Prática recomendada - Formulários personalizados

O que é uma “prática recomendada” do Adobe Workfront?

As práticas recomendadas são diretrizes para um curso de ação eficaz e eficiente; elas podem ser facilmente adotadas por qualquer usuário da empresa e replicadas com sucesso em toda a organização.

Ao revisar essas recomendações, lembre-se de que algumas práticas recomendadas do Workfront são universais, enquanto outras podem ser mais específicas para um determinado assunto. Use essas práticas recomendadas como uma base para orientar as configurações e o uso do sistema do Workfront.

Ao percorrer esta página, você encontrará primeiro uma lista resumida de todas as práticas recomendadas para o tópico. Isso permite revisar as recomendações sem se aprofundar nos detalhes e motivos por trás delas.

A seção “Por que essas práticas são recomendadas?” , encontrada após a lista resumida, fornece mais detalhes sobre algumas práticas recomendadas e por que elas são consideradas como um processo, ferramenta ou recurso que você deve considerar implementar na sua instância do Workfront.

Práticas recomendadas para formulários personalizados

  • Faça um diagrama de um formulário personalizado (em um quadro branco ou pedaço de papel) antes de criá-lo no Adobe Workfront.

  • Anexe formulários personalizados a um modelo de projeto se os projetos criados a partir desse modelo sempre precisarem de tais formulários. É possível até mesmo preencher os campos que são raramente modificados ou que exigem informações específicas.

  • Crie um formulário personalizado para registrar informações sobre clientes ou fornecedores externos adicionados como uma empresa no sistema do Workfront.

  • Crie um formulário personalizado “geral” ou “universal” que contenha campos comuns e campos calculados, em vez de adicionar campos individuais a vários formulários. Isso ajuda a coletar informações de toda a empresa de maneira consistente.

  • Adicione quebras de seção em um formulário personalizado para mantê-lo organizado e fácil de entender.

  • Mantenha os formulários personalizados mais curtos para garantir que sejam totalmente preenchidos com as informações necessárias.

  • Use opções de campos personalizados predefinidos (como botões de opção e menus suspensos) para limitar as opções de resposta, exigindo que os usuários selecionem opções específicas.

  • Certifique-se de que os rótulos dos campos utilizem palavras claras e descritivas.

  • Adicione informações na área de instruções dos campos personalizados para explicar o que a pessoa deve inserir ao preencher o campo.

  • Use a lógica de exibição para mostrar os campos necessários quando outro campo for preenchido de uma maneira específica. Use a lógica de omissão em formulários personalizados para ocultar campos não relacionados a um determinado tipo de solicitação.

  • Reduza o número de cálculos necessários em um formulário personalizado extraindo as informações calculadas de outro formulário.

  • Antes de criar um novo campo para um formulário personalizado, verifique se ele já não existe na biblioteca de campos.

  • Use campos obrigatórios para garantir que informações importantes para o processo ou organização sejam inseridas.

  • Tenha cuidado ao alterar os nomes dos campos de um formulário personalizado, pois isso pode afetar os campos calculados que utilizam esse campo.

  • Revise formulários e campos personalizados com frequência (por exemplo, uma vez por trimestre) como parte da manutenção regular do sistema do Workfront.

  • Desative formulários personalizados desnecessários em vez de excluí-los.

  • Oculte campos personalizados que não são mais necessários em um formulário personalizado utilizando uma quebra de seção. Em seguida, torne essa seção visível somente para admins de sistema.

  • Limitar quem pode criar formulários personalizados na sua instância do Workfront.

Por que essas práticas são recomendadas?

Prática recomendada

Faça um diagrama de um formulário personalizado (em um quadro branco ou pedaço de papel) antes de criá-lo no Adobe Workfront.

Entenda o porquê

Certifique-se de disponibilizar campos para todas as informações obrigatórias e que eles estejam organizados de uma forma que possam ser preenchidos pelos usuários com facilidade. O diagrama do formulário também pode ajudar a determinar se alguns campos podem ser ocultados ou exibidos usando a lógica de exibição.

Prática recomendada

Anexe formulários personalizados a um modelo de projeto se os projetos criados a partir desse modelo sempre precisarem de tais formulários. É possível até mesmo preencher os campos que são raramente modificados ou que exigem informações específicas.

Entenda o porquê

Dessa forma, o formulário já vem anexado e algumas informações já estão preenchidas, o que agiliza a criação do projeto e garante que os campos personalizados sejam preenchidos completamente e da maneira correta em todos os projetos aplicáveis.

Prática recomendada

Crie um formulário personalizado para registrar informações sobre clientes ou fornecedores externos adicionados como uma empresa no sistema do Workfront.

Entenda o porquê

Use o formulário personalizado para registrar o endereço, nome do contato principal, entre outras informações, de forma que possam ser acessadas com facilidade no Workfront. Você também poderá registrar essas informações do formulário personalizado em relatórios.

Prática recomendada

Crie um formulário personalizado “geral” ou “universal” que contenha campos comuns e campos calculados, em vez de adicionar campos individuais a vários formulários. Isso ajuda a coletar informações de toda a empresa de maneira consistente.

Entenda o porquê

Um formulário “geral” facilita a manutenção desses campos, pois todos ficam reunidos em um só lugar. Isso permite atualizar um único formulário, em vez de ter diversos campos individuais em vários formulários diferentes que precisariam ser atualizados individualmente.

Prática recomendada

Adicione quebras de seção em um formulário personalizado para mantê-lo organizado e fácil de entender.

Entenda o porquê

Agrupar informações relacionadas em seções facilita a navegação pelo formulário.

Prática recomendada

Mantenha os formulários personalizados mais curtos para garantir que sejam totalmente preenchidos com as informações necessárias.

Entenda o porquê

Formulários longos podem intimidar os usuários, que muitas vezes acabam por não preenchê-los completamente. Isso, por sua vez, resulta em informações de atribuição incompletas e dados imprecisos para os relatórios.

Se um formulário personalizado tiver muitos campos, insira os campos relacionados lado a lado sempre que possível, a fim de reduzir o tempo de rolagem do usuário. Você também pode usar a lógica de omissão para ocultar campos que não precisam ser preenchidos ou a lógica de exibição para mostrar campos específicos.

Prática recomendada

Use opções de campos personalizados predefinidos (como botões de opção e menus suspensos) para limitar as opções de resposta, exigindo que os usuários selecionem opções específicas.

Entenda o porquê

No caso de um campo predefinido, os usuários simplesmente marcarão uma caixa ou selecionarão uma opção em um menu, garantindo que todas as respostas a essa pergunta sejam idênticas.

Dados consistentes e exatos são vitais para gerar um relatório preciso. Dados inconsistentes resultam em relatórios imprecisos, o que pode afetar as decisões a partir do nível individual. Além disso, dados consistentes possibilitam a adição de gráficos nos relatórios para oferecer uma representação visual dos dados. Campos de texto livre não podem ser usados em gráficos.

Prática recomendada

Certifique-se de que os rótulos dos campos utilizem palavras claras e descritivas.

Entenda o porquê

Dessa forma, a pessoa que preenche o formulário personalizado entenderá quais informações estão sendo solicitadas.

Prática recomendada

Adicione informações na área de instruções dos campos personalizados para explicar o que a pessoa deve inserir ao preencher o campo.

Entenda o porquê

Essas informações são exibidas como um pop-up ao passar o mouse sobre o ícone “?” próximo a um campo de um formulário personalizado. Inclua quais dados devem ser inseridos no campo, bem como qualquer formatação necessária para campos de texto.

Fornecer mais detalhes ao usuário ajuda a reduzir o número de perguntas adicionais, trocas de email ou equívocos. Informações incompletas ou ausentes podem atrasar a realização do trabalho.

Prática recomendada

Use a lógica de exibição para mostrar os campos necessários quando outro campo for preenchido de uma maneira específica. Use a lógica de omissão em formulários personalizados para ocultar campos não relacionados a um determinado tipo de solicitação.

Entenda o porquê

Exibir apenas os campos necessários e ocultar os que não são resulta em um formulário personalizado mais simples e organizado para os usuários preencherem. Isso também ajuda a reduzir o tamanho do formulário, simplificando a experiência dos usuários e aumentando a taxa de resposta.

Usar a lógica de exibição também pode ajudar a reduzir o número de formulários personalizados que você precisa criar e manter.

Prática recomendada

Reduza o número de cálculos necessários em um formulário personalizado extraindo as informações calculadas de outro formulário.

Entenda o porquê

Por exemplo: você possui um campo calculado chamado “Número de ativos” em um formulário de problemas que calcula o número de ativos vinculados ao item. Isso é usado em uma fila de solicitações. Você precisa que essas informações sejam transferidas para o projeto após a conversão da solicitação. Faça uma cópia do formulário de problemas e salve-o como um formulário de projeto. Em seguida, adicione o nome do campo calculado do problema à caixa de cálculo do formulário de projeto. Neste exemplo, no campo calculado do formulário de projeto denominado “Número de ativos”, insira o texto “Número de ativos”. Isso evita que o Workfront tente executar novamente esse cálculo no projeto e, em vez disso, o orienta a usar o valor do formulário de problemas personalizado.

Prática recomendada

Use campos já existentes da biblioteca de campos que tenham a mesma finalidade, quando possível.

Entenda o porquê

Não é possível ter dois campos com o mesmo nome no Workfront. Se o campo tiver um nome comum, é possível que ele já exista. Verifique a biblioteca de campos antes de criar novos campos para saber se eles já existem.

Ao usar campos que foram criados por outra pessoa, lembre-se de que as modificações realizadas nesse campo afetam TODOS os formulários personalizados dos quais ele faz parte. Se você precisar alterar um cálculo ou o tipo do campo (de texto para botões de opção, por exemplo), será necessário criar um novo campo e dar a ele um nome diferente do original. (Lembre-se de que ter vários campos com nomes semelhantes pode confundir os usuários.)

Prática recomendada

Use campos obrigatórios para garantir que informações importantes para o processo ou organização sejam inseridas.

Entenda o porquê

Dados incompletos em um formulário personalizado podem atrasar o trabalho e afetar os relatórios. O indicador de campo obrigatório (um * vermelho próximo ao nome do campo) lembra aos usuários que são necessárias informações específicas antes de editar e salvar o formulário personalizado ou enviar uma solicitação oficial.

No entanto, os campos obrigatórios devem ser usados com moderação e cuidado. Tornar todos os campos obrigatórios pode desencorajar os usuários de preenchê-los com informações úteis e completas. Além disso, ao editar um formulário personalizado na área de detalhes de um objeto, um campo obrigatório incompleto impedirá que um formulário personalizado seja salvo.

Prática recomendada

Tenha cuidado ao alterar os nomes dos campos de um formulário personalizado, pois isso pode afetar os campos calculados que utilizam esse campo.

Entenda o porquê

Quando você altera o nome de um campo, esse nome também precisa ser atualizado onde será usado, seja um campo calculado personalizado em um formulário personalizado ou em um cálculo integrado no modo de texto. Alterar o nome de um campo pode distorcer os cálculos e resultar em informações imprecisas.

Prática recomendada

Revise formulários e campos personalizados com frequência (por exemplo, uma vez por trimestre) como parte da manutenção regular do sistema do Workfront.

Entenda o porquê

Formulários e campos personalizados não serão úteis se não coletarem os dados de que sua organização precisa para realizar o trabalho.

Ao fazer alterações, esteja ciente de como elas afetam outros aspectos do Workfront. Por exemplo, alterar o nome de um campo pode distorcer um cálculo que utiliza esse campo. Alterar o rótulo ou o nome de um formulário pode impedir que um relatório exiba as informações necessárias ou execute uma integração com outro sistema.

Além de atualizar formulários personalizados, identifique os formulários pouco (ou nunca) utilizados. É possível combinar formulários que não são usados com frequência com outro formulário? Ou talvez seja hora de descontinuar esse formulário, porque suas equipes não precisam mais das informações que ele está coletando.

Antes de realizar qualquer ação nesses formulários desnecessários, leia sobre como desativar ou excluir formulários e campos personalizados.

Prática recomendada

Desative formulários personalizados desnecessários em vez de excluí-los.

Entenda o porquê

Ao excluir um formulário personalizado, você exclui todos os dados personalizados inseridos nele.
A desativação de um formulário personalizado retém todos os dados históricos associados. Isso significa que você pode continuar gerando relatórios com essas informações.

A desativação também evita que o formulário apareça em menus suspensos nos quais os usuários selecionam um formulário personalizado. No entanto, o formulário ainda é exibido em qualquer objeto ao qual já esteja vinculado.

Prática recomendada

Oculte campos personalizados que não são mais necessários em um formulário personalizado utilizando uma quebra de seção. Em seguida, torne essa seção visível somente para admins de sistema.

Entenda o porquê

Excluir um campo personalizado existente não apenas o remove de um formulário personalizado, mas também exclui todos os dados contidos nesse campo, onde quer que ele seja usado. Isso significa que os dados históricos, que podem ser necessários para relatórios, serão excluídos.

Para evitar a perda de dados, oculte o campo desnecessário no próprio formulário personalizado. As quebras de seção em formulários personalizados permitem ocultar ou expor os campos que fazem parte dessa seção dependendo de se o usuário tem permissão para visualizar, contribuir ou gerenciar o objeto do Workfront ao qual ela está vinculada. Também é possível definir a permissão de uma seção como Somente admins, para que apenas usuários com nível de acesso de admin possam ver toda a seção do formulário.

Prática recomendada

Limitar quem pode criar formulários personalizados na sua instância do Workfront.

Entenda o porquê

Ter um grupo seleto de pessoas que podem criar formulários personalizados ajuda a controlar o número de formulários personalizados criados na instância do Workfront.

Além disso, permitir que outras pessoas criem formulários pode facilitar o trabalho de admins de sistema e dar a cada grupo controle sobre as atualizações dos formulários personalizados que utilizam com frequência.

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