Entenda sobre o Business Case

Como gerente, sua meta é garantir que os projetos contribuam de maneira positiva para os objetivos e iniciativas gerais da empresa. Para tomar decisões informadas, você precisa de informações de gerentes de projeto sobre o que é necessário para que seus projetos avancem. Isso pode ser feito através do Business Case.

O que é um Business Case?

Pense em um Business Case como um blueprint ou proposta para o trabalho que precisa ser concluído. Ele captura estimativas preliminares de alto nível que ajudam você a planejar e gerenciar portfólios. É o local onde as possíveis despesas, recursos e riscos são inseridos para analisar os benefícios deste projeto para a empresa.

Campos recomendados do Business Case para a priorização de projetos

Cada seção do Business Case fornece informações exclusivas e importantes sobre o projeto. Vamos dar uma olhada nas seções que fornecem informações à ferramenta Otimizador de portfólios, que ajuda a priorizar os projetos do seu portfólio.

Informações do Projeto

A maior parte das informações inseridas na seção Informações do projeto envolve detalhes gerais do projeto, como o patrocinador do projeto e o programa ao qual o projeto pertence.

No entanto, há uma informação que pode afetar a priorização do projeto: o benefício planejado.

O Benefício planejado representa o valor estimado em dólares que sua empresa poderá receber se o projeto for concluído.

Esta é uma das seções que pode ser um ponto de inflexão para que sua empresa avance com o projeto. Se você puder mostrar que o projeto contribuirá significativamente para os resultados financeiros da sua empresa, maiores serão as chances de que ele seja implementado mais rapidamente.

Despesas

As Despesas representam os custos não laborais que podem ser incorridos ao decorrer de um projeto.

Por exemplo, as despesas de uma conferência de usuários podem incluir o pagamento do local, presentes de recordação ou itens para a sinalização do lobby do local.

Estimativa de Recurso

A seção Orçamento de recursos permite estimar a mão de obra que você considera necessária para o projeto avançar. As informações são extraídas do Planejador de recursos do Workfront’s.

Inserir as necessidades para cada função de trabalho permite criar um orçamento estimado do que é necessário para o projeto e fornece insights sobre os valores do orçamento do portfólio que poderão ser usados para o projeto.

Riscos

Todos temos altas expectativas de que nosso projeto corra bem. Mas é importante identificar os riscos e criar um plano de ação adequado. A seção Riscos do Business Case pode ajudar com isso.

Você deve realizar um brainstorming com sua equipe e identificar possíveis riscos para o projeto. Quando for possível estimar a probabilidade de ocorrência e os custos resultantes de um risco, certifique-se de inserir esses valores. O Workfront multiplicará o custo potencial pela probabilidade e colocará esse valor em um fundo de Risco potencial, o qual será subtraído do Benefício planejado do projeto ao calcular o Valor líquido.

Scorecards

Cartões de pontuação ajudam a determinar até que ponto um projeto proposto se alinha com as metas e iniciativas gerais definidas para o portfólio ou para a empresa.

Cada cartão de pontuação tem uma lista de perguntas e respostas com valores associados a elas. Quando o cartão de pontuação estiver preenchido, o Workfront poderá calcular o quão alinhado está o projeto com os objetivos predeterminados da organização.

O Business Case não é obrigatório

O Business Case é flexível. Você pode preencher apenas algumas seções ou nenhuma. Nenhum dos campos é obrigatório. No entanto, quanto mais informações você preencher, mais fácil será analisar e priorizar projetos que contam com o mesmo orçamento ou recursos.

Depois de preencher o Business Case, clique no botão Enviar no painel de resumo do lado direito da janela. Isso mudará o status do projeto para Solicitado. Agora você pode usar a Otimização de portfólio para priorizar projetos do mesmo portfólio.