Stato documento id1821HC00URO
Per gestire la preparazione dei documenti, AEM Guides fornisce la proprietà Stato documento per indicare lo stato corrente del documento. Gli stati dei documenti consentono di verificare rapidamente se un documento è nuovo, in revisione o completato.
Tipi di stati dei documenti
Un documento può avere uno qualsiasi degli stati definiti nel profilo Stato documento. Ad esempio, un documento può avere uno dei seguenti stati:
- Bozza: indica che il documento viene creato e salvato con nuove modifiche.
- In revisione: indica che è stato avviato un flusso di lavoro di revisione per il documento.
- Rivisto: indica che il documento è stato rivisto dagli utenti a cui è destinato.
Questi stati vengono impostati manualmente o automaticamente in base alle impostazioni del profilo Stati documento. Ad esempio, se il profilo Stato documento è configurato con lo stato iniziale come Bozza e lo stato In revisione è definito per i documenti in revisione. Quindi, quando si crea un documento, lo stato del documento è impostato su Bozza. Se si avvia un'attività di revisione, lo stato del documento viene modificato in In revisione.
È inoltre possibile modificare manualmente lo stato del documento per uno o più documenti. Tuttavia, se si sceglie di modificare lo stato del documento per più documenti, lo stato consentito è determinato dagli stati comuni consentiti per i documenti selezionati. Si supponga ad esempio di aver definito gli stati del documento come Bozza, In revisione, Rivisto e Pronto per Publish nello stesso ordine. Nel documento one.dita lo stato è impostato su Bozza e nel documento two.dita lo stato è impostato su Rivisto. Quando si selezionano entrambi, one.dita e two.dita, lo stato del documento consentito sarà Pronto per Publish. Poiché two.dita è nello stato Reviewed, il successivo stato possibile per two.dita è solo Ready to Publish, che viene visualizzato quando entrambi i documenti sono selezionati.
Cambia stato documento
Per modificare lo stato di un documento, effettuare le seguenti operazioni:
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Nell’interfaccia utente di Assets, seleziona uno o più documenti per i quali desideri modificare lo stato del documento.
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Nella barra degli strumenti principale fare clic su Proprietà.
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Selezionare il nuovo stato dal menu a discesa Stato documento. È possibile selezionare solo gli stati del documento consentiti nella sezione Transizione stato del profilo Stato documento.
note note NOTE Gli amministratori possono visualizzare tutti gli stati dei documenti e modificare il documento in qualsiasi stato possibile. -
Fai clic su Salva e chiudi.
Visualizza stato documento
La vista a schede dell'interfaccia utente di Assets mostra lo stato corrente insieme alla data e alle dimensioni di creazione del rispettivo argomento o mappa DITA.
Utilizzare gli stati del documento in DDLC
Gli stati dei documenti svolgono un ruolo importante nella gestione del ciclo di vita dei documenti in DDLC. Se la tua organizzazione segue rigorosamente il DDLC, diventa essenziale disporre di un meccanismo per controllare la modifica dei documenti in base al loro stato. Ad esempio, puoi consentire la modifica di documenti in stato Bozza o In revisione. Tuttavia, una volta che un documento è rivisto ed è pronto per la pubblicazione, dovrebbe esserci un modo per impedire ulteriori modifiche ai documenti.
AEM Guides fornisce un flusso di lavoro di approvazione dei documenti che consente di controllare il ciclo di vita del processo di sviluppo dei documenti. Quando un documento è pronto per la pubblicazione o ha raggiunto il penultimo stato, è possibile contrassegnarlo come approvato. Dopo l’approvazione di un documento, AEM Guides ne crea una nuova versione di sola lettura. È quindi possibile spostare il documento per la pubblicazione o creare una baseline per l'ulteriore elaborazione.
Per avviare una nuova versione dai documenti contrassegnati come approvati, un autore deve avviare una nuova versione. Quando si avvia una nuova versione, lo stato del documento viene nuovamente modificato in Bozza. Modificando lo stato del documento in Bozza, il documento sarà nuovamente modificabile e sarà possibile continuare a lavorare alla versione successiva.
Per utilizzare la funzione di approvazione del documento, effettuare le seguenti operazioni:
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Nell'editor Web aprire il documento da contrassegnare per l'approvazione.
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Fai clic sull'icona Contrassegna come approvato
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Se il documento è in stato di approvazione, viene visualizzata la seguente finestra di dialogo:
Se il documento non può essere contrassegnato come approvato, viene visualizzato il seguente messaggio:
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Se il documento è pronto per essere contrassegnato come approvato, selezionare un'etichetta dall'elenco a discesa e fare clic su Approva.
note note NOTE Se l'amministratore non ha configurato un elenco predefinito di etichette, viene visualizzato un campo di testo in formato libero per immettere un'etichetta. -
Una volta che il documento è stato contrassegnato come approvato, viene visualizzata una Anteprima del documento in modalità di sola lettura.
note note NOTE In modalità Anteprima tutte le opzioni di modifica vengono rimosse dalla barra degli strumenti. Inoltre, anche le visualizzazioni Autore e Source del documento sono state rimosse dalla navigazione superiore.
Una volta contrassegnato come approvato, il documento non è più disponibile per la modifica. Se desideri utilizzare il documento per la prossima versione, devi riportarlo allo stato Bozza. Per ripristinare la modalità Bozza dello stato di un documento approvato, effettuare le seguenti operazioni:
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In un documento approvato, fare clic sull'icona
Viene visualizzato il messaggio Avvia nuova versione.
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Fai clic su Conferma.
Lo stato del documento viene modificato in Bozza e il documento viene aperto nell'Editor Web in modalità di modifica.
Argomento padre: Utilizzare l'editor Web