Flujos de trabajo AEM centrados en Forms: referencia de pasos

Los modelos de flujo de trabajo se utilizan para convertir una lógica empresarial en proceso repetitivo automatizado. Un modelo le ayuda a definir y ejecutar una serie de pasos. También puede definir propiedades del modelo, como si el flujo de trabajo es transitorio o utiliza varios recursos. Puede incluir varios pasos AEM Workflow en un modelo para lograr la lógica empresarial.

Pasos centrados en Forms

Los pasos del flujo de trabajo centrados en Forms realizan operaciones específicas de AEM Forms en un flujo de trabajo AEM. Estos pasos le permiten crear rápidamente un flujo de trabajo centrado en Forms basado en Forms adaptable en OSGi. Estos flujos de trabajo se pueden utilizar para desarrollar flujos de trabajo básicos de revisión y aprobación, procesos empresariales internos y entre cortafuegos. También puede seguir los pasos del Forms Workflow para:

  • Cree procesos empresariales, flujos de trabajo posteriores al envío y flujos de trabajo back-end para administrar los procesos de inscripción.

  • Cree y asigne tareas a un usuario o grupo.

  • Uso Adobe Sign en un flujo de trabajo AEM para enviar un documento para firmar.

  • Genere un documento de registro bajo demanda o en envío de formulario.

  • Conecte un modelo de flujo de trabajo con varias fuentes de datos para guardar y recuperar datos fácilmente.

  • Utilice el paso de correo electrónico para enviar correos electrónicos de notificación y otros archivos adjuntos al finalizar una acción y al principio o al final de un flujo de trabajo.

NOTA

Si el modelo de flujo de trabajo está marcado para un almacenamiento externo, para todos los pasos del flujo de trabajo de Forms, puede seleccionar solo la opción de variable para almacenar o recuperar archivos de datos y archivos adjuntos.

Asignar paso de tarea

El paso asignar tarea crea un elemento de trabajo y lo asigna a un usuario o grupo. Junto con asignar la tarea, el componente también especifica el formulario adaptable o el PDF no interactivo para la tarea. El formulario adaptable es necesario para aceptar los datos introducidos por los usuarios y un PDF no interactivo o un formulario adaptable de solo lectura se utiliza para revisar solo los flujos de trabajo.

También puede utilizar el componente para controlar el comportamiento de la tarea. Por ejemplo, crear un documento de registro automático, asignar la tarea a un usuario o grupo específico, especificar la ruta de los datos enviados, especificar la ruta de los datos que se van a rellenar previamente y especificar las acciones predeterminadas. El paso Asignar tarea tiene las siguientes propiedades:

  • Título: Título de la tarea. El título se muestra en AEM Bandeja de entrada.

  • Descripción: Explicación de las operaciones que se realizan en la tarea. Esta información resulta útil para otros desarrolladores de procesos cuando trabaja en un entorno de desarrollo compartido.

  • Ruta de vista en miniatura: Ruta de la miniatura de la tarea. Si no se especifica ninguna ruta, se muestra la miniatura predeterminada de un formulario adaptable y, para el documento de registro, se muestra un icono predeterminado.

  • Etapa del flujo de trabajo: Un flujo de trabajo puede tener varias etapas. Estas etapas se muestran en la Bandeja de entrada AEM. Puede definir estas etapas en las propiedades del modelo (Barra de tareas > Página > Propiedades de la página > Etapas).

  • Prioridad: La prioridad seleccionada se muestra en la Bandeja de entrada AEM. Las opciones disponibles son Alto, Medio y Bajo. El valor predeterminado es Medio.

  • Fecha de vencimiento: Especifique el número de días u horas después de los cuales se marca la tarea con retraso. Si selecciona Off, la tarea nunca se marca como pendiente. También puede especificar un controlador de tiempo de espera para realizar tareas específicas después de que la tarea haya caducado.

  • Días: Número de días antes de los cuales se completará la tarea. El número de días se cuenta después de que la tarea se asigne a un usuario. Si una tarea no está completa y sobrepasa el número de días especificado en el campo Días, si se selecciona, se activa un controlador de tiempo de espera después de la fecha de vencimiento.

  • Horas: Número de horas antes de las cuales se completará la tarea. El número de horas se cuenta después de que la tarea se asigne a un usuario. Si una tarea no está completa y sobrepasa el número de horas especificado en el campo Horas , si se selecciona, se activa un controlador de tiempo de espera después de las horas de vencimiento.

  • Tiempo de espera después de la fecha de vencimiento: Seleccione esta opción para habilitar el campo de selección Controlador de tiempo de espera .

  • Controlador de tiempo de espera: Seleccione la secuencia de comandos que se ejecutará cuando el paso asignar tarea cruce la fecha de vencimiento. Scripts colocados en el repositorio CRX en [apps]/fd/dashboard/scripts/timeoutHandler están disponibles para su selección. La ruta especificada no existe en el repositorio crx. Un administrador crea la ruta antes de utilizarla.

  • Resalte la acción y el comentario de la última tarea en Detalles de la tarea: Seleccione esta opción para mostrar la última acción realizada y el comentario recibido en la sección de detalles de la tarea de una tarea.

  • Tipo: Elija el tipo de documento que desea rellenar al iniciar el flujo de trabajo. Puede elegir un formulario adaptable, un formulario adaptable de sólo lectura, un documento PDF no interactivo.

  • Utilizar formulario adaptable: Especifique el método para localizar el formulario adaptable de entrada. Esta opción está disponible si selecciona Formulario adaptable o Formulario adaptable de solo lectura en la lista desplegable Tipo . Puede utilizar el formulario adaptable enviado al flujo de trabajo, disponible en una ruta absoluta o disponible en una ruta de acceso de una variable. Puede utilizar una variable de tipo String para especificar la ruta.
    Puede asociar varios Forms adaptables a un flujo de trabajo. Como resultado, se puede especificar un formulario adaptable en tiempo de ejecución mediante los métodos de entrada disponibles.

  • Ruta de formulario adaptable: Especifique la ruta del formulario adaptable. Puede utilizar el formulario adaptable que se envía al flujo de trabajo, que está disponible en una ruta absoluta, o recuperar el formulario adaptable de una ruta almacenada en una variable de tipo de datos de cadena.

  • Seleccione el PDF de entrada mediante: Especifique la ruta de un documento de PDF no interactivo. El campo está disponible cuando se elige un documento de PDF no interactivo en el campo Tipo. Puede seleccionar el PDF de entrada utilizando la ruta relativa a la carga útil, guardada en una ruta absoluta o utilizando una variable del tipo Document data . Por ejemplo, [Payload_Directory]/Workflow/PDF/credit-card.pdf. La ruta no existe en el repositorio crx. Un administrador crea la ruta antes de utilizarla. Se necesita una opción Documento de registro habilitada o Forms adaptable basado en plantillas de formulario para usar la opción Ruta del PDF .

  • Para las tareas completadas, procese el formulario adaptable como: Cuando se marca una tarea como completada, puede procesar el formulario adaptable como un formulario adaptable de solo lectura o un documento PDF. Se necesita una opción Documento de registro activada o una Forms adaptable basada en plantillas de formulario para procesar el formulario adaptable como documento de registro.

  • Rellenado previamente: Los siguientes campos sirven como entradas para la tarea:

    • Seleccione el archivo de datos de entrada mediante: Ruta del archivo de datos de entrada (.json, .xml, .doc o modelo de datos de formulario). Puede recuperar el archivo de datos de entrada mediante una ruta relativa a la carga útil o recuperar el archivo almacenado en una variable de tipo de datos Document, XML o JSON. Por ejemplo, el archivo contiene los datos enviados para el formulario a través de una aplicación Bandeja de entrada AEM. Una ruta de ejemplo es [Payload_Directory]/workflow/data.

    • Seleccionar datos adjuntos de entrada mediante: Los archivos adjuntos disponibles en la ubicación se adjuntan al formulario asociado a la tarea. La ruta puede ser relativa a la carga útil o recuperar el archivo adjunto almacenado en una variable de un documento. Una ruta de ejemplo es [Payload_Directory]/attachment/. Puede especificar archivos adjuntos colocados en relación con la carga útil o utilizar una variable de tipo de documento (Array list > Document) para especificar un archivo adjunto de entrada para el formulario adaptable.

    • Asignación de atributos de solicitud: Utilice la sección Asignación de atributos de solicitud para definir la variable nombre y valor del atributo de solicitud. Recupere los detalles de la fuente de datos en función del nombre del atributo y el valor especificados en la solicitud. Puede definir un valor de atributo de solicitud utilizando un valor literal o una variable del tipo de datos String .

  • Información enviada: Los siguientes campos sirven como ubicaciones de salida para la tarea:

    • Guardar el archivo de datos de salida mediante: Guarde el archivo de datos (.json, .xml, .doc o modelo de datos de formulario). El archivo de datos contiene información enviada a través del formulario asociado. Puede guardar el archivo de datos de salida utilizando una ruta relativa a la carga útil o almacenarla en una variable de tipo de datos Document, XML o JSON. Por ejemplo, [Payload_Directory]/Workflow/data, donde los datos son un archivo.
    • Guardar archivos adjuntos mediante: Guarde los datos adjuntos del formulario proporcionados en una tarea. Puede guardar los archivos adjuntos utilizando una ruta relativa a la carga útil o almacenarla en una variable de lista de matriz del tipo Document data .
    • Guardar documento de registro usando: Ruta para guardar un archivo de documento de registro. Por ejemplo, [Payload_Directory]/DocumentofRecord/credit-card.pdf. Puede guardar el documento de registro mediante una ruta relativa a la carga útil o almacenarlo en una variable del tipo de datos Document . Si selecciona Relativo a carga útil , el documento de registro no se genera si el campo de ruta se deja vacío. Esta opción solo está disponible si selecciona Formulario adaptable en la lista desplegable Tipo .
  • Usuario asignado > Asignar opciones: Especifique el método para asignar la tarea a un usuario. Puede asignar dinámicamente la tarea a un usuario o grupo mediante la secuencia de comandos del selector de participantes o asignar la tarea a un usuario o grupo AEM específico.

  • Selector de participante: La opción está disponible cuando la variable Dinámicamente a un usuario o grupo está seleccionada en el campo Assign options . Puede utilizar un ECMAScript o un servicio para seleccionar dinámicamente un usuario o un grupo. Para obtener más información, consulte Asignar dinámicamente un flujo de trabajo a los usuarios y Crear un paso de participante dinámico de Adobe Experience Manager personalizado.

  • Participantes: El campo está disponible cuando la variable com.adobe.granite.workflow.core.process.RandomParticipantChooser está seleccionada en la Selector de participante campo . El campo permite seleccionar usuarios o grupos para la opción RandomParticipantChooser .

  • Usuario asignado: El campo está disponible cuando la variable com.adobe.fd.workspace.step.service.VariableParticipantChooser se selecciona en la variable Selector de participante campo . El campo permite seleccionar una variable de tipo String data para definir el usuario asignado.

  • Argumentos: El campo está disponible cuando se selecciona una secuencia de comandos que no sea RandomParticipantChoose en el campo Selector de participantes. El campo permite proporcionar una lista de un argumento separado por comas para la secuencia de comandos seleccionada en el campo Selector de participantes .

  • Usuario o grupo: La tarea se asigna al usuario o grupo seleccionado. La opción está disponible cuando la variable Para una opción de usuario o grupo específica se selecciona en la variable Asignar opciones campo . El campo enumera todos los usuarios y grupos del workflow-users grupo.
    La variable Usuario o grupo en el menú desplegable se enumeran los usuarios y grupos a los que el usuario que ha iniciado sesión tiene acceso. La visualización del nombre de usuario depende de si tiene permisos de acceso en la variable usuarios en crx-repository para ese usuario en particular.

  • Enviar mensaje de notificación: Seleccione esta opción para enviar notificaciones por correo electrónico al usuario asignado. Estas notificaciones se envían cuando se asigna una tarea a un usuario o a un grupo. Puede usar la variable Dirección de correo electrónico del destinatario para especificar el mecanismo para recuperar la dirección de correo electrónico.

  • Dirección de correo electrónico del destinatario: Puede almacenar la dirección de correo electrónico en una variable, usar un literal para especificar una dirección de correo electrónico permanente o usar la dirección de correo electrónico predeterminada del usuario asignado especificada en el perfil del usuario asignado. Puede utilizar el literal o una variable para especificar la dirección de correo electrónico de un grupo. La opción de variable es útil para recuperar y utilizar dinámicamente una dirección de correo electrónico. La variable Usar la dirección de correo electrónico predeterminada del usuario asignado es solo para un único usuario asignado. En este caso, se utiliza la dirección de correo electrónico almacenada en el perfil de usuario asignado.

  • Plantilla de correo electrónico del HTML: Seleccione la plantilla de correo electrónico para el correo electrónico de notificación. Para editar una plantilla, modifique el archivo ubicado en /libs/fd/dashboard/templates/email/htmlEmailTemplate.txt en el repositorio crx.

  • Permitir delegación en: AEM Bandeja de entrada proporciona una opción al usuario que ha iniciado sesión para delegar el flujo de trabajo asignado a otro usuario. Se le permite delegar dentro del mismo grupo o al usuario del flujo de trabajo de otro grupo. Si la tarea está asignada a un único usuario y la variable permitir la delegación a miembros del grupo de cesionarios está seleccionada, no es posible delegar la tarea a otro usuario o grupo.

  • Compartir configuración: AEM Bandeja de entrada proporciona opciones para compartir una o todas las tareas de la bandeja de entrada con otros usuarios:

    • Cuando la variable Permitir que el usuario asignado comparta explícitamente en la bandeja de entrada está seleccionada, el usuario puede seleccionar la tarea en AEM Bandeja de entrada y compartirla con otro usuario AEM.
    • Cuando la variable Permitir que el usuario asignado comparta a través del uso compartido de la bandeja de entrada está seleccionada y los usuarios comparten sus elementos de la Bandeja de entrada o permiten que otros usuarios accedan a sus elementos de la Bandeja de entrada, solo las tareas con la opción previamente mencionada se comparten con otros usuarios.
    • Cuando la variable Permitir que el usuario asignado delegue mediante la configuración "Fuera de la oficina" está seleccionado. El usuario asignado puede activar la opción para delegar la tarea a otros usuarios junto con otras opciones fuera de la oficina. Las nuevas tareas asignadas al usuario fuera de la oficina se delegan (asignan) automáticamente a los usuarios mencionados en la configuración fuera de la oficina.

    Permite que otros usuarios elijan tareas asignadas mientras está fuera de la oficina y no puede trabajar en tareas asignadas.

  • Acciones > Acciones predeterminadas: Las acciones Enviar, Guardar y Restablecer están disponibles de forma predeterminada. De forma predeterminada, todas las acciones predeterminadas están habilitadas.

  • Variable de ruta: Nombre de la variable de ruta. La variable de ruta captura las acciones personalizadas que selecciona un usuario en AEM Bandeja de entrada.

  • Rutas: Una tarea puede ramificarse a diferentes rutas. Cuando se selecciona en AEM Bandeja de entrada, la ruta devuelve un valor y las ramas del flujo de trabajo se basan en la ruta seleccionada. Puede almacenar rutas en una variable de matriz del tipo de datos String o seleccionar Literal para agregar rutas manualmente.

  • Título de ruta: Especifique el título de la ruta. Se muestra en AEM Bandeja de entrada.

  • Icono de coro: Especifique el atributo HTML de un icono de coral. La biblioteca CorelUI de Adobe proporciona un amplio conjunto de iconos táctiles. Puede elegir y utilizar un icono para la ruta. Se muestra junto con el título en AEM Bandeja de entrada. Si almacena las rutas en una variable, las rutas utilizan un icono de coral predeterminado "Etiquetas".

  • Permitir que el usuario asignado añada un comentario: Seleccione esta opción para activar los comentarios en la tarea. Un usuario asignado puede agregar los comentarios desde AEM Bandeja de entrada en el momento del envío de la tarea.

  • Guardar comentario en la variable: Guarde el comentario en una variable de tipo String data . Esta opción solo se muestra si selecciona la variable Permitir que el usuario asignado añada un comentario casilla de verificación.

  • Permitir que el usuario asignado añada archivos adjuntos a la tarea: Seleccione esta opción para activar los archivos adjuntos en la tarea. Un usuario asignado puede añadir los archivos adjuntos desde AEM Bandeja de entrada en el momento del envío de la tarea. También puede limitar el tamaño máximo (Tamaño máximo del archivo) de un archivo adjunto. El tamaño predeterminado es de 2 MB.

  • Guardar archivos adjuntos de tareas de salida mediante: Especifique la ubicación de la carpeta de archivos adjuntos. Puede guardar archivos adjuntos de tareas de salida utilizando una ruta relativa a la carga útil o en una variable de matriz de tipo de datos de documento. Esta opción solo se muestra si selecciona la variable Permitir que el usuario asignado añada archivos adjuntos a la tarea casilla de verificación y seleccione Formulario adaptable, Formulario adaptable de solo lectura o Documento de PDF no interactivo de la variable Tipo lista desplegable en la Formulario/Documento pestaña .

  • Usar metadatos personalizados: Seleccione esta opción para habilitar el campo de metadatos personalizado. Los metadatos personalizados se utilizan en plantillas de correo electrónico.

  • Metadatos personalizados: Seleccione un metadatos personalizado para las plantillas de correo electrónico. Los metadatos personalizados están disponibles en crx-repository en apps/fd/dashboard/scripts/metadataScripts. La ruta especificada no existe en el repositorio crx. Un administrador crea la ruta antes de utilizarla. También puede utilizar un servicio para los metadatos personalizados. También puede ampliar el WorkitemUserMetadataService para proporcionar metadatos personalizados.

  • Mostrar datos de pasos anteriores: Seleccione esta opción para permitir que los usuarios asignados vean los destinatarios anteriores, las acciones ya realizadas en la tarea, los comentarios añadidos a la tarea y el documento de registro de la tarea completada, si está disponible.

  • Mostrar datos de pasos siguientes: Seleccione esta opción para permitir que el usuario asignado actual vea la acción realizada y los comentarios añadidos a la tarea por los siguientes asignadores. También permite al usuario asignado actual ver un documento de registro de la tarea finalizada, si está disponible.

  • Visibilidad del tipo de datos: De forma predeterminada, un usuario asignado puede ver un documento de registro, los cesionarios, las medidas adoptadas y los comentarios que hayan añadido los cesionarios anteriores y posteriores. Utilice la opción visibility of data type para limitar el tipo de datos visibles para los usuarios asignados.

NOTA

Las opciones para guardar el paso Asignar tarea como borrador y para recuperar el historial del paso Asignar tarea se desactivan al configurar un modelo de flujo de trabajo AEM para el almacenamiento de datos externos. Además, en la Bandeja de entrada, la opción para guardar está desactivada.

Convertir en paso PDF/A

PDF/A es un formato de archivo para la preservación a largo plazo del contenido del documento, al incrustar las fuentes y descomprimir el archivo. Como resultado, un documento PDF/A suele ser más grande que un documento PDF estándar. Puede usar la variable Convertir en PDF/A paso en un flujo de trabajo AEM para convertir los documentos de su PDF a formato PDF/A.

El paso convertir en PDF/A tiene las siguientes propiedades:

Documento de entrada: El documento de entrada puede ser relativo a la carga útil, tener una ruta absoluta, puede proporcionarse como carga útil o almacenarse en una variable del tipo Document data .

Opciones de conversión: Con esta propiedad, se especifica la configuración para convertir documentos de PDF a documentos de PDF/A. Hay varias opciones disponibles en esta pestaña:

  • Cumplimiento: Especifica el estándar que debe cumplir el documento A/PDF de salida. Admite diferentes estándares de PDF, como PDF/A-1b, PDF/A-2b o PDF/A-3b.
  • Nivel de resultado: Especifica el nivel de resultado como PassFail, Summary o Detailed, para la salida de conversión.
  • Espacio de color: Especifica el espacio de color predefinido como S_RGB, COATED_FOGRA27, JAPAN_COLOR_COATED o SWOP, que se puede utilizar para archivos PDF/A de salida.
  • Contenido opcional: Permitir que objetos gráficos específicos o anotaciones estén visibles en un documento del PDF de salida/A, solo cuando se cumpla un conjunto especificado de criterios.

Documentos de salida: Especifica la ubicación para guardar el archivo de salida. El archivo de salida se puede guardar en una ubicación relativa a la carga útil, sobrescribe la carga útil, si la carga útil es un archivo o en una variable del tipo Document data .

Enviar paso de correo electrónico

Utilice el paso de correo electrónico para enviar un correo electrónico, por ejemplo un correo electrónico con un documento de registro, un vínculo de un formulario adaptable o con un documento PDF adjunto. Compatibilidad con los pasos de envío por correo electrónico correo electrónico del HTML. Los correos electrónicos del HTML responden y se adaptan al cliente de correo electrónico y al tamaño de pantalla de los destinatarios. Puede utilizar una plantilla de correo electrónico de HTML para definir el aspecto, el esquema de colores y el comportamiento del correo electrónico.

El paso de correo electrónico utiliza el servicio de correo de Day CQ para enviar correos electrónicos. Antes de utilizar el paso de correo electrónico, asegúrese de que el servicio de correo electrónico está configurado. De forma predeterminada, los protocolos HTTP y HTTP solo son compatibles con el correo electrónico. Póngase en contacto con el equipo de asistencia para habilitar puertos para enviar correos electrónicos y para habilitar el protocolo SMTP para su entorno. La restricción ayuda a mejorar la seguridad de la plataforma.

El paso de correo electrónico tiene las siguientes propiedades:

Título: El título del paso ayuda a identificar el paso en el editor de flujo de trabajo.

Descripción: La explicación es útil para otros desarrolladores de procesos cuando está trabajando en un entorno de desarrollo compartido.

Asunto del correo electrónico: El asunto se puede recuperar de los metadatos de un flujo de trabajo, especificarse manualmente o recuperarse del valor almacenado en una variable. Seleccione entre las siguientes opciones:

  • Literal Especificar manualmente un asunto.
  • Recuperar de metadatos del flujo de trabajo - Recupere el asunto de una propiedad de metadatos.
  • Variable - Recupere el asunto del valor almacenado en una variable de tipo de datos de cadena.

Plantilla de correo electrónico del HTML: plantilla de HTML para el correo electrónico. Puede especificar variables en una plantilla de correo electrónico. El paso Correo electrónico extrae y muestra todas las variables incluidas en una plantilla para las entradas.

Metadatos de las plantillas de correo electrónico: El valor de las variables de plantilla de correo electrónico puede ser un valor especificado por el usuario, la ruta de un recurso en el autor o en el servidor de publicación, la imagen o una propiedad de metadatos de flujo de trabajo.

  • Literal: Utilice la opción cuando conozca el valor exacto que desea especificar. Por ejemplo, example@example.com.

  • Metadatos del flujo de trabajo: Utilice la opción cuando el valor que desea utilizar se guarde en una propiedad de metadatos de flujo de trabajo. Después de seleccionar la opción , introduzca el nombre de la propiedad de metadatos en el cuadro de texto vacío debajo de la opción Metadatos del flujo de trabajo . Por ejemplo, emailAddress.

  • Imagen: Utilice la opción para incrustar una imagen en el correo electrónico. Después de seleccionar la opción , busque y elija la imagen. La opción de imagen solo está disponible para las etiquetas de imagen (<img src="<span id=" translate="no" />"/>) disponibles en la plantilla de correo electrónico.*

Dirección de correo electrónico del remitente/destinatario: Seleccione el Literal para especificar manualmente una dirección de correo electrónico o seleccionar la opción Recuperar de metadatos del flujo de trabajo para recuperar la dirección de correo electrónico de una propiedad de metadatos. También puede especificar una lista de matrices de propiedades de metadatos para el Recuperar de metadatos del flujo de trabajo . Seleccione el Variable para recuperar la dirección de correo electrónico del valor almacenado en una variable de tipo de datos de cadena.

  • Archivo adjunto: El recurso disponible en la ubicación especificada se adjunta al correo electrónico. La ruta del recurso puede ser relativa a la carga útil o a la ruta absoluta. Una ruta de ejemplo es [Payload_Directory]/attachment/.

Seleccione el Variable para recuperar el archivo adjunto almacenado en una variable de tipo de datos Document, XML o JSON.

Nombre del archivo: Nombre del archivo adjunto del correo electrónico. El paso Correo electrónico cambia el nombre de archivo original del archivo adjunto al nombre de archivo especificado. El nombre se puede especificar manualmente o recuperar desde una propiedad de metadatos de flujo de trabajo o una variable. Utilice la variable Literal cuando sepa el valor exacto que desea especificar. Utilice la variable Variable para recuperar el nombre de archivo del valor almacenado en una variable de tipo de datos de cadena. Utilice la variable Recuperar desde metadatos de flujo de trabajo cuando el valor que se va a utilizar se guarde en una propiedad de metadatos de flujo de trabajo.

Generar paso de documento de registro

Cuando se rellena o se envía un formulario, se puede guardar un registro del formulario, en formato impreso o en formato de documento. Este registro se denomina Documento de registro (DoR). Puede utilizar el paso Generar documento de registro para crear una versión de PDF de solo lectura o interactiva de un formulario adaptable. La versión del PDF contiene información rellenada en el formulario junto con la presentación del formulario adaptable.

El paso Documento de registro tiene las siguientes propiedades:

Utilizar formulario adaptable: Especifique el método para localizar el formulario adaptable de entrada. Puede utilizar el formulario adaptable enviado al flujo de trabajo, disponible en una ruta absoluta o disponible en una ruta de acceso de una variable. Puede utilizar una variable del tipo de datos String para especificar la ruta en la variable Seleccione la variable que desee resolver campo .
Puede asociar varios Forms adaptables a un flujo de trabajo. Como resultado, se puede especificar un formulario adaptable en tiempo de ejecución mediante los métodos de entrada disponibles.

Ruta de formulario adaptable: Especifique la ruta del formulario adaptable. El campo está disponible al seleccionar la variable Disponible en una ruta absoluta de la Utilizar formulario adaptable campo .

Seleccionar datos de entrada mediante: Ruta de los datos de entrada para el formulario adaptable. Puede mantener los datos en una ubicación relativa a la carga útil, especificar una ruta absoluta de los datos o recuperar datos almacenados en una variable de tipo de datos Document, JSON o XML. Los datos de entrada se combinan con el formulario adaptable para crear un documento de registro.

Seleccione la ruta de acceso de los datos adjuntos de entrada mediante: Ruta de los archivos adjuntos. Estos archivos adjuntos se incluyen en el Documento de registro. Puede mantener los archivos adjuntos en una ubicación relativa a la carga útil, especificar una ruta absoluta de los archivos adjuntos o recuperar los archivos adjuntos almacenados en una variable de matriz del tipo Document data .

Si especifica la ruta de una carpeta, por ejemplo, los archivos adjuntos, todos los archivos disponibles directamente en la carpeta se adjuntan al documento de registro. Si hay archivos disponibles en las carpetas disponibles directamente en la ruta de datos de los archivos adjuntos especificada, los archivos se incluyen en el documento de registro como archivos adjuntos. Si hay carpetas en carpetas disponibles directamente, esas carpetas se omiten.

Guardar documento generado de registro usando las siguientes opciones: Especifique la ubicación para mantener un archivo de documento de registro. Puede sobrescribir la carpeta de carga útil, colocar el documento de registro en una ubicación del directorio de carga útil o almacenar el documento de registro en una variable del tipo de datos Document.

Configuración regional: Especifique el idioma del documento de registro. Select Literal para seleccionar la configuración regional de una lista desplegable o seleccione Variable para recuperar la configuración regional del valor almacenado en una variable de tipo de datos de cadena. Debe definir el código de configuración regional mientras almacena el valor de la configuración regional en una variable. Por ejemplo, especifique en_US para inglés y fr_FR para francés.

Invocar paso DDX

Document Description XML (DDX) es un lenguaje declarativo de marcado cuyos elementos representan componentes básicos de documentos. Estos componentes básicos incluyen documentos de PDF y XDP, y otros elementos como comentarios, marcadores y texto con estilo. DDX define un conjunto de operaciones que se pueden aplicar en uno o varios documentos de entrada para generar uno o más documentos de salida. Se puede utilizar un solo DDX con una amplia gama de documentos de origen. Puede usar la variable Invocar paso DDX en un flujo de trabajo AEM para realizar varias operaciones, como ensamblar documentos de desensamblaje, crear y modificar Acrobat y XFA Forms, y otras que se describen en Documentación de referencia DDX.

El paso Invocar DDX tiene las siguientes propiedades:

Documentos de entrada: Se utiliza para establecer las propiedades de un documento de entrada. Hay varias opciones disponibles en esta pestaña:

  • Especificar DDX usando: Especifica el documento de entrada relativo a la carga útil, tienen una ruta absoluta, pueden proporcionarse como carga útil o almacenarse en una variable de tipo Document data .
  • Crear mapa de carga útil: Agregue todos los documentos de la carpeta de carga útil al mapa del documento de entrada para la API de invocación en Assembler. El nombre de nodo de cada documento se utiliza como clave en el mapa.
  • Mapa del documento de entrada: La opción se usa para agregar varias entradas usando AGREGAR botón. Cada entrada representa la clave del documento en el mapa y el origen del documento.

Opciones de entorno: Esta opción se utiliza para definir la configuración de procesamiento de la API de invocación. Hay varias opciones disponibles en esta pestaña:

  • Validar solo: Comprueba la validez del documento DDX de entrada.
  • Error en el error: Valor booleano que indica si el servicio de API de invocación falla, en caso de error o no. De forma predeterminada, su valor se establece en False.
  • Número de Bates: Especifica el número, que se incrementa automáticamente. Este número de aumento automático se muestra automáticamente en cada página consecutiva.
  • Estilo predeterminado: Define el estilo predeterminado del archivo de salida.
NOTA

Las opciones de entorno se mantienen sincronizadas con las API HTTP.

Documentos de salida: Especifica la ubicación para guardar el archivo de salida. Hay varias opciones disponibles en esta pestaña:

  • Guardar salida en carga útil: Guarda los documentos de salida en la carpeta de carga útil o sobrescribe la carga útil, en caso de que la carga útil sea un archivo.
  • Mapa del documento de salida: Especifica la ubicación para guardar cada archivo de documento explícitamente, añadiendo una entrada por documento. Cada entrada representa el documento y la ubicación, donde guardarlo. Si hay varios documentos de salida, se utiliza esta opción.

Invocar el paso del servicio del modelo de datos de formulario

Puede usar AEM Forms Integración de datos para configurar y conectarse a orígenes de datos dispares. Estas fuentes de datos pueden ser un servicio web, un servicio REST, un servicio OData y una solución CRM. AEM Forms La integración de datos le permite crear un Modelo de datos de formulario que incluya varios servicios para realizar operaciones de recuperación, adición y actualización de datos en la base de datos configurada. Puede usar la variable Invocar el paso del servicio del modelo de datos para seleccionar un modelo de datos de formulario (FDM) y utilizar los servicios de FDM para recuperar, actualizar o agregar datos a distintos orígenes de datos.

Para explicar las entradas de los campos del paso , se utilizan como ejemplo la siguiente tabla de base de datos y el archivo JSON :

Tabla de detalles del cliente de muestra

Propiedad Value
Nombre
Sarah
Apellidos Rose
ID de cliente 1
Dirección de correo electrónico
srose@we.info

Archivo JSON de muestra

  {
    customer: {
     firstName: "Sarah",
     lastName:"Rose",
     customerId: "1",
     emailAddress:"srose@we.info"
   },
    insurance: {
     customerId: "1",
    policyType: "Premium,
    policyNumber: "Premium-521499",
    customerDetails: {
     firstName: "Sarah",
     lastName: "Rose",
     customerId: "1",
     emailAddress: "srose@we.info"
    }
   }
  }

El paso Invocar el servicio del modelo de datos de formulario tiene los campos siguientes para facilitar las operaciones del modelo de datos de formulario:

  • Título: Título del paso. Ayuda a identificar el paso en el editor de flujo de trabajo.

  • Descripción: Explicación útil para otros desarrolladores de procesos cuando está trabajando en un entorno de desarrollo compartido.

  • Ruta del modelo de datos del formulario: Busque y seleccione un Modelo de datos de formulario presente en el servidor.

  • Errores y validaciones: La opción permite capturar mensajes de error y especificar opciones de validación para los datos recuperados y enviados a fuentes de datos. Con estos cambios, se puede garantizar que los datos pasados al paso Invocar el servicio del modelo de datos de formulario se ajusten a las restricciones de datos definidas por el origen de datos. Para obtener más información, consulte Validación automatizada de los datos de entrada

  • Nivel de validación: Existen tres categorías de validaciones: Básico, Completo y Desactivado:

    • Completos: Todas las restricciones se validan.
    • Básico: Solo las restricciones requeridas y las que se pueden rellenar
    • OFF: No se realiza ninguna validación.
  • Finalizar flujo de trabajo en caso de error: Cuando una restricción no se valida, el flujo de trabajo se detiene.

  • Almacenar código de error en variable: Puede almacenar un código de error en un Variable de tipo de cadena.

  • Mensaje de error de almacén en la variable: Puede almacenar un mensaje de error en un Variable de tipo de cadena.

  • Detalles de error de almacén en la variable: Puede almacenar un detalle de error en una Variable de tipo JSON.

  • Servicio: Lista de los servicios que proporciona el Modelo de datos de formulario seleccionado.

  • Entrada para servicios > Proporcionar datos de entrada utilizando metadatos literales, variables o de flujo de trabajo, y un archivo JSON: Un servicio puede tener varios argumentos. Seleccione la opción para obtener el valor de los argumentos de servicio de una propiedad de metadatos de flujo de trabajo, un objeto JSON o una variable, o introduzca directamente el valor en el cuadro de texto proporcionado:

    • Literal: Utilice la opción cuando conozca el valor exacto que desea especificar. Por ejemplo, srose@we.info.

    • Variable: Utilice la opción para recuperar el valor almacenado en una variable.

    • Recuperar desde metadatos de flujo de trabajo: Utilice la opción cuando el valor que desea utilizar se guarde en una propiedad de metadatos de flujo de trabajo. Por ejemplo, emailAddress.

    • Relativo a carga útil: Utilice la opción para recuperar el archivo adjunto guardado en una ruta relativa a la carga útil. Seleccione la opción y especifique el nombre de la carpeta que incluye el archivo adjunto o especifique el nombre del archivo adjunto en el cuadro de texto.

      Por ejemplo, si la carpeta Relative to Payload en el repositorio CRX incluye un archivo adjunto en el attachment\attachment-folder ubicación, especificar attachment\attachment-folder en el cuadro de texto después de seleccionar la variable Relativo a carga útil .

    • Notación de puntos JSON: Utilice la opción cuando el valor que desea utilizar esté en un archivo JSON. Por ejemplo, insurance.customerDetails.emailAddress. La opción Anotación de puntos JSON solo está disponible si se seleccionan los campos de entrada de Mapa de la opción JSON de entrada.

    • Asignación de campos de entrada del JSON de entrada: Especifique la ruta de un archivo JSON para obtener el valor de entrada de algunos argumentos de servicio del archivo JSON. La ruta del archivo JSON puede ser relativa a la carga útil, una ruta absoluta o puede seleccionar un documento JSON de entrada utilizando una variable de tipo JSON o Modelo de datos de formulario.

  • Entrada para servicios > Proporcionar datos de entrada mediante una variable o un archivo JSON: Seleccione la opción para obtener valores para todos los argumentos de un archivo JSON guardado en una ruta absoluta, en una ruta relativa a la carga útil o en una variable.

  • Seleccione el documento JSON de entrada mediante: El archivo JSON que contiene valores para todos los argumentos de servicio. La ruta del archivo JSON puede ser relativa a la carga útil o ruta absoluta. También puede recuperar el documento JSON de entrada utilizando una variable de tipo de datos JSON o del Modelo de datos de formulario.

  • Notación de puntos JSON: Deje el campo en blanco para utilizar todos los objetos del archivo JSON especificado como entrada para argumentos de servicio. Para leer un objeto JSON específico del archivo JSON especificado como entrada para argumentos de servicio, especifique la notación de puntos para el objeto JSON, por ejemplo, si tiene un JSON similar al que aparece al principio de la sección, especifique insurance.customerDetails para proporcionar todos los detalles de un cliente como entrada al servicio.

  • Resultados del servicio > Asignación y escritura de valores de salida en variables o metadatos: Seleccione la opción para guardar los valores de salida como propiedades del nodo de metadatos de instancia de flujo de trabajo en crx-repository. Especifique el nombre de la propiedad metadata y seleccione el atributo de salida de servicio correspondiente que se va a asignar con la propiedad metadata, por ejemplo, asigne el phone_number devuelto por el servicio de salida con la propiedad phone_number de los metadatos del flujo de trabajo. Del mismo modo, se puede almacenar la salida en una variable de tipo de datos Long. Al seleccionar una propiedad para la variable Atributo de salida del servicio a asignar , solo se rellenan las variables capaces de almacenar datos de la propiedad seleccionada para la variable Guarde la salida en .

  • Resultados del servicio > Guardar resultados en una variable o un archivo JSON: Seleccione la opción para guardar los valores de salida en un archivo JSON en una ruta absoluta, en una ruta relativa a la carga útil o en una variable .

  • Guardar documento JSON de salida con las siguientes opciones: Guarde el archivo JSON de salida. La ruta del archivo JSON de salida puede ser relativa a la carga útil o a una ruta absoluta. También puede guardar el archivo JSON de salida con una variable de tipo de datos JSON o del Modelo de datos de formulario.

Paso Firmar documento

El paso Firmar documento le permite utilizar Adobe Sign para firmar documentos. Cuando utilice Adobe Sign Paso del flujo de trabajo para firmar un formulario adaptable, el formulario se puede pasar de un firmante a otro o se puede enviar a todos los firmantes simultáneamente, en función de la configuración del paso del flujo de trabajo. Adobe Sign Forms adaptable activado se envía al servidor de Experience Manager Forms solo después de que todos los firmantes hayan completado el proceso de firma.

De forma predeterminada, la variable Adobe Sign Scheduler Services comprueba (encuestas) la respuesta del firmante cada 24 horas. Puede cambiar el intervalo predeterminado para su entorno.

El paso Firmar documento tiene las siguientes propiedades:

  • Nombre del acuerdo: Especifique el título del acuerdo. El nombre del acuerdo forma parte del asunto y del texto del cuerpo del correo electrónico enviado a los firmantes. Puede almacenar el nombre en una variable del tipo de datos String o seleccionar Literal para agregar el nombre manualmente.

  • Configuración regional: Especifique el idioma para las opciones de correo electrónico y verificación. Puede almacenar la configuración regional en una variable del tipo de datos String o seleccionar Literal para elegir la configuración regional de la lista de opciones disponibles. Debe definir el código de configuración regional mientras almacena el valor de la configuración regional en una variable. Por ejemplo, especifique en_US para inglés y fr_FR para francés.

  • Configuración de Adobe Sign Cloud: Elija un Adobe Sign Configuración de nube. Si no ha configurado Adobe Sign para AEM Forms, consulte Integrar Adobe Sign con AEM Forms.

  • Seleccionar documento para firmar mediante: Puede elegir un documento de una ubicación relativa a la carga útil, utilizar la carga útil como documento, especificar una ruta absoluta del documento o recuperar el documento almacenado en una variable de tipo Document data .

  • Días hasta la fecha límite: Un documento se marca con vencimiento (fecha límite superada) después de que no haya actividad en la tarea por el número de días especificado en la variable Días hasta la fecha límite campo . El número de días se cuenta después de que el documento se asigne a un usuario para su firma.

  • Frecuencia del correo electrónico recordatorio: Puede enviar un correo electrónico recordatorio a intervalos diarios o semanales. La semana se cuenta desde el día en que se asigna el documento a un usuario para su firma.

  • Proceso de firma: Puede optar por firmar un documento en orden secuencial o paralelo. En orden secuencial, un firmante recibe el documento a la vez para su firma. Una vez que el primer firmante completa la firma del documento, el documento se envía al segundo firmante, etc. En orden paralelo, varios firmantes pueden firmar un documento a la vez.

  • Dirección URL de redirección: Especifique una dirección URL de redirección. Una vez firmado el documento, puede redirigir al usuario asignado a una dirección URL. Normalmente, esta URL contiene un mensaje de agradecimiento o instrucciones adicionales.

  • Etapa del flujo de trabajo: Un flujo de trabajo puede tener varias etapas. Estas etapas se muestran en la Bandeja de entrada AEM. Puede definir estas etapas en las propiedades del modelo ( Barra de tareas > Página > Propiedades de página > Etapas).

  • Seleccionar firmantes: Especifique el método para elegir firmantes para el documento. Puede asignar dinámicamente el flujo de trabajo a un usuario o grupo, o agregar manualmente los detalles de un firmante.

  • Secuencia de comandos o servicio para seleccionar firmantes: La opción solo está disponible si la opción Dinámicamente está seleccionada en el campo Seleccionar firmantes . Puede especificar un ECMAScript o un servicio para elegir los firmantes y las opciones de verificación de un documento.

  • Detalles del firmante: La opción solo está disponible si la opción Manualmente está seleccionada en el campo Seleccionar firmantes . Especifique la dirección de correo electrónico y elija un mecanismo de verificación opcional. Antes de seleccionar un mecanismo de verificación de 2 pasos, asegúrese de que la opción de verificación correspondiente esté habilitada para el Adobe Sign cuenta. Puede utilizar una variable del tipo de datos String para definir los valores de los campos Email, Country Code y Phone Number. Los campos Código del país y Número de teléfono solo se muestran si selecciona Verificación del teléfono en la lista desplegable de verificación de 2 pasos.

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