最佳實務 - 專案範本

什麼是 Adobe Workfront「最佳實務」？

最佳實務是代表有效果、有效率之行動方針的準則；您和公司的使用者可以輕鬆採用；並且可以成功複製到整個組織。

當您檢閱這些建議時，請記住，有一些 Workfront 最佳實務是通用的，而其他做法可能針對特定主題。將這些最佳實務視為框架，作為設定和使用 Workfront 系統時的指引。

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當您捲動瀏覽此頁面時，您會先找到該主題所有最佳實務的高層次清單。這樣您便可以檢視建議而無需深入了解詳細的「原因」。

「為什麼這些是最佳實務？」區域，位在高層次清單之後，詳細說明一部分的最佳實務，以及為什麼這些實務被認定為您的 Workfront 執行個體應該考慮執行的流程、工具等。

專案範本最佳實務

為什麼這些是最佳實務？

最佳實務

建立專案時使用範本。

原因說明

專案範本可以免除專案經理人 (以及建立專案的其他人) 用推測方式去決定專案要包含哪些任務、如何安排時間表等事情。範本是加速建立專案的最有效方法。

重要的是，範本讓類型相似的專案保持一致性，使其中人員、流程和資料點的詳細資料每一次均以相同方式呈現。即使是交期短而且任務極少的專案，亦可因為使用專案範本而受益。

專案之間的一致性能讓資料更準確，這是您為團隊、部門以及整個組織做出決策時的重要倚仗。

最佳實務

建立專案範本的命名慣例。

原因說明

使用一致的命名方式，搜尋範本變得更輕鬆。同時也能協助專案經理人及建立專案的其他人選取正確的範本，因為在多個團隊和部門之間會有許多名稱相似的範本。

最佳實務

建立特定一組使用者，可建立及更新專案範本。

原因說明

用心建置的一致的專案範本，是良好工作管理與精準報告的關鍵。限制可以編輯範本的使用者數量，避免意外發生或未經核准的變更。

最佳實務

在專案範本上使用「專案共用」，對於使用該範本建立的專案自動授予存取權。

原因說明

透過專案本身授予特定專案的存取權。若是同一組人員總是需要存取使用特定範本建立的專案，在範本的「專案共用」選項之下新增這些使用者。您不但可以在建立專案之後馬上控制專案的存取，日後若需要變更權限時，也可以簡化擴充性相關工作。

有關如何共用使用範本建立的專案之說明，請參閱「共用專案範本」中標示為「如何共用使用範本建立的專案」的章節。

備註：範本共用授予範本本身的存取權限。使用者必須至少具有「檢視」權限，才能使用範本建立專案。

最佳實務

將職務角色或團隊指派給任務，而不是個人。

原因說明

當個人使用者更換職位或是離開組織時，您必須手動更新包含該名人員的專案範本。系統或群組管理員或是專案經理人必須花費極多時間處理這項工作。

若您在範本上使用職務角色或團隊，員工變更對於專案範本不會有直接影響，因為被指派該職務角色或是屬於該團隊的任何人都可以接受工作指派。這樣可確保工作上不會有所疏漏。透過職務角色指派，指派工作給個人使用者也變得更簡單，因為 Workfront 可以顯示被指派該職務角色的人員清單。

此外，Workfront 的資源規劃工具也使用職務角色來協助您計算所需資源並規劃未來的工作。

最佳實務

在專案範本中建立任務時，避免過於詳細。限制專案範本的任務數量，僅建立完成工作所需的任務。

原因說明

過度複雜的專案範本會為使用者，包括專案經理人、資源管理員、團隊成員等帶來不好的經驗。任務過多會讓專案時間表難以管理，包括任務截止期限重疊，以及多項任務指派給相同的職務角色或個人。

最佳實務

使用任務說明來記錄任務的小步驟，而不是把步驟拆分成多個任務。

原因說明

若將多項任務連續指派給相同的職務角色/個人，則表示這些任務可以合併處理。指派太多任務給一位使用者，可能讓他們覺得需要完成的工作變多了，反而影響接納使用 Workfront 的意願。

最佳實務

範本任務請務必包含任務期間、規劃時數和前置任務的資訊。

原因說明

期間、計劃時數和前置任務是專案時間表的基礎元件。這些都是了解完成工作需要多長時間以及工作必須何時完成的重要資訊。Workfront 的資源管理工具使用期間和規劃時數，加上職務角色指派來計算資源產能、可用性等。

如果您第一次使用，不確定如何估計期間或計劃時間，請與專案團隊合作定義部分的初始估計值。您使用範本之後，請與專案團隊再次開會，決定範本有哪些地方可以變更來提高範本的正確性。如果使用者在 Workfront 中記錄時間，您可以將專案的規劃時數與實際時數進行比較，找出需要調整的地方。

最佳實務

預先設定專案詳細資料並把自訂表單附加到範本上。

原因說明

請確認在專案範本中填入的是所有專案的標準資訊。這不但有助於加速建立專案，也能確保包含必要資訊，而且各個專案之間保持一致性。

使用範本將請求轉換成專案時，附加與請求自訂表單相符的專案自訂表單，以便提取已提交的資訊。

有關如何將自訂表單附加到專案範本等物件的說明，請參閱「將自訂表單附加到物件」。

最佳實務

定期檢閱和更新專案範本。

原因說明

專案範本也應該隨著流程與團隊變更進行更新。建立定期檢查的頻率，例如每季，來確認哪些範本未曾有人積極使用。您可以停用那些範本，讓他們保留在 Workfront 之中，但是不會出現在範本選取清單上。

有關如何停用專案範本的說明，請參閱「停用專案範本」。

最佳實務

檢查範本，確認包含所有必要資訊，然後才能共用以及供他人使用。

原因說明

因為大家會重複使用範本來建立專案，您會希望確保所有項目均正確完成完整的設定。這樣可以確保所有專案保持一致性，而且提供準確的資料供報告使用。

除了期間和規劃時數等任務設定以外，在共用範本之前應該檢閱的事項包括：

最佳實務

當您調整範本上的「排程模式」選項時，請檢閱並更新任務限制。

原因說明

在專案中混合不同的任務限制，在計算規劃日期時可能造成意外和混亂的狀況。例如，當您為「排程模式」選項選取「開始日期」時，依預設，會為該專案中建立的任何任務指派的「盡可能最快」的任務限制。若您稍後把「排程模式」選項切換為「完成日期」，則依預設，所建立的任何任務都有「盡可能最晚」的任務限制。無意中將擁有這些帶有限制的任務混合在一起，可能使專案時間表中的規劃日期變得混亂。

若要更了解任務限制以及如何使用這些限制，請參閱「了解和管理期限類型和任務限制」。

最佳實務

查看範本上的專案團隊，並移除未參與專案工作的使用者。

原因說明

當您從現有專案建立範本時，除非您在建立過程中選取「清除指派」選項，否則 Workfront 會在「人員」區段中引入在專案中指派到工作/問題的人員。當您使用範本時，您可能想要移除之前獲得工作指派的那些人員，或是您要變更自己在專案上已進行的指派。

所有這些使用者都會列入專案團隊中，列示在專案的「人員與排程」區段。於是，這些使用者都會傳播到使用該範本建立的所有專案。這個情況可能讓使用者覺得混亂，因為作為專案團隊的一份子，他們會收到有關專案活動的通知、在「我參與的專案」清單上看到該專案，並且獲得存取該專案及其任務、問題和文件的權限。

有關如何在專案範本中編輯專案團隊說明，請參閱「在專案範本中編輯專案團隊」。