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Configuration des états du document id181GB0400UI

Last update: Fri Jan 12 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Créé pour :

  • Experienced
  • Admin

AEM Guides vous permet de définir les états du document pour les rubriques DITA en fonction des exigences de votre entreprise. Vous pouvez définir différents états de votre document du début à la fin. Par exemple, le premier état peut être Version préliminaire et il peut passer à Révision, Approuvé, Traduit et enfin à Publié.

Un sujet peut passer d’un état à un autre de deux façons : manuelle et automatique. Les états du document définis dans un profil peuvent être utilisés pour modifier manuellement l’état du document. Vous pouvez le faire à partir de la page Propriétés d’un fichier de rubrique. Vous pouvez également définir qui peut déplacer le document d’un état à un autre. Par exemple, un auteur peut créer un document et l’état par défaut du document peut être Version préliminaire. Lorsque l’auteur envoie le document pour révision, il peut modifier l’état du document en In-Review. Le réviseur peut modifier l’état du document en Approuvé ou en Version préliminaire en fonction du processus de révision. Si le document est Approuvé, l’éditeur peut modifier l’état du document en Traduit ou Publié selon le processus.

NOTE
Si un utilisateur appartient à la variable administrateurs , l’utilisateur peut modifier l’état d’un document à partir de n’importe quel état, indépendamment des transitions d’état du document définies dans le système.

Création d’un état de document

AEM Guides est fourni avec un ensemble d’états de document par défaut. Ces états sont les suivants :

  • Brouillon
  • Modifier
  • En révision
  • Approuvé
  • Révisé
  • Terminé

Ces états par défaut sont disponibles pour toutes les rubriques DITA créées sous DAM. Vous pouvez créer vos propres états de document et les affecter à un dossier spécifique. Tous les fichiers DITA créés sous ce dossier auront alors accès aux états de document nouvellement créés.

Pour créer des états de document à l’aide du profil de dossier, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le lien Adobe Experience Manager en haut de l’écran et choisissez Outils.

  2. Sélectionner Guides dans la liste des outils.

  3. Cliquez sur la mosaïque États du document .

    La page États des ressources s’affiche. Par défaut, la page affiche un profil par défaut.

  4. Cliquez sur Créer un profil et saisissez les informations suivantes :

    • Saisissez le nom du profil dans le champ Profil .

    • Spécifiez le chemin d’accès auquel appliquer le nouveau profil.

    • Spécifiez les états du document dans le États autorisés under Etats. Les états du document par défaut sont Brouillon, Modifier, En révision, Approuvé et Terminé.-

      Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter un état de document.

      • Cliquez sur l’icône Supprimer pour supprimer un état de document.
      note note
      NOTE
      Ne supprimez pas un état de document si les documents sont toujours dans cet état. Si vous supprimez un état de document, vous ne pourrez pas modifier l’état du document de ces documents, à moins que vous n’apparteniez à l’événement administrator groupe d’utilisateurs.

    • Spécifiez l’état de début du document dans le État de départ.

    • Spécifiez l’état de fin du document dans le État de fin.

    • Spécifiez la transition d’état du document dans De et À under Transition de l’état.

      • Spécifier les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs pouvant modifier l’état du document dans Groupes.

      • Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une transition d’état.

      • Cliquez sur l’icône Supprimer pour supprimer une transition d’état.

      note note
      NOTE
      Ne supprimez pas une transition d’état si des documents sont toujours présents dans From état. Si vous supprimez une transition d’état, vous ne pourrez pas modifier l’état du document de ces documents, à moins que vous n’apparteniez au administrator groupe d’utilisateurs.

  5. Cliquez sur Terminé.

Création d’une copie d’un profil d’état de document

Selon vos besoins, vous pouvez créer une copie d’un profil d’état de document existant. Vous pouvez utiliser la copie comme base pour créer un autre profil de document.

Pour créer une copie d’un profil d’état de document, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le lien Adobe Experience Manager en haut de l’écran et choisissez Outils.

  2. Sélectionner Guides dans la liste des outils.

  3. Cliquez sur la mosaïque États du document .

    La page États des ressources s’affiche.

  4. Sélectionnez le profil d’état du document à dupliquer, puis cliquez sur Dupliquer le profil.

  5. Apportez les modifications requises et cliquez sur Terminé.

Suppression d’un état ou d’une transition d’état de document

NOTE
Ne supprimez pas une transition d’état ou d’état du document si les documents se trouvent toujours à l’état ou dans une transition d’état. Si vous supprimez une transition d’état ou d’état, vous ne pourrez pas modifier l’état du document de ces documents, sauf si vous appartenez au administrator groupe d’utilisateurs.

Effectuez les étapes suivantes pour supprimer une transition d’état ou d’état de document d’un profil d’état de document :

  1. Cliquez sur le lien Adobe Experience Manager en haut de l’écran et choisissez Outils.

  2. Sélectionner Guides dans la liste des outils.

  3. Cliquez sur la mosaïque États du document .

    La page États des ressources s’affiche.

  4. Sélectionnez le profil d’état du document à partir duquel vous souhaitez supprimer l’état du document, puis cliquez sur Modifier le profil.

  5. Supprimez la transition d’état ou d’état du document et cliquez sur Terminé.

Suppression d’un profil d’état de document

Pour supprimer un profil d’état de document, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le lien Adobe Experience Manager en haut de l’écran et choisissez Outils.

  2. Sélectionner Guides dans la liste des outils.

  3. Cliquez sur la mosaïque États du document .

    La page États des ressources s’affiche.

  4. Sélectionnez le profil d’état du document à supprimer, puis cliquez sur Supprimer le profil.

Automatiser la modification de l’état du document

Si vous ne souhaitez pas modifier manuellement les états du document, vous pouvez créer un processus et automatiser la modification de l’état du document.

NOTE
Les workflows automatisés doivent être conformes aux états et aux transitions du document définis dans la configuration. Le système n’effectue aucune vérification des modifications d’état effectuées par le biais de workflows automatisés.

Effectuez les étapes suivantes pour automatiser la modification de l’état du document :

  1. Ouvrez la page de workflow à partir de l’URL du serveur AEM.

    <AEM_Server_URL>:<port>/workflow

  2. Ouvrez un workflow à partir de la page du workflow. Par exemple, consultez la rubrique.

  3. Sélectionner Étape du processus de la Workflow de la boîte de dialogue AEM et effectuez un glisser-déposer sur le workflow.

  4. Double-cliquez sur le processus et ouvrez le Propriétés de l’étape boîte de dialogue.

  5. Saisissez les informations suivantes dans la variable Processus de la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK :

    • Sélectionner Définition de l’état du document pour toute ressource DAM dans la liste déroulante Processus .

    • Cochez la case Avance du gestionnaire .

    • Saisissez le nom de l’état du document dans le champ Arguments zone de texte.

      note note
      NOTE
      Veillez à saisir l’état correct du document dans la zone de texte Argument . Si vous saisissez un nom incorrect, le document sera défini sur le mauvais état du document.

  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le workflow.

Activer le workflow de validation

AEM Guides fournit un processus d’approbation de document qui vous aide à contrôler le cycle de vie de votre processus de développement de documents. Pour activer le workflow de validation, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à AEM et ouvrez le mode CRXDE Lite.

  2. Accédez au fichier de configuration par défaut disponible à l’emplacement suivant :

    /libs/fmdita/clientlibs/clientlibs/xmleditor/ui_config.json

  3. Créez une copie du fichier de configuration par défaut à l’emplacement suivant :

    /apps/fmdita/xmleditor/ui_config.json

  4. Accédez à et ouvrez le ui_config.json dans le fichier apps pour la modification.

  5. Dans le ui_config.json , activez la fonction de workflow d’approbation en modifiant la variable features , comme illustré ci-dessous :

    code language-json 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}
recommendation-more-help
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