Uso de la extensión Document Security de AEM para Microsoft® Office
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- Seguridad de documento
Creado para:
- Usuario
Proteger archivos con la extensión de AEM Document Security
Puede controlar el uso que hacen los destinatarios de los archivos protegidos mediante directivas, independientemente de la amplitud de su distribución.
Con Document Security Extension para Microsoft® Office, puede realizar estas tareas:
- Configurar la conexión a Document Security
- Aplicar una directiva a un archivo
- Abrir las páginas web de Document Security para crear y administrar directivas de usuario
- Eliminar la protección de una directiva de un archivo
- Cambiar la directiva aplicada a un archivo
- Abrir las páginas web de Document Security para revocar el acceso a los archivos o cambiar la directiva del archivo
- Abrir las páginas web de Document Security para ver el historial de auditoría del archivo
Conectar con un servidor de Document Security
Si desea aplicar directivas a los archivos, debe configurar los parámetros de conexión de Document Security. Según la instalación de Document Security Extension para Microsoft® Office, es posible que ya tenga la configuración de conexión predeterminada. Puede agregar la configuración de conexión para una o varias instancias de Document Security. Puede obtener información del servidor del administrador de Document Security.
Configure el servidor que desea utilizar para proteger archivos o administrar los archivos protegidos como servidor predeterminado. Al aplicar una política a un archivo nuevo o abrir las páginas web de Document Security, Document Security Extension para Microsoft® Office se conecta al servidor predeterminado. Si protege los archivos con más de una instancia de Document Security, debe cambiar la configuración predeterminada del servidor al cambiar entre servidores. Puede abrir archivos protegidos por cualquier instancia de Document Security siempre y cuando tenga autorización para abrir el archivo.
Si el servidor de Document Security utiliza la autenticación basada en certificado, deberá instalar el certificado que recibió en el equipo local. Se le solicitará que elija una autenticación de certificado y proporcione el certificado que desea utilizar para la autenticación.
Después de configurar los ajustes de conexión para una instancia de Document Security en una aplicación de Microsoft® Office, se configura para todos los formatos de Word, Excel y PowerPoint.
Instalar el certificado del lado del cliente
Si necesita acceder a las páginas web de Document Security mediante autenticación mediante certificado o autenticación bidireccional, recibirá el certificado que debe instalar en su equipo local. Recibirá un archivo de certificado (archivo .PFX o .P12) y su contraseña.
- Guarde el archivo de certificado en el equipo local.
- Haga doble clic en el archivo de certificado para abrir el Asistente de importación de certificado y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Siguiente si el archivo de certificado aparece enumerado en el cuadro de nombre de archivo. Haga clic en Examinar si desea encontrar otro certificado.
- Introduzca la contraseña que ha recibido y haga clic en Siguiente.
- En el cuadro de diálogo Almacén de certificados, seleccione Colocar todos los certificados en el siguiente almacén y haga clic en Examinar.
- En el cuadro de diálogo Seleccionar almacén de certificados, seleccione Personal, haga clic en Aceptar, haga clic en Siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Establecer la configuración de conexión
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En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y Office 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Elegir servidor.
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Haga clic en Nuevo para crear una nueva configuración de conexión o seleccione una conexión existente y haga clic en Editar.
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Escriba un nombre para la conexión en el cuadro Nombre. Puede usar cualquier nombre.
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Escriba la dirección del servidor en el cuadro Dirección del servidor.
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Escriba el puerto del servidor en el cuadro Puerto.
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(Opcional) Si desea recordar su nombre de usuario y contraseña, seleccione Recordar contraseña en este equipo y escriba su nombre de usuario y contraseña en los cuadros correspondientes. Se recomienda no seleccionar esta opción si otras personas pueden tener acceso al equipo.
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Haga clic en Conectar a este servidor. La extensión de Document Security para Microsoft® Office intenta conectarse al servidor especificado. Según el tipo de autenticación especificado, realice una de las siguientes acciones:
Nombre de usuario y contraseña
Introduzca el nombre de usuario y la contraseña que ha recibido del administrador de Document Security.
Autenticación de certificado
Elija esta opción para seleccionar el certificado que recibió e instaló en su almacén de certificados personal.
Si solo se configura un tipo de autenticación en Document Security, solo aparecerá esa opción.
NOTENOTEEspecificar servidor predeterminado
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Haga lo siguiente:
- En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y Office 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Elegir servidor.
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Seleccione un servidor para especificarlo como predeterminado y haga clic en Establecer predeterminado. Aparece una estrella junto al servidor predeterminado.
Uso de proveedores de autenticación de terceros
Puede utilizar proveedores de autenticación de terceros con AEM Forms Document Security. Estos proveedores de autenticación le ayudan a agregar una capa de acceso adicional a los documentos protegidos. AEM Forms Document Security admite los siguientes flujos de trabajo de autenticación extendidos:
- Autenticación extendida mediante la URL de AEM Forms predeterminada
- Autenticación extendida mediante una dirección URL personalizada
- Flujo de trabajo de autenticación extendida predeterminado con proveedores de identidad de terceros configurados en AEM Forms en el servidor JEE
- Flujo de trabajo de autenticación extendida personalizado con proveedores de identidad de terceros configurados en AEM Forms en el servidor JEE
- Autenticación extendida mediante una página personalizada para enumerar autenticaciones SAML
Autenticación extendida mediante la URL de AEM Forms predeterminada
Puede utilizar la URL de AEM Forms predeterminada para la autenticación extendida. La página de aterrizaje predeterminada contiene la marca de Adobe. Además, la configuración predeterminada de AEM Forms se usa al utilizar la dirección URL predeterminada de AEM Forms para la autenticación extendida.
Realice los siguientes pasos para habilitar la autenticación extendida con la dirección URL de aterrizaje de Adobe predeterminada:
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Abra la interfaz de usuario del administrador de AEM Forms.
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Vaya a Servicios > Document Security > Configuración > Configuración del servidor.
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Active la opción Permitir autenticación extendida.
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Especifique la URL predeterminada de aterrizaje de autenticación extendida de la dirección URL. La dirección URL predeterminada es http://localhost:8080/edc/extendedauthentication/welcome.jsp.
Haga clic en Guardar.
NOTEUtilice un nombre de host completo en la dirección URL. Adobe le recomienda utilizar el protocolo HTTPS.Ahora, AEM Forms Document Security está configurado para utilizar la autenticación extendida con la dirección URL de aterrizaje de AEM Forms predeterminada.
Autenticación extendida con una dirección URL de aterrizaje personalizada
Puede utilizar una dirección URL personalizada para la autenticación extendida. Proporciona la flexibilidad de mostrar una página de autenticación personalizada con marca personalizada. Por ejemplo, la marca de su organización.
Puede empaquetar la página de autenticación personalizada en un archivo war e implementarlo en el servidor de AEM Forms. El archivo war contiene una lógica completa para aceptar las credenciales de usuario y autenticarse con el servidor de AEM Forms. AEM Forms Document Security tiene los siguientes requisitos para la página de autenticación personalizada:
- La página de autenticación debe enviar el nombre de usuario como j_username y la contraseña como j_password. La página también debe enviar source_url y login_url como parámetros ocultos.
- Si la autenticación se realiza correctamente, la página debe cerrarse automáticamente.
Para habilitar una autenticación extendida con una dirección URL de aterrizaje personalizada:
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Implemente el archivo WAR de autenticación personalizada en el servidor de AEM Forms.
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Abra la interfaz de usuario del administrador de AEM Forms.
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Vaya a Servicios > Document Security > Configuración > Configuración del servidor.
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Active la opción Permitir autenticación extendida y especifique la URL de aterrizaje de autenticación extendida personalizada.
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Añada las siguientes entradas al archivo
config.xmlen el nodo de SSO después de la entrada <node name="AllowedUrls">:NOTE<entry key="sso-l" value="/ sample_/login.jsp"/>!!discoiqbr!!<entry key="sso-s" value="/ sample_/welcome.jsp">!!discoiqbr!!<entry key="sso-o" value="/ sample_/logout.jsp"/>!!discoiqbr!!Para obtener información detallada sobre la actualización del archivo config.xml, consulte Edición manual del archivo de configuración de Document Security.
Ahora, AEM Forms Document Security está configurado para utilizar la autenticación extendida con una dirección URL de aterrizaje personalizada
Flujo de trabajo de autenticación extendida predeterminado con proveedores de identidad de terceros configurados en el servidor de AEM Forms
La autenticación extendida puede utilizar diferentes tipos de autenticación disponibles en el servidor de AEM Forms. Por ejemplo, SAML, [Más ejemplos].
Nota: Si los proveedores de SAML están configurados en el servidor de AEM Forms, entonces antes de mostrar la dirección URL de aterrizaje se muestra una página que contiene todos los proveedores de identidad configurados para autenticaciones SAML.
La siguiente pantalla se muestra cuando se abre un documento protegido en Acrobat.
Flujo de trabajo de autenticación extendida personalizado cuando los proveedores SAML están configurados en el servidor de AEM Forms
Si los proveedores de SAML están configurados en el servidor de AEM Forms, entonces antes de mostrar la dirección URL de aterrizaje se muestra una página que contiene todos los proveedores de identidad configurados para autenticaciones SAML.
Los requisitos previos para configurar un flujo de trabajo de autenticación extendida personalizado cuando los proveedores SAML están configurados en el servidor de AEM Forms son los siguientes:
- Las autenticaciones SAML deben estar configuradas en el servidor de AEM Forms
- Se debe implementar un archivo war personalizado en el servidor de AEM Forms, que contenga una página de autenticación personalizada y una lógica completa para aceptar las credenciales de usuario y autenticarse con el servidor de AEM Forms.
Uso de la página personalizada para enumerar las autenticaciones de SAML
También puede mostrar una página personalizada para incluir todos los proveedores de autenticación configurados en el servidor de AEM Forms. Para crear una página de este tipo:
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Empaquete la página de autenticación personalizada en un archivo war e implemente el archivo en el servidor de AEM Forms. El archivo war contiene una lógica completa para aceptar las credenciales de usuario y autenticarse con el servidor de AEM Forms.
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Abra la interfaz de usuario de administración de AEM Forms y vaya a Configuración > Administración de usuarios > Configuración > Configuración de Proveedor de servicio de SAML.
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Añada lo siguiente en el campo Propiedades personalizadas y haga clic en Guardar.
saml.sp.discovery.url=/demoJSP/saml_discovery.jsp
Ahora, AEM Forms Document Security está configurado para mostrar una página personalizada que contenga todos los proveedores de autenticación configurados.
Obtener una cuenta de usuario
Si todavía no tiene una cuenta de Document Security, puede iniciar el proceso de registro cuando se produzcan estos eventos:
- Un usuario de Document Security que desea enviarle un archivo protegido por una directiva le agrega a una directiva.
- El administrador de Document Security crea una cuenta para usted.
Después de registrarse y activar la cuenta, podrá utilizar los archivos protegidos por directivas cuyo uso le haya sido autorizado mediante una directiva.
NOTESi recibe una invitación por correo electrónico de Document Security para registrarse, puede hacerlo utilizando la URL del mensaje de correo electrónico para abrir la página de registro en línea. Después de registrarse, recibirá un segundo aviso sobre la activación de su cuenta.
Obtener una cuenta de usuario externa
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Abra el correo electrónico de registro de Document Security. La dirección URL que contiene el mensaje es un vínculo a la página de registro de usuarios externos de Document Security. Si no recibe un mensaje de registro, póngase en contacto con la persona que le envió el archivo para obtener ayuda.
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Haga clic en la dirección URL o cópiela y péguela en el explorador.
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Escriba su nombre, organización y contraseña en los cuadros correspondientes. La contraseña puede ser cualquier combinación de ocho caracteres.
NOTEAsegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar; no hay ningún método disponible para buscar contraseñas olvidadas. -
Haga clic en Registrar. Aparece un mensaje que le informa de que debe buscar un mensaje de correo electrónico de activación en su correo electrónico.
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Abra el correo electrónico de confirmación de registro de Document Security.
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Haga clic en la dirección URL que aparece en el mensaje.
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Haga clic en el vínculo a la página Inicio de sesión.
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En el cuadro Username, escriba la dirección de correo electrónico con la que se registró con Document Security. Esta dirección de correo electrónico es el nombre de usuario predeterminado de Document Security.
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En el cuadro Password, escriba la contraseña que creó al registrarse.
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Haga clic en Login.
Crear y administrar directivas
Si tiene permiso del administrador de Document Security, puede crear directivas para aplicarlas a sus propios archivos en la página de directivas de las páginas web de Document Security.
Algunos de los ajustes de directiva disponibles para crear directivas en las páginas web de Document Security no son compatibles con los archivos de Word, Excel y PowerPoint. Las siguientes tablas describen cómo los permisos de directivas se asignan a las funciones de Word, Excel y PowerPoint.
Se permite imprimir el archivo.
Nota: Si una directiva concede el permiso de copia pero no el permiso de impresión, se puede imprimir el contenido copiado en otro archivo.
El archivo se puede cambiar.
Cuando no se concede este permiso, no se pueden modificar los archivos protegidos de Word y Excel. Puede modificar los archivos de PowerPoint, pero no puede guardar los cambios ni ver las presentaciones de diapositivas de los archivos modificados.
No aplicable.
Incluye insertar, eliminar y rotar páginas.
Para obtener más información sobre la creación y administración de directivas, consulte Ayuda para el usuario final de Document Security.
Aplicar directivas
Puede aplicar cualquier directiva disponible a un archivo, incluidas las directivas que haya creado y las que formen parte de conjuntos de directivas a las que tenga acceso. Antes de aplicar una directiva, debe guardar el archivo.
Después de aplicar una directiva, se añade a la lista Utilizados recientemente en el menú de AEM Document Security para facilitar la aplicación de las directivas que se utilizan con más frecuencia. La lista Utilizados recientemente muestra las directivas únicamente para el servidor al que está conectado o su servidor predeterminado si no ha iniciado sesión en otra instancia de Document Security.
NOTEAplicar una directiva
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En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Seguridad > Elegir directiva.
Si ha elegido el nombre de usuario y la contraseña como método de autenticación en el servidor y aún no ha proporcionado la información de inicio de sesión para Document Security, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se solicitará su nombre de usuario y contraseña.
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Seleccione una directiva en la lista y haga clic en Aplicar.
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Guarde el archivo.
Aplicar una directiva usada recientemente
- En Document Security Extension para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Proteger > [Nombre de la normativa].
- Guarde el archivo.
Usar archivos protegidos por directivas
El editor del archivo es propietario de la propiedad intelectual de los archivos protegidos por directivas, que Document Security protege.
Puede utilizar archivos protegidos por políticas tanto si pertenece como si no a la organización del editor de archivos. Document Security debe reconocerle para abrir archivos protegidos mediante una directiva. Debe hacerlo mediante LDAP/Active Directory. O bien, debe hacerlo como usuario local para formularios de LiveCycle AEM/en JEE o registrándose después de una invitación.
Si recibe un archivo protegido por directivas y no tiene una cuenta de Document Security, póngase en contacto con el remitente para obtener ayuda. Del mismo modo, si recibe una invitación para registrarse, póngase en contacto con el remitente para obtener ayuda.
Uso de archivos protegidos por políticas en Microsoft® Office
Document Security Extension para Microsoft® Office restringe determinadas funcionalidades de Word, Excel y PowerPoint para proteger la propiedad intelectual del editor del archivo. Si no tiene permiso para cambiar el archivo, no puede guardar las modificaciones.
Si está trabajando con un archivo protegido por una directiva, es posible que algunas características del producto no estén disponibles o que no funcionen como de costumbre. Si un archivo no protegido está abierto, la mayoría de las funciones se habilitan, excepto las que permiten importar o copiar contenido de un archivo protegido mediante normativa sin permisos de copia o exportación.
NOTESi una función no está disponible, el nombre del comando en el menú y el botón de barra de herramientas relacionados no están disponibles. En Document Security Extension para Microsoft® Office, cuando pasa el puntero del ratón sobre el comando o el botón, una sugerencia de herramienta indica que con Document Security el comando no está disponible.
Abrir archivos protegidos por directivas
Puede abrir archivos protegidos por directivas con los mismos métodos que para cualquier otro archivo. Si aún no ha iniciado sesión en Document Security, se le pedirá que lo haga. Es decir, si no está conectado a Internet y puede abrir el archivo sin conexión. Se deniega el acceso si cancela el proceso de inicio de sesión.
Si no tenía permiso para abrir el archivo, se le informará de que se ha denegado el acceso. Si se han revocado los privilegios de acceso a archivos, también se le puede dirigir a una versión actualizada del archivo si hay una disponible. Si no puede abrir un archivo protegido por una directiva, póngase en contacto con el editor de archivos para obtener ayuda adicional.
Cuando se abre un archivo protegido, el texto de la barra de título que sigue al nombre del archivo indica que el archivo está protegido por AEM Document Security.
Al abrir un documento protegido en Document Security Extension para Microsoft® Office desde SharePoint Server, asegúrese de que esté abierto el programa de Office asociado al tipo de archivo, como Word, Excel o PowerPoint. Si intenta abrir el archivo sin la aplicación asociada, es posible que el documento no se abra y se muestre un mensaje de error que indique que debe instalar el complemento aplicable. Además de abrir la aplicación necesaria, Adobe recomienda borrar la carpeta de la memoria caché. Hágalo antes de abrir un documento protegido en Document Security Extension para Office desde SharePoint Server. Además, cuando se abre un documento protegido desde SharePoint Server, todos los permisos del documento se desactivan, independientemente de la directiva que se haya aplicado.
Según el método de autenticación implementado en Document Security, se le puede pedir que elija el método de autenticación al abrir un documento protegido. Si Document Security admite más de un método de autenticación, se le presentarán las opciones de autenticación. Por ejemplo, si el servidor de Document Security proporciona autenticación de nombre de usuario/contraseña y de certificado, puede elegir el método de autenticación adecuado. Si la autenticación basada en certificado está habilitada, se le pedirá que utilice el certificado que ha recibido e instalado.
La experiencia del usuario al abrir archivos protegidos depende de la configuración de autenticación mutua en el servidor. Si solo hay un certificado de cliente válido instalado, no aparece ningún cuadro de diálogo de autenticación y los archivos se abren correctamente. Sin embargo, si hay varios certificados de cliente instalados en un equipo, aparece un cuadro de diálogo de autenticación. El usuario debe elegir un certificado válido para abrir el archivo protegido.
Quitar la protección de directivas de un archivo
Si está autorizado, puede quitar protección de directivas de los archivos protegidos. Si lo hace, Document Security dejará de proteger el archivo.
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En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Quitar.
Si todavía no ha proporcionado la información de inicio de sesión para Document Security, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se solicitará su nombre de usuario y contraseña.
NOTEVisualización de la configuración de seguridad
Puede ver los permisos que tiene para imprimir el archivo actual. También puede ver los permisos para el archivo actual al copiar desde él, realizar cambios y acceder a él sin conexión, junto con el período de validez del archivo.
En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010, el grupo Estado de seguridad de la pestaña Document Security muestra sus permisos para el archivo.
Haga lo siguiente:
- En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, en el grupo Estado de seguridad, haga clic en cualquier elemento.
Guardar documentos cuando la directiva de aplicación automática está habilitada
Si el administrador ha habilitado la funcionalidad de política de aplicación automática, cualquier documento que cree o edite se protegerá automáticamente al guardar el documento.
Si la directiva de aplicación automática está activada, Document Security Extension para Microsoft® Office le pide que inicie sesión en el servidor de Document Security. Escriba su nombre de usuario y contraseña para que el servidor pueda autenticarle. Si ha proporcionado las credenciales de inicio de sesión correctas, el documento se guardará y protegerá.
NOTESincronización del acceso sin conexión
Las directivas pueden permitirle abrir archivos sin conexión y sin estar conectado a Document Security. Debe haber iniciado sesión anteriormente en Document Security para poder establecer sus credenciales con el servidor antes de poder trabajar sin conexión. Si planea trabajar con archivos sin conexión, Adobe le recomienda que se sincronice con Document Security. Hágalo antes de desconectarse para asegurarse de que la configuración de directiva de los archivos está actualizada con el servidor. También recomienda abrir el archivo en línea una vez, antes de abrirlo sin conexión. Si no abre el archivo una vez en línea o no se sincroniza con el servidor, es posible que aún pueda utilizar archivos protegidos por directivas sin conexión. Sin embargo, el período de concesión sin conexión no debe haber caducado y la configuración de directiva del archivo no debe haber cambiado desde la última sincronización manual o automática con el servidor.
Haga lo siguiente:
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En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Sincronizar sin conexión.
***nota *: El botón Sincronizar sin conexión está disponible aunque el usuario no tenga permiso sin conexión para el documento. Sin embargo, seleccionar el botón no hace nada.
Uso de marcas de agua dinámicas
La extensión de Document Security para Microsoft® Office admite la inclusión de marcas de agua dinámicas basadas en texto en documentos protegidos por políticas. Una marca de agua dinámica puede incluir información que puede cambiar, como la fecha, la hora, el nombre de usuario o el nombre de la directiva. Si un usuario imprime un archivo protegido por una directiva y dicho archivo contiene una marca de agua dinámica y el permiso de impresión, la marca de agua aparece en el resultado.
Document Security Extension no admite funciones de marca de agua enriquecidas. Las funciones de marca de agua enriquecidas incluyen elementos como marcas de agua basadas en PDF, varios elementos en una marca de agua y opciones de formato de texto. También incluyen el intervalo de páginas.
Puede crear una marca de agua dinámica mediante las páginas web de Document Security. Para obtener más información, consulte Ayuda para el usuario final de Document Security.
La extensión de Document Security para Microsoft® Office ofrece compatibilidad con estas funciones de marca de agua:
El comportamiento de visualización de una marca de agua dinámica es el mismo independientemente de si selecciona Usar como fondo.
En Word 2010 y 2013, las marcas de agua dinámicas solo aparecen en Diseño de impresión y Vista previa de impresión.
En Excel 2010 y 2013 también aparece en Vista previa de impresión y Diseño de página.
Compatible
En Excel 2010 y 2013, la colocación horizontal de marcas de agua mediante puntos no funciona.
Abrir las páginas web de Document Security
Puede abrir las páginas web de Document Security para crear y actualizar las directivas de usuario, así como la información de estado de vista y auditoría de los archivos protegidos por directivas. También puede utilizar las páginas web de Document Security para cambiar directivas o revocar el acceso a un archivo protegido por una directiva.
Para abrir las páginas web de Document Security, en la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Crear y administrar políticas. Si todavía no ha proporcionado la información de inicio de sesión, el explorador se abre en la página de inicio de sesión del servidor.
Cambiar directivas
Si tiene permisos, normalmente como administrador de Document Security o editor de archivos, puede aplicar una directiva diferente a un archivo o cambiar la configuración de la directiva aplicada actualmente.
Para cambiar la configuración de una directiva, utilice las páginas web de Document Security.
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Haga lo siguiente:
- En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 o 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Seguridad > Cambiar seguridad.
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Seleccione una directiva en la lista y haga clic en Aplicar.
Revocar privilegios de acceso a archivos
Puede anular la capacidad de abrir archivos protegidos. Al revocar el acceso a archivos, puede especificar un mensaje cuando los usuarios intenten abrirlo y proporcionar una URL a una versión actualizada si se sustituye por una copia revisada.
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Haga lo siguiente:
- En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Revocar.
Las páginas web de Document Security se abren en la página de Revocar documentos.
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Especifique un mensaje para mostrar y, si está disponible, una dirección URL para la versión actualizada y haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre la anulación de privilegios de acceso a archivos, consulte la Ayuda del usuario final de Document Security.
Los privilegios de acceso se pueden restablecer a través de las páginas web de Document Security.
Visualización del historial de auditoría de archivos
Document Security guarda el historial de auditoría de los archivos protegidos por directivas para auditar las acciones que los usuarios realizan en los archivos.
Los eventos auditados para archivos de Word, Excel y PowerPoint incluyen lo siguiente:
Proteger un nuevo documento Directiva aplicada a un archivo
Ver el documento Archivo abierto
Cerrar el documento Archivo cerrado
Revocar documento Privilegios de acceso al archivo eliminados
Anular revocación del documento Privilegios de acceso al archivo devueltos
Modificar Documento Archivo modificado y guardado localmente
Imprimir en alta resolución Archivo impreso
Cambiar controlador de seguridad Protección de directiva eliminada del archivo
Cambiar directiva en el documento Nueva directiva aplicada al archivo desde las páginas web de Document Security
Ver el historial de auditoría de un archivo
En la extensión de Document Security para Microsoft® Office 2010 y 2013, en la pestaña Document Security, seleccione Historial de auditoría.
Las páginas web de Document Security se abren en la página Eventos, que muestra eventos auditados para el archivo actual.
Funciones restringidas de Microsoft® Office
Para proteger la propiedad intelectual, algunas funciones de Microsoft® Office no están disponibles cuando se abre un archivo protegido por una política. La lista de las funciones no disponibles depende de los permisos que se concedan al usuario actual. Algunas funciones no están disponibles solo para un archivo protegido y otras para todos los archivos cuando se encuentra en una sesión protegida. Por lo general, se encuentra en una sesión protegida desde el momento en que abre un archivo protegido por una directiva hasta que cierra la aplicación o la sesión caduca.
La mayoría de las directivas otorgan permisos completos al editor de archivos. Es posible que otros usuarios observen restricciones de funciones adicionales.
Si un comando no está disponible, el nombre del comando en el menú y el botón de barra de herramientas relacionado aparecen atenuados.
NOTE- Los archivos de Word, Excel y PowerPoint protegidos por directivas no se pueden abrir en una ventana del explorador de Internet Explorer.
- Los usuarios a los que solo se concedió el permiso de modificación no pueden copiar contenido en un archivo desde otra aplicación mediante el Portapapeles de Windows. Los usuarios pueden copiar contenido en archivos activando la opción Portapapeles de Microsoft® Office.
- Al abrir un archivo protegido por una política en Microsoft® Office, la tecla Impr Pant deja de estar disponible hasta que se cierre la aplicación o la sesión caduque.
- Document Security para Microsoft® Office no admite la creación y el control de versiones distribuidas basadas en la web (Web-based Distributed Authoring and Versioning, WebDAV). En la mayoría de los casos, no se puede abrir un archivo protegido por una directiva desde una carpeta WebDAV. Si puede abrir un archivo protegido por una directiva, no tendrá permisos para guardar, imprimir, cambiar o copiar del archivo.
La seguridad general que se aplica a los archivos protegidos por políticas incluye las siguientes restricciones:
Muchas funciones comunes pueden estar restringidas en Word, Excel y PowerPoint durante una sesión protegida.
Si se abre un archivo protegido por una política que no permite al usuario realizar cambios, los comandos que cambien el archivo de alguna manera no estarán disponibles. Solo están disponibles los comandos que abren o crean nuevos documentos y cambian las preferencias de la aplicación.
Restricciones de Word 2010 y 2013
Cuando se abre un archivo protegido por una directiva en Word, la información de recuperación automática de archivos no se puede guardar hasta que se cierre y se reinicie Word. Además, las funciones enumeradas a continuación están restringidas en las situaciones descritas:
Archivo > Nuevo > Nuevo basado en archivo Disponible, pero no se pueden guardar los archivos creados con este comando mientras esté abierto un archivo protegido por una directiva. El contenido del nuevo archivo no se puede copiar en otro archivo.
Archivo > Guardar Restringido con el permiso de modificación.
Archivo > Guardar como Todas las opciones restringidas por el permiso de modificación.
Archivo > Imprimir Todas las opciones restringidas por el permiso de impresión. No disponible a menos que la directiva permita la impresión de alta resolución.
Archivo > Guardar y Enviar Todas las opciones no están disponibles durante una sesión protegida.
Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña, Agregar una firma digital, Marcar como final, Restringir el permiso de personas No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Flujos de trabajo no están disponibles durante una sesión protegida.
***Nota *: El inicio de un flujo de trabajo en Word, Excel y PowerPoint 2010 solo está disponible en las versiones de Office Professional Plus 2010, Office Enterprise 2010, Office Ultimate 2010 y 2010 independiente.
Publicación de blog > Publicar No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Servidor > Menú tareas del servidor de archivos No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Portapapeles > Copiar Restringido con el permiso Copiar. Si no se permite copiar, el contenido copiado no se puede pegar en ningún otro archivo ni en el portapapeles de Office. El contenido se puede copiar dentro del archivo protegido si el usuario tiene el permiso de cambio.
Inicio > Portapapeles > Pegar Restringido con el permiso Cambiar.
Inicio > Portapapeles > Pegado especial Restringido por el permiso de modificación.
Insertar > Texto > Objeto No disponible durante una sesión protegida. Los archivos protegidos por directivas no se pueden insertar en ningún momento.
Correos La mayoría de las opciones de esta pestaña no están disponibles durante una sesión protegida.
Revisar > Revisión > Referencia Restringido por el permiso Copiar. No disponible si no se permite copiar.
Revisar > Revisión > Thesaurus Restringido por el permiso de copia. No disponible si no se permite copiar.
Revisar > Idioma > Traducir > Traducir documento Habilitado con el permiso Copiar.
Revisar > Idioma > Traducir > Traducir texto seleccionado Habilitado con el permiso Copiar.
Revisar > Idioma > Traducir > Minitraductor Habilitado con el permiso de copia.
Revisar > Comparar > Comparar No disponible durante una sesión protegida. Los archivos protegidos por directivas no se pueden comparar en ningún momento.
Revisar > Proteger > Bloquear autores No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Proteger > Restringir edición No disponible durante una sesión protegida.
Ver > Macros El permiso Copiar restringe algunas macros, por lo que no estarán disponibles a menos que se permita copiar.
Complementos No se puede agregar ni eliminar durante una sesión protegida.
Colaboración en línea No disponible durante una sesión protegida.
Documentos principales y subdocumentos La directiva de documentos principales rige los subdocumentos cuando se abren en el documento principal. Si se abren por separado, los documentos secundarios no se pueden imprimir, copiar ni modificar.
Volver a resumir No disponible durante una sesión protegida.
Marcos (y todos los comandos relacionados) No disponibles durante una sesión protegida.
Panel documento No disponible durante una sesión protegida.
Programador > Plantilla de documento No disponible durante una sesión protegida. Para acceder a este comando, seleccione Archivo > Opciones > Personalizar > pestaña Programador > Plantillas > Plantilla de documento.
Esquema > Documento principal > Crear subdocumento, Insertar subdocumento No disponible durante una sesión protegida.
Restricciones de Excel 2010 y Excel 2013
Las siguientes funciones están restringidas en las situaciones descritas:
Archivo > Nuevo > Nuevo a partir de archivo Disponible, pero los archivos creados con este comando durante una sesión protegida no se pueden guardar. El contenido del nuevo archivo no se puede copiar en otro archivo.
Archivo > Guardar, Guardar como Restringido por el permiso de modificación.
Archivo > Guardar como > PDF No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Imprimir Restringido por el permiso de impresión. No disponible a menos que la directiva permita la impresión de alta resolución.
Archivo > Información > Proteger documento No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Información > Proteger libro No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Guardar y enviar No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Opciones > Complementos No se puede agregar ni eliminar durante una sesión protegida.
Archivo > Flujos de trabajo No disponible durante una sesión protegida.
***Nota *: El inicio de un flujo de trabajo en Word, Excel y PowerPoint 2010 solo está disponible en Office Professional Plus 2010, Office Enterprise 2010, Office Ultimate 2010 y versiones independientes de 2010.
Archivo > Servidor > Menú tareas del servidor de archivos No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Portapapeles > Copiar Restringido con el permiso Copiar. Si no se permite copiar, el contenido copiado no se puede pegar en ningún otro archivo ni en el portapapeles de Microsoft® Office. El contenido se puede copiar dentro del archivo protegido si el usuario tiene el permiso de cambio.
Inicio > Portapapeles > Pegar Restringido con el permiso Cambiar.
Inicio > Portapapeles > Pegado especial Restringido por el permiso de modificación.
Inicio > Celdas > Formato > Mover o copiar hoja No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Celdas > Insertar > Insertar hoja No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar hoja No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Edición > Rellenar > En toda la hoja Restringido por el permiso de modificación.
Insertar > Tablas > Tabla Restringido por el permiso Cambiar.
Insertar > Tablas > Tabla dinámica Los archivos protegidos por directivas no se pueden seleccionar en el asistente de creación.
Insertar > Texto > Objeto No disponible durante una sesión protegida. Los archivos protegidos por directivas no se pueden insertar en ningún momento.
Insertar > Texto > Encabezado y pie de página Restringido por el permiso Cambiar. No disponible para un documento protegido por una directiva.
Datos > Obtener datos externos Los datos de archivos protegidos por directivas no se pueden importar.
Datos > Esquema > Subtotal Restringido por el permiso Cambiar.
Datos > Herramientas de datos > Validación de datos Restringido por el permiso Cambiar.
Revisar > Revisión > Referencia Restringido por el permiso Copiar.
Revisar > Revisión > Thesaurus Restringido por el permiso de copia.
Revisar > Idioma > Traducir Restringido con el permiso Copiar.
Revisar > Cambios > Proteger hoja No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Cambios > Proteger libro No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Cambios > Compartir libro No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Cambios > Proteger y compartir libro No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Cambios > Permitir que los usuarios modifiquen intervalos No disponible durante una sesión protegida.
Revisar > Cambios > Control de cambios > Resaltar cambios No disponible para un archivo protegido por una directiva que contenga una marca de agua dinámica.
Ver > Macros Restringido por el permiso de modificación.
Ver > Guardar espacio de trabajo El comando no funciona.
Desarrollador > XML > Paquetes de expansión El permiso Copiar restringe algunas macros, por lo que no estarán disponibles a menos que permita copiar.
Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Comprobación de errores Restringido por el permiso Cambiar. No disponible a menos que se permita el cambio.
Colaboración en línea No disponible durante una sesión protegida.
Guardar información de recuperación automática No disponible durante una sesión protegida.
***Nota *: Si intenta cambiar una celda en un archivo protegido por una directiva sin permiso, Excel le advierte incorrectamente que utilice el comando Desproteger hoja para quitar la protección.
Restricciones de PowerPoint 2010 y PowerPoint 2013
Las siguientes funciones están restringidas en las situaciones descritas:
Archivo > Nuevo > Nuevo a partir de archivo Disponible, pero los archivos creados con este comando durante una sesión protegida no se pueden guardar. El contenido del nuevo archivo no se puede copiar en otro archivo.
Archivo > Guardar Restringido con el permiso de modificación.
Archivo > Guardar como Todas las opciones restringidas por el permiso de modificación.
Archivo > Imprimir Todas las opciones restringidas por el permiso de impresión. No disponible a menos que la directiva permita la impresión de alta resolución.
Archivo > Guardar y enviar No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Información > Proteger presentación > Cifrar con contraseña, Añadir una firma digital, Marcar como final, Restringir permisos de personas No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Opciones de PowerPoint > Guardar información de Autorrecuperación No disponible durante una sesión protegida.
Archivo > Servidor > Menú tareas del servidor de archivos No disponible durante una sesión protegida.
Inicio > Portapapeles > Copiar Restringido con el permiso Copiar. Si no se permite copiar, el contenido copiado no se puede pegar dentro del documento, en ningún otro archivo o en el portapapeles de Office. El contenido se puede copiar dentro del archivo protegido si el usuario tiene el permiso de cambio.
Inicio > Portapapeles > Pegar Restringido con el permiso Cambiar. Si no se permite copiar, el contenido copiado no se puede pegar dentro del documento.
Inicio > Portapapeles > Pegado especial Restringido por el permiso de modificación.
Inicio > Diapositivas > Nuevas diapositivas > Diapositivas del esquema, Reutilizar diapositivas No disponible durante una sesión protegida.
Insertar > Texto > Objeto No disponible durante una sesión protegida. Los archivos protegidos por directivas no se pueden insertar en ningún momento.
Diseño > Fondo > Estilos de fondo, Ocultar gráficos de fondo, Formato de fondo No disponible para un archivo protegido por una directiva que contenga una marca de agua dinámica.
Presentación con diapositiva > Configurar > Grabar presentación con diapositiva Restringido por el permiso de cambio.
Revisar > Revisión > Thesaurus Restringido por el permiso de copia.
Revisar > Idioma > Traducir Restringido con el permiso Copiar.
Revisar > Idioma > Traducir > Minitraductor Habilitado con el permiso de copia.
Ver > Vista de presentación > Presentación Restringido por el permiso de modificación. Si no se permiten cambios, no se podrán ver presentaciones de diapositivas si se ha modificado el archivo.
Ver > Macros El permiso Copiar restringe algunas macros, por lo que no estarán disponibles a menos que se permita copiar.
Complementos No se puede agregar ni eliminar durante una sesión protegida.
Colaboración en línea No disponible durante una sesión protegida.
Usar proveedores de autenticación de terceros
Puede utilizar proveedores de autenticación de terceros con AEM Forms Document Security. Estos proveedores de autenticación le ayudan a agregar una capa de acceso adicional a los documentos protegidos. AEM Forms Document Security admite los siguientes flujos de trabajo de autenticación extendidos:
- Autenticación extendida mediante la URL de AEM Forms predeterminada
- Autenticación extendida mediante una dirección URL personalizada
- Flujo de trabajo de autenticación extendida predeterminado con proveedores de identidad de terceros configurados en AEM Forms en el servidor JEE
- Flujo de trabajo de autenticación extendida personalizado con proveedores de identidad de terceros configurados en AEM Forms en el servidor JEE
- Autenticación extendida mediante una página personalizada para enumerar autenticaciones SAML
Glosario
Para obtener información sobre LiveCycle y AEM Forms en la terminología JEE, consulte el Capítulo 19: Glosario.