Automatiza los flujos de trabajo legales

Última actualización: 25 de marzo de 2025

Temas:

Creado para:

Intermedio
Desarrollador

Banner de héroe de caso de uso

En un escenario ideal, los términos del acuerdo se aceptan sin ninguna modificación. Sin embargo, a menudo los acuerdos requieren una personalización que requiere una revisión legal. Las revisiones legales crean costes significativos y ralentizan el proceso de entrega de las condiciones del acuerdo. El uso de plantillas predefinidas que cambian según el idioma aprobado ayuda a los equipos legales a gestionar y ejecutar de forma más segura los términos del acuerdo.

Este tutorial utiliza un acuerdo legal que varía de un estado a otro. Para abordar estas variaciones, se crea una plantilla de acuerdo con secciones condicionales, que solo se incluyen cuando se cumplen ciertos criterios. El documento generado puede ser un documento de Word o de PDF. También puede conocer algunas de las formas de proteger el documento mediante la API de servicios de Adobe PDF o Acrobat Sign.

Obtener credenciales

Empiece registrándose para obtener las credenciales gratuitas de los servicios de Adobe PDF:

Navega aquí para registrar tus credenciales.
Inicie sesión con su Adobe ID.
Defina el nombre de la credencial.
Elija un idioma para descargar el código de ejemplo (por ejemplo, Node.js).
Marque esta opción para aceptar términos de desarrollador.
Seleccione Crear credenciales.
Se descarga un archivo en el equipo con un archivo ZIP que contiene los archivos de ejemplo pdfservices-api-credentials.json y private.key para la autenticación.
Selecciona Obtener complemento de Microsoft Word o ve a AppSource para instalarlo.

NOTA
La instalación del complemento de Word requiere que tenga permiso para instalar complementos en Microsoft 365. Si no tiene permiso, póngase en contacto con el administrador de Microsoft 365.

Tus datos

En este escenario, se pasa información para ayudar a generar el documento e informar si se deben incluir o no determinadas secciones:

{
    "customer": {
        "name": "Home Services Company",
        "street": "123 Any Street",
        "city": "Anywhere",
        "state": "CA",
        "zip": "12345",
        "country":"USA",
        "signer": {
            "email": "johnnyechostone@gmail.com",
            "firstName": "John",
            "lastName": "Echostone"
        }
    },
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        "signer": {
            "email": "maryburostone@gmail.com",
            "firstName": "Mary",
            "lastName": "Burostone"
        }
    },
    "conditions": {
        "includeGeneralTerms": true,
        "includeConsumerDiscloure": true
    }
}

En los datos, hay información sobre el cliente, su nombre, quién firma, el estado en el que se encuentra, etc. Además, hay secciones para obtener información sobre la empresa que genera el acuerdo y los indicadores de condición que se utilizan para incluir determinadas secciones del acuerdo.

Añadir etiquetas básicas al documento

Este escenario usa un documento de términos y condiciones, que se puede descargar aquí.

Captura de pantalla del documento de términos y condiciones

Abra el documento de ejemplo TermsAndConditions.docx en Microsoft Word.
Si está instalado el complemento Document Generation, seleccione Document Generation en la cinta de opciones. Si no ve Generación de documentos en la cinta, siga estas instrucciones.
Seleccione Introducción.
Copie los datos de ejemplo JSON escritos anteriormente en el campo Datos JSON.

Navega hasta el etiquetador de generación de documentos para colocar etiquetas en el documento.

Insertar el nombre de la empresa

Seleccione el texto que desea reemplazar. En este caso, va a reemplazar la opción EMPRESA en la sección de apertura del documento.
En Etiquetador de generación de documentos, busque "name".
En compañía, elija nombre.
Seleccione Insertar texto.

Esto coloca una etiqueta denominada {{company.name}} porque la etiqueta está debajo de esa ruta en el JSON.

{
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        ...
    }
    ...
}

A continuación, repita este paso en la sección de apertura del texto CUSTOMER. Repita los pasos del 1 al 4 y sustituya CLIENTE por "nombre" en cliente. El resultado debe ser {{customer.name}}, lo que refleja que el texto procede de debajo del objeto de cliente.

La API de generación de documentos de Adobe también permite incluir etiquetas en los encabezados y pies de página, así como en el extremo en el que se deben incluir los títulos de las firmas.

Repita este proceso de nuevo con los pasos 1-4 para el texto COMPANY y CUSTOMER en el pie de página.

Captura de pantalla de la adición de etiquetas COMPANY y CUSTOMER en el pie de página

Por último, debe repetir los pasos 1-4 para reemplazar FIRST NAME y LAST NAME en la sección Customer de la página de firma con las etiquetas de {{customer.signer.firstName}} y {{customer.signer.lastName}} respectivamente. No se preocupe si la etiqueta es larga y se reajusta a la línea siguiente porque la etiqueta se reemplaza cuando se genera el documento.

El principio del documento y el pie de página deben tener un aspecto similar al siguiente:

Sección inicial:

Captura de pantalla de la sección inicial

Pie:

Captura de pantalla del pie de página

Página de firma:

Captura de pantalla de la página de firmas

Ahora que las etiquetas se han colocado en el documento, ya puede obtener una vista previa del acuerdo generado.

Vista previa del documento generado

Directamente en Microsoft Word, puede obtener una vista previa del documento generado en función de los datos JSON de ejemplo.

En Etiquetador de generación de documentos, seleccione Generar documento.
La primera vez que se le solicite iniciar sesión con su Adobe ID. Seleccione Iniciar sesión y complete las indicaciones para iniciar sesión con sus credenciales.
Seleccione Ver documento.
Se abrirá una ventana del navegador, que le permitirá obtener una vista previa de los resultados del documento.

Agregar términos condicionales para cada estado

En la siguiente sección, se establecen sólo determinadas secciones que se incluirán en función de determinados criterios de datos de entrada. En el documento de muestra, las secciones 4 y 5 solo se refieren a un estado específico. En este escenario, solo se deben incluir las condiciones específicas del estado cuando un cliente reside en ese estado. Además, la numeración de Microsoft Word no debería incluir esa sección si se elimina. Utilice la función Contenido condicional de la API de generación de documentos para etiquetarlo.

Captura de pantalla de texto específico del estado

Captura de pantalla de la selección de la sección Divulgación de California

En el documento, seleccione la sección Divulgación de California y todas las subviñetas.
En Etiquetador de generación de documentos, seleccione Avanzado.
Expandir contenido condicional.
En el campo Seleccionar registros, busque y seleccione customer.state.
En el campo Seleccionar operador, seleccione =.
En el campo Valor, escriba CA.
Seleccione Insertar condición.

Ahora, la sección se envuelve con algunas etiquetas denominadas etiquetas de sección condicional. Al añadir las etiquetas, es posible que haya añadido la etiqueta de sección condicional como una línea numerada. Puede eliminarla colocando un espaciado hacia atrás delante de la etiqueta; de lo contrario, numerará los elementos como si la etiqueta no estuviera allí cuando se genere el documento. La sección que es condicional termina con la etiqueta {% end-section %}.

Captura de pantalla de la etiqueta de sección condicional

Repita los pasos del 1 al 7 para la sección Washington Disclosure, reemplazando el valor CA por WA para indicar que la sección solo se muestra si el estado del cliente es Washington.

Captura de pantalla de la etiqueta de sección condicional para WA

Pruebas con secciones condicionales

Una vez establecidas las secciones condicionales, puedes obtener una vista previa del documento seleccionando Generar documento.

Al generar el documento, observe que la sección que se incluye es únicamente la que cumple los criterios de datos. En el ejemplo siguiente, dado que el estado era igual a CA, solo se incluye la sección California.

Captura de pantalla de la información de divulgación de California

Otro cambio notable es que la numeración de la sección posterior, Uso de los Servicios y el Software, tiene el número 5. Esto significa que cuando se omite la sección de Washington, la numeración continúa.

Captura de pantalla de la numeración continua

Para comprobar si la plantilla se comporta correctamente cuando el cliente se encuentra en el estado de Washington en lugar de en California, cambie los datos de ejemplo de la plantilla:

En Etiquetador de generación de documentos, seleccione Editar datos de entrada.
Seleccione Editar.
En los datos JSON, cambie CA a WA.
Seleccione Generar etiquetas.
Seleccione Generar documento para volver a generar el documento.

Observe que el documento solo incluye la sección del estado de Washington.

Captura de pantalla del documento que solo incluye la sección de estado de Washington

Adición de una oración condicional

Al igual que las secciones condicionales, también puede tener frases específicas que se incluyen cuando se cumplen ciertas condiciones. Para este ejemplo, la política de devoluciones es diferente entre California y Washington.

En la sección 3.1, seleccione la primera frase "Cuando compre en el estado de Washington, uno debe ser devuelto por CORREO dentro de los 30 días de la transacción original para un reembolso completo."
En Etiquetador de generación de documentos, seleccione Avanzado.
Expandir contenido condicional.
En Tipo de contenido, seleccione Frase.
En el campo Seleccionar registros, busque y seleccione customer.state.
En el campo Seleccionar operador, seleccione =.
En el campo Valor, escriba CA.
Seleccione Insertar condición.

Aunque el nombre de la etiqueta es el mismo, la principal diferencia entre Phrase y Section es que una frase tiene la sección que no incluye nuevas líneas. Las etiquetas condition-section y -end-section deben estar en el mismo párrafo.

Captura de pantalla de la etiqueta de frase

Añadir etiquetas para Acrobat Sign

Acrobat Sign le permite enviar acuerdos para su firma o incrustarlos en la experiencia web para que alguien los vea y firme fácilmente. El etiquetador de generación de documentos de Adobe en Microsoft Word le permite preetiquetar fácilmente los documentos antes de que se envíen con Acrobat Sign, de modo que las firmas siempre se colocan en la ubicación correcta. En este escenario, hay dos firmantes que necesitan un lugar para firmar y fechar el documento.

Vaya a la ubicación donde debe firmar el cliente.
Sitúe el cursor donde debe ir la firma.
En Etiquetador de generación de documentos, seleccione Adobe Sign.
En el campo Especificar número de destinatario, establezca el número de destinatarios (este ejemplo usa 2).
En el campo Destinatarios, seleccione Firmante-1.
En el tipo Campo, seleccione Firma.
Seleccione Insertar etiqueta de texto de Adobe Sign.

NOTE

Si el botón Insertar etiqueta de texto de Adobe Sign parece no estar disponible, desplácese hacia abajo.

Esto coloca un campo de firma donde el primer firmante debe firmar.

Captura de pantalla de la etiqueta de texto de firma

A continuación, coloque un campo de datos para el firmante que se rellena automáticamente al firmar.

Mueva el cursor donde se debe colocar la fecha.
Establezca Tipo de campo en Fecha.
Seleccione Insertar etiqueta de texto de Adobe Sign.

La etiqueta Date que se coloca es bastante larga: {{Date 3_es_:signer1:date:format(mm/dd/yyyy):font(size=Auto)}}. La etiqueta de texto de Acrobat Sign debe permanecer en la misma línea, que es diferente de las etiquetas de generación de documentos. Los parámetros :format() y font() son opcionales, por lo que en este escenario podemos acortar la etiqueta a {{Date 3_es_:signer1:date}}.

Repita los pasos anteriores a la sección Firma de la empresa. Al hacerlo, debe cambiar el campo Destinatarios a Firmante-2; de lo contrario, todos los campos de firma se asignan a la misma persona.

Generar el acuerdo

Ya ha etiquetado el documento y ya está listo. En la siguiente sección, aprenda a generar un documento utilizando los ejemplos de la API de generación de documentos para Node.js. Estos ejemplos funcionan en cualquier idioma.

Abra el archivo pdfservices-node-sdk-samples-master que descargó al registrar sus credenciales. Estos archivos incluyen los archivos pdfservices-api-credentials.json y private.key.

Abra el Terminal para instalar dependencias mediante npm install.
Copie el ejemplo data.json en la carpeta resources.
Copie la plantilla de Word que creó en la carpeta resources.

Cree un nuevo archivo en el directorio raíz de la carpeta samples llamada generate-salesOrder.js.

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk').
const fs = require('fs');
const path = require('path');

var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');

//Loads credentials from the file that you created.
const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
   .serviceAccountCredentialsBuilder()
   .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
   .build();

// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);

// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
   if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
      || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
      console.log('Exception encountered while executing operation', err);
   } else {
      console.log('Exception encountered while executing operation', err);
   }
});

Reemplace <JSON FILE> por el nombre del archivo JSON en /resources.
Reemplace <INSERT DOCX> por el nombre del archivo DOCX.
Para ejecutar, use Terminal para ejecutar el nodo generate-salesOrder.js.

El archivo de salida se encuentra en la carpeta /output y el documento se ha generado correctamente.

Puede cambiar el formato cambiando la línea de abajo. El formato DOCX es útil si este documento se va a enviar para que alguien lo edite en Word o para que revise el contrato.

PDF:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge,
documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

Palabra:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.DOCX);

También debe cambiar el nombre del archivo de salida a .pdf o .docx para el formato de salida PDF o DOCX, respectivamente:

var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".docx");

Enviar acuerdo para firmar

Adobe Acrobat Sign te permite enviar acuerdos a uno o varios destinatarios para que puedan ver y firmar documentos. Junto con una experiencia de usuario fácil de usar para enviar un documento para firmar, hay disponibles API REST que le permiten usar Word, PDF, HTML y otros formatos y enviarlos para firmar.

En el ejemplo siguiente se explica cómo utilizar la página de documentación de la API REST para realizar el documento generado anteriormente y enviarlo para su firma. En primer lugar, aprende cómo puedes hacerlo a través de la interfaz web de Acrobat Sign y, a continuación, cómo hacerlo con la API REST.

Obtener una cuenta de Acrobat Sign

Si no tienes una cuenta de Acrobat Sign, regístrate para obtener una cuenta de desarrollador, revisa la documentación aquí y selecciona Registrarse en cuenta de desarrollador. Se le pedirá que rellene un formulario y reciba un correo electrónico de verificación. Una vez hecho esto, se le dirigirá a un sitio web para que establezca su contraseña y su cuenta, donde podrá iniciar sesión en Acrobat Sign.

Enviar un acuerdo desde la interfaz web

Seleccione Enviar en la barra de navegación.
En el campo Destinatarios, especifique dos direcciones de correo electrónico. Se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico que no esté asociada a su cuenta de Acrobat Sign.
Establezca un Nombre del acuerdo y un Mensaje.
Seleccione Agregar archivos y cargue el archivo generado desde su equipo.
Seleccione Campos Vista previa y Agregar firma.
Seleccione Siguiente.
Al desplazarse hacia abajo hasta la página de firma, puede ver los campos de firma colocados en función de las etiquetas.
Selecciona Enviar.
En su correo electrónico, aparece un mensaje con un vínculo para ver y firmar.
Seleccione Revisar y firmar.
Seleccione Continuar para aceptar las condiciones de uso.
Selecciona Inicio para ir a donde tengas que firmar.
Seleccione Haga clic aquí para firmar.
Escriba su firma.
Seleccione Aplicar.
Seleccione Clic firmar.

Se enviará un correo electrónico al siguiente firmante. Repita los pasos del 9 al 16 para ver y firmar para el segundo firmante.

Una vez completado el acuerdo, se envía una copia firmada del mismo por correo electrónico a cada una de las partes. Además, se puede recuperar un acuerdo firmado desde la interfaz web de Acrobat Sign en la página Administrar.

Captura de pantalla de la pestaña Administrar en Acrobat Sign

A continuación, obtenga información sobre cómo hacer el mismo escenario a través de la documentación de la API REST.

Obtener credenciales

Vaya a Documentación de Acrobat Sign REST.
Expanda transientDocuments y POST /transientDocuments.
Seleccione TOKEN DE ACCESO DE OAUTH.
Compruebe los permisos de OAUTH para agreement_write, agreement_sign, widget_write y library_write.
Seleccione Autorizar.
Se le pedirá mediante una ventana emergente que inicie sesión con su cuenta de Acrobat Sign. Usuario de inicio de sesión: nombre de usuario y contraseña del administrador.
Se le solicitará que permita el acceso a la documentación de REST. Selecciona Permitir acceso.

A continuación, se agrega un token de portador al campo Authorization.

Para obtener más información sobre cómo crear un token de autorización para Acrobat Sign, puede seguir el paso descrito aquí.

Cargar un documento transitorio

Como el token de autorización se añade a partir de los pasos anteriores, debe cargar un documento para realizar la llamada de API:

En el campo Archivo, cargue el documento del PDF generado en los pasos anteriores.
Seleccione Probar!.
En Cuerpo de respuesta, copie el valor transientDocumentId.

transientDocumentId se utiliza para hacer referencia a un documento que está almacenado temporalmente en Acrobat Sign para que se pueda hacer referencia a él en llamadas de API posteriores.

Enviar para firmar

Una vez cargado un documento, debe enviar el acuerdo para su firma.

Expanda la sección del acuerdo y las secciones del acuerdo del POST.

En el campo AgreementInfo, rellénelo con el siguiente JSON:

{
"fileInfos": [
   {
      "transientDocumentId": "3AAABLblqZhAJeoswpyslef8_toTGT1WgBLk3TlhfJXy_uSLlKyre2hjF0-J1meBDn0PlShk0uQy6JghlqEoqXNnskq7YawteF6QWtHefP9wN2CW_Xbt0O9kq1tkpznG0a5-mEm4bYAV1FGOnD1mt_ooYdzKxm7KzTB11DLX2-81Zbe2Z1suy7oXiWNR3VSb-zMfIb5D4oIxF8BiNfN0q08RwT108FcB1bx4lekkATGld3nRbf8ApVPhB72VNrAIF0F1rAFBWTtfgvBKZaxrYSyZq73R_neMdvZEtxWTk5fii_bLVe7VdNZMcO55sofH61eQC_QIIsoYswZP4rw6dsTa68ZRgKUNs"
   }
],
"name": "Terms and Conditions",
"participantSetsInfo": [
   {
      "memberInfos": [
      {
         "email": "adobesigndemo+customer@outlook.com"
      }
      ],
      "order": 1,
      "role": "SIGNER"
   },
   {
      "memberInfos": [
         {
            "email": "adobesigndemo+company@outlook.com"
         }
      ],
      "order": 1,
      "role": "SIGNER"
      }
],
"signatureType": "ESIGN",
"state": "IN_PROCESS"
}

Seleccione Probar!.

La API de acuerdos de POST devuelve un ID para el acuerdo. Para obtener una plantilla para el esquema del modelo JSON, seleccione Esquema de modelo mínimo. Hay disponible una lista completa de parámetros en la sección Esquema de modelo completo.

Comprobar el estado del acuerdo

Una vez que tenga un ID de acuerdo, puede enviar el estado de un acuerdo.

Expanda GET /agreements/{agreementId}.
Dado que es posible que necesite un ámbito de OAUTH adicional, seleccione OAUTH-ACCESS-TOKEN de nuevo.
Copie el agreementId de la respuesta de llamada de API anterior en el campo agreementId.
Seleccione Probar!.

Ahora tiene información sobre ese acuerdo.

{
    "id": "CBJCHBCAABAAc6LyP4SVuKXP_pNstzIzyripanRdz4IB",
    "name": "Terms and Conditions",
    "groupId": "CBJCHBCAABAAoyMb1yIgczAGhBuJeHf99mglPtM7ElEu",
    "type": "AGREEMENT",
    "participantSetsInfo": [
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAzZE-IcHHkt05-AVbxas4Jz7DUl3oEBO6",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+customer@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAyWgMMReqbxUFM7ctI5xz16c2kOmEy-IQ",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      },
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAaRHz3gY2W0w5n_6pj1GMMuZAfhBihc1j",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+company@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAOZQwjPwJXFiX8YDKPYtzMpftsmxYrIo9",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      }
    ],
    "senderEmail": "adobesigndemo+new@outlook.com",
    "createdDate": "2022-03-22T02:59:36Z",
    "lastEventDate": "2022-03-22T02:59:41Z",
    "signatureType": "ESIGN",
    "locale": "en_US",
    "status": "OUT_FOR_SIGNATURE",
    "documentVisibilityEnabled": true,
    "hasFormFieldData": false,
    "hasSignerIdentityReport": false,
    "documentRetentionApplied": false
  }

El método más eficaz para obtener notificaciones cuando se cambian las actualizaciones es a través de Webhooks, que puedes obtener más información sobre aquí.

Almacenar un documento firmado

Una vez firmado el documento, se puede recuperar mediante el archivo GET /agreements/combinedDocument.

Expanda GET /agreements/{agreementId}/combinedDocument.
Establezca agreementId en el agreementId proporcionado por la llamada de API anterior.
Seleccione Probar!.

Los parámetros adicionales para adjuntar un informe de auditoría o documentos complementarios se pueden definir mediante los parámetros attachSupportingDocuments y attachAuditReport.

En el cuerpo de respuesta, se puede descargar en tu equipo y almacenarse donde quieras.

Más opciones

Además de generar un documento y enviarlo para su firma, hay disponibles acciones adicionales.

Por ejemplo, si el documento no tiene una firma, la API de servicios de Adobe PDF ofrece muchas formas de transformar los documentos después de generar el acuerdo, como:

Proteger documento con una contraseña
Comprimir el PDF si hay imágenes grandes
Para obtener más información sobre otras acciones disponibles, consulte las secuencias de comandos de la carpeta /src en los archivos de ejemplo de la API de Adobe PDF Services. También puede obtener más información revisando la documentación de las diferentes acciones que se pueden utilizar.

Además, Acrobat Sign ofrece varias funciones adicionales, como:

Incrustar la experiencia de firma en una aplicación
Añadir métodos de verificación de la identidad para los firmantes
Configurar notificaciones por correo electrónico
Descargar documentos individuales independientes como parte de un acuerdo

Formación continua

¿Te interesa saber más? Echa un vistazo a algunas formas adicionales de usar Adobe Acrobat Services:

Más información en documentación
Ver más tutoriales sobre Adobe Experience League
Utilice las secuencias de comandos de ejemplo de la carpeta /src para ver cómo puede utilizar PDF
Sigue el Blog de tecnología de Adobe para obtener los últimos consejos y trucos
Suscríbete a Paper Clips (la transmisión en directo mensual) para obtener información sobre la automatización con Adobe Acrobat Services.

recommendation-more-help