Modernización de la incorporación de empleados
En una organización grande, la incorporación de empleados puede ser un proceso grande y lento. Normalmente, hay una mezcla de documentación personalizada junto con material repetitivo que debe presentar y firmar un nuevo empleado. Esta mezcla de materiales personalizados y repetitivos requiere varios pasos, lo que supone una pérdida de tiempo para las personas que participan en el proceso. Adobe Acrobat Services y Acrobat Sign pueden modernizar y automatizar este enfoque, lo que libera a tus empleados de RR. HH. para las tareas más importantes. Echemos un vistazo a cómo se logra esto.
¿Qué son Adobe Acrobat Services?
Adobe Acrobat Services son un conjunto de API relacionadas con el trabajo con documentos (y no solo PDF). En términos generales, este conjunto de servicios se divide en tres categorías principales:
- Primero está el conjunto de herramientas Servicios de PDF. Se trata de métodos "útiles" para trabajar con PDF y otros documentos. Los servicios incluyen cosas como la conversión a y desde PDF, la realización de OCR y optimización, la fusión y división de PDF, etc. Es el conjunto de herramientas de las funciones de procesamiento de documentos.
- La API PDF Extract utiliza potentes técnicas de inteligencia artificial y aprendizaje automático para analizar a un PDF y devolver una cantidad increíble de detalles sobre el contenido. Esto incluye el texto, el estilo y la información de posición, y también puede devolver datos tabulares en formato CSV/XLS, así como recuperar imágenes.
- Por último, la API de generación de documentos permite a los desarrolladores usar Microsoft Word como "plantilla", combinar con sus datos (de cualquier origen) y generar documentos dinámicos y personalizados (PDF y Word).
Los desarrolladores pueden registrarse y probar todos estos servicios con una prueba gratis. La plataforma Acrobat Services utiliza una API basada en REST, pero también admite SDK para Node, Java, .NET y Python (solo Extract en este momento).
Aunque no sean API, los desarrolladores también pueden usar la API PDF Embed gratuita, que ofrece una experiencia de visualización coherente y flexible de los documentos con tus páginas web.
¿Qué es Acrobat Sign?
Acrobat Sign es el líder mundial en servicios de firma electrónica. Puede enviar documentos para su firma mediante distintos flujos de trabajo, incluidas varias firmas. Acrobat Sign también admite flujos de trabajo que requieren firmas e información adicional. Todas estas funciones están respaldadas por un potente panel con un sistema de creación flexible.
Al igual que con Acrobat Services, Acrobat Sign tiene una versión de prueba gratuita que permite a los desarrolladores probar el proceso de firma tanto a través del panel como con una API basada en REST fácil de usar.
Un escenario de incorporación
Consideremos un escenario del mundo real que muestre cómo los servicios de Adobe pueden ayudar. Cuando un nuevo empleado se une a una empresa, necesita información personalizada adaptada a su función. Además, también necesitan material para toda la empresa. Por último, deben demostrar la aceptación de las políticas empresariales firmando los documentos. Vamos a desglosar esto en pasos concretos:
- En primer lugar, se necesita una carta de presentación personalizada que salude al nuevo empleado por su nombre. La carta debe contener información sobre el nombre, rol, salario y ubicación del empleado.
- La carta personalizada debe combinarse con un PDF que contenga información básica de toda la empresa (piense en varias políticas de RR. HH., beneficios, etc.)
- Se debe incluir un documento final en el que se solicite la firma y la fecha del empleado.
- Todo lo anterior debe presentarse como un documento que se envía al empleado para que lo firme.
Vamos a entrar en detalles sobre cómo hacer esto.
Generación de documentos dinámicos
La API Document Generation de Adobe permite a los desarrolladores crear documentos dinámicos utilizando Microsoft Word y un lenguaje de plantillas sencillo, como base para generar PDF y documentos de Word. Este es un ejemplo de cómo funciona esto.
Empecemos con un documento de Word que tenga valores codificados. El documento se puede aplicar cualquier estilo que desee, incluir gráficos, tablas, etc. Aquí está el documento inicial.
La generación de documentos funciona añadiendo "tokens" a un documento de Word que se sustituyen por sus datos. Aunque estos tokens se pueden introducir manualmente, hay un complemento de Microsoft Word que facilita esta tarea. Abrirlo proporciona una herramienta para que los autores definan etiquetas o conjuntos de datos que se pueden utilizar en el documento.
Puede cargar información JSON desde un archivo local, copiarla en texto JSON o seleccionar continuar con los datos iniciales. Si lo hace, podrá definir sus etiquetas de forma ad hoc en función de sus necesidades particulares. En este ejemplo, sólo se necesita una etiqueta para el nombre, la función, el salario y la ubicación. Esto se hace mediante el botón Crear etiqueta:
Después de definir la primera etiqueta, puede seguir definiendo tantas como necesite:
Una vez definidas las etiquetas, seleccione el texto del documento y sustitúyalo por las etiquetas donde corresponda. En este ejemplo, se agregan etiquetas para el nombre, la función y el salario.
La generación de documentos no solo admite etiquetas simples, sino también expresiones lógicas. El segundo párrafo del documento tiene texto que solo se aplica a las personas en Louisiana. Puede agregar una expresión condicional yendo a la ficha Avanzado del etiquetador de documentos y definiendo una condición. A continuación se describe cómo definir una condición de igualdad simple, pero tenga en cuenta que también se admiten las comparaciones numéricas y otros tipos de comparación.
A continuación, se puede insertar y envolver alrededor del párrafo:
Para probar cómo funciona esto, seleccione Generar documento. La primera vez que hagas esto, debes iniciar sesión con un Adobe ID. Después de iniciar sesión, se muestra un JSON predeterminado que se puede editar manualmente.
Se genera un PDF que se puede ver o descargar.
Aunque Document Tagger le permite diseñar y probar rápidamente, una vez hecho y en producción, puede utilizar uno de los SDK para automatizar este proceso. Aunque el código real difiere según las necesidades específicas, a continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve este código en Node.js:
const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
.build();
// Data would be dynamic...
let data = {
"name":"Raymond Camden",
"role":"Lead Developer",
"salary":9000,
"location":"Louisiana"
}
// Create an ExecutionContext using credentials.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance.
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance.
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options);
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentMergeTemplate.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('documentOutput.pdf'))
.catch(err => {
if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
En resumen, el código configura credenciales, crea un objeto de operación y establece la entrada y las opciones, y después llama a la operación. Por último, guarda el resultado como un PDF. (Los resultados también se pueden generar como Word.)
La generación de documentos admite casos de uso mucho más complejos, incluida la capacidad de disponer de tablas e imágenes totalmente dinámicas. Consulte la documentación para obtener más detalles.
Realización de operaciones de PDF
La API de servicios de PDF proporciona un gran conjunto de operaciones de "utilidad" para trabajar con PDF. Estas operaciones incluyen:
- Crear PDF a partir de documentos de Office
- Exportar PDF a documentos de Office
- Combinar y dividir PDF
- Aplicación de OCR a PDF
- Configuración, eliminación y modificación de la protección de los PDF
- Eliminación, inserción, reordenación y rotación de páginas
- Optimización de PDF mediante compresión o linealización
- Obtención de propiedades de PDF
En este escenario, el resultado de la llamada de generación de documentos debe combinarse con un PDF estándar. Esta operación es bastante simple con los SDK. A continuación se muestra un ejemplo de en Node.js:
const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials),
combineFilesOperation = PDFServicesSdk.CombineFiles.Operation.createNew();
// Set operation input from a source file.
const combineSource1 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentOutput.pdf'),
combineSource2 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('standardCorporate.pdf');
combineFilesOperation.addInput(combineSource1);
combineFilesOperation.addInput(combineSource2);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
combineFilesOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('combineFilesOutput.pdf'))
.catch(err => {
if (err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
Este código toma los dos PDF, los combina y guarda el resultado en un nuevo PDF. ¡Sencillo y fácil! Consulte docs para ver ejemplos de lo que se puede hacer.
El proceso de firma
En la etapa final del proceso de incorporación, el empleado debe firmar un acuerdo que indique que ha leído y está de acuerdo con todas las políticas definidas en. Acrobat Sign admite muchos flujos de trabajo e integraciones diferentes, incluido uno automatizado mediante una API. En términos generales, la parte final del escenario puede completarse de la siguiente manera:
En primer lugar, diseñe el documento que incluya el formulario que debe firmarse. Hay varias formas de hacerlo, incluida una imagen diseñada en el panel de usuario de Adobe Sign. Otra opción es utilizar el complemento Word Generación de documentos para insertar las etiquetas automáticamente. En este ejemplo se solicita una firma y una fecha.
Este documento se puede guardar como PDF y, utilizando el mismo método descrito anteriormente, se puede unir a todos los documentos. Este proceso crea un paquete cohesivo que contiene un saludo personalizado, documentación corporativa estándar y una página final adecuada para firmar.
La plantilla se puede cargar en el panel de Acrobat Sign y luego utilizarse para nuevos acuerdos. Mediante la API REST, este documento se puede enviar al posible empleado para solicitar su firma.
Experiméntala tú mismo
Todo lo que se describe en este artículo se puede probar ahora mismo. La prueba gratis de la API Adobe Acrobat Services te ofrece actualmente 1000 solicitudes gratuitas durante un período de seis meses. La prueba gratis de Acrobat Sign te permite enviar acuerdos con marca de agua para probarlos.
¿Tiene alguna pregunta? El foro de asistencia lo supervisan los desarrolladores de Adobes y los asistentes todos los días. Por último, para encontrar más inspiración, no te olvides de ver el próximo episodio de Paper Clips. Se celebran periódicamente reuniones en directo con los clientes, así como demostraciones y charlas.