État du document id1821HC00URO

Pour gérer l’état de préparation des documents, AEM Guides fournit une propriété d’état du document pour indiquer l’état actuel du document. Les états du document vous aident à déterminer rapidement si un document est nouveau, en révision ou s’il est terminé.

Types d’états de document

Un document peut avoir l’un des états de document définis dans le profil Document State. Par exemple, un document peut avoir l’un des états de document suivants :

Ces états sont définis manuellement ou automatiquement, conformément aux paramètres de profil Document States . Par exemple, si le profil Etat du document est configuré avec l’état de départ comme brouillon et que l’état In-Review est défini pour les documents en cours de révision. Ensuite, lorsque vous créez un document, l’état du document est défini sur Version préliminaire. Si vous lancez une tâche de révision, l’état du document est alors modifié en In-Review.

Vous pouvez également modifier manuellement l’état du document pour un ou plusieurs documents. Cependant, si vous choisissez de modifier l’état du document pour plusieurs documents, l’état autorisé est déterminé par les états communs autorisés pour les documents sélectionnés. Supposons, par exemple, que vous ayez défini les états du document comme Brouillon, En révision, Révisé et Prêt à publier, dans le même ordre. Dans le document one.dita, l’état est défini sur Version préliminaire et sur le document two.dita, l’état est défini sur Révision. Lorsque vous sélectionnez à la fois : one.dita et two.dita, l’état du document autorisé est Prêt à publier. Comme le fait le dictionnaire two.dita dans Révisé état, le prochain état possible de two.dita est uniquement Prêt à publier, qui s’affiche lorsque les deux documents sont sélectionnés.

Modifier l’état du document

Pour modifier l’état d’un document, procédez comme suit :

Affichage de l’état du document

Le mode Carte de l’interface utilisateur d’Assets affiche l’état actuel ainsi que la date et la taille de création de la rubrique DITA ou du mappage DITA correspondant.

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Utilisation des états de document dans DDLC

Les états de document jouent un rôle important dans la gestion du cycle de vie des documents dans DDLC. Si votre entreprise suit strictement le DDLC, disposer d’un mécanisme de contrôle de la modification des documents en fonction de leur état devient une fonctionnalité essentielle. Par exemple, vous pouvez autoriser la modification de documents lorsqu’ils se trouvent dans Version préliminaire ou En cours de révision états. Cependant, une fois qu’un document est révisé et prêt à être publié, il doit y avoir un moyen d’empêcher toute modification supplémentaire des documents.

AEM Guides fournit un processus d’approbation de document qui vous aide à contrôler le cycle de vie de votre processus de développement de documents. Une fois qu’un document est prêt à être publié ou qu’il a atteint l’avant-dernier état, vous pouvez le marquer comme approuvé. Une fois qu’un document est approuvé, AEM Guides crée une nouvelle version du document et le rend en lecture seule. Vous pouvez ensuite déplacer le document à des fins de publication ou créer une ligne de base pour un traitement ultérieur.

Pour lancer une nouvelle version à partir des documents marqués comme approuvés, un auteur doit lancer une nouvelle version. Le lancement d’une nouvelle version modifie l’état du document en Version préliminaire encore une fois. En définissant l’état du document sur Version préliminaire, le document est à nouveau modifiable et vous pouvez continuer à travailler sur la prochaine version.

Pour utiliser la fonction d’approbation de document, procédez comme suit :

Une fois qu’un document est marqué comme approuvé, il ne peut plus être modifié. Si vous souhaitez utiliser le document pour la prochaine version, vous devez le ramener à la Version préliminaire état. Pour rétablir l’état du document d’un document approuvé sur Version préliminaire en mode , procédez comme suit :

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