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Configurar estados dos documentos id181GB0400UI

Last update: Fri Jul 12 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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O AEM Guides permite definir os estados dos documentos para os tópicos DITA de acordo com os requisitos da organização. Você pode definir diferentes estados do seu documento do início ao fim. Por exemplo, o primeiro estado pode ser Rascunho e pode ser movido para Revisão, Aprovado, Traduzido e finalmente para Publicado.

Há duas maneiras pelas quais um tópico pode passar de um estado para outro: manual e automática. Os estados do documento definidos em um perfil podem ser usados para alterar manualmente o estado do documento. Isso pode ser feito a partir da página Propriedades de um arquivo de tópico. Além disso, você pode definir quem pode mover o documento de um estado para outro estado. Por exemplo, um autor pode criar um documento e o estado padrão do documento pode ser Rascunho. Quando o autor envia o documento para revisão, ele pode alterar o estado do documento para Em revisão. O revisor pode alterar o estado do documento para Aprovado ou Rascunho novamente com base no processo de revisão. Se o documento for Aprovado, o editor poderá alterar o estado do documento para Traduzido ou Publicado, dependendo do fluxo de trabalho.

NOTE
Se um usuário pertencer ao grupo administradores, ele poderá alterar o estado de um documento de qualquer estado, independentemente das transições de estado do documento definidas no sistema.

Criar um estado de documento

O AEM Guides é enviado com um conjunto de estados de documento padrão. Esses estados são:

  • Rascunho
  • Editar
  • Em revisão
  • Aprovado
  • Revisado
  • Concluído

Esses estados padrão estão disponíveis para todos os tópicos DITA criados no DAM. Você pode criar seus próprios estados dos documentos e atribuí-los a uma pasta específica. Todos os arquivos DITA criados nessa pasta terão acesso aos estados de documento recém-criados.

Para criar estados de documento usando o Perfil de pasta, execute as seguintes etapas:

  1. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  2. Selecione Guias na lista de ferramentas.

  3. Clique no bloco Estados do documento.

    A página Estados da Assets é exibida. Por padrão, a página mostra um perfil padrão.

  4. Clique em Criar Perfil e insira os seguintes detalhes:

    • Insira o nome do perfil no campo Profile.

    • Especifique o caminho no qual deseja aplicar o novo perfil.

    • Especifique os estados do documento nos Estados permitidos em Estados. Os estados padrão do documento são Rascunho, Editar, Em revisão, Aprovado e Concluído.-

      Clique no botão Adicionar para adicionar um estado de documento.

      • Clique no ícone Excluir para excluir um estado de documento.
      note note
      NOTE
      Não exclua um estado de documento se os documentos ainda estiverem nesse estado. Se você excluir um estado de documento, não poderá alterar o estado desses documentos, a menos que pertença ao grupo de usuários administrador.

    • Especifique o estado inicial do documento no Estado Inicial.

    • Especifique o estado final do documento no Estado Final.

    • Especifique a transição de estado do documento em De e Para em Transição de Estado.

      • Especifique os usuários e grupos de usuários que podem alterar o estado do documento em Grupos.

      • Clique no botão Adicionar para adicionar uma transição de estado.

      • Clique no ícone Excluir para excluir uma transição de estado.

      note note
      NOTE
      Não exclua uma transição de estado se os documentos ainda estiverem no estado From. Se você excluir uma transição de estado, não poderá alterar o estado desses documentos, a menos que pertença ao grupo de usuários administrador.

  5. Clique em Concluído.

Criar uma cópia de um perfil de estado de documento

Dependendo do seu requisito, você pode criar uma cópia de um perfil de estado de documento existente. Você pode usar a cópia como base para criar outro perfil de documento.

Para criar uma cópia de um perfil de estado do documento, execute as seguintes etapas:

  1. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  2. Selecione Guias na lista de ferramentas.

  3. Clique no bloco Estados do documento.

    A página Estados da Assets é exibida.

  4. Selecione o perfil de estado do documento que você deseja duplicar e clique em Duplicar Perfil.

  5. Faça as alterações necessárias e clique em Concluído.

Excluir um estado de documento ou transição de estado

NOTE
Não exclua um estado de documento ou transição de estado se os documentos ainda estiverem no estado ou em transição de estado. Se você excluir uma transição de estado ou estado, não poderá alterar o estado desses documentos, a menos que pertença ao grupo de usuários administrador.

Execute as seguintes etapas para excluir um estado de documento ou uma transição de estado de um perfil de estado de documento:

  1. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  2. Selecione Guias na lista de ferramentas.

  3. Clique no bloco Estados do documento.

    A página Estados da Assets é exibida.

  4. Selecione o perfil de estado do documento do qual deseja excluir o estado do documento e clique em Editar Perfil.

  5. Exclua o estado do documento ou a transição de estado e clique em Concluído.

Excluir um perfil de estado de documento

Para excluir um perfil de estado do documento, execute as seguintes etapas:

  1. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  2. Selecione Guias na lista de ferramentas.

  3. Clique no bloco Estados do documento.

    A página Estados da Assets é exibida.

  4. Selecione o perfil de estado do documento que você deseja excluir e clique em Excluir Perfil.

Automatizar a alteração do estado do documento

Se não quiser alterar manualmente os estados do documento, você poderá criar um fluxo de trabalho e automatizar a alteração do estado do documento.

NOTE
Os workflows automatizados devem estar em conformidade com os estados e as transições do documento definidos na configuração. O sistema não executa nenhuma verificação de alterações de estado feitas por meio de workflows automatizados.

  1. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  2. Selecione Fluxo de trabalho na lista de ferramentas.

  3. Clique no bloco Modelos.

  4. Selecione o fluxo de trabalho relevante, considere Revisar tópicos.

  5. Clique em Editar.

    O workflow é aberto em uma nova guia.

  6. Clique em Editar (canto superior direito).

  7. Abra o navegador Etapas; usando Alternar Painel Lateral, na extremidade esquerda da barra de ferramentas superior

  8. Arraste a etapa(s) apropriada para o local desejado no modelo.

  9. Clique na nova etapa adicionada ao modelo de fluxo de trabalho e selecione Configurar na barra de ferramentas do componente

  10. Abra a guia Processo.

  11. Na lista suspensa Processo, selecione Definir estado do documento para qualquer ativo DAM.

  12. Selecione a opção Avanço do manipulador.

  13. Na caixa de texto Argumentos, digite um estado de documento para o qual você deseja fazer a transição a partir do fluxo de trabalho selecionado.

    note note
    NOTE
    Certifique-se de inserir o estado correto do documento na caixa de texto Argumentos. Se você inserir um valor incorreto, o documento será definido para um estado incorreto.

  14. Confirme a alteração com Salvar e fechar.

Ativar fluxo de trabalho de aprovação

O AEM Guides fornece fluxo de trabalho para aprovação de documentos, que ajuda a controlar o ciclo de vida do processo de desenvolvimento de documentos. Para habilitar o fluxo de trabalho de aprovação, execute as seguintes etapas:

  1. Para baixar o arquivo de configuração da interface do usuário, faça logon no Adobe Experience Manager como administrador.

  2. Clique no link do Adobe Experience Manager na parte superior e escolha Ferramentas.

  3. Selecione Guias na lista de ferramentas e clique em Perfis de Pasta.

  4. Clique no bloco Perfil Global.

  5. Selecione a guia Configuração do editor XML e clique no ícone Editar na parte superior

  6. Clique no ícone Baixar para baixar o arquivo ui_config.json em seu sistema local. Em seguida, você pode fazer alterações no arquivo e fazer upload do mesmo.

  7. No arquivo ui_config.json, habilite o recurso de fluxo de trabalho de aprovação alterando a seção recursos como mostrado abaixo:

    code language-none 
    "features":
{
   "approvalWorkflow":  true
}

  8. Salve o arquivo e faça upload dele.

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