Génération d’un document d’enregistrement pour les formulaires adaptatifs

Présentation

Lorsqu’un formulaire est rempli ou envoyé, vous pouvez conserver un enregistrement du formulaire, au format imprimé ou au format de document. Ici, il s’agit de document d’enregistrement (DOR). Il s’agit d’une copie imprimable du formulaire envoyé. Vous pouvez également vous reporter au document d’enregistrement pour les informations que les clients ont remplies à une date ultérieure ou utiliser le document d’enregistrement pour archiver ensemble les formulaires et le contenu au format PDF.

Document d’enregistrement

Pour créer un document d’enregistrement, un modèle basé sur XFA ou Acrobat est fusionné avec les données collectées via un formulaire adaptatif. Vous pouvez générer un document d’enregistrement automatiquement ou à la demande.
L’option à la demande vous permet de spécifier un modèle XFA ou Acrobat personnalisé pour donner une apparence personnalisée à votre document d’enregistrement.

Vous pouvez :

Avant de commencer

Avant de commencer à apprendre et à préparer les ressources requises pour un document d’enregistrement :

Modèle de base : un modèle XFA (fichier XDP) créé dans AEM Designer ou un formulaire Acrobat Form (AcroForm). Le modèle de base, également appelé métamodèle, est utilisé pour spécifier les informations de style et de marque pour un document d’enregistrement. Chargez votre modèle XFA (fichier XDP) sur votre instance AEM Forms au préalable.

Formulaire adaptatif : le formulaire adaptatif pour lequel le document d’enregistrement doit être généré.

Génération d’un document d’enregistrement basé sur XFA

Chargez votre modèle XFA (fichier XDP) vers votre instance AEM Forms. Suivez les étapes suivantes pour configurer un formulaire adaptatif afin d’utiliser un modèle XFA (fichier XDP) comme modèle de document d’enregistrement :

  1. Dans l’instance d’auteur AEM, cliquez sur Formulaires > Formulaires et documents.
  2. Sélectionnez un formulaire, puis cliquez sur Propriétés.
  3. Dans la fenêtre Propriétés, appuyez sur Modèle de formulaire.
  4. Dans l’onglet Modèle de formulaire, dans la liste déroulante Sélectionner à partir de, sélectionnez Schéma ou Aucun. Vous pouvez également sélectionner un modèle de formulaire lorsque vous créez un formulaire.
  5. Dans la section Configuration du modèle de document d’enregistrement de l’onglet Modèle de formulaire, sélectionnez Associer le modèle de formulaire en tant que modèle de document d’enregistrement. Lorsque vous sélectionnez cette option, tous les modèles XFA (fichiers XDP) disponibles sur votre ordinateur s’affichent. Sélectionnez le fichier approprié. Assurez-vous également que le même schéma (schéma de données) est utilisé pour le formulaire adaptatif et le modèle XFA sélectionné (fichier XDP).
  6. Cliquez sur Terminé.

Votre formulaire adaptatif est maintenant configuré pour utiliser un fichier XDP comme modèle de document d’enregistrement. Les étapes suivantes consistent à lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle correspondants.

Génération d’un document d’enregistrement basé sur Acroform

Chargez votre PDF Adobe Acrobat (Acroform) sur votre instance AEM Forms. Suivez les étapes suivantes pour configurer un formulaire adaptatif afin d’utiliser Adobe Acrobat PDF (acroform) comme modèle de document d’enregistrement :

  1. Dans l’instance d’auteur AEM, cliquez sur Formulaires > Formulaires et documents.
  2. Sélectionnez un formulaire, puis cliquez sur Propriétés.
  3. Dans la fenêtre Propriétés, appuyez sur Modèle de formulaire.
  4. Dans l’onglet Modèle de formulaire, dans la liste déroulante Sélectionner à partir de, sélectionnez Schéma ou Aucun. Vous pouvez également sélectionner un modèle de formulaire lorsque vous créez un formulaire.
  5. Dans la section Configuration du modèle de document d’enregistrement de l’onglet Modèle de formulaire, sélectionnez Associer le modèle de formulaire en tant que modèle de document d’enregistrement. Lorsque vous sélectionnez cette option, tous les fichiers Acrobat PDF (Acroform) disponibles sur votre ordinateur s’affichent. Sélectionnez le fichier approprié.
  6. Cliquez sur Terminé.

Votre formulaire adaptatif est maintenant configuré pour utiliser un Acroform comme modèle de document d’enregistrement. Les étapes suivantes consistent à lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle correspondants.

Génération automatique d’un document d’enregistrement

Lorsqu’un formulaire adaptatif est configuré pour générer automatiquement un document d’enregistrement, chaque fois qu’un formulaire est modifié, son document d’enregistrement est mis à jour immédiatement. Par exemple, si un champ est supprimé d’un formulaire adaptatif existant, le champ correspondant est également supprimé et n’est pas visible dans le document d’enregistrement. La génération automatique d’un document d’enregistrement présente de nombreux autres avantages.  :

  • Les développeurs de formulaires n’ont pas à gérer manuellement les liaisons de données. Le document d’enregistrement généré automatiquement prend en charge les mises à jour des liaisons de données.
  • Les développeurs de formulaires n’ont pas à masquer manuellement les champs marqués comme exclus du document d’enregistrement. Les documents d’enregistrements générés automatiquement sont préconfigurés pour exclure ces champs.
  • L’option de génération automatique du document d’enregistrement permet de gagner du temps lors de la création d’un modèle de formulaire pour le document d’enregistrement.
  • L’option de génération automatique du document d’enregistrement vous permet d’utiliser des styles et des aspects différents en utilisant différents modèles de base. Il permet de sélectionner le style et l’apparence appropriés pour le document d’enregistrement de votre entreprise. Si vous ne spécifiez pas de style, les styles système sont définis en tant que valeur par défaut.
  • La génération automatique du document d’enregistrements permet de s’assurer que toute modification du formulaire se répercute immédiatement dans le document d’enregistrement.

Suivez les étapes suivantes pour configurer un formulaire adaptatif afin de générer automatiquement un document d’enregistrement :

  1. Dans l’instance d’auteur AEM, cliquez sur Formulaires > Formulaires et documents.
  2. Sélectionnez un formulaire, puis cliquez sur Propriétés.
  3. Dans la fenêtre Propriétés, appuyez sur Modèle de formulaire.
  4. Dans l’onglet Modèle de formulaire, dans la liste déroulante Sélectionner à partir de, sélectionnez Schéma ou Aucun. Vous pouvez également sélectionner un modèle de formulaire lorsque vous créez un formulaire.
  5. Dans la section Configuration du modèle de document d’enregistrement de l’onglet Modèle de formulaire, sélectionnez Générer un document d’enregistrement.
  6. Cliquez sur Terminé.

Liaison des composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle

Liez les champs de formulaire adaptatif aux champs de modèle pour afficher les données de formulaire capturées dans le champ de document d’enregistrement correspondant. Pour lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle de document d’enregistrement correspondants :

  1. Ouvrez le formulaire adaptatif, configuré pour utiliser un modèle de formulaire personnalisé, pour le modifier.

  2. Sélectionnez un composant de formulaire adaptatif et cliquez sur l’icône Configurer Configurer. Il ouvre le navigateur des propriétés.

  3. Dans le navigateur des propriétés, recherchez et sélectionnez un champ.

    • (Pour le modèle AcroForm) la propriété Champ de référence de liaison de document d’enregistrement.
    • (Pour le modèle XFA) la propriété Référence de liaison de modèle de données.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez utiliser l’action de soumission de workflow AEM Envoyer un e-mail conjointement avec l’étape Document d’enregistrement et autres actions de soumission pour recevoir un document d’enregistrement.

Mises à jour incrémentielles du modèle de document d’enregistrement

Les formulaires adaptatifs et les documents correspondants des modèles d’enregistrement peuvent évoluer au fil du temps. Vous pouvez choisir d’ajouter, de supprimer ou de modifier des champs sur un formulaire adaptatif ou un modèle de document d’enregistrement.

Lorsque vous apportez des modifications à un modèle de document d’enregistrement et chargez le modèle de document d’enregistrement modifié vers AEM Forms, l’éditeur de formulaires adaptatifs détecte automatiquement les liaisons modifiées et vous informe sur les composants de formulaire adaptatif qui nécessitent de nouvelles liaisons. Il vous permet d’effectuer des mises à jour incrémentielles sur un modèle de document d’enregistrement.

Par exemple, une organisation, We.Retail, possède un modèle de document d’enregistrement basé sur AcroForm, we-retail-facture.pdf. Le modèle ressemble à ce qui suit :

Modèle d’origine

Après avoir utilisé le modèle pendant un certain temps, l’entreprise décide de renommer le champ invoice-number en champ bill-number et de capturer l’adresse électronique des acheteurs. Un développeur met à jour le nom du champ invoice-number et ajoute un champ d’e-mail au modèle. Il crée également une version du modèle appelée we-retail-facture-v2.pdf.

Modèle mis à jour

Le développeur charge et applique le modèle mis à jour au formulaire adaptatif. Le formulaire adaptatif détecte et affiche automatiquement la liste des champs où la liaison a changé.

Erreur de liaison

Le développeur de formulaires associe les champs de formulaires adaptatifs au modèle de document d’enregistrement correspondant.

Désormais, lorsque le formulaire adaptatif est envoyé, un document d’enregistrement mis à jour est créé.

Mise à jour des lots-

Considérations essentielles lors de l’utilisation de documents d’enregistrement

Gardez en tête les considérations et les limitations suivantes lorsque vous utilisez un document d’enregistrement pour les formulaires adaptatifs.

  • Les modèles de document d’enregistrement ne prennent pas en charge le texte enrichi. Par conséquent, tout texte enrichi dans le formulaire adaptatif statique ou dans les informations renseignées par l’utilisateur final est remplacé par du texte brut dans le document d’enregistrement.
  • Les fragments de document contenus dans un formulaire adaptatif n’apparaissent pas dans le document d’enregistrement. Les fragments de formulaire adaptatif sont toutefois pris en charge.
  • La liaison de contenu dans le document de l’enregistrement généré pour le formulaire adaptatif de schéma XML n’est pas prise en charge.
  • La version localisée du document d’enregistrement est créée sur demande pour un paramètre régional lorsque l’utilisateur demande le rendu du document d’enregistrement. La localisation du document d’enregistrement est effectuée en même temps que la localisation du formulaire adaptatif.

Mappage des éléments d’un formulaire adaptatif

Le tableau suivant décrit les composants de formulaire adaptatif et les composants XFA correspondants, et s’ils apparaissent dans un document d’enregistrement.

Champs

Composant de formulaire adaptatif Composant XFA correspondant Inclus par défaut dans le modèle de document d’enregistrement ? Remarques
Bouton Bouton false
Case à cocher Case à cocher true
Sélecteur de date Champ Date/Heure true
Liste déroulante Liste déroulante true
Signature tactile Signature tactile true
Zone numérique Champ numérique true
Zone de mot de passe Champ Mot de passe false
Bouton radio Bouton radio true
Zone de texte Champ de texte true
Bouton Réinitialiser Bouton Réinitialiser false
Bouton Envoyer

Bouton Envoyer par messagerie

Bouton Envoyer via HTTP

false
Conditions d’utilisation true
Pièce jointe false Non disponible dans le modèle de document d’enregistrement. Disponible uniquement dans le document d’enregistrement par pièces jointes.

Conteneurs

Composant de formulaire adaptatif Composant XFA correspondant Remarques
Panneau
Sous-formulaire
Le panneau répétable se mappe au sous-formulaire répétable.

Composants statiques

Composant de formulaire adaptatif Composant XFA correspondant Remarques
Image Image Qu’ils soient liés ou non, les composants TextDraw et Image s’affichent toujours dans le document d’enregistrement concernant un formulaire adaptatif basé sur XSD, sauf si cela est exclu dans les paramètres de document d’enregistrement.
Texte Texte

Tableaux

Composants tabulaires des formulaires adaptatifs, comme l’en-tête, le pied de page et les lignes associés aux composants XFA correspondants. Vous pouvez mapper des panneaux répétables aux tableaux dans un document d’enregistrement.

Modèle de base d’un document d’enregistrement

Le modèle de base fournit les informations de style et d’aspect du document d’enregistrement. Il permet de personnaliser l’aspect par défaut d’un document d’enregistrement généré automatiquement. Par exemple, vous pouvez utiliser des modèles de base pour ajouter le logo de votre entreprise dans l’en-tête et les informations sur le droit d’auteur dans le pied de page du document d’enregistrement.

Le gabarit de page du modèle de base est utilisé comme gabarit de modèle de document d’enregistrement. Le gabarit de page peut comporter des informations comme l’en-tête, le pied et le numéro de page, que vous pouvez appliquer au document d’enregistrement. Vous pouvez appliquer ces informations au document d’enregistrement à l’aide d’un modèle de base pour générer automatiquement un document d’enregistrement. L’utilisation d’un modèle de base permet de modifier les propriétés par défaut des champs.

Respectez toujours les conventions relatives aux modèles de base lorsque vous créez un modèle de base.

Conventions relatives aux modèles de base

Un modèle de base sert à définir l’en-tête, le pied de page, le style et l’aspect d’un document d’enregistrement. L’en-tête et le pied de page peuvent comporter des informations, comme le logo de l’entreprise et la mention de droit d’auteur. Le premier gabarit de page du modèle de base est copié et utilisé comme gabarit de page du document d’enregistrement. Il contient l’en-tête, le pied de page, le numéro de page et toute autre information devant figurer sur toutes les pages du document d’enregistrement. Même si vous utilisez un modèle de base non conforme aux conventions en matière de modèles de base, le premier gabarit de page du modèle de base est utilisé dans le modèle de document d’enregistrement. Il est vivement recommandé de créer votre modèle de base en fonction des conventions correspondantes et de l’utiliser pour générer automatiquement un document d’enregistrement.

Conventions en matière de gabarits de page

  • Dans le modèle de base, vous devriez nommer le sous-formulaire racine AF_METATEMPLATE et le gabarit de page AF_MASTERPAGE.

  • Le gabarit de page « AF_MASTERPAGE » et situé sous le sous-formulaire racine AF_METATEMPLATE est privilégié pour extraire les informations sur l’en-tête, le pied de page et le style.

  • En l’absence de gabarit de page AF_MASTERPAGE, le premier gabarit de page présent dans le modèle de base est utilisé.

Conventions an matière de style des champs

  • Pour appliquer un style aux champs du document d’enregistrement, le modèle de base fournit les champs situés dans le sous-formulaire AF_FIELDSSUBFORM sous le sous-formulaire racine AF_METATEMPLATE.

  • Les propriétés de ces champs sont appliquées aux champs du document d’enregistrement. Ces champs doivent respecter la convention d’affectation des noms de AF_<name of field in all caps>_XFO. Par exemple, le champ contenant une case à cocher doit être nommé AF_CHECKBOX_XFO.

Pour créer un modèle de base, procédez comme suit dans AEM Designer.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau.

  2. Sélectionnez l’option Basé sur un modèle.

  3. Choisissez la catégorie Formulaires - Document d’enregistrement.

  4. Sélectionnez Modèle de base de DE.

  5. Cliquez sur Suivant et renseignez les informations nécessaires.

  6. (Facultatif) Modifiez le style et l’aspect à appliquer aux champs du document d’enregistrement.

  7. Enregistrez le formulaire.

Vous pouvez maintenant utiliser le formulaire enregistré comme modèle de base de document d’enregistrement. Ne modifiez ou ne supprimez aucun des scripts du modèle de base.

Modification du modèle de base

  • Si vous n’appliquez aucun style aux champs du modèle de base, il est recommandé de les supprimer afin que toutes les mises à niveau du modèle de base soient automatiquement reportées.
  • Lors de la modification du modèle de base, ne supprimez, n’ajoutez ou ne modifiez pas les scripts.

Respectez rigoureusement les conventions et instructions mentionnées ci-dessus pour concevoir un modèle de base.

Personnaliser les informations d’identité graphique d’un document d’enregistrement

Lors de la génération d’un document d’enregistrement, vous pouvez modifier les informations d’identité graphique pour le document d’enregistrement sous l’onglet Document d’enregistrement. L’onglet Document d’enregistrement inclut des options telles que le logo, l’apparence, la mise en page, l’en-tête et le pied de page, la clause de non-responsabilité et si vous souhaitez inclure des options de case à cocher et de bouton radio désélectionnées.

Pour localiser les informations d’identité graphique que vous saisissez dans l’onglet Document d’enregistrement, assurez-vous que le paramètre régional du navigateur est défini correctement. Pour personnaliser les informations d’identité graphique du document d’enregistrement, suivez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez un panneau (panneau racine) dans le document d’enregistrement, puis appuyez sur configurer.

  2. Appuyez sur dortab. L’onglet Document d’enregistrement s’affiche.

  3. Sélectionnez le modèle par défaut ou un modèle personnalisé pour le rendu du document d’enregistrement. Si vous sélectionnez le modèle par défaut, une vignette d’aperçu du document d’enregistrement s’affiche sous la liste déroulante Modèle.

    brandingtemplate

    Si vous choisissez de sélectionner un modèle personnalisé, sélectionnez un fichier XDP sur votre serveur AEM Forms. Si vous souhaitez utiliser un modèle qui n’est pas sur votre serveur AEM Forms, vous devez au préalable charger le fichier XDP sur votre serveur AEM Forms.

  4. Si vous sélectionnez un modèle par défaut ou un modèle personnalisé, une partie ou la totalité des propriétés suivantes s’affichent sous l’onglet Document d’enregistrement. Spécifiez-les en conséquence :

    • Image du logo : vous pouvez choisir d’utiliser l’image du logo à partir du formulaire adaptatif, sélectionner une image dans le gestionnaire des ressources numériques (DAM) ou en charger une à partir de votre ordinateur.
    • Titre du formulaire
    • Texte d’en-tête
    • Libellé de cause de non-responsabilité
    • Clause de non-responsabilité
    • Texte de la clause de non-responsabilité
    • Couleur d’accentuation : la couleur dans laquelle le texte de l’en-tête et les lignes de séparation sont affichées dans le document ou l’enregistrement PDF
    • Famille de polices : famille de polices du texte dans le document d’enregistrement au format PDF
    • Pour les composants de case à cocher et de bouton radio, afficher uniquement les valeurs sélectionnées
    • Séparateur pour plusieurs valeurs sélectionnées
    • Inclure les objets de formulaire qui ne sont pas associés à un modèle de données
    • Exclure les champs masqués du document d’enregistrement
    • Masquer la description des panneaux
    REMARQUE

    Si vous utilisez un modèle de formulaire adaptatif créé avec une version de Designer antérieure à la version 6.3, pour que les propriétés Couleur d’accentuation et Famille de polices fonctionnent, assurez-vous de la présence des éléments suivants dans votre modèle de formulaire adaptatif sous le sous-formulaire racine :

    <proto>
    <font typeface="Arial"/>
    <fill>
    <color value="4,166,203"/>
    </fill>
    <edge>
    <color value="4,166,203"/>
    </edge>
    </proto>
    
  5. Pour enregistrer les modifications d’identité graphique, appuyez sur Terminé.

Mises en page de tableau et de colonne pour les panneaux d’un document d’enregistrement

Votre formulaire adaptatif peut être étendu, avec plusieurs champs de formulaire. Vous ne pouvez pas enregistrer un document d’enregistrement comme copie exacte du formulaire adaptatif. Vous pouvez maintenant choisir une mise en page de tableau ou de colonne pour enregistrer un ou plusieurs panneaux de formulaires adaptatifs dans le document d’enregistrement PDF.

Avant de générer un document d’enregistrement, dans les paramètres d’un panneau, sélectionnez Tableau ou Colonne pour Mise en page du document d’enregistrement pour ce panneau. Les champs du panneau sont organisés en conséquence dans le document d’enregistrement.

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page Tableau dans le document d’enregistrement

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page Tableau dans le document d’enregistrement

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page Colonne dans le document d’enregistrement

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page Colonne dans le document d’enregistrement

Paramètres d’un document d’enregistrement

Les paramètres d’un document d’enregistrement permettent de sélectionner les options à inclure dans le document d’enregistrement. Par exemple, une banque accepte les informations suivantes dans un formulaire : nom, âge, numéro de sécurité sociale et numéro de téléphone. Le formulaire génère un numéro de compte bancaire et les informations sur la banque. Vous pouvez choisir de n’afficher que le nom, le numéro de sécurité sociale, le compte bancaire et les informations bancaires dans le document d’enregistrement.

Les paramètres d’un document d’enregistrement d’un composant sont disponibles dans ses propriétés. Pour accéder aux propriétés d’un composant, sélectionnez le composant et cliquez sur cmppr dans le recouvrement. Les propriétés sont répertoriées dans la barre latérale. Vous y trouvez les paramètres suivants.

Paramètres sur le terrain

  • Exclure du document d’enregistrement : la définition de cette propriété sur true exclut le champ du document d’enregistrement. Il s’agit d’une propriété pouvant faire l’objet d’un script appelée « excludeFromDoR ». Son comportement dépend de la propriété au niveau du formulaire Exclure des champs du document d’enregistrement (DE) s’il est masqué.

  • Afficher le panneau sous forme de tableau : la définition de cette propriété affiche le panneau sous forme de tableau dans le document d’enregistrement s’il comporte moins de 6 champs. Applicable au panneau uniquement.

  • Exclure le titre du document d’enregistrement : la définition de la propriété exclut le titre du panneau/tableau du document d’enregistrement. Applicable au panneau et à la table uniquement.

  • Exclure la description du document d’enregistrement : la définition de la propriété exclut la description du panneau/tableau du document d’enregistrement. Applicable au panneau et à la table uniquement.

Paramètres des niveaux de formulaires

  • Inclure les champs non liés dans le document d’enregistrement : la définition de la propriété comprend les champs non liés du schéma basé sur le formulaire adaptatif du document d’enregistrement. Par défaut, le paramètre est true.
  • Exclure des champs du document d’enregistrement (DE) s’il est masqué : la définition de cette propriété remplace le comportement de la propriété de niveau de champ Exclure du document d’enregistrement lorsque le paramètre est différent de true. Si des champs sont masqués lors de l’envoi du formulaire, ils seront exclus du document d’enregistrement si la propriété est définie sur true et si la propriété Exclure du document d’enregistrement n’est pas définie.

Sur cette page