Configuración y administración del proceso de aprobación approval-marketing-campaigns

Los métodos y las personas involucradas en la creación y aprobación de campañas de marketing son específicos de cada organización. El proceso de aprobación de la campaña implica la coordinación de varias partes interesadas: especialistas en marketing digital, administradores de envío, administradores de contenido y propietarios externos como socios o proveedores.

Con Adobe Campaign, puede configurar un flujo de aprobación para sus campañas y notificar a los operadores cuando sea necesario realizar una acción. Puede definir aprobaciones para cada paso de una entrega: direccionamiento, contenido, presupuesto, extracción y envío de prueba. A medida que las entregas de la campaña se desplazan por los distintos pasos de validación, Adobe Campaign compila un historial de modificaciones y cierres de sesión, incluidos comentarios, solicitudes de cambio y comentarios.

Los mensajes de notificación se envían a los operadores de Adobe Campaign, designados como revisores, para informarles de una solicitud de aprobación.

Los operadores pueden realizar la aprobación de varias formas:

Los operadores pueden acceder a la campaña y a la entrega desde la ventana de aprobación. También pueden introducir un comentario.

Una vez que un operador lo valida, la información se muestra en los paneles de campañas y envíos y en los registros.

La información también está disponible en los registros de aprobación de la entrega y en el diario de aprobación de la campaña. Se accede a estos registros a través de las pestañas Edit > Audit > Approvals.

Habilitar aprobaciones enable-approvals

Las notificaciones de aprobación se envían a los operadores implicados en cada proceso para el cual se activó la aprobación.

Se pueden habilitar para la plantilla de campaña, para cada campaña individualmente o para una entrega.

Todos los trabajos que requieren aprobación están seleccionados en la plantilla de campaña, a través de la pestaña Properties > Advanced campaign parameters… > Approvals. Los revisores o grupos de revisores se seleccionan en esta pestaña. Reciben notificaciones, a menos que esta opción no esté habilitada. Más información.

Esta configuración se puede sobrescribir para cada campaña creada con esta plantilla e individualmente para cada entrega. Examine el botón Properties del envío y, a continuación, la pestaña Approvals.

En el ejemplo siguiente, el contenido de la entrega no requiere aprobaciones:

El proceso de aprobación de las entregas se detalla en esta sección.

Selección de revisores select-reviewers

Para cada tipo de aprobación, se seleccionan los operadores o grupos de operadores a cargo de la aprobación de la lista desplegable en la entrega. Se pueden agregar operadores adicionales mediante el vínculo Edit…. Esta ventana también permite editar la fecha límite de la aprobación. De forma predeterminada, los revisores tienen tres días a partir de la fecha de entrega para aprobar un proceso. Para agregar un aviso automático, use el vínculo Add a reminder.

Si no se especifica ningún revisor, el propietario de la campaña es responsable de las aprobaciones y recibe las notificaciones. El propietario de la campaña se especifica en la ficha Edit > Properties de la campaña:

Todos los demás operadores de Adobe Campaign con Administrator derechos también pueden aprobar trabajos, pero no reciben notificaciones.

Si se define una lista de revisores, el trabajo se aprueba en cuanto un revisor lo apruebe. El vínculo de aprobación ya no está disponible en los paneles de campañas y envíos. Cuando se activa la entrega de notificaciones, si otro revisor hace clic en el vínculo de aprobación incluido en el mensaje de notificación, se le notifica que otro operador ya ha aprobado el trabajo.

Revisión y aprobación de entregas review-and-approve-deliveries

Para cada campaña, puede aprobar el objetivo de entrega, contenido de entrega y los costes. Los operadores de Adobe Campaign responsables de la aprobación pueden recibir notificaciones por correo electrónico y aceptar o rechazar la aprobación a través de la consola del cliente o de un explorador web. Más información.

Para las entregas de correo directo, los operadores de Adobe Campaign pueden ver el archivo de extracción antes de enviarlo al enrutador y, si es necesario, pueden cambiar el formato y volver a iniciar la extracción. Más información.

Cuando se hayan completado estas fases de validación, se puede iniciar el envío. Más información.

Pasos para aprobar un envío approving-processes

Los pasos que requieren aprobación aparecen en el panel de campañas (a través de la consola del cliente o un explorador web). También aparecen en la tabla de seguimiento de entregas y en el panel de entregas.

En cada entrega de la campaña, puede aprobar los siguientes procesos:

Aprobación de un contenido approve-content

Se puede configurar un ciclo de aprobación de contenido. Para ello, seleccione la opción Enable content approval en la ventana de configuración de aprobación. Los pasos principales del ciclo de aprobación de contenido son:

Asignación de la edición de contenido assign-content-editing

Esta opción le permite definir a alguien a cargo de la edición de contenido, como un administrador web. Si se selecciona la opción Assign content editing en la ventana de configuración de aprobación, se añaden varios pasos de aprobación entre la creación de la entrega y la entrega del correo electrónico de notificación a la persona responsable del contenido:

Aprobación de contenido externo external-content-approval

Esta opción le permite definir un operador externo encargado de aprobar el procesamiento de la entrega, como coherencia de la comunicación de la marca, tasas, etc. Si se selecciona la opción External content approval en la ventana de configuración de aprobación, se añaden varios pasos de aprobación entre la creación de la entrega y la entrega del correo electrónico de notificación a la persona responsable de la campaña:

Estos vínculos solo están disponibles si se han enviado una o más pruebas. De lo contrario, el procesamiento de la entrega solo está disponible a través de la consola del cliente o de un explorador web.

Aprobación de un archivo de extracción approve-an-extraction-file

En el caso de entregas sin conexión, Adobe Campaign genera un archivo de extracción que, según cómo se configure, se envía al enrutador. El contenido depende de la plantilla de exportación utilizada.

Cuando se aprueba el contenido, el objetivo y el presupuesto, la entrega cambia a Extraction pending hasta que se inicia el flujo de trabajo de extracción de las campañas.

En la fecha de la solicitud de extracción, se crea el archivo de extracción y el estado de la entrega cambia a File to approve.

Puede ver el contenido del archivo extraído (haciendo clic en su nombre), aprobarlo o, si es necesario, cambiar el formato y volver a iniciar la extracción con los vínculos del panel.

Una vez aprobado el archivo, puede enviar el correo electrónico de notificación al enrutador. Más información.

Modos de aprobación approval-modes

Los trabajos se pueden aprobar en el panel de campañas, en la pestaña de seguimiento de entregas, en el panel de entregas o en la notificación por correo electrónico enviada a los revisores.

Aprobar en el panel approval-via-the-dashboard

Para aprobar un trabajo a través de la consola del cliente o mediante un explorador web, haga clic en el vínculo correspondiente en el panel de campañas.

Por ejemplo, una vez ejecutado el análisis de envío:

Si un operador ya ha aprobado un proceso, el vínculo de aprobación no aparece como disponible.

Si se ha rechazado un proceso, la información se muestra en el panel de envío de la siguiente manera:

Aprobar desde los mensajes de notificación approval-via-notification-messages

Para aprobar un trabajo del mensaje de notificación:

Seguimiento de la aprobación approval-tracking

Los registros de aprobación están disponibles en la interfaz de usuario:

Aprobaciones automáticas/manuales automatic-and-manual-approval

Al crear un flujo de trabajo de objetivo, si la aprobación es automática (modo predeterminado), Adobe Campaign muestra el vínculo de aprobación o envía una notificación en cuanto se requiere una aprobación.

Para elegir el modo de aprobación (manual o automático), haga clic en la ficha Edit > Properties de la campaña o plantilla de campaña, luego haga clic en Advanced campaign parameters… y finalmente en la ficha Approvals.
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Cuando se crea un flujo de trabajo como objetivo, la aprobación manual le permite evitar la creación de vínculos de aprobación o enviar notificaciones automáticamente. A continuación, el panel de campaña le ofrece un vínculo Submit targeting for approval para iniciar el proceso de aprobación manualmente.

Los mensajes de confirmación le permiten autorizar las aprobaciones en los trabajos seleccionados para esta entrega.

Los botones de aprobación se muestran en el panel de campañas (para esta entrega), en el panel de entrega y en el seguimiento de entregas. Si las notificaciones están habilitadas, se envían en paralelo.

Este método de activación de aprobaciones le permite trabajar en los objetivos sin enviar notificaciones falsas a los revisores.

Notificaciones notifications

Las notificaciones son mensajes de correo electrónico específicos enviados a los revisores para informarles de que un proceso está pendiente de aprobación. Cuando el operador hace clic en el vínculo del mensaje, aparece una página de autenticación y, después de iniciar sesión, el operador puede ver la información y aprobar o rechazar el trabajo. También se puede introducir un comentario en la ventana de aprobación.

El contenido de los correos electrónicos de notificación se puede personalizar. Consulte Contenido de notificación.

Habilitación/Deshabilitación de la notificación enabling-disabling-notification

De manera predeterminada, los mensajes de notificación se envían si la aprobación del trabajo relacionado está habilitada en la plantilla de campaña, la campaña o la entrega. Sin embargo, las notificaciones se pueden deshabilitar para que solo sea posible autorizar las aprobaciones desde la consola del cliente.

Para ello, edite la ventana de aprobación de la plantilla de campaña o la campaña (pestaña Edit > Properties > Advanced campaign parameters… > Approvals) y seleccione Do not enable notification sending.

Contenido de la notificación notification-content

El contenido de la notificación se define en una plantilla específica: Notification of validations for the marketing campaign. Esta plantilla se guarda en la carpeta Administration > Campaign management > Technical delivery templates del árbol de carpetas de Adobe Campaign.