Azioni di approfondimento sulle vendite e conformità ai requisiti RGPD

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) è la normativa dell’Unione Europea entrata in vigore il 25 maggio 2018.

Panoramica

Il suo obiettivo è rafforzare i diritti degli interessati all’interno dell’Unione europea (UE) e dello Spazio economico europeo (SEE) per quanto riguarda le modalità di utilizzo e protezione dei loro dati personali. Per "dati personali" si intendono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile.

Il RGPD è strutturato intorno a sei principi chiave (descritti all’articolo 5 della legislazione):

1. Trasparenza su come verranno utilizzati i dati e a cosa serviranno.
2. Garantire che i dati raccolti siano utilizzati solo per gli scopi esplicitamente specificati al momento della raccolta.
3. Limitare la raccolta dei dati a quanto necessario per il raggiungimento dello scopo per il quale sono raccolti.
4. Accertarsi che i dati siano accurati.
5. Conservare i dati solo per il tempo necessario all’interno dello scopo previsto.
6. Prevenzione dell'uso non autorizzato o della perdita accidentale dei dati mediante l'applicazione di misure di sicurezza adeguate.

Inoltre, esiste un nuovo requisito di responsabilità per dimostrare come viene gestita e monitorata la conformità. Ciò significa conservare le registrazioni di come e perché sono stati raccolti i dati personali, nonché la documentazione dei processi messi in atto per proteggerli.

A chi si applica?

Il RGPD si applica a qualsiasi organizzazione all’interno o all’esterno dell’UE che commercializza beni o servizi e/o tiene traccia dei comportamenti degli interessati all’interno dell’UE e del SEE. Se svolgi attività commerciali con persone interessate in Europa che comportano il trattamento dei loro dati personali, questa legislazione si applica al tuo caso. Le sanzioni per inadempienza sono significative, con pesanti ammende per chi viola il regolamento; l'ammenda massima per una singola violazione è di 20 milioni di euro o il 4% del fatturato mondiale annuo, a seconda di quale dei due è maggiore.

Implicazioni per il marketing

Gli addetti al marketing mirano a creare esperienze cliente personali e umane, basate sulla fiducia e distribuite con cura. Anche se il RGPD non utilizza questi termini, gli obiettivi sono gli stessi: rispettare i diritti dei clienti e guadagnarsi la loro fiducia. Per creare e mantenere tale fiducia, gli esperti di marketing devono essere in grado di comprendere come, quando e perché i loro clienti desiderano essere coinvolti. È fondamentale che le preferenze del cliente siano rispettate, non solo come requisito legale, ma come base per pratiche di coinvolgimento incentrate sul cliente.

Il modo in cui gli esperti di marketing rispondono a queste aspettative più elevate in merito alla raccolta, all’utilizzo e alla sicurezza dei dati personali utilizzati abitualmente nel corso del loro lavoro è fondamentale e Marketo può aiutarli a soddisfare tali aspettative.

Esistono due aspetti chiave del RGPD in cui gli esperti di marketing devono rivedere le pratiche passate, correnti e future. Il primo è il consenso dell’interessato al trattamento dei suoi dati personali, e il secondo è la responsabilità, ossia la capacità di dimostrare come vengono seguiti i principi del RGPD.

Nel nostro e-book, forniamo ampie informazioni sul consenso e la responsabilità all’interno della piattaforma Marketo, RGPD e l’addetto al marketing. Tuttavia, in questo articolo ci concentreremo specificamente sulle nuove funzioni delle azioni di approfondimento sulle vendite, che aiuteranno la tua organizzazione ad aderire alle regole RGPD.

Conformità al RGPD nelle azioni di approfondimento sulle vendite

Sales Insight Actions è un'applicazione potente, parte di Marketo Engagement Platform, che fornisce un unico flusso di lavoro e una visualizzazione per le attività di vendita e marketing per accelerare collettivamente la pipeline attraverso il coinvolgimento collaborativo. Nuove funzionalità nelle azioni di approfondimento sulle vendite sono state create appositamente per garantire la conformità ai requisiti RGPD. Illustreremo tutte e tre le funzioni e spiegheremo in che modo, se utilizzate correttamente, aiuteranno l’organizzazione a rispettare il RGPD.

Scheda di conformità

Le azioni di approfondimento sulle vendite includono una scheda di conformità nella vista Dettagli persona per fornire informazioni chiave sul tipo di autorizzazione di un contatto e sul relativo tipo di origine. Questo consente agli utenti di aggiungere e tenere traccia facilmente delle informazioni critiche per la privacy dei dati e li aiuta a prendere decisioni più informate sulla strategia di campagna/sensibilizzazione.

Tipo di autorizzazione contatto

All’interno della Scheda di conformità, gli utenti possono tracciare la base giuridica per il trattamento dei dati personali di un contatto tramite il menu a discesa Autorizzazione. Comprendere il tipo di autorizzazione di un contatto aiuta gli utenti di Sales Insight Actions a prendere decisioni più informate sulle pratiche di sensibilizzazione, garantendo che ogni campagna o coinvolgimento sia legale e appropriato.

Gli utenti possono scegliere tra numerose opzioni, tra cui:

• Consenso
• Interesse legittimo
• Esecuzione di un contratto
• Rispetto degli obblighi legali
• Tutela degli interessi vitali
• Interesse pubblico/Autorità ufficiale
• Altro

Tipo origine contatto

Nella nuova scheda di conformità, gli utenti possono tenere traccia dell'origine di un contatto. Il tipo di origine definisce da dove provengono le informazioni di un contatto quando è stato caricato inizialmente in Azioni approfondimenti vendite. Comprendere il tipo di origine di un contatto aiuta anche nelle decisioni relative alle pratiche di sensibilizzazione, nonché a determinare quali altri sistemi o posizioni memorizzare i dati personali, garantendo che ogni impegno sia in linea con la legislazione RGPD.

Anche in questo caso, gli utenti possono scegliere tra numerose opzioni a discesa, tra cui:

• Sincronizzazione CRM
• Importa
• Caricamento manuale
• Estensione Chrome
• Altro

Modifica della scheda di conformità

Quando è aperta la Visualizzazione dettagli persona, fare clic su Modifica nella scheda di conformità.

Sono disponibili due elenchi a discesa: Tipo di autorizzazione e Tipo di origine.

Se scegli "Consenso" come Tipo di autorizzazione, verranno visualizzati due campi obbligatori: "Data del consenso" e "Scopo dell’elaborazione". Questi due campi non sono applicabili ad altre opzioni.

Se si sceglie "Altro" per Tipo di autorizzazione o Tipo di origine, è possibile immettere il testo per descrivere il Tipo di origine.

Azioni in blocco

Le azioni di approfondimento sulle vendite consentono inoltre di aggiornare in blocco i tipi di autorizzazione e origine di un contatto, risparmiando tempo prezioso nel processo di conformità.

Quando si selezionano uno o più contatti dalla pagina Persone, a destra viene visualizzato un punto (menu a tre punti). Fare clic su di esso e vedrai Autorizzazione e Origine sono opzioni. È possibile impostare l'autorizzazione o l'origine di più contatti contemporaneamente.

Quando fai clic sulla finestra modale Autorizzazione, viene visualizzato un pop-up con opzioni a discesa che corrispondono a quelle presenti nella scheda di conformità.

Dopo aver aggiornato il tipo di autorizzazione, riceverai una finestra a comparsa di conferma e potrai visualizzare i dettagli aggiornati nella scheda di conformità nella visualizzazione Dettagli persona.

Allo stesso modo, il Tipo di origine può essere aggiornato in blocco facendo clic sul modale Origine.

Dopo aver selezionato il tipo di origine corretto per i contatti selezionati, viene visualizzata una finestra di conferma per confermare l'aggiornamento.

Esportazione dei dati di contatto dalle azioni di approfondimento sulle vendite

È possibile esportare le informazioni di contatto dalla visualizzazione Dettagli persona. L’esportazione scaricherà un file .CSV con le seguenti colonne:

Per esportare le informazioni di contatto, fare clic sui tre punti verticali nell'intestazione della visualizzazione dettagli persona e selezionare Esporta. Il file .CSV verrà scaricato automaticamente.

Annulla iscrizione

Un’area comunemente fraintesa del RGPD riguarda i contatti che annullano l’abbonamento al database dell’organizzazione. Al fine di rispettare le nuove regole sulla protezione dei dati di coloro che scelgono di annullare l’abbonamento, nelle azioni di approfondimento sulle vendite è stata inclusa la seguente funzionalità:

Collegamenti per annullare l’abbonamento: I collegamenti per l’annullamento dell’iscrizione verranno aggiunti automaticamente a tutte le e-mail inviate dall’applicazione web Sales Connect, in modo che ai contatti sia data una modalità accessibile di rinuncia.
Sincronizzazione per annullamento abbonamento: Gli utenti possono sincronizzare gli annullamenti dell’abbonamento al e dal proprio CRM (Salesforce) per garantire che le rinunce siano aggiornate.
Cronologia annullamenti iscrizione: Gli utenti possono visualizzare dati storici delle rinunce e delle rinunce nella Visualizzazione dettagli persona.
Rimozione annullamento sottoscrizione: La possibilità di scegliere nuovamente un contatto per il quale non è stato effettuato l’abbonamento richiede che l’utente disponga dei privilegi di amministratore e che dimostri che il contatto ha dato il nuovo consenso per contattarlo.

Aggiornamenti futuri

In qualità di sostenitore entusiasta della forza e dell'attenzione al cliente dell'economia del coinvolgimento, Marketo comprende l'importanza di mettere la privacy e la protezione dei dati nelle mani della persona interessata. Come per altre leggi sulla protezione dei dati, la conformità ai requisiti RGPD richiede l’impegno sia di Marketo che dei nostri clienti. Il presente articolo ha lo scopo di aiutarti a utilizzare Marketo in modo appropriato per supportare la conformità ai requisiti RGPD della tua organizzazione.

Continueremo a seguire da vicino le linee guida RGPD applicabili emesse dalle autorità di regolamentazione e la relativa legislazione. Gli aggiornamenti verranno pubblicati nel Centro affidabilità all'indirizzo trust.marketo.com.