Noções básicas das práticas recomendadas de metadados e palavras-chave
Práticas recomendadas de metadados
Metadados são todos os dados usados para descrever um ativo. Os campos de metadados têm um nome e os usuários podem editar ou alterar as informações em muitos desses campos. Alguns campos de metadados são preenchidos pelo aplicativo ou dispositivo de onde o ativo se originou e não podem ser editados.
O uso de metadados consistentes aumenta a capacidade de pesquisa dos ativos da sua organização. Além disso, os ativos baixados do Workfront DAM retêm seus metadados, o que fornece outra camada de proteção para os seus ativos, caso eles saiam do Workfront DAM.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para auxiliar nos esforços de metadados da sua organização:
- Sempre adicione informações de propriedade ou crédito aos seus ativos para identificação fora do Workfront DAM.
- Adicione termos de uso para ativos protegidos por direitos para evitar uso indevido.
- Adicione metadados em seus ativos assim que fizer o upload deles.
- Implemente menus suspensos predefinidos para dados usados com frequência, a fim de evitar inconsistências.
- Treine colaboradores responsáveis por adicionar metadados à estratégia de metadados da sua organização.
- Comunique os seus requisitos de metadados aos fornecedores externos (por exemplo, as fotos devem ser enviadas com os termos de uso, crédito e metadados de localização já adicionados).
- Realize auditorias regulares para garantir que os metadados estejam sendo adicionados corretamente.
Estratégia de metadados
É provável que a sua organização tenha desenvolvido uma estratégia de metadados. Se você estiver fazendo upload de ativos para o Workfront DAM, conheça o processo da sua organização em relação a:
- Quem é responsável pela adição de metadados.
- Quais metadados são necessários.
- Quando os metadados são adicionados.
- Com que frequência a adequação dos metadados dos ativos será conferida.
- Quem é responsável por conferir os metadados.
Práticas recomendadas de palavras-chave
Palavras-chave são um subconjunto de metadados. Geralmente, as palavras-chave são termos genéricos e descritivos sobre o conteúdo do ativo. Essas informações são adicionadas ao ativo, geralmente de forma manual após o upload. Todas as palavras-chave entram em um campo (denominado “Palavras-chave”). Por exemplo, uma foto da Torre Eiffel em Paris pode ter palavras-chave como ponto turístico, turismo ou luzes.
Palavras-chave são pesquisáveis, portanto, é importante que elas sejam inseridas nos ativos de forma consistente.
A sua organização pode implementar uma taxonomia de palavras-chave, ou seja, uma lista controlada de palavras-chave que você pode escolher ao editar um ativo no Workfront DAM.
Se a sua organização permitir que você insira palavras-chave manualmente, lembre-se dessas dicas.
- Seja consistente no uso de siglas e abreviações. Não utilize a palavra-chave “AZ” em um ativo e “Arizona” em outro ativo.
- Seja consistente no uso de plural e singular. Escolha um formato ou use sempre os dois. Por exemplo, use “pés” e “mãos” ou “pé, pés” e “mão, mãos”.
- Seja consistente na forma como descreve uma ação ou atividade, por exemplo, use “correr” e “nadar” ou “corrida” e “natação”.
- Não seja muito específico. “Keokuk, IA” pode ser uma palavra-chave com um significado muito restrito que não será entendido por alguns usuários. “Sudeste de Iowa” seria uma opção melhor.
- Não seja muito amplo. “Universidade” pode não ser uma boa palavra-chave, especialmente se tudo no seu sistema estiver relacionado a uma universidade. Determine o que distinguirá os ativos, como o nome de uma faculdade específica.
- Considere sempre a relevância. O fato de cada ativo possuir um código de projeto não significa que ele será útil para usuários que dependem de palavras-chave para encontrar ativos. Se esta informação precisar permanecer com o ativo, considere adicioná-la em outro campo de metadados.
- Não use poucas palavras-chave; caso contrário, elas não ajudarão a limitar os resultados da pesquisa.
- Não dependa de palavras-chave para descrever todos os dados. Use campos de metadados para informações como localização ou nome do fotógrafo.