Use o Otimizador de portfólios para priorizar e gerenciar o trabalho
As informações inseridas no Business Case de cada projeto no seu portfólio são acumuladas no portfólio e no título, na seção Otimização de portfólios.
Agora é hora de usar essas informações para analisar quais projetos devem ser acelerados para produção e quais podem ficar de lado até a próxima rodada. A ferramenta de Otimização de portfólios ajudará bastante com isso.
O Otimizador de portfólios pode ajudar melhor se:
- o Business Case tiver sido concluído e enviado em todos os projetos.
- você clica no botão Enviar no Business Case, para que o Workfront calcule a pontuação de um projeto.
- você fornece um orçamento para representar o limite financeiro total dos projetos selecionados.
Critérios de otimização
O Otimizador de portfólios usa um conjunto padrão de critérios para comparar e priorizar projetos.
Esses critérios são:
- Baixo Custo
- Alto alinhamento
- Alto Valor
- Baixo Risco para Benefícios
- Alto ROI
Clicar no ícone “Otimizar” abre um conjunto de barras deslizantes, cada uma associada a um dos critérios. Você pode definir quais critérios são de maior prioridade, movendo o controle deslizante para a direita, ou têm uma prioridade mais baixa, movendo o controle deslizante para a esquerda.
Usando esses critérios, o Workfront gera uma pontuação do projeto entre 1 e 100. Projetos com um número maior indicam que estão mais alinhados à direção que você deseja que o portfólio siga.
Priorização de projetos
Agora que os projetos foram pontuados, é possível reorganizar a lista de maneira rápida e fácil.
Ao clicar no título da coluna Pontuação, os projetos são reclassificados e listados da pontuação mais alta para a mais baixa ou da mais baixa para a mais alta. Você pode ordenar projetos manualmente, clicando no ícone de barra à esquerda do número e soltando os projetos na ordem desejada.
Pode haver projetos na sua lista que você não queira comparar. Se você não quiser vê-los na lista, desmarque-os e, em seguida, oculte-os, deslizando o botão para a direita até que o fundo do botão fique azul. Se quiser incluir esses projetos, deslize o botão para a esquerda até que apareça a parte cinza.
Isso permite que você veja apenas os projetos que deseja comparar entre si. Com os projetos pontuados, filtrados e classificados, agora é possível tomar uma decisão fundamentada sobre a necessidade ou não de alterar os critérios segundo os quais os projetos são priorizados.
Lembre-se de que o Workfront construiu os portfólios e a ferramenta de otimização para facilitar o processo de priorização de projetos. No entanto, você não precisa usar os critérios sugeridos. Se a ferramenta oferecer apenas uma vantagem inicial ou uma base para trabalhar, tudo bem.
Se, no entanto, os projetos estiverem em ordem de prioridade, e você estiver pronto para finalizar a prioridade no Workfront, clique no botão Definir prioridade, no canto superior esquerdo, e o sistema numerará os projetos de um em diante e usará esse número para definir o campo Prioridade do portfólio em cada projeto.
Para manter esses números no lugar, clique no botão Salvar, na parte inferior.
-
Você pode exibir a prioridade dos projetos conforme definido por meio do Otimizador de portfólios, no Planejador de recursos. Clique no ícone Configurações e ative a opção Exibir prioridades do portfólio. A tela é atualizada e exibe as prioridades do portfólio na coluna da esquerda. Clique na opção Ordenar, no topo da coluna, para alinhar as prioridades do Planejador de Recursos às prioridades do portfólio. Certifique-se de salvar quando terminar.
Gerenciamento de alterações
Os portfólios certamente não são uma panaceia, mas podem aliviar a dor da mudança de prioridades. O que antes levava dias agora pode levar horas ou até alguns minutos.
Quando novos projetos são adicionados a um portfólio, eles ainda precisam ser analisados e priorizados. Ao usar o Business Case e a pontuação de otimização, você pode comparar facilmente novos projetos com projetos solicitados, planejados e atuais.
Se, durante a comparação, você perceber que novos projetos deveriam ter uma prioridade mais alta, você pode reordenar a sua lista com base na pontuação de otimização ou arrastá-los e soltá-los no topo da lista. Quando terminar, basta clicar no botão Definir prioridade e salvar, e o seu trabalho estará concluído.