Solicitar revisión y aprobación
¿Está listo para invitar a sus compañeros de trabajo a revisar un recurso o experiencia que haya creado? Puede invitar a las partes interesadas a que aporten comentarios sobre un borrador del contenido con el objetivo final de aprobarlo. Solo los aprobadores designados pueden aprobar el contenido, pero todos los revisores pueden agregar y acceder a los comentarios de revisión.
Si ha creado un recurso o una experiencia, puede pedir a otras personas de la cadena de aprobación de su organización que revisen su trabajo y lo comenten. Aunque cualquier miembro de la organización GenStudio for Performance Marketing puede revisar un borrador, solo los aprobadores designados pueden realizar comentarios sobre un borrador o aprobarlo.
Iniciar una solicitud de aprobación
Después de generar un recurso o una experiencia, puede solicitar su revisión y aprobación.
Para solicitar una revisión:
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Haga clic en el botón Enviar para aprobación en la barra de menú superior del lienzo.
La ventana emergente Enviar para aprobación se abre e identifica el borrador para el que solicita una revisión. Si genera varias variantes, todo el lienzo se envía a revisión.
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(Opcional) Seleccione el campo Título para cambiar el título del borrador si es necesario. Los títulos de los borradores deben ser descriptivos, informativos y centrarse en el objetivo de la revisión.
Al cambiar el título aquí, también se cambia el título de la experiencia de borrador subyacente.
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Seleccione aprobadores y revisores. A medida que empieza a escribir, el campo Aprobador completa automáticamente el nombre de usuario del aprobador de la lista de usuarios con permisos de GenStudio for Performance Marketing para ver y aprobar.
El botón Enviar está habilitado después de que haya escrito al menos un nombre de aprobador.
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(Opcional) Use comentarios para comunicar un contexto adicional sobre los recursos que se están revisando y llamar la atención sobre detalles y llamadas específicos. Use
@mentionspara etiquetar colaboradores y notificarles comentarios específicos. -
Haga clic en Enviar.
Las notificaciones por correo electrónico y en el producto avisan a cada aprobador designado de que tiene contenido que revisar.
Panel de aprobación
El panel Aprobación proporciona información de estado actual acerca del flujo de trabajo de revisión en cuanto se inicia una solicitud de aprobación. Desde este panel, puede:
- Agregar o quitar participantes de la revisión.
- Agregar o cambiar un mensaje para los revisores.
- Edite el título de la revisión.
- Cambie la fecha límite opcional.
Si la integración de Workfront Proof está activada, este panel muestra el estado de cada fase de aprobación en flujos de trabajo de varias fases. Para ver los comentarios, haga clic en Ver comentarios en Workfront para abrirlos en Proofing Viewer.
Inicio de una solicitud de aprobación con Workfront Proof
Workfront Proof proporciona a los editores de contenido dos opciones principales para iniciar una revisión:
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Invitaciones manuales: Invite a aprobadores y revisores individuales directamente a participar en el proceso de revisión. Este método ofrece flexibilidad cuando se trabaja en revisiones únicas.
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Plantillas de aprobación de pruebas: use plantillas predefinidas que incluyan una lista establecida de revisores y, opcionalmente, fases de aprobación estructuradas. El administrador de Workfront Proof crea y administra estas plantillas dentro de un proyecto de Workfront designado. Las plantillas ayudan a estandarizar el proceso de revisión y garantizan la coherencia entre los equipos y los tipos de contenido.
Para iniciar un ciclo de revisión invitando manualmente a los participantes:
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Haga clic en Solicitar aprobación en el lienzo.
Se abre la ventana emergente Solicitar aprobación.
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(Opcional) Agregue un título para su solicitud de revisión en el campo Título.
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Seleccione Invitar a personas.
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Escriba el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico del participante en el campo Agregar nombres o correos electrónicos.
Los nombres de los miembros de la organización aparecen como opciones a medida que introduce texto.
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Seleccione un nombre de participante y, a continuación, seleccione su función: aprobador o revisor. De forma predeterminada, se asigna a los participantes la función de aprobador.
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(Opcional) En Configuración, asigne una fecha límite para una decisión de revisión. Esta fecha no se aplica, pero recuerda a los revisores el lapso de tiempo esperado.
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(Opcional) Añada un mensaje informativo que proporcione contexto a los revisores.
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Haga clic en Enviar cuando esté listo para iniciar la solicitud de aprobación.
Se notifica por correo electrónico a todos los participantes de la revisión que se les ha asignado una tarea de revisión.
Para iniciar una revisión con una plantilla de aprobación:
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Haga clic en Solicitar aprobación en el lienzo.
Se abre la ventana emergente Solicitar aprobación.
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(Opcional) Agregue un título para su solicitud de revisión en el campo Título.
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Seleccione un proyecto de Workfront Proof en el menú desplegable Proyecto.
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Seleccione una plantilla en el menú desplegable Usar plantilla.
Se abre la ventana emergente Solicitar aprobación, que muestra los participantes predeterminados y las fases de revisión. Los administradores de Workfront Proof crean plantillas de aprobación y las asignan a proyectos de Workfront. El proyecto que seleccione determina tanto las opciones de plantilla como los campos que se muestran en la ventana emergente Solicitar aprobación.
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(Opcional) Puede editar la plantilla para usarla en este flujo de trabajo de aprobación en particular.
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(Opcional) En Configuración, asigne una fecha límite para una decisión de revisión. Esta fecha no se aplica, pero recuerda a los revisores el lapso de tiempo esperado.
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(Opcional) Añada un mensaje informativo que proporcione contexto a los revisores. Use
@mentionspara etiquetar colaboradores y notificarles comentarios específicos. -
Haga clic en Enviar cuando esté listo para iniciar la solicitud de aprobación.
Comentarios de revisión de acceso
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Haga clic en Ver comentarios en Workfront.
Proofing Viewer muestra la prueba con todos los comentarios enumerados a la derecha del contenido de la prueba. Si hay varios comentarios, puede navegar por la lista haciendo clic en las flechas de navegación en la parte superior derecha. Haga clic en un comentario para ir a la sección correspondiente de la prueba.
Solicitar nueva aprobación
Los ciclos de revisión y aprobación son iterativos. Los revisores sugieren cambios y los creadores de contenido revisan en función de los comentarios. Los revisores pueden solicitar otra revisión antes de que el contenido pase a la aprobación y desactivación finales.
Para solicitar una nueva aprobación:
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Haga clic en el botón Solicitar nueva aprobación en la parte superior derecha del lienzo.
Se abre la ventana emergente Solicitar nueva aprobación, que muestra los mismos campos que la ventana emergente Solicitar aprobación. Se muestra el estado de cada fase (pendiente o aún no iniciada).
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(Opcional) Invite a nuevos revisores o elimine los asignados actualmente.
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(Opcional) En Configuración, edite la fecha límite o agregue un mensaje.
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Haga clic en Enviar.
Las notificaciones por correo electrónico y en el producto avisan a cada aprobador designado de que tiene contenido que revisar.