Funciones personalizadas

Esta función le ayuda a definir funciones personalizadas y a asignar responsabilidades específicas a un conjunto de usuarios. Esta función le permite asignar responsabilidades fuera del ámbito de la función existente de la persona.

Puede crear una función personalizada para proporcionar capacidades de autoría limitadas a un catálogo en particular. También puede crear una función destinada a gestionar informes. Dichas funciones después pueden asignarse a las personas que, se supone, asumirán estas responsabilidades.

El administrador puede crear funciones de administrador y autor personalizadas con permisos personalizados para cada función. A continuación se muestra una descripción general de los permisos asociados a cada función:

Permisos de función de autor personalizados

Los autores personalizados pueden realizar las siguientes tareas:

Los administradores y autores, incluidos los administradores personalizados y los autores personalizados, podrán compartir objetos de aprendizaje (LO) en catálogos compartidos externamente. Los administradores y los autores deben poder buscar catálogos compartidos externamente al crear objetos de aprendizaje (LO).

Permisos de funciones de administrador personalizadas

La función de administrador personalizada replica un conjunto de responsabilidades de administración, incluido el acceso a los privilegios de nivel de cuenta. A los administradores personalizados se les conceden permisos para administrar las funciones clave relacionadas con las actividades de aprendizaje, como:

Además, los administradores personalizados pueden:

Ahora los administradores pueden ver los permisos creados mediante CSV en Adobe Learning Manager. La opción filtrar por filtra las funciones personalizadas por administrador creadas y las importadas mediante CSV. Después de seleccionar una función personalizada, puede ver sus permisos.

Filtrar funciones personalizadas

Crear una función personalizada create-role

Para conceder varios permisos a los catálogos, siga los pasos que se indican a continuación:

Por ejemplo, podría darse el caso siguiente:

El permiso resultante que un usuario personalizado tiene sobre un objeto de aprendizaje es una combinación del permiso del objeto de aprendizaje y el permiso del catálogo.

Un usuario personalizado tiene permiso completo para cursos y de acceso de solo lectura para Catálogo A, y tiene permiso completo para Catálogo B. El resultado es el acceso de solo lectura en los cursos de Catálogo A y el control total en los cursos de Catálogo B.

Un usuario con una función personalizada puede:

Asignar varias funciones personalizadas a un usuario

Puede asignar varias funciones personalizadas a los usuarios de las siguientes maneras:

Esto facilita la administración del acceso de los usuarios y los permisos de control en todo el sistema.

Asignar varias funciones personalizadas mediante la interfaz de usuario

La asignación de varias funciones personalizadas a través del Admin Console en Adobe Learning Manager es una opción rápida e intuitiva, ideal para la incorporación, los ajustes de permisos o las actualizaciones más pequeñas. Las funciones se pueden asignar visualmente, sin necesidad de cargar archivos CSV, lo que reduce el riesgo de errores y proporciona visibilidad en tiempo real. Este método admite actualizaciones rápidas a medida que cambian las responsabilidades y permite el cambio de funciones y la delegación según sea necesario.

Para asignar varias funciones personalizadas a un usuario, siga estos pasos:

Seleccione varias funciones personalizadas para un usuario según sea necesario. Cada usuario puede tener hasta 50 asignaciones de funciones personalizadas. El número de funciones disponibles disminuye con cada asignación.

Después de asignar usuarios a una función personalizada adicional, puede ver cuántas asignaciones de funciones quedan disponibles para cada usuario.

Asignar varias funciones personalizadas mediante CSV

La carga de un archivo CSV en Adobe Learning Manager permite la asignación eficiente de funciones personalizadas en bloque. Este proceso resulta especialmente beneficioso para incorporar a un gran número de empleados, reorganizar los equipos o actualizar el acceso a la nueva formación. Las importaciones de CSV ahorran esfuerzo manual, garantizan asignaciones uniformes y reducen errores. Este método resulta especialmente útil durante fusiones, actualizaciones de todo el departamento o despliegues globales de formación. Este método ayuda a los administradores a ahorrar tiempo, estandarizar funciones y mantener la gobernanza.

Ahora puede asignar varias funciones a un usuario mediante la importación de CSV cargando dos archivos en Box:

El archivo user_role.csv incluye los campos Función personalizada e ID de usuario.

El archivo role.csv incluye los campos, Función personalizada, Origen de la creación e información detallada para catálogos, usuarios, cursos, rutas de aprendizaje, etc.

Si el archivo CSV tiene datos incorrectos o supera los límites (50 funciones por usuario y 500 usuarios por función), aparecerá un mensaje que muestra los errores.

Notificación de error para funciones personalizadas
Los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico cuando se asignan funciones, incluido el nombre de la función.

Administrar funciones personalizadas

Los administradores pueden actualizar, añadir o eliminar funciones personalizadas para los usuarios de Adobe Learning Manager a medida que cambian las responsabilidades. Esto garantiza que el acceso se alinea con las funciones actuales sin que esto afecte al historial de aprendizaje o los datos de inscripción. Desde la página Usuarios, el administrador puede buscar usuarios, ver sus funciones y ajustarlos mediante la opción Administrar funciones personalizadas. Esta interfaz guiada permite añadir o quitar funciones fácilmente, al tiempo que mantiene la gobernanza y la seguridad.

Después de asignar funciones personalizadas a los usuarios, puede agregar o quitar funciones personalizadas de la página Usuarios.

Se asigna una tercera función personalizada al usuario.

Para eliminar las funciones personalizadas, siga estos pasos:

Cambiar funciones personalizadas

Para ver y seleccionar cualquier función personalizada que tenga asignada, use la opción Cambiar función personalizada.

Seleccionar funciones personalizadas

Los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico cuando se les asignan las funciones personalizadas. Los correos electrónicos ahora incluyen nombres de funciones para una mayor claridad.

Descargar el informe de funciones personalizadas

Los administradores pueden descargar un informe CSV que enumere todas las funciones personalizadas y sus permisos asociados. El informe indica si cada función se ha creado manualmente o mediante carga de CSV y proporciona un resumen del acceso y los privilegios asignados a cada función.

Para descargar el informe, siga estos pasos:

Descargar informe de funciones personalizadas

El informe tiene dos archivos CSV: role.csv y user_role.csv. El archivo role.csv incluye:

El archivo user_role.csv incluye los campos Función personalizada, Origen de la creación e información detallada para catálogos, usuarios, cursos, rutas de aprendizaje, etc.

Seguimiento de auditoría para funciones personalizadas

Los administradores pueden descargar el informe de auditoría de funciones personalizadas para realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en las funciones personalizadas, incluida la creación, modificación y eliminación de funciones personalizadas y su acceso a funciones asociado.

Consulte este artículo Seguimiento de auditoría de funciones personalizadas para obtener más información.

Restringir el acceso a las carpetas a los autores personalizados folder-custom-author

Learning Manager ya admite la posibilidad de conceder acceso a la biblioteca de contenido mediante funciones personalizadas. Todos los autores personalizados que ya tengan acceso a la biblioteca de contenido seguirán teniendo acceso a todos los archivos de contenido incluso después de configurar las carpetas de contenido. Esto es para mantener el comportamiento heredado. Los administradores no necesitan realizar ningún cambio en caso de que deseen continuar con el comportamiento actual.

En caso de que deseen restringir el acceso a estos autores personalizados, los administradores deben editar la función personalizada existente y configurarla proporcionando acceso solo a carpetas de contenido específicas.

Restringir el acceso a las carpetas a los autores personalizados

Al crear un autor personalizado, ahora puede asignarle carpetas de contenido. Elija la opción Carpetas seleccionadas.

Después de hacer clic en la opción, se abre un nuevo cuadro de diálogo en el que puede asignar las carpetas al autor personalizado.

Seleccionar las carpetas del autor personalizado

Elija las carpetas y haga clic en Aceptar.

Tablero de resumen de aprendizaje para administrador personalizado custom-admin-dashboard

Los administradores personalizados pueden ver la misma vista que un administrador. Un administrador personalizado puede tener datos fuera de su ámbito. Esto solo es aplicable si el administrador personalizado tiene ámbito completo. Para conceder el ámbito completo, al crear un administrador personalizado, habilite la opción Control total en el informe de resumen de cuenta.

Crear una función personalizada

Como resultado, se seleccionarán las opciones Todos los catálogos y Todos los grupos de usuarios y se deshabilitará el resto.

Definir ámbito de privilegios

Permisos implícitos implicitpermissions

Cuando a un usuario se le asigna una función con una entidad específica, puede haber casos en los que también necesite acceso a otras entidades para poder realizar tareas en la entidad concedida. Por ejemplo, si se concede a un usuario el acceso Crear en la entidad Curso, este necesita acceder a las entidades Aptitud y Etiqueta para poder asociarlas al curso que se está creando. Esta tabla proporciona información sobre estos permisos implícitos.

Acceder a una función personalizada accessacustomrole

Cuando un administrador asigna una función personalizada, se recibe una notificación por correo electrónico.

Nota: Si ya ha iniciado sesión en Learning Manager con una función personalizada, deberá volver a iniciar sesión en Learning Manager para acceder a la función nueva.

Para alternar entre funciones, haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha de Learning Manager; a continuación, seleccione la función.

Planes de aprendizaje definidos por funciones configurables scopeconfigure

En versiones anteriores de Learning Manager, cualquier función personalizada con permiso para crear planes de objetos de aprendizaje podía definir el ámbito del plan de aprendizaje para todos los tipos de grupos de usuarios y objetos de aprendizaje

La configuración del ámbito solía estar desactivada cuando se concedía acceso al plan de aprendizaje, lo que de forma predeterminada proporcionaba al usuario acceso a todos los catálogos y grupos de usuarios.

Todos los planes de aprendizaje creados por un administrador se aplican de forma predeterminada a todos los usuarios. También se puede asignar cualquier objeto de aprendizaje a los usuarios. Por otro lado, los usuarios con funciones personalizadas tienen acceso a todos los ámbitos, por ejemplo todos los catálogos, objetos de aprendizaje o grupos de usuarios. Esto significaba que los administradores no podían crear funciones personalizadas de la forma prevista que permitieran el acceso a planes de aprendizaje a usuarios con un ámbito limitado.

En esta actualización de Learning Manager, puede crear funciones personalizadas para planes de aprendizaje que permiten definir el ámbito de usuarios y objetos de aprendizaje. En otras palabras, los Planes de aprendizaje se pueden crear con un ámbito limitado que se deriva del ámbito de la función de un administrador personalizado.

Ahora, un administrador puede definir o restringir el ámbito mientras otorga acceso a la administración del plan de aprendizaje.

Los administradores personalizados pueden crear planes de aprendizaje con un ámbito limitado, determinado por el ámbito de la función configurable del administrador personalizado. Solo pueden acceder a estos planes de aprendizaje los administradores personalizados con la misma función, además de los administradores regulares. Además, los administradores personalizados no pueden ver ningún otro plan de aprendizaje en la cuenta.

Los administradores personalizados existentes que tengan acceso a planes de aprendizaje siempre tendrán ámbito completo (por definición). Tendrán acceso a todos los planes de aprendizaje de la cuenta, al igual que un administrador normal. Las nuevas funciones personalizadas creadas con ámbito completo y los nuevos administradores personalizados añadidos a dichas funciones seguirán teniendo acceso a todos los planes de aprendizaje.

Los planes de aprendizaje creados por el administrador y los administradores personalizados de ámbito completo se crearán de la forma habitual y no estarán limitados por el ámbito.

En la sección Ámbito de los privilegios de funciones, conceda acceso a grupos de usuarios y a catálogo para la función personalizada.

Conceder acceso a grupos de usuarios o a catálogos para la función personalizada

Asigne un usuario a la función personalizada.

Asignar un usuario a una función personalizada

El usuario ahora inicia sesión en Learning Manager como administrador personalizado y añade un plan de aprendizaje.

Cuando se añade un nuevo alumno, el administrador personalizado puede seleccionar un curso de formación únicamente en los catálogos del ámbito de la función configurable.

Este plan de aprendizaje ahora se aplica al alumno solo si el usuario también se añade al grupo dentro del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje. Todos los demás alumnos quedan exentos de este plan de aprendizaje.

Se añade el alumno al grupo learnergetsaddedtothegroup

El administrador personalizado puede seleccionar cualquier grupo de usuarios que tenga usuarios dentro del grupo de usuarios del ámbito de la función.

Cuando un usuario se añade a un determinado grupo, solo los usuarios que ya forman parte del grupo de usuarios del ámbito del plan de aprendizaje y que se añadieron al grupo de usuarios especificado se asignarán al objeto de aprendizaje.

Cambio de ámbito changeinscope

Cuando el administrador cambia el ámbito de la función personalizada, el cambio también se aplica en cascada al administrador personalizado. Cuando el administrador personalizado elige un plan de aprendizaje que ya tenía el ámbito de una función personalizada anterior, se muestra un mensaje como el siguiente:

Mensaje después de que cambie el ámbito

El administrador personalizado ahora debe actualizar o actualizar el ámbito anterior al nuevo ámbito.

Si se hace clic en Actualizar ámbito, el ámbito se actualiza. Se muestra un mensaje de advertencia.

Mensaje de advertencia después de actualizar un ámbito

Si se hace clic en Sí, el ámbito se actualiza.

Añadir informe de interacción a una función personalizada gamification-custom

Un administrador puede activar los informes de interacción para un usuario personalizado.

Cuando un usuario inicia sesión como administrador personalizado y hace clic en Informes en el panel izquierdo, aparecen las transcripciones, como se muestra a continuación:

Descargar las transcripciones de interacciones

Haga clic en Transcripciones de interacciones, elija un usuario y genere el informe.

Si un administrador cambia los puntos de nivel, los informes muestran niveles de acuerdo con los puntos actuales.

El restablecimiento de la interacción no restablece la fecha de nivel alcanzado.

Preguntas más frecuentes frequentlyaskedquestions