Participación en flujos de trabajo

Los flujos de trabajo incluyen normalmente los pasos que una persona debe llevar a cabo para realizar una actividad en una página o un recurso. El flujo de trabajo selecciona un usuario o grupo para llevar a cabo la actividad y asigna el elemento de trabajo a esa persona o grupo. El usuario recibe la notificación y puede tomar las medidas adecuadas:

• Visualización de notificaciones
• Finalización de una etapa de participante
• Delegación de una etapa de participante
• Realización de una etapa hacia atrás en una etapa de participante
• Apertura de un elemento de flujo de trabajo para ver los detalles (y tomar medidas)
• Visualización de la carga útil del flujo de trabajo (varios recursos)

Notificaciones de las acciones de flujo de trabajo disponibles

Cuando se le asigna un elemento de trabajo (por ejemplo, Aprobar contenido), aparecen varias alertas o notificaciones:

• El indicador de notificaciones (barra de herramientas) se incrementará:

  

• El elemento figurará en la Bandeja de entrada de notificaciones:

  

• Cuando utilice el editor de página, la barra de estado mostrará lo siguiente:

  • El nombre de los flujos de trabajo que se aplican a la página; por ejemplo, solicitud de activación.
  • Las acciones disponibles para el usuario actual para la etapa actual del flujo de trabajo; por ejemplo, Completar, Delegar, Ver detalles.
  • El número de flujos de trabajo en los que se encuentra la página. Puede hacer lo siguiente:
    • Usar las flechas izquierda/derecha para navegar por la información de estado de los distintos flujos de trabajo.
    • Hacer clic o pulsar en el número real para abrir una lista desplegable de todos los flujos de trabajo aplicables y, a continuación, seleccionar el flujo de trabajo que desee visualizar en la barra de estado.

  

  NOTA

  La barra de estado solo es visible para los usuarios con privilegios de flujo de trabajo; por ejemplo, los miembros del grupo workflow-users.

  Las acciones se muestran cuando el usuario actual participa directamente en el paso actual del flujo de trabajo.

• Cuando la opción Escala de tiempo está abierta para el recurso, se mostrará la etapa del flujo de trabajo. Al hacer clic o pulsar en el titular de alerta, se mostrarán las acciones disponibles:

  

Finalización de una etapa de participante

Puede completar un elemento para permitir que el flujo de trabajo vaya al paso siguiente.

En esta acción, puede indicar lo siguiente:

• Etapa siguiente: la etapa siguiente que se debe llevar a cabo. Se puede seleccionar una de la lista que se proporciona.
• Comentario: si fuera necesario

Puede completar una etapa de participante desde las ubicaciones siguientes:

• La Bandeja de entrada
• El Editor de página
• La Cronología
• Al abrir un elemento de flujo de trabajo para ver los detalles.

Finalización de una etapa de participante: bandeja de entrada

Utilice el siguiente procedimiento para completar el elemento de trabajo:

1. Abra la Bandeja de entrada AEM.
2. Seleccione el elemento de flujo de trabajo en el que desee realizar la acción (pulsar o hacer clic en la miniatura).
3. Seleccione Completar en la barra de herramientas.
4. Se abre el cuadro de diálogo Completar elemento de trabajo. Seleccione Siguiente paso del selector desplegable y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
5. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Finalización de una etapa de participante: editor de la página

Utilice el siguiente procedimiento para completar el elemento de trabajo:

1. Abra la página para editarla.
2. Seleccione Completar de la barra de estado situada en la parte superior.
3. Se abre el cuadro de diálogo Completar elemento de trabajo. Seleccione Siguiente paso del selector desplegable y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
4. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Finalización de una etapa de participante: escala de tiempo

También puede utilizar la escala de tiempo para completar y hacer avanzar una etapa:

1. Seleccione la página necesaria y abra Cronología (o abra Cronología y seleccione la página).

   

2. Haga clic o pulse en el titular de alerta para mostrar las acciones disponibles. Seleccione Avanzar:

   

3. Según el flujo de trabajo, puede seleccionar la siguiente etapa:

   

4. Seleccione Avanzar para confirmar la acción.

Delegación de una etapa de participante

Si se le ha asignado un paso, pero por cualquier motivo no puede realizarlo, puede delegar el paso a otro usuario o grupo.

Los usuarios que están disponibles para la delegación dependen de los usuarios a los que se ha asignado el elemento de trabajo:

• Si el elemento de trabajo se ha asignado a un grupo, los miembros del grupo estarán disponibles.
• Si el elemento de trabajo se ha asignado a un grupo y luego se ha delegado a un usuario, los miembros del grupo y el grupo están disponibles.
• Si el elemento de trabajo se ha asignado a un único usuario, el elemento de trabajo no se puede delegar.

En esta acción, puede indicar lo siguiente:

• Usuario: el usuario al que desea delegar el elemento de trabajo. Puede seleccionarlo de una lista proporcionada
• Comentario: si fuera necesario

Puede delegar una etapa de participante desde las ubicaciones siguientes:

• La Bandeja de entrada
• El Editor de página
• La Cronología
• Al abrir un elemento de flujo de trabajo para ver los detalles.

Delegación de una etapa de participante: bandeja de entrada

Utilice el siguiente procedimiento para delegar un elemento de trabajo:

1. Abra la Bandeja de entrada AEM.
2. Seleccione el elemento de flujo de trabajo en el que desee realizar la acción (pulsar o hacer clic en la miniatura).
3. Seleccione Delegar en la barra de herramientas.
4. Se abrirá el cuadro de diálogo. Especifique el Usuario del selector desplegable (también puede ser un grupo) y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
5. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Delegación de una etapa de participante: editor de la página

Utilice el siguiente procedimiento para delegar un elemento de trabajo:

1. Abra la página para editarla.
2. Seleccione Delegar de la barra de estado situada en la parte superior.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo. Especifique el Usuario del selector desplegable (también puede ser un grupo) y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
4. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Delegación de una etapa de participante: escala de tiempo

También puede utilizar la escala de tiempo para delegar o asignar una etapa:

1. Seleccione la página necesaria y abra Cronología (o abra Cronología y seleccione la página).

2. Haga clic o pulse en el titular de alerta para mostrar las acciones disponibles. Seleccione Cambiar asignación:

   

3. Especifique un nuevo usuario para la asignación:

   

4. Seleccione Asignar para confirmar la acción.

Realización de un paso hacia atrás en un paso de participante

Si descubre que un paso o una serie de pasos deben repetirse, puede volver atrás. Esto le permite seleccionar un paso que ya se haya visto en el flujo de trabajo, para volver a realizar el procesamiento. El flujo de trabajo vuelve al paso especificado y continúa desde ahí.

En esta acción, puede indicar lo siguiente:

• Etapa anterior: la etapa a la que se va a regresar. Se puede seleccionar una de la lista que se proporciona
• Comentario: si fuera necesario

Puede volver a una etapa anterior durante cualquier etapa de participante desde las ubicaciones siguientes:

• La Bandeja de entrada
• El Editor de página
• La Cronología
• Al abrir un elemento de flujo de trabajo para ver los detalles.

Realización de una etapa hacia atrás en una etapa de participante: bandeja de entrada

Utilice el siguiente procedimiento para volver a la etapa anterior:

1. Abra la Bandeja de entrada AEM.
2. Seleccione el elemento de flujo de trabajo en el que desee realizar la acción (pulsar o hacer clic en la miniatura).
3. Seleccione Retroceder para abrir el cuadro de diálogo.
4. Especifique un valor en Etapa anterior y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
5. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Realización de una etapa hacia atrás en una etapa de participante: editor de página

Utilice el siguiente procedimiento para volver a la etapa anterior:

1. Abra la página para editarla.
2. Seleccione Retroceder de la barra de estado situada en la parte superior.
3. Especifique un valor en Etapa anterior y añada un comentario en el campo Comentario, si fuera necesario.
4. Utilice Aceptar para completar el paso (o Cancelar para anular la acción).

Realización de una etapa hacia atrás en una etapa de participante: escala de tiempo

También puede utilizar la escala de tiempo para restablecer hasta una etapa anterior:

1. Seleccione la página necesaria y abra Cronología (o abra Cronología y seleccione la página).

2. Haga clic o pulse en el titular de alerta para mostrar las acciones disponibles. Seleccione Restablecer:

   

3. Especifique la etapa a la que debe restablecerse el flujo de trabajo:

   

4. Seleccione Restablecer para confirmar la acción.

Apertura de un elemento de flujo de trabajo para ver los detalles (y tomar medidas)

Visualice los detalles del elemento de trabajo del flujo de trabajo y tome las medidas adecuadas.

Los detalles del flujo de trabajo se muestran en fichas y las acciones adecuadas están disponibles en la barra de herramientas:

• Ficha ELEMENTO DE TRABAJO:

  Ficha

• Pestaña INFORMACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO:

  

  Si se han configurado etapas de flujo de trabajo para el modelo, puede ver el progreso según los siguientes elementos:

  

• Pestaña COMENTARIOS:

  

Puede abrir los detalles del elemento de trabajo desde las ubicaciones siguientes:

• La Bandeja de entrada
• El Editor de página

Apertura de los detalles del flujo de trabajo: bandeja de entrada

Para abrir un elemento de flujo de trabajo y ver los detalles:

1. Abra la Bandeja de entrada AEM.
2. Seleccione el elemento de flujo de trabajo en el que desee realizar la acción (pulsar o hacer clic en la miniatura).
3. Seleccione Abrir para abrir las pestañas de información.
4. Si fuera necesario, seleccione la acción adecuada, proporcione los detalles necesarios y confirme con Aceptar (o Cancelar).
5. Utilice las opciones Guardar o Cancelar para salir.

Apertura de los detalles del flujo de trabajo: editor de página

Para abrir un elemento de flujo de trabajo y ver los detalles:

1. Abra la página para editarla.
2. Seleccione Ver detalles de la barra de estado para abrir las pestañas de información.
3. Si fuera necesario, seleccione la acción adecuada, proporcione los detalles necesarios y confirme con Aceptar (o Cancelar).
4. Utilice las opciones Guardar o Cancelar para salir.

Visualización de la carga útil del flujo de trabajo (varios recursos)

Puede ver los detalles de la carga útil asociada con la instancia de flujo de trabajo. Inicialmente, se muestran los recursos del paquete y luego puede explorar en profundidad para mostrar las páginas individuales.

Para ver la carga útil y los recursos de la instancia de flujo de trabajo:

1. Abra la Bandeja de entrada AEM.
2. Seleccione el elemento de flujo de trabajo en el que desee realizar la acción (pulsar o hacer clic en la miniatura).
3. Seleccione Ver carga útil de la barra de herramientas para abrir el cuadro de diálogo.
   • Dado que un paquete de flujo de trabajo es simplemente una colección de punteros a rutas dentro del repositorio, puede añadir, quitar o modificar las entradas aquí para ajustar los elementos a los que el paquete de flujo de trabajo hace referencia. Utilice el componente Definición de medios para añadir nuevas entradas.
4. Los vínculos se pueden utilizar para abrir las páginas individuales.

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