DocumentatieAEM GuidesDocumentatie voor AEM Guides

Documentstatussen configureren id181GB0400UI

Last update: Fri Jan 12 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Gemaakt voor:

  • Experienced
  • Admin

AEM de Gidsen laat u de documentstaten voor uw onderwerpen DITA volgens de vereisten van uw organisatie bepalen. U kunt verschillende statussen van het document definiëren, van het begin tot het einde. De eerste status kan bijvoorbeeld Concept zijn en naar Revisie, Goedgekeurd, Vertaald en tot slot naar Gepubliceerd worden verplaatst.

Er zijn twee manieren waarin een onderwerp van één staat aan een ander-hand en automatisch kan overgaan. De documentstatussen die in een profiel zijn gedefinieerd, kunnen worden gebruikt voor het handmatig wijzigen van de documentstatus. Dit kan van de pagina van Eigenschappen van een onderwerpdossier worden gedaan. U kunt ook bepalen wie het document van het ene naar het andere frame kan verplaatsen. Een auteur kan bijvoorbeeld een document maken en de standaardstatus van het document kan Concept zijn. Wanneer de auteur het document ter controle verzendt, kan hij de documentstatus wijzigen in In-Review. De controleur kan de documentstatus wijzigen in Goedgekeurd of in Concept op basis van het revisieproces. Als het document is goedgekeurd, kan de uitgever de documentstatus wijzigen in Vertaald of Gepubliceerd, afhankelijk van de workflow.

NOTE
Als een gebruiker tot beheerders in een groep, kan de gebruiker de status van een document wijzigen vanuit een willekeurige status, ongeacht de overgangen van de documentstatus die in het systeem zijn gedefinieerd.

Een documentstatus maken

AEM hulplijnen worden geleverd met een set standaarddocumentstatussen. Deze staten zijn:

  • Concept
  • Bewerken
  • Evaluatieversie
  • Goedgekeurd
  • Bekeken
  • Gereed

Deze standaardstaten zijn beschikbaar aan alle onderwerpen DITA die onder DAM worden gecreeerd. U kunt uw eigen documentstaten maken en deze toewijzen aan een specifieke map. Alle DITA-bestanden die in die map worden gemaakt, hebben vervolgens toegang tot de nieuwe documentstatussen.

Voer de volgende stappen uit om documentstatussen te maken met behulp van het mapprofiel:

  1. Klik op de Adobe Experience Manager-koppeling bovenaan en kies Gereedschappen.

  2. Selecteren Hulplijnen in de lijst met gereedschappen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Elementenstatussen wordt weergegeven. Standaard wordt op de pagina een standaardprofiel weergegeven.

  4. Klikken Profiel maken en voert u de volgende gegevens in:

    • Voer in het veld Profiel de naam voor het profiel in.

    • Geef het pad op waarop u het nieuwe profiel wilt toepassen.

    • Geef de statussen van het document op in het dialoogvenster Toegestane staten krachtens Staten. De standaarddocumentstatussen zijn Concept, Bewerken, In-Review, Goedgekeurd en Gereed.-

      Klik op de knop Toevoegen om een documentstatus toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een documentstatus te verwijderen.
      note note
      NOTE
      Verwijder geen documentstatus als de documenten zich nog in die status bevinden. Als u een documentstatus verwijdert, kunt u de documentstatus van dergelijke documenten alleen wijzigen als u tot de beheerder gebruikersgroep.

    • Geef de beginstatus van het document op in het dialoogvenster Beginstatus.

    • Geef de eindstatus van het document op in het dialoogvenster Eindstatus.

    • De statusovergang van het document opgeven in Van en Naar krachtens Overgang staat.

      • Geef de gebruikers en gebruikersgroepen op die de documentstatus in Groepen.

      • Klik op de knop Toevoegen om een frameovergang toe te voegen.

      • Klik op het pictogram Verwijderen om een frameovergang te verwijderen.

      note note
      NOTE
      Een frameovergang niet verwijderen als de documenten zich nog in From status. Als u een frameovergang verwijdert, kunt u de documentstatus van dergelijke documenten alleen wijzigen als u tot de beheerder gebruikersgroep.

  5. Klikken Gereed.

Een kopie van een documentstatusprofiel maken

Afhankelijk van uw vereiste kunt u een kopie van een bestaand documentstatusprofiel maken. U kunt de kopie gebruiken als basis voor het maken van een ander documentprofiel.

Voer de volgende stappen uit om een kopie van een documentstatusprofiel te maken:

  1. Klik op de Adobe Experience Manager-koppeling bovenaan en kies Gereedschappen.

  2. Selecteren Hulplijnen in de lijst met gereedschappen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Elementenstatussen wordt weergegeven.

  4. Selecteer het documentstatusprofiel dat u wilt dupliceren en klik op Profiel dupliceren.

  5. Breng vereiste veranderingen aan en klik Gereed.

Een documentstatus of statusovergang verwijderen

NOTE
Verwijder een documentstatus of statusovergang niet als de documenten zich nog in de status of in een statusovergang bevinden. Als u een staat of een staatsovergang schrapt, zult u niet de documentstaat van dergelijke documenten kunnen veranderen tenzij u tot het behoort beheerder gebruikersgroep.

Voer de volgende stappen uit om een documentstatus of statusovergang te verwijderen uit een documentstatusprofiel:

  1. Klik op de Adobe Experience Manager-koppeling bovenaan en kies Gereedschappen.

  2. Selecteren Hulplijnen in de lijst met gereedschappen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Elementenstatussen wordt weergegeven.

  4. Selecteer het documentstatusprofiel van de plaats waar u de documentstatus wilt verwijderen en klik op Profiel bewerken.

  5. De documentstatus of statusovergang verwijderen en klikken Gereed.

Een documentstatusprofiel verwijderen

Voer de volgende stappen uit om een documentstatusprofiel te verwijderen:

  1. Klik op de Adobe Experience Manager-koppeling bovenaan en kies Gereedschappen.

  2. Selecteren Hulplijnen in de lijst met gereedschappen.

  3. Klik op de tegel Documentstatussen.

    De pagina Elementenstatussen wordt weergegeven.

  4. Selecteer het documentstatusprofiel dat u wilt verwijderen en klik op Profiel verwijderen.

De documentstatuswijziging automatiseren

Als u de documentstatus niet handmatig wilt wijzigen, kunt u een workflow maken en de wijziging van de documentstatus automatiseren.

NOTE
Geautomatiseerde workflows moeten in overeenstemming zijn met de documentstatussen en overgangen die in de configuratie zijn gedefinieerd. Het systeem voert geen controles uit op statuswijzigingen die via geautomatiseerde workflows zijn uitgevoerd.

Voer de volgende stappen uit om de documentstatuswijziging te automatiseren:

  1. Open de werkstroompagina via de URL van de AEM server.

    <AEM_Server_URL>:<port>/workflow

  2. Open een workflow op de pagina met workflows. Bijvoorbeeld Revisieonderwerp.

  3. Selecteren Processtap van de Workflow in het dialoogvenster AEM en sleep en zet het neer op de workflow.

  4. Dubbelklik op het proces en open het dialoogvenster Step Properties in.

  5. Voer de volgende gegevens in het dialoogvenster Proces tabblad van het dialoogvenster en klik op OK:

    • Selecteren Documentstatus instellen voor elk DAM-element in de vervolgkeuzelijst Proces.

    • Schakel het selectievakje Handler Advance in.

    • Voer de naam in van de documentstatus in het dialoogvenster Argumenten tekstvak.

      note note
      NOTE
      Zorg ervoor dat u de juiste documentstatus invoert in het tekstvak Argument. Als u een verkeerde naam opgeeft, wordt de verkeerde documentstatus ingesteld.

  6. Klikken Opslaan om de workflow op te slaan.

Goedkeuringswerkstroom inschakelen

AEM hulplijnen bieden een workflow voor documentgoedkeuring waarmee u de levenscyclus van het ontwikkelingsproces van uw document kunt bepalen. Voer de volgende stappen uit om de goedkeuringswerkstroom in te schakelen:

  1. Meld u aan bij AEM en open de modus CRXDE Lite.

  2. Navigeer naar het standaardconfiguratiebestand dat beschikbaar is op de volgende locatie:

    /libs/fmdita/clientlibs/clientlibs/xmleditor/ui_config.json

  3. Maak een kopie van het standaardconfiguratiebestand op de volgende locatie:

    /apps/fmdita/xmleditor/ui_config.json

  4. Navigeer naar de ui_config.json in het apps knooppunt voor bewerken.

  5. In de ui_config.json bestand, schakelt u de functie voor de goedkeuringswerkstroom in door het functies hieronder weergegeven:

    code language-json 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}
recommendation-more-help
11125c99-e1a1-4369-b5d7-fb3098b9b178