a un usuario, necesita acceder a las entidades Aptitud y Etiqueta para poder asociarlas con el curso que se crea. Esta tabla proporciona información sobre estos permisos implícitos.

Acceder a una función personalizada accessacustomrole

Cuando un administrador asigna una función personalizada, se recibe una notificación por correo electrónico.

Nota: Si ya ha iniciado sesión en Learning Manager con una función personalizada, deberá volver a iniciar sesión en Learning Manager para acceder a la función nueva.

Para alternar entre funciones, haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de Learning Manager; a continuación, seleccione la función.

Planes de aprendizaje definidos por funciones configurables scopeconfigure

En versiones anteriores de Learning Manager, cualquier función personalizada con permiso para crear planes de objetos de aprendizaje podía definir el ámbito del plan de aprendizaje para todos los tipos de grupos de usuarios y objetos de aprendizaje

La opción del ámbito solía estar desactivada cuando se concedía acceso al plan de aprendizaje, lo que de forma predeterminada proporcionaba al usuario acceso a todos los catálogos y grupos de usuarios.

Todos los planes de aprendizaje creados por un administrador se aplican de forma predeterminada a todos los usuarios. También se puede asignar cualquier objeto de aprendizaje a los usuarios. Por otro lado, los usuarios con funciones personalizadas tienen acceso a todos los ámbitos, por ejemplo todos los catálogos, objetos de aprendizaje o grupos de usuarios. Esto significaba que los administradores no podían crear funciones personalizadas de la forma prevista que permitieran el acceso a planes de aprendizaje a usuarios con un ámbito limitado.

En esta actualización de Learning Manager, puede crear funciones personalizadas para planes de aprendizaje que permiten definir el ámbito de usuarios y objetos de aprendizaje. En otras palabras, los Planes de aprendizaje se pueden crear con un ámbito limitado que se deriva del ámbito de la función de un administrador personalizado.

Ahora, un administrador puede definir o restringir el ámbito mientras otorga acceso a la administración del plan de aprendizaje.

Los administradores personalizados pueden crear planes de aprendizaje con un ámbito limitado, determinado por el ámbito de la función configurable del administrador personalizado. Solo pueden acceder a estos planes de aprendizaje los administradores personalizados con la misma función, además de los administradores regulares. Además, los administradores personalizados no pueden ver ningún otro plan de aprendizaje en la cuenta.

Los administradores personalizados existentes que tengan acceso a planes de aprendizaje siempre tendrán ámbito completo (por definición). Tendrán acceso a todos los planes de aprendizaje de la cuenta, al igual que un administrador normal. Las nuevas funciones personalizadas creadas con ámbito completo y los nuevos administradores personalizados añadidos a dichas funciones seguirán teniendo acceso a todos los planes de aprendizaje.

Los planes de aprendizaje creados por el administrador y los administradores personalizados de ámbito completo se crearán de la forma habitual y no estarán limitados por el ámbito.

En la sección Ámbito de los privilegios de funciones, conceda acceso a grupos de usuarios y a catálogo para la función personalizada.

Conceder acceso a grupos de usuarios o a catálogos para la función personalizada

Asigne un usuario a la función personalizada.

Asignar un usuario a una función personalizada

El usuario ahora inicia sesión en Learning Manager como administrador personalizado y añade un plan de aprendizaje.

Cuando se añade un nuevo alumno, el administrador personalizado puede seleccionar un curso de formación únicamente en los catálogos del ámbito de la función configurable.

Este plan de aprendizaje ahora se aplica al alumno solo si el usuario también se añade al grupo dentro del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje. Todos los demás alumnos quedan exentos de este plan de aprendizaje.

Se añade el alumno al grupo learnergetsaddedtothegroup

El administrador personalizado puede seleccionar cualquier grupo de usuarios que tenga usuarios dentro del grupo de usuarios del ámbito de la función.

Cuando un usuario se añade a un determinado grupo, solo los usuarios que ya forman parte del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje y que se añadieron al grupo de usuarios especificado se asignarán al objeto de aprendizaje.

Cambio de ámbito changeinscope

Cuando el administrador cambia el ámbito de la función personalizada, el cambio también se aplica en cascada al administrador personalizado. Cuando el administrador personalizado elige un plan de aprendizaje que ya tenía el ámbito de una función personalizada anterior, se muestra un mensaje como el siguiente:

Mensaje después de que cambie el ámbito

El administrador personalizado ahora debe actualizar o actualizar el ámbito anterior al nuevo ámbito.

Si se hace clic en Actualizar ámbito, el ámbito se actualiza. Se muestra un mensaje de advertencia.

Mensaje de advertencia después de actualizar un ámbito

Si se hace clic en Sí, el ámbito se actualiza.

Añadir informe de interacción a una función personalizada gamification-custom

Un administrador puede activar los informes de interacción para un usuario personalizado.

Cuando un usuario inicia sesión como administrador personalizado y hace clic en Informes en el panel izquierdo, aparecen las transcripciones, como se muestra a continuación:

Descargar las transcripciones de interacciones

Haga clic en Transcripciones de interacciones, elija un usuario y genere el informe.

Si un administrador cambia los puntos de nivel, los informes muestran niveles de acuerdo con los puntos actuales.

El restablecimiento de la interacción no restablece la fecha de nivel alcanzado.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si un administrador completo quita un permiso de mi función personalizada?

Su función conserva sus permisos existentes hasta la próxima vez que se abra un administrador completo y guarde su definición de función. El cambio no surte efecto inmediatamente. Sus permisos actuales seguirán en vigor hasta que se modifique y guarde explícitamente su función.

¿Puedo conceder acceso al catálogo de funciones a los catálogos a los que no puedo acceder?

No. El ámbito de cualquier función que cree se limita a los catálogos y grupos de usuarios dentro de su propio ámbito. No puede crear una función con un acceso más amplio del que tiene, a menos que el administrador haya configurado su cuenta para permitir la administración de funciones ampliada.

¿Cuál es la diferencia entre Solo lectura y Control total?

Solo lectura te permite ver Funciones personalizadas, Campos activos, Registros de importación y Limpieza de usuarios. Puede examinar, buscar y descargar informes, pero no puede realizar ninguna acción. Control total te ofrece todas esas funciones, además de la posibilidad de crear, editar y eliminar funciones, importar usuarios mediante CSV, asignar y eliminar usuarios de funciones y purgar usuarios eliminados.

¿Puedo dar a un rol los mismos permisos que tengo para crear?

Sí. Puede asignar los permisos que tenga personalmente a las funciones que cree. No puede exceder su propio conjunto de permisos, pero puede crear funciones con el mismo nivel de acceso que tiene, o cualquier subconjunto del mismo.

¿El seguimiento de auditoría muestra quién soy cuando realizo cambios?

Sí. En el informe de auditoría se enumera la función personalizada como origen de cada cambio. Esto significa que los administradores completos pueden ver qué función personalizada ha realizado cada cambio en el sistema.

¿Qué sucede con las funciones existentes cuando esta característica está habilitada para la cuenta?

Las funciones personalizadas existentes con acceso Avanzado ya habilitado obtienen acceso automáticamente a Registros de importación. El resto del comportamiento existente no cambia. Los roles que no tienen el acceso avanzado habilitado no se ven afectados.