Prática recomendada: revisão

O que é uma “prática recomendada” do Adobe Workfront?

As práticas recomendadas são diretrizes para um curso de ação eficaz e eficiente; elas podem ser facilmente adotadas por qualquer usuário da empresa e replicadas com sucesso em toda a organização.

Ao revisar essas recomendações, lembre-se de que algumas práticas recomendadas do Workfront são universais, enquanto outras podem ser mais específicas para um determinado assunto. Use essas práticas recomendadas como uma base para orientar as configurações e o uso do sistema do Workfront.

Ao percorrer esta página, você encontrará primeiro uma lista resumida de todas as práticas recomendadas para o tópico. Isso permite revisar as recomendações sem se aprofundar nos detalhes e motivos por trás delas.

A seção “Por que essas práticas são recomendadas?” , encontrada após a lista resumida, fornece mais detalhes sobre algumas práticas recomendadas e por que elas são consideradas como um processo, ferramenta ou recurso que você deve considerar implementar na sua instância do Workfront.

Práticas recomendadas para revisão no Workfront

  • Reserve um tempo para criar modelos de fluxo de trabalho de revisão.

  • Desative a configuração “Enviar emails do Workfront quando um comentário for feito em uma revisão” nas configurações do Workfront.

  • Use “Somente leitura” ou “Revisor” para a configuração “Funções para não recipients que abrirem uma revisão de documento” no Workfront.

  • Ajuste as configurações de back-end de revisão, para que os usuários vejam os prazos no formato de 12 horas.

  • Estabeleça um prazo de revisão padrão como parte das configurações do sistema.

  • Oculte a opção de revisão de prova “Não relevante”.

  • Não reordene as opções de decisão de revisão nas configurações de revisão.

  • Defina os padrões do usuário para funções de revisão e alertas por email.

  • Defina a função de revisão do criador da revisão como “Revisor”.

  • Evite usar a função de revisão “Aprovador”.

  • Evite a opção de alerta por email de revisão “Todas as atividades”.

Por que essas práticas são recomendadas?

Prática recomendada

Reserve um tempo para criar modelos de fluxo de trabalho de revisão.

Entenda o porquê

Além de acelerar e simplificar o processo de criação e atribuição de revisões, os modelos também fornecem consistência em workflows de revisão para tipos semelhantes de ativo. Eles também garantem que cada recipient da revisão receba a função de revisão e o alerta por email adequados, e que um prazo tenha sido definido.

Prática recomendada

Desative a configuração “Enviar emails do Workfront quando um comentário for feito em uma revisão” nas configurações do Workfront.

Entenda o porquê

Quando essa configuração está habilitada (por padrão), os usuários têm a possibilidade de receber diversas notificações por email para cada comentário em uma revisão, uma da funcionalidade de revisão e outra do próprio Workfront. Essas notificações duplicadas levam à interrupção e confusão das notificações por email, bem como a uma caixa de entrada de email cheia, o que pode fazer com que os usuários ignorem as notificações de revisão recebidas. O que, por sua vez, pode significar prazos perdidos.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Configuração > Email > Revisão e aprovação.

Prática recomendada

Use “Somente leitura” ou “Revisor” para a configuração “Funções para não recipients que abrirem uma revisão de documento” no Workfront.

Entenda o porquê

Todas as outras opções dessa configuração exigem que uma decisão de revisão seja tomada, o que pode atrapalhar seu fluxo de trabalho de revisão. Geralmente, as pessoas que não são adicionadas ao fluxo de trabalho da revisão só precisam visualizar a revisão ou fazer comentários, não aprovar a revisão; portanto, as opções “Somente leitura” ou “Revisor” são a sua melhor escolha.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Configuração > Revisão e aprovação.

Prática recomendada

Ajuste as configurações de back-end de revisão, para que os usuários vejam os prazos no formato de 12 horas.

Entenda o porquê

Selecione a opção F j, Y, gi:a nas configurações de revisão para usuários que queiram ver os prazos/horários das revisões no formato AM/PM. Para regiões que usam um relógio de 12 horas, isso ajuda a deixar os prazos mais claros.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Revisão > Configurações da conta > Usuários, e editando-se o campo “Formato de data” para cada usuário.

Prática recomendada

Estabeleça um prazo de revisão padrão como parte das configurações do sistema.

Veja o porquê

Quando um prazo de revisão padrão é definido (a data de upload x a quantidade de dias úteis), se o criador da revisão se esquecer de adicionar um prazo, o Workfront aplicará automaticamente esse prazo a todas as revisões carregadas.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Revisão > Configurações da conta > Configurações > Padrões de revisão > Prazo (+ dias úteis).

Prática recomendada

Oculte a opção de revisão de prova “Não relevante”.

Veja o porquê

Essa opção de decisão muitas vezes causa confusão entre os aprovadores, pois muitas vezes as organizações não definem quando a opção “Não relevante” deve ser usada. A opção “Não relevante” geralmente indica que a revisão não é relevante para o destinatário da revisão e que ele não precisa tomar nenhuma decisão de aprovação ou rejeição. Selecionar “Não relevante” permite que o fluxo de trabalho de revisão continue.

A opção “Não relevante” não é necessária na maioria dos workflows de revisão.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Revisão > Configurações da conta > Decisões.

Prática recomendada

Não reordene as opções de decisão de revisão nas configurações de revisão.

Veja o porquê

Cada configuração de decisão de revisão contém um valor/peso específico que, se reordenado, pode causar confusão nas suas configurações de revisão. A ordem de decisão e o valor/peso são usados como desencadeadores de ativação do estágio de revisão e nos relatórios.

Observação: esta configuração do Workfront é encontrada em Menu principal > Revisão > Configurações da conta > Decisões.

Prática recomendada

Defina os padrões do usuário para funções de revisão e alertas por email.

Veja o porquê

Essas configurações são preenchidas automaticamente quando um fluxo de trabalho de revisão é atribuído, acelerando o processo e contribuindo para a consistência entre os workflows de revisão.

Observação: as configurações padrão do usuário são encontradas acessando o Menu principal do Workfront > Revisão > Configurações da conta > Usuários > e selecionando o usuário para o qual deseja definir os padrões.

Prática recomendada

Defina a função de revisão do criador da revisão como “Revisor”.

Veja o porquê

A função de prova “Revisor” garante que o criador da prova possa fazer comentários e acessar comentários feitos por outras pessoas. Na maioria das vezes, o criador da prova não é obrigado a tomar uma decisão sobre a prova de que fez upload. As funções de prova “Aprovador”, “Revisor e Aprovador”, “Autor” ou “Moderador” exigem a tomada de uma decisão. Se o criador da prova receber uma dessas funções, mas não tomar nenhum decisão, isso poderá afetar negativamente os prazos das provas.

Prática recomendada

Evite usar a função de revisão “Aprovador”.

Veja o porquê

A função “Aprovador” não permite que o usuário faça comentários nesta prova. Isso poderia levar um usuário a rejeitar a prova, sem qualquer explicação, pois não seria possível fazer comentários. Utilize a função de prova “Revisor e Aprovador” para que o usuário possa fornecer feedback.

Prática recomendada

Evite a opção de alerta por email de revisão “Todas as atividades”.

Aqui está o motivo

Esta opção envia uma notificação por email sobre a prova sempre que algo acontece, como quando um comentário é feito, uma resposta é postada, uma decisão é tomada etc. O recipient essencialmente vê a atividade da prova conforme ela acontece.

Para proprietários e criadores de provas, o alerta por email de Decisões funciona melhor para workflows de prova de vários estágios e a Decisão final funciona melhor para workflows de estágio único. Geralmente, todos os outros usuários podem ser definidos como Desabilitados, a menos que queiram ser notificados sobre comentários ou decisões de outras pessoas (nesse caso, uma das opções de resumo por email pode funcionar melhor).

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