Gestión de contratos legales

La digitalización conlleva desafíos Hoy en día, la mayoría de las organizaciones tienen muchos tipos de contratos legales que deben crear, editar, aprobar y que han firmado diferentes partes. Estos contratos legales a menudo requieren una personalización y una construcción de marca únicas. Las organizaciones también pueden tener que guardarlos en un formato protegido una vez firmados para mantenerlos seguros. Para ello, necesitan una solución sólida de generación y gestión de documentos.

Muchas soluciones ofrecen cierta generación de documentos, pero no pueden personalizar las entradas de datos y la lógica condicional, como cláusulas que se aplican únicamente a escenarios específicos. La actualización manual de las plantillas legales de una empresa es difícil y propensa a errores a medida que estos documentos se amplían. La necesidad de automatizar estos procesos es considerable.

Lo que puedes aprender

En este tutorial práctico, explora las funciones de las Adobe Acrobat Services API en la generación de campos de entrada personalizados en los documentos. Además, explora cómo convertir fácilmente estos documentos generados a un formato de documento portátil (PDF) protegido para evitar la manipulación de datos.

Este tutorial incluye un poco de programación a la hora de explorar la conversión de contratos en PDF. Para seguir los pasos de manera eficaz, Microsoft Word y Node.js deben estar instalados en tu equipo. También se recomienda una comprensión básica de Node.js y la sintaxis ES6.

API y recursos relevantes

Creación de un documento de plantilla

Puede crear documentos legales con la aplicación Microsoft Word o descargando las plantillas de Word de ejemplo de Adobe. Aun así, no es fácil personalizar las entradas y firmar digitalmente estos documentos sin usar algunas herramientas auxiliares como Adobe Document Generation Tagger add-in para Microsoft Word.

El etiquetador de generación de documentos es un complemento de Microsoft Word, creado para que la personalización de documentos sea perfecta mediante etiquetas. Permite la creación de campos dinámicos en plantillas de documento que se rellenan dinámicamente mediante datos JSON.

Para ilustrar el uso del etiquetador de generación de documentos, instale este complemento y, a continuación, cree un modelo de datos JSON, que se utiliza en el etiquetado de un documento de contrato legal simple.

Instale el etiquetador de generación de documentos en Word haciendo clic en la ficha Insertar y, a continuación, en el grupo Complementos, haga clic en Mis complementos. En el menú Complementos de Office, busca "Generación de documentos de Adobe" y, a continuación, haz clic en Agregar y sigue el proceso. Puede ver estos pasos en la captura de pantalla anterior.

Después de instalar el etiquetador de generación de documentos para el complemento de Word, cree un modelo de datos JSON simple para etiquetar el documento legal.

Para continuar, abra cualquier editor de su elección, cree un archivo llamado Agreement.json y, a continuación, pegue el fragmento de código siguiente en el archivo JSON que creó.

{
"Agreement": {
"Date": "1/24/2021",
"Prime Contractor Name": "Ogbonna Vitalis Corp",
"Prime State": "Lagos",
"Address": "Maryland Ave, Lagos State, Ng",
"Sub Contractor Name": "Vivvaa Soln",
"Sub Contractor State": "California",
"Sub Contractor Address": "Molusi Avenue, Dallas Texas, CA",
"Agreement Date": "1/24/2021",
"Length": 5
}
}

Después de guardar este documento JSON, impórtelo al complemento etiquetador de generación de documentos. Importa el documento haciendo clic en Generación de documentos en el grupo de Adobes de la parte superior derecha de la pantalla de Word, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Esto muestra un vídeo para guiarte. Puedes verlo o ir directamente al campo de etiquetado haciendo clic en Introducción. Después de hacer clic en Introducción, aparece un formulario de carga. Haz clic en Cargar archivo JSON y selecciona el archivo JSON que acabas de crear. Cuando se complete la importación, haga clic en Generar etiqueta para generar las etiquetas.

Después de importar y generar etiquetas, puede agregarlas al documento. Para añadirlas, coloque el cursor en el punto exacto en el que desea que aparezca la etiqueta. A continuación, selecciona una etiqueta de la API de generación de documentos y haz clic en Insertar texto. La captura de pantalla siguiente describe este procedimiento.

Además de las etiquetas básicas creadas con el modelo de datos JSON importado, también puede utilizar funciones avanzadas para obtener más opciones, como imágenes, lógica condicional, cálculos, elementos repetidos y frases condicionales. Puedes acceder a estas funciones haciendo clic en Avanzado en el panel Etiquetador de generación de documentos. Puede ver esto en la captura de pantalla a continuación.

Estas funciones avanzadas no son diferentes de las etiquetas básicas. Para incluir lógica condicional, seleccione la parte del documento que desea rellenar. A continuación, configure la regla que determina la inserción de la etiqueta.

Para ilustrar mejor, por ejemplo, el acuerdo, hay una sección que desea incluir, solo de forma condicional. En el campo Seleccionar tipo de contenido, seleccione Sección. En el campo Seleccionar registros, elija la opción que determina si se muestra la sección condicional. Seleccione el operador condicional que desee y establezca el valor para el que vaya a realizar la prueba en el campo Valor. A continuación, haga clic en Insertar condición. La captura de pantalla siguiente ilustra este proceso.

Para los cálculos, seleccione Aritmética o Agregación y, a continuación, incluya el primer registro, el operador y el segundo registro que desee utilizar en función de las etiquetas de plantilla disponibles. A continuación, haga clic en Insertar cálculo.

Además, los contratos legales a menudo requieren firmas de las partes involucradas. Puede insertar una firma electrónica utilizando las etiquetas de texto de Adobe Sign que se encuentran justo debajo de la sección "Cálculos numéricos". Para incluir la firma electrónica, debe especificar el número de destinatarios, seleccionar Firmante y el tipo de campo de las listas desplegables, según corresponda. Una vez hecho esto, haz clic en Insertar etiqueta de texto de Adobe Sign para finalizar el proceso.

Para garantizar la integridad de los datos, guarde los documentos legales en un formato protegido. Con las API de Acrobat Services, puedes transformar rápidamente documentos en formato de PDF. Puede crear una aplicación sencilla Express Node.js, integrar la API de generación de documentos en ella y utilizar esta aplicación sencilla para convertir el documento etiquetado de Word al formato de PDF.

Configuración del proyecto

En primer lugar, configure la estructura de carpetas para la aplicación Node.js. En este ejemplo, llame a esta aplicación sencilla AdobeLegalContractAPI. Puede recuperar el código fuente aquí.

Estructura de directorios

Cree una carpeta denominada AdobeLegalContractAPI y ábrala en el editor que desee. Cree una aplicación Node.js básica con el comando npm init mediante la estructura de carpetas siguiente:

###Directory Structure
AdobeLegalContractAPI
-----config
----------default.json
-----controllers
----------createPDFController.js
----------previewController.js
-----models
----------document.js
-----routes
----------web.js
-----services
-----------upload.js
-----uploads
-----views
-----index.js

Arriba se muestra una estructura de aplicación Node.js simple para su aplicación. Ahora proceda con la instalación de los paquetes npm necesarios.

Instalación de paquetes

Instale los paquetes requeridos usando el comando npm install como se muestra en el fragmento de código a continuación:

npm install express body-parser morgan multer hbs path config mongoose

Después de instalar los paquetes, asegúrese de que el contenido del archivo package.json sea similar al fragmento de código siguiente:

###package.json
{
"name": "adobelegalcontractapi",
"version": "1.0.0",
"description": "",
"main": "index.js",
"directories": {
"test": "test"
},
"dependencies": {
"body-parser": "^1.19.0",
"config": "^3.3.6",
"express": "^4.17.1",
"hbs": "^4.1.1",
"mongoose": "^5.12.1",
"morgan": "^1.10.0",
"multer": "^1.4.2",
"path": "^0.12.7"
},
"devDependencies": {},
"scripts": {
"start": "node index.js"
},
"repository": {
"type": "git",
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts.git"
},
"author": "Ogbonna Vitalis",
"license": "ISC",
"bugs": {
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts/issues"
},
"homepage": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts#readme"
}

En estos fragmentos de código, instaló las dependencias de la aplicación, incluido el motor de plantillas de Handlebars para la vista.

El objetivo principal de este tutorial es usar Acrobat Services API para convertir documentos en PDF. Por lo tanto, no hay un proceso paso a paso de cómo generar esta aplicación Node.js. Sin embargo, puede recuperar el código completo de la aplicación Node.js en funcionamiento en GitHub.

Integrar Adobe Acrobat Services API en una aplicación Node.js

Las API de Adobe Acrobat Services son servicios confiables basados en la nube diseñados para la manipulación perfecta de documentos. Ofrece tres API:

Necesita credenciales para usar Acrobat Services API (diferentes de las credenciales de API de incrustación de PDF). Si no tiene credenciales válidas, registre y complete el flujo de trabajo como se muestra en la captura de pantalla siguiente. Disfruta de una prueba gratis de seis meses y luego paga por uso, por solo $0.05 por transacción de documento.

Una vez completado el proceso de registro, se descarga automáticamente un ejemplo de código en su equipo para ayudarle a comenzar. Puede extraer este ejemplo de código y seguirlo. No olvide copiar los archivos pdftools-api-credentials.json y private.key del ejemplo de código extraído al directorio raíz del proyecto Node.js. Las credenciales son necesarias para poder acceder a Acrobat Services puntos finales de API. También puede descargar ejemplos de SDK con sus credenciales personalizadas para no tener que actualizar la clave en el código de ejemplo.

A continuación, instale Adobe PDF Services Node SDK ejecutando el comando npm install \--save @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk mediante el terminal del directorio raíz de la aplicación. Cuando se instala correctamente, puede utilizar las API de Acrobat Services para manipular los documentos en la aplicación.

Creación de un documento de PDF

Las API Acrobat Services admiten la creación de PDF de documentos de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) y otros formatos de archivo compatibles como .txt, .rtf, .bmp, .jpeg, gif, .tiff y .png. Puedes convertir fácilmente contratos legales de cualquier otro formato de archivo a PDF mediante las API de servicios de Acrobat.

La API de generación de documentos de Adobe permite convertir a un archivo o PDF de Word. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla de Word para generar un contrato, incluida la modificación para marcar el texto editado. Luego, conviértalo en un PDF y usa la API de servicios de PDF para proteger el documento con una contraseña, enviarlo para que se firme y mucho más.

Para implementar la creación de documentos de PDF a partir de los formatos de archivo admitidos disponibles, existe un formulario para cargar un documento para transformarlo mediante Acrobat Services.

El formulario de carga diseñado aparece en la captura de pantalla que aparece a continuación, y puede acceder al HTML y a los archivos CSS en GitHub.

Ahora, agregue los siguientes fragmentos de código al archivo /createPDFController.js de controladores. Este código recupera el documento cargado y lo transforma en PDF. Acrobat Services guarda el archivo cargado original y el archivo transformado en diferentes carpetas.

###controllers/createPDFController.js
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk');
const Document = require('../models/document');
/*
* GET / route to show the createPDF form.
*/
function createPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let response = req.query.response
res.render('index', { response })
}
/*
* POST /createPDF to create a new PDF File.
*/
function createPDFPost(req, res) {
let filePath = req.file.path;
let fileName = req.file.filename;
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials),
createPdfOperation = PDFToolsSdk.CreatePDF.Operation.createNew();
// Set operation input from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile(filePath);
createPdfOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
createPdfOperation.execute(executionContext)
.then(async(result) => {
let newFileName = `createPDFFromDOCX-${Math.random() * 171}.pdf`
let newFilePath = require('path').resolve('./') + `\\output\\${newFileName}`
await result.saveAsFile(`views/output/${newFileName}`)
//Creates a new document
let newDocument = new Document({
documentName: newFileName,
url: newFilePath
});
//Save it into the DB.
newDocument.save((err, docs) => {
if (err) {
res.send(err);
}
else {
res.redirect('/?response=PDF Successfully created')
}
});
})
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}
//export all the functions
module.exports = { createPDF, createPDFPost };

El fragmento de código anterior requería el modelo de documento y el SDK de nodo Acrobat Services que instaló anteriormente. Hay dos funciones:

Las funciones guardan los documentos de PDF transformados en el directorio de vistas/salida, donde puede descargarlos en su PC.

También puede obtener una vista previa del archivo de PDF transformado mediante la API gratuita PDF Embed. Mediante la API de incrustación de PDF, puede generar las credenciales de Adobe aquí (diferentes de sus Acrobat Services credenciales) y registrar los dominios permitidos para acceder a la API. Siga el proceso y genere las credenciales de la API embed de PDF para su aplicación. También puedes echar un vistazo a la demostración aquí, desde la que puedes generar fácilmente códigos para ponerte en marcha rápidamente.

De vuelta a la aplicación, cree los archivos list.hbs y preview.hbs en la carpeta view de la aplicación y pegue el fragmento de código siguiente en los archivos list.hbs y preview.hbs, respectivamente.

###views/list.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Legal Contract</title>
<!-- Meta tags -->
<meta charset="UTF-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1.0">
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="ie=edge">
<!-- //Meta tags -->
<link
href=".min.css" rel="stylesheet" integrity="sha384-eOJMYsd53ii+scO/
bJGFsiCZc+5NDVN2yr8+0RDqr0Ql0h+rP48ckxlpbzKgwra6" crossorigin="anonymous">
<link rel="stylesheet" href="css/style.css" type="text/css"
media="all" /><!-- Style-CSS -->
<link href="css/font-awesome.css" rel="stylesheet" /><!--
font-awesome-icons -->
</head>
<body>
<section>
<div class="form-36-mian section-gap">
<div class="wrapper">
<div class="container">
<div class="row">
{{#each documents}}
<div class="col-md-4 mb-2">
<div class="card" style="width:
18rem;">
<img class="card-img-top"
src="./images/pdf.png"
alt="Card image cap">
<div class="card-body">
<h5
class="card-title">{{documentName}}</h5>
<a
href="/downloadPDF/{{_id}}" class="btn btn-primary"><i class="fa
fa-download" aria-hidden="true"></i> Download</a>
<a
href="/previewPDF/{{_id}}" class="btn btn-info"><i class="fa fa-eye"
aria-hidden="true"></i> Preview</a>
</div>
</div>
</div>
{{/each}}
</div>
</div>
<!-- copyright -->
<div class="copy-right">
<p>(c) 2021 Vitalis</p>
</div>
<!-- //copyright -->
</div>
</div>
</section>
</body>
</html>
###views/preview.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Acrobat Services PDF Embed API</title>
<meta charset="utf-8" />
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=edge,chrome=1" />
<meta id="viewport" name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1" />
</head>
<body style="margin: 0px">
<input type="hidden" id="pdfDocumentName"
value={{document.documentName}} />
<input type="hidden" id="pdfDocumentUrl" value={{document.url}} />
<div id="adobe-dc-view"></div>
<script
src="https://documentcloud.adobe.com/view-sdk/main.js"></script>
<script type="text/javascript">
let pdfDocumentName =
document.getElementById("pdfDocumentName").value;
let pdfDocumentUrl =
document.getElementById("pdfDocumentUrl").value;
document.addEventListener("adobe_dc_view_sdk.ready", function
() {
var adobeDCView = new AdobeDC.View({ clientId:
"XXXXXXXXXXXXXXXX", divId: "adobe-dc-view" });
adobeDCView.previewFile({
content: { location: { url:
`http://localhost:5000/output/${pdfDocumentName}` } },
metaData: { fileName: pdfDocumentName }
}, {});
});
</script>
</body>
</html>

Además, cree un archivo controller/previewController.js y pegue en él los fragmentos de código siguientes.

const Document = require('../models/document');
/*
* GET /listFiles route to show PDF file lists.
*/
async function listFiles(req, res) {
let documents = await Document.find({});
res.render('lists', { documents })
}
/*
* GET /previewPDF route to show PDF file in AdobeEmbedAPI.
*/
async function previewPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.render('preview', { document })
}
/*
* GET /downloadPDF To Download PDF Documents.
*/
async function downloadPDF(req, res) {
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.download(document.url);
}
//export all the functions
module.exports = {listFiles, previewPDF, downloadPDF };

En el archivo de controlador anterior, hay tres funciones: listFiles, previewPDF y downloadPDF. La función listFiles enumera todos los archivos de PDF generados hasta ahora mediante las API Acrobat Services. La función previewPDF permite previsualizar los archivos del PDF mediante la API PDF Embed, mientras que la función downloadPDF permite descargar el archivo del PDF generado en el equipo. La captura de pantalla siguiente muestra una muestra de la vista previa del PDF mediante la API de PDF Embed.

Resumen

En este tutorial práctico, etiquetó un documento con el complemento Word de Microsoft Document Generation Tagger. Luego, integró Acrobat Services API en una aplicación Node.js y
ha convertido un documento etiquetado a un formato de PDF descargable, aunque también podría haber creado el contrato legal directamente a PDF. Por último, ha utilizado la API Adobe PDF Embed para obtener una vista previa del PDF generado para su verificación y firma.

La aplicación finalizada facilita mucho la tarea de etiquetar plantillas de contratos legales con campos dinámicos, convertirlas en PDF, obtener una vista previa de ellas y firmarlas mediante las API Acrobat Services. En lugar de perder tiempo creando un contrato único, tu equipo puede enviar automáticamente el contrato correcto a cada cliente y luego dedicar más tiempo al crecimiento de tu negocio.

Las organizaciones utilizan las API Adobe Acrobat Services por su integridad y facilidad de uso. Lo mejor de todo es que puedes disfrutar de una prueba gratis de seis meses y luego pagar por uso. Sólo pagas por lo que usas. Además, la API PDF Embed siempre es gratuita.

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