Agiliza tu proceso de ventas

Desde informes técnicos hasta contratos y acuerdos, se necesitan numerosos documentos durante el proceso de compra. En este tutorial, descubre cómo Adobe Acrobat Services puede integrar experiencias de documentos durante este recorrido para ayudar a acelerar las ventas.

Generar acuerdos y pedidos de ventas a partir de datos

Los acuerdos de venta, los contratos y otros documentos pueden variar mucho según criterios específicos. Por ejemplo, un acuerdo de venta solo puede incluir determinados términos basados en criterios únicos, como estar en un país o estado específico, o incluir determinados productos como parte del acuerdo. La creación manual de estos documentos o el mantenimiento de muchas variaciones de plantillas diferentes pueden aumentar considerablemente los costes legales asociados a la revisión manual de los cambios.

La API de generación de documentos de Adobe te permite tomar datos de tu CRM u otro sistema de datos para generar dinámicamente documentos de ventas basados en esos datos.

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Tus datos

Si extrae datos de un sistema de datos específico, debe generarlos como datos JSON o generar su propio esquema. Este escenario utiliza el siguiente conjunto de datos de ejemplo creado previamente:

{
    "salesOrder": {
        "comment": "Make sure to call 555-555-1234 when you arrive. The front door is broken."
    },
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        "address": {
            "city": "Homestead",
            "state": "NY",
            "zip": "14623",
            "streetAddress": "123 Demohome Street"
        }
    },
    "customer": {
        "address": {
            "city": "Seattle",
            "state": "WA",
            "zip": "98052",
            "streetAddress": "20341 Whitworth Institute 405 N. Whitworth"
        },
        "email": "mailto:jane-doe@xyz.edu",
        "jobTitle": "Professor",
        "name": "Jane Doe",
        "telephone": "(425) 123-4567",
        "url": "http://www.janedoe.com"
    },
    "tax": {
        "state":"WA",
        "rate": 0.08
    },
    "referencesOrder": [
        {
            "description": "Carpet Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 359.54
            },
            "orderedItem": {
                "description": "Carpet Cleaning Service"
            }
        },
        {
            "description": "Home Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 299.99
            },
            "orderedItem": {
                "description": "House Cleaning Service"
            }
        }
    ]
}

Añadir etiquetas básicas al documento

Este escenario usa un documento de pedido de ventas, que se puede descargar aquí.

A continuación, vaya al panel Etiquetador de generación de documentos para colocar etiquetas en el documento.

Repita estas acciones para algunas de las etiquetas adicionales del documento, como STREET ADDRESS, CITY, STATE, ZIP, etc.

Vista previa del documento generado

Directamente en Microsoft Word, puede obtener una vista previa del documento generado en función de los datos JSON de ejemplo.

Puede ver las etiquetas del documento que se reemplazaron por los datos de los datos de ejemplo originales.

Agregar una tabla a una plantilla

En el siguiente escenario, agregue una lista de productos a una tabla del documento.

Edite la tabla para realizar ajustes de estilos, tamaños y otros parámetros como lo haría con cualquier otra tabla de Microsoft Word.

Añadir cálculo numérico

Los cálculos numéricos permiten calcular sumas y otros cálculos basados en una colección de datos, como una matriz. En este escenario, agregue un campo para calcular el subtotal.

Este proceso inserta una etiqueta de cálculo que proporciona la suma de los valores. Se pueden realizar cálculos más avanzados utilizando cálculos JSONata. Por ejemplo:

Añadir términos condicionales

Las secciones condicionales permiten incluir solo una oración o un párrafo cuando se cumple una determinada condición. En este escenario, solo se incluye una sección si coincide con un determinado estado.

La sección California solo aparece en el documento generado si customer.address.state = CA.

A continuación, seleccione la sección de DECLARACIONES DE PRIVACIDAD DE WASHINGTON y repita los pasos anteriores, reemplazando el valor CA por WA.

Añadir una imagen dinámica

La API de generación de documentos permite insertar imágenes dinámicamente a partir de datos. Esto resulta útil cuando tiene diferentes submarcas y desea cambiar logotipos, imágenes de retratos o imágenes para que sean más relevantes para un sector determinado.

Las imágenes se pueden pasar por una dirección URL en los datos o contenido base64. Este ejemplo utiliza una dirección URL.

Sin embargo, desea definir la imagen dinámicamente en una imagen que ya está en el diseño, lo que puede hacer de la siguiente manera:

Este proceso reemplaza la imagen por una imagen que se encuentra en la variable de logotipo de los datos.

Añadir etiquetas para Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign le permite capturar firmas electrónicas en sus documentos. Acrobat Sign proporciona una forma sencilla de arrastrar y soltar campos en la interfaz web, pero también puede controlar la colocación de los campos de firma y otros campos mediante una etiqueta de texto. Con el etiquetador de generación de documentos de Adobe, puede colocar fácilmente estos campos de etiquetas de texto.

Se inserta una etiqueta en el documento.

Acrobat Sign proporciona otros tipos de campos que puede colocar, como los campos de fecha.

Generar el acuerdo

Ya ha etiquetado el documento y ya está listo. En la siguiente sección se explica cómo generar un documento utilizando los ejemplos de la API de generación de documentos para Node.js, aunque estos funcionarán en cualquier idioma.

Abra el archivo pdfservices-node-sdk-samples-master que se descargó al registrar sus credenciales. Los archivos pdfservices-api-credentials.json y private.key deben incluirse en estos archivos.

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const fs = require('fs');
const path = require('path');

var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');

//Loads credentials from the file that you created.
const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);

// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
    if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
        || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    } else {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    }
});

El archivo de salida debe estar en la carpeta /output con el documento generado correctamente.

Más opciones

Una vez generado el documento, puede realizar acciones adicionales como:

Para obtener más información sobre algunas de las otras acciones disponibles, consulte los scripts de la carpeta /src en los archivos de ejemplo. También puede obtener más información revisando la documentación de las diferentes acciones.

Casos de uso adicionales

Adobe Acrobat Services puede ayudar a optimizar muchas partes de un ciclo de ventas con flujos de trabajo de documentos digitales:

Formación continua

¿Te interesa saber más? Echa un vistazo a algunas formas adicionales de usar Adobe Acrobat Services: