Genera documento di record per Forms adattivo

Panoramica

Quando un modulo viene compilato o inviato, è possibile conservare un record del modulo, in formato cartaceo o documento. Questo record è denominato documento di registrazione (DoR). Si tratta di una copia stampabile del modulo inviato. È inoltre possibile fare riferimento al documento di registrazione per le informazioni che i clienti hanno compilato in una data successiva oppure utilizzare il documento di record per archiviare moduli e contenuti insieme in formato PDF.

Documento record

Per creare un documento di record, un modello basato su XFA o Acroform viene unito ai dati raccolti tramite un modulo adattivo. È possibile generare automaticamente un documento di record o on-demand.
L’opzione su richiesta consente di specificare un modello XFA o Acrobat personalizzato per fornire un aspetto personalizzato al documento di record.

Operazioni disponibili:

Prima di iniziare

Prima di iniziare ad apprendere e a preparare le risorse necessarie per un documento di record:

Modello di base: un modello XFA (file XDP) creato in AEM Designer o in un modulo Acrobat (AcroForm). I modelli di base vengono utilizzati per specificare lo stile e le informazioni di branding per un documento di record. Carica il modello XFA (file XDP) nella tua istanza AEM Forms prima di

Modulo adattivo: modulo adattivo per il quale deve essere generato il documento di record.

Genera un documento di record basato su XFA

Carica il modello XFA (file XDP) nella tua istanza AEM Forms. Esegui i seguenti passaggi per configurare un modulo adattivo per utilizzare il modello XFA (file XDP) come modello per il documento di record:

  1. Nell'istanza AEM autore, fai clic su Forms > Forms and Documents.
  2. Selezionare un modulo e fare clic su Properties.
  3. Nella finestra Proprietà, tocca Form Model.
  4. Nella scheda Form Model, seleziona Select From dal menu a discesa Schema o None. È inoltre possibile selezionare un modello di modulo quando si crea un modulo.
  5. Nella sezione Configurazione modello di documento della scheda Modello di modulo selezionare Associa modello di modulo come modello di documento. Selezionando questa opzione, vengono visualizzati tutti i modelli XFA (file XDP) disponibili sul computer. Selezionare il file appropriato. Inoltre, assicurati che lo stesso schema (schema dati) sia utilizzato per Modulo adattivo e per il modello XFA selezionato (file XDP).
  6. Clic Done.

Il modulo adattivo è ora configurato per l’utilizzo di un file XDP come modello per Document of Record. I passaggi successivi consistono nel associare i componenti Modulo adattivo ai campi modello corrispondenti.

Generare un documento di record basato su Acroform

Carica il tuo PDF Adobe Acrobat (Acroform) nella tua istanza AEM Forms. Esegui i seguenti passaggi per configurare un modulo adattivo per utilizzare Adobe Acrobat PDF (Acroform) come modello per il documento di record:

  1. Nell'istanza AEM autore, fai clic su Forms > Forms and Documents.
  2. Selezionare un modulo e fare clic su Properties.
  3. Nella finestra Proprietà, tocca Form Model.
  4. Nella scheda Form Model, seleziona Select From dal menu a discesa Schema o None. È inoltre possibile selezionare un modello di modulo quando si crea un modulo.
  5. Nella sezione Configurazione modello di documento della scheda Modello di modulo selezionare Associa modello di modulo come modello di documento. Selezionando questa opzione, vengono visualizzati tutti i PDF Acrobat (Acroform) disponibili sul computer. Selezionare il file appropriato.
  6. Clic Done.

Il modulo adattivo è ora configurato per l’utilizzo di un Acroform come modello per Document of Record. I passaggi successivi consistono nel associare i componenti Modulo adattivo ai campi modello corrispondenti.

Generazione automatica di un documento di record

Quando un Modulo adattivo è configurato per generare automaticamente un Documento di record, ogni volta che un modulo viene modificato, il relativo Documento di record viene aggiornato immediatamente. Ad esempio, se un campo viene rimosso da un modulo adattivo esistente, anche il campo corrispondente viene rimosso e non è visibile nel documento di record. Ci sono molti altri vantaggi di generare automaticamente Documento di record. :

  • Gli sviluppatori di moduli non devono gestire manualmente i binding dei dati. Il documento di record generato automaticamente si occupa degli aggiornamenti relativi al binding dei dati.
  • Gli sviluppatori di moduli non devono nascondere manualmente i campi contrassegnati come esclusi dal documento di record. I documenti generati automaticamente sono preconfigurati per escludere tali campi.
  • L’opzione Documento di record generato automaticamente consente di risparmiare tempo per la creazione di un modello di modulo per il documento di record.
  • L’opzione Documento di record generato automaticamente consente di utilizzare stili e apparenze diversi utilizzando modelli di base diversi. Consente di selezionare lo stile e l'aspetto migliori per il documento di record della tua organizzazione. Se non si specifica lo stile, gli stili di sistema vengono impostati come predefiniti.
  • I documenti generati automaticamente garantiscono che qualsiasi modifica del modulo venga immediatamente riflessa nel documento di registrazione.

Esegui i seguenti passaggi per configurare un modulo adattivo per generare automaticamente un documento di record:

  1. Nell'istanza AEM autore, fai clic su Forms > Forms and Documents.
  2. Selezionare un modulo e fare clic su Properties.
  3. Nella finestra Proprietà, tocca Form Model.
  4. Nella scheda Form Model, seleziona Select From dal menu a discesa Schema o None. È inoltre possibile selezionare un modello di modulo quando si crea un modulo.
  5. Nella sezione Configurazione modello documento della scheda Modello modulo selezionare Genera documento di record.
  6. Clic Done.

Binding dei componenti modulo adattivo con i campi modello

Eseguire un binding dei campi modulo adattivo con i campi modello per visualizzare i dati del modulo acquisito nel campo del documento di record corrispondente. Per eseguire un binding dei componenti per modulo adattivo con i campi corrispondenti del modello di documento:

  1. Aprire il Modulo adattivo configurato per l’utilizzo di un modello di modulo personalizzato per la modifica.

  2. Seleziona un componente Modulo adattivo e fai clic sull’icona Configura Configura . Apre il browser delle proprietà.

  3. Nel browser delle proprietà, sfoglia e seleziona un campo.

    • (Per il modello AcroForm) la proprietà Document of Record Bind Reference field .
    • (Per il modello XFA) la proprietà Data Model Bind Reference .
  4. Clic Save.

Per ricevere un documento di record è possibile utilizzare l'azione Invia e-mail, AEM Invia flusso di lavoro insieme al passaggio Documento di record e altre azioni di invio.

Aggiornamenti incrementali al modello Documento di record

I moduli adattivi e i corrispondenti documenti dei modelli di record possono evolvere nel tempo. È possibile scegliere di aggiungere, rimuovere o modificare i campi in un modulo adattivo o in un modello di documento di record.

Quando apporti modifiche a un modello Documento di record e carichi il modello Documento di record modificato in AEM Forms, l’editor di Forms adattivo rileva automaticamente i binding modificati e ti informa sui componenti del modulo adattivo che richiedono nuovi binding. Consente di eseguire aggiornamenti incrementali a un modello di documento di record.

Ad esempio, un'organizzazione, We.Retail, dispone di un modello Document of Record basato su AcroForm, we-retail-Invoice.pdf. Il modello si presenta come segue:

Modello originale

Dopo aver utilizzato il modello per un certo periodo di tempo, l'organizzazione decide di rinominare il campo invoice-number in un campo bill-number e di acquisire l'indirizzo e-mail degli acquirenti. Uno sviluppatore aggiorna il nome del campo invoice-number e aggiunge un campo e-mail al modello. Crea anche una nuova versione del modello denominata we-retail-Invoice-v2.pdf.

Modello aggiornato

Lo sviluppatore carica e applica al modello aggiornato il modulo adattivo. Il modulo adattivo rileva e visualizza automaticamente l’elenco dei campi in cui è stato modificato il binding.

Errore di binding

Lo sviluppatore del modulo unisce i campi Forms adattivi con il modello di documento di record corrispondente.

[!VIDEO] (assets/we-retail-binding.mp4)

Ora, quando il modulo adattivo viene inviato, viene creato un documento di record aggiornato.

Aggiornamento dei bundle-

Considerazioni chiave durante l'utilizzo del documento di record

Quando si lavora a Document of Record per Adaptive Forms, tenere presente le considerazioni e le limitazioni seguenti.

  • I modelli del documento di record non supportano il testo RTF. Pertanto, qualsiasi testo RTF nel modulo adattivo statico o nelle informazioni inserite dall’utente finale viene visualizzato come testo normale nel documento di registrazione.
  • I frammenti di documento in un modulo adattivo non vengono visualizzati nel documento di record. Tuttavia, i frammenti di modulo adattivo sono supportati.
  • Il binding del contenuto nel documento di record generato per il modulo adattivo basato su schema XML non è supportato.
  • La versione localizzata del documento di record viene creata su richiesta per un'impostazione internazionale quando l'utente richiede il rendering del documento di record. La localizzazione del documento di record avviene insieme alla localizzazione del modulo adattivo.

Mappatura degli elementi del modulo adattivo

Nella tabella seguente sono descritti i componenti Modulo adattivo e i componenti XFA corrispondenti, nonché quelli visualizzati in un documento di record.

espandibili

Componente Modulo adattivo Componente XFA corrispondente Incluso per impostazione predefinita nel modello del documento di record? Note
Pulsante Pulsante false
Casella di selezione Casella di controllo vero
Selettore data Campo data/ora vero
Elenco a discesa Elenco a discesa vero
Firma a mano Firma vero
Casella numerica Campo numerico vero
Casella password Campo password false
Pulsante di scelta Pulsante di scelta vero
Casella di testo Campo testo vero
Pulsante Ripristina Pulsante Ripristina false
Pulsante Invia

Pulsante Invia per e-mail

Pulsante Invia per HTTP

false
Termini e condizioni vero
Allegato file false Non disponibile nel modello Documento di record. Disponibile solo nel documento di registrazione attraverso gli allegati.

Contenitori

Componente Modulo adattivo Componente XFA corrispondente Note
Pannello
Sottomodulo
Il pannello ripetibile è associato a un sottomodulo ripetibile.

Componenti statici

Componente Modulo adattivo Componente XFA corrispondente Note
Immagine Immagine I componenti TextDraw e Image, associati o non associati, vengono sempre visualizzati nel documento di record per un modulo adattivo basato su XSD, a meno che non vengano esclusi utilizzando le impostazioni Document of Record.
Testo Testo

Tabelle

I componenti della tabella Forms adattivi, come intestazione, piè di pagina e mappa di riga, sono associati ai componenti XFA corrispondenti. È possibile mappare pannelli ripetibili su tabelle in Documento di record.

Modello di base di un documento di record

Il modello di base fornisce informazioni su stile e aspetto al documento di record. Consente di personalizzare l'aspetto predefinito del documento di record generato automaticamente. Ad esempio, è possibile utilizzare il modello di base per aggiungere il logo della società nell’intestazione e le informazioni sul copyright nel piè di pagina del documento di registrazione.

La pagina master del modello di base viene utilizzata come pagina master per il modello Documento di record. È possibile applicare alla pagina master informazioni quali l’intestazione di pagina, il piè di pagina e il numero di pagina al documento di record. È possibile applicare tali informazioni al documento di record utilizzando il modello di base per la generazione automatica del documento di record. L’utilizzo del modello base consente di modificare le proprietà predefinite dei campi.

Segui sempre le convenzioni del modello di base quando progetta il modello di base.

Convenzioni dei modelli di base

Un modello di base viene utilizzato per definire intestazione, piè di pagina, stile e aspetto di un documento di record. L’intestazione e il piè di pagina possono includere informazioni quali il logo dell’azienda e il testo del copyright. La prima pagina master del modello base viene copiata e utilizzata come pagina master per il documento di record, che contiene intestazione, piè di pagina, numero di pagina o qualsiasi altra informazione che deve essere visualizzata in tutte le pagine del documento di record. Se si utilizza un modello di base non conforme alle convenzioni del modello di base, la prima pagina master del modello di base viene ancora utilizzata nel modello Documento di record. Si consiglia vivamente di progettare il modello di base in base alle sue convenzioni e di utilizzarlo per la generazione automatica di documenti di record.

Convenzioni delle pagine master

  • Nel modello di base, denominare il sottomodulo principale come AF_METATEMPLATE e la pagina master come AF_MASTERPAGE.

  • La pagina master con il nome AF_MASTERPAGE che si trova sotto il sottomodulo principale AF_METATEMPLATE è preferita per l’estrazione delle informazioni relative a intestazione, piè di pagina e stile.

  • Se AF_MASTERPAGE è assente, viene utilizzata la prima pagina master presente nel modello base.

Convenzioni di stile per i campi

  • Per applicare uno stile ai campi nel documento di record, il modello di base fornisce i campi situati nel sottomodulo AF_FIELDSSUBFORM sotto il sottomodulo principale AF_METATEMPLATE.

  • Le proprietà di questi campi vengono applicate ai campi nel documento di registrazione. Questi campi devono seguire la convenzione di denominazione AF_<name of field in all caps>_XFO . Ad esempio, il nome del campo della casella di controllo deve essere AF_CHECKBOX_XFO.

Per creare un modello di base, eseguire le operazioni seguenti in AEM Designer.

  1. Clic File > New.

  2. Selezionare l'opzione Based on a template.

  3. Seleziona la categoria Forms - Document of Record .

  4. Seleziona DoR Base Template.

  5. Fai clic su Next e fornisci le informazioni richieste.

  6. (Facoltativo) Modificare lo stile e l’aspetto dei campi che si desidera applicare ai campi nel documento di record.

  7. Salvare il modulo.

È ora possibile utilizzare il modulo salvato come modello di base per Documento di record. Non modificare o rimuovere gli script presenti nel modello di base.

Modifica del modello di base

  • Se non si applica alcuno stile sui campi nel modello di base, è consigliabile rimuovere tali campi dal modello di base in modo che tutti gli aggiornamenti al modello di base vengano prelevati automaticamente.
  • Durante la modifica del modello di base, non rimuovere, aggiungere o modificare script.

Seguire rigorosamente le convenzioni e le istruzioni di cui sopra per progettare un modello di base.

Personalizzare le informazioni sul marchio nel documento di registrazione

Durante la generazione di un documento di record, è possibile modificare le informazioni di branding per il documento di record nella scheda Documento di record. La scheda Documento di record include opzioni quali logo, aspetto, layout, intestazione e piè di pagina, liberatoria e se si desidera includere o meno le opzioni della casella di controllo e dei pulsanti di scelta non selezionati.

Per localizzare le informazioni di branding immesse nella scheda Documento di record, assicurarsi che le impostazioni internazionali del browser siano impostate in modo appropriato. Per personalizzare le informazioni di branding del documento di registrazione, esegui i seguenti passaggi:

  1. Seleziona un pannello (pannello principale) nel documento di registrazione, quindi tocca configura.

  2. Tocca dortab. Viene visualizzata la scheda Documento di record.

  3. Selezionare il modello predefinito o un modello personalizzato per il rendering del documento di record. Se si seleziona il modello predefinito, sotto il menu a discesa Modello viene visualizzata una miniatura del documento di record.

    modello di branding

    Se scegli di selezionare un modello personalizzato, sfoglia e seleziona un XDP sul server AEM Forms. Se desideri utilizzare un modello non già presente sul server AEM Forms, devi prima caricare XDP sul server AEM Forms.

  4. A seconda che si selezioni un modello predefinito o personalizzato, nella scheda Documento di record vengono visualizzate alcune o tutte le proprietà seguenti. Specifica in modo appropriato:

    • Immagine logo: Puoi scegliere di utilizzare l’immagine logo dal modulo adattivo, sceglierne uno da DAM o caricarne uno dal computer.
    • Titolo modulo
    • Testo intestazione
    • Etichetta di dichiarazione di non responsabilità
    • Liberatoria
    • Testo della liberatoria
    • Colore accento: Colore in cui viene eseguito il rendering del testo dell'intestazione e delle linee di separazione nel documento o nel record PDF
    • Famiglia font: Famiglia di font del testo nel PDF del documento di registrazione
    • Per i componenti Casella di controllo e Pulsante di scelta, mostrare solo i valori selezionati
    • Separatore per più valori selezionati
    • Includi oggetti modulo non associati a modelli dati
    • Escludere i campi nascosti dal documento di record
    • Nascondi descrizione pannelli
    NOTA

    Se si utilizza un modello di modulo adattivo creato con una versione di Designer precedente alla versione 6.3, affinché le proprietà Colore accento e Famiglia font funzionino, assicurarsi che quanto segue sia presente nel modello di modulo adattivo sotto il sottomodulo principale:

    <proto>
    <font typeface="Arial"/>
    <fill>
    <color value="4,166,203"/>
    </fill>
    <edge>
    <color value="4,166,203"/>
    </edge>
    </proto>
    
  5. Per salvare le modifiche di branding, tocca Fine.

Layout di tabelle e colonne per pannelli nel documento di registrazione

Il modulo adattivo può essere lungo e contenere diversi campi del modulo. Potrebbe non essere necessario salvare un documento di record come copia esatta del modulo adattivo. Ora è possibile scegliere un layout di tabella o colonna per salvare uno o più pannelli Modulo adattivo nel PDF del documento di registrazione.

Prima di generare un documento di record, nelle impostazioni di un pannello selezionare Layout per il documento di record per il pannello come Tabella o Colonna. I campi nel pannello vengono organizzati di conseguenza nel documento di registrazione.

Campi di un pannello di cui viene eseguito il rendering in un layout di tabella nel documento di record

Campi di un pannello di cui viene eseguito il rendering in un layout di tabella nel documento di record

Campi di un pannello di cui viene eseguito il rendering in un layout di colonna nel documento di record

Campi di un pannello di cui viene eseguito il rendering in un layout di colonna nel documento di record

Impostazioni del documento di registrazione

Le impostazioni del documento di record consentono di scegliere le opzioni che si desidera includere nel documento di record. Ad esempio, una banca accetta un modulo nome, età, numero di previdenza sociale e numero di telefono. Il modulo genera un numero di conto bancario e i dettagli della filiale. È possibile scegliere di visualizzare solo il nome, il numero di previdenza sociale, il conto bancario e i dettagli del ramo nel documento di registrazione.

Le impostazioni Documento di record di un componente sono disponibili sotto le relative proprietà. Per accedere alle proprietà di un componente, selezionalo e fai clic su cmppr nella sovrapposizione. Le proprietà sono elencate nella barra laterale ed è possibile trovare le seguenti impostazioni.

Impostazioni a livello di campo

  • Escludi dal documento di registrazione: Se si imposta la proprietà su true, il campo viene escluso dal documento di record. Si tratta di una proprietà modificabile in script denominata excludeFromDoR. Il suo comportamento dipende dalla proprietà Escludi campi da DoR se nascosta a livello di modulo.

  • Visualizza il pannello come tabella: l’impostazione della proprietà visualizza il pannello come tabella nel documento di record se il pannello contiene meno di 6 campi. Applicabile solo al pannello.

  • Escludi titolo dal documento di record: l'impostazione della proprietà esclude il titolo del pannello/tabella dal documento di record. Applicabile solo ai pannelli e alle tabelle.

  • Escludi descrizione dal documento di record: l'impostazione della proprietà esclude la descrizione del pannello/tabella dal documento di record. Applicabile solo ai pannelli e alle tabelle.

Impostazioni a livello di modulo

  • Includi campi non associati in DoR: l’impostazione della proprietà include campi non associati in Modulo adattivo basato su schema nel documento di record. Per impostazione predefinita è true.
  • Escludi i campi dal DoR se nascosti: l’impostazione della proprietà sostituisce il comportamento della proprietà a livello di campo "Escludi dal documento di record" quando non è vera. Se i campi sono nascosti al momento dell’invio del modulo, verranno esclusi dal documento di registrazione se la proprietà è impostata su true, purché la proprietà "Escludi dal documento di record" non sia impostata.

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