Usando Adobe Sign em um formulário adaptável

OBSERVAÇÃO

O recurso para usar as funções do Adobe Sign em um formulário adaptável está no Canal de pré-lançamento de agosto de 2021. O recurso estará disponível na versão de setembro de 2021.

Adobe Sign habilita fluxos de trabalho de assinatura eletrônica para o Adaptive Forms. As assinaturas eletrônicas melhoram os fluxos de trabalho para processar documentos para áreas legais, de vendas, de folha de pagamento, de gerenciamento de recursos humanos e outras.

Em um Adobe Sign e Adaptive Forms , um usuário preenche um Formulário adaptável para se candidatar a um serviço que requer assinaturas de uma ou mais partes. Por exemplo, um pedido de hipoteca e de cartão de crédito requer assinaturas legais de todos os mutuários e co-requerentes. Para ativar workflows de assinatura eletrônica para cenários semelhantes, é possível integrar Adobe Sign com um formulário adaptável. Mais alguns exemplos são: você pode usar Adobe Sign para:

  • Feche negócios de qualquer dispositivo com processos de proposta, cotação e contrato totalmente automatizados.
  • Termine os processos de recurso humano mais rapidamente e dê aos seus funcionários as experiências digitais.
  • Reduza mais rapidamente os tempos de ciclo do contrato e integre seus fornecedores.
  • Crie workflows digitais que automatizam processos comuns.

Adobe Sign integração com AEM Forms suporta:

  • Fluxos de trabalho de assinatura de um e vários usuários
  • Fluxos de trabalho de assinatura sequenciais e simultâneos
  • Assinar formulários como um usuário anônimo ou conectado
  • Processos de assinatura dinâmica (integração com AEM Forms Fluxo de trabalho)
  • Autenticação por meio de uma base de conhecimento, telefone, perfis sociais e ID do governo
  • Atribua funções a cada recipient de contrato. Os níveis de serviço da Adobe Sign para empresas e empresas têm a opção de expandir o funções para recipients do contrato.

Pré-requisitos

Antes de usar Adobe Sign em um formulário adaptável:

  • Certifique-se de que AEM Forms as a Cloud Service está configurado para usar o Adobe Sign. Para obter detalhes, consulte Integrar o Adobe Sign com o AEM Forms.
  • Mantenha a lista de recipients pronta. Você precisa de pelo menos um endereço de email para cada recipient.

Configurar Adobe Sign para um formulário adaptável

Para configurar Adobe Sign para um formulário adaptável:

  1. Habilitar Adobe Sign para um formulário adaptável

  2. Adicionar Adobe Sign campos em um formulário adaptável

  3. Selecionar Adobe Sign Cloud Service para um formulário adaptável

  4. Adicionar Adobe Sign recipient para um formulário adaptável

  5. Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

Detalhes do destinatário

Habilitar Adobe Sign para um formulário adaptável

Você pode ativar Adobe Sign para um formulário adaptável existente ou criar um Adobe Sign formulário adaptável habilitado. Escolha uma das opções a seguir:

Criar um formulário adaptável para o Adobe Sign

Para criar um formulário adaptável habilitado para assinatura:

  1. Navegar para Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents.

  2. Toque Criar e selecione Formulário adaptável. Uma lista de modelos é exibida. Selecione um modelo e toque em Próximo.

  3. No Básico guia :

    1. Especifique a Nome e Título para o formulário adaptável.

    2. Selecione o contêiner de configuração criado ao integração Adobe Sign com AEM Forms.

    O contêiner de configuração contém a variável Adobe Sign Cloud Services configurados para o seu ambiente. Esses serviços estão disponíveis para seleção no editor de formulário adaptável.

  4. No Modelo de formulário selecione uma das seguintes opções:

    • Se você tiver um modelo de formulário personalizado e exigir um Documento de registro com base no modelo de formulário, selecione o Associar modelo de formulário como o modelo Documento de registro e selecione um modelo Document of Record . Ao usar a opção , os documentos enviados para assinatura exibem apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do Formulário adaptável.

    • Se não tiver um modelo de formulário personalizado, selecione Gerar Documento de Registro opção. Quando você usa a opção , o documento enviado para assinatura exibe todos os campos do Formulário adaptável.

  5. Toque Criar. É criado um formulário adaptável habilitado para assinatura. Você pode adicionar Adobe Sign campos para o formulário e enviá-lo para assinatura.

Habilitar Adobe Sign para um formulário adaptável

Para usar Adobe Sign em um formulário adaptável existente:

  1. Navegar para Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents.

  2. Selecione o formulário adaptável e toque em Propriedades.

  3. No Básico selecione a guia contêiner de configuração criado ao integrar Adobe Sign com AEM Forms.

  4. No Modo de formulário selecione uma das seguintes opções:

    • Se você tiver um modelo de formulário personalizado e exigir um Documento de registro com base no modelo de formulário, selecione o Associar modelo de formulário como o modelo Documento de registro e selecione um modelo Document of Record . Ao usar a opção , os documentos enviados para assinatura exibem apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do Formulário adaptável.

    • Se não tiver um modelo de formulário personalizado, selecione Gerar Documento de Registro opção. Quando você usa a opção , o documento enviado para assinatura exibe todos os campos do Formulário adaptável.

  5. Toque Salvar e fechar. O formulário adaptável está ativado para Adobe Sign. Agora, você pode adicionar seu Adobe Sign campos para o formulário e enviá-lo para assinatura.

Adicionar Adobe Sign campos em um formulário adaptável

Adobe Sign O tem vários campos que podem ser colocados em um formulário adaptável. Esses campos aceitam vários tipos de dados, como assinaturas, iniciais, empresa ou título, e ajudam a coletar informações adicionais durante a assinatura, juntamente com as assinaturas. Você pode usar o Adobe Sign Bloquear componente a ser posicionado Adobe Sign campos em vários locais em um formulário adaptável.

Para adicionar campos a um Formulário adaptável e personalizar várias opções relacionadas a esses campos:

  1. Arrastar e soltar Bloco Adobe Sign do navegador de componentes para o Formulário adaptável. O Adobe Sign O componente Bloqueio tem todos os Adobe Sign campos. Por padrão, ele adiciona uma Assinatura para o formulário adaptável.

    Bloco de assinatura

    Por padrão, a variável Adobe Sign O bloco não está visível no Formulário adaptável publicado. Ela é visível somente nos documentos de assinatura. Você pode alterar a visibilidade de Adobe Sign Bloquear nas propriedades da Adobe Sign Bloquear componente.

    OBSERVAÇÃO
    • Usando Adobe Sign o bloco não é obrigatório para usar Adobe Sign em um formulário adaptável. Se não utilizar Adobe Sign bloqueie e adicione campos para os recipients, então o campo de assinatura padrão é exibido na parte inferior dos documentos de assinatura.
      • Use Adobe Sign bloquear somente para o Adaptive Forms que gera automaticamente o Documento de registro. Se estiver usando um XDP personalizado para gerar o Documento de registro ou um formulário baseado no Formulário adaptável, Adobe Sign não há suporte para bloqueio.
  2. Selecione o Bloco Adobe Sign e toque no Editar Editar ícone . Ele exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Selecionar e adicionar Adobe Sign campos. B. Expanda o Adobe Sign bloquear para exibição em tela cheia

  3. Toque no Adobe Sign Campo Adobe Sign ícone . Ele exibe opções para selecionar e adicionar Adobe Sign campos.

    Expanda o Tipo campo suspenso para selecionar uma Adobe Sign e toque em Concluído Salvar ícone para adicionar o campo selecionado ao Adobe Sign bloco. O Tipo O campo suspenso inclui os tipos de campos Assinatura, Informações do destinatário e Dados . Adobe Sign integração com AEM Forms campos de suporte listados no Tipo somente caixa suspensa. Para obter informações detalhadas sobre Adobe Sign campos, consulte Documentação do Adobe Sign.

    adobe-sign-block-fields-options

    É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo. Também é possível selecionar a opção obrigatória para marcar um campo como obrigatório. Além do Nome e Obrigatório opção, alguns Adobe Sign têm mais opções. Por exemplo, máscara e várias linhas. Além disso, especifique um nome exclusivo para cada Adobe Sign se os campos residem no mesmo campo ou em um campo diferente Adobe Sign blocos.

    Se você selecionar Assinatura digital na lista suspensa, é possível aplicar assinaturas digitais ao Formulário adaptável:

    • Online usando assinaturas de nuvem para assinar com uma ID digital hospedado por um provedor de serviços de confiança.
    • Localmente, baixando o documento com o Adobe Acrobat ou Reader usando um cartão inteligente, um token USB ou uma ID digital baseada em arquivo.

Habilitar Adobe Sign para um formulário adaptável

Pronto para uso, Adobe Sign não está habilitado para um formulário adaptável. Para habilitá-lo:

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no Configurar configure ícone . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do contêiner do Formulário adaptável.
  2. No navegador de propriedades, expanda a Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar o Adobe Sign opção. Ela ativa Adobe Sign para um formulário adaptável.

Selecionar Adobe Sign Cloud Service e ordem de assinatura

Você pode configurar vários Adobe Sign serviços para uma instância de AEM Forms. É aconselhável ter um conjunto separado de serviços para cada função (Recursos Humanos, Finanças e muito mais). Isso facilita o rastreamento e o relatório de documentos assinados. Por exemplo, um banco tem vários departamentos. Você pode ter uma configuração separada para cada departamento para melhorar o rastreamento dos documentos.

Um documento também pode ter vários destinatários. Por exemplo, um pedido de cartão de crédito pode ter vários candidatos. Um banco requer assinaturas de todos os candidatos antes de iniciar o processamento do pedido. Para cenários de vários recipients, você pode optar por assinar o documento em ordem sequencial ou simultânea.

Para selecionar um Cloud Service e a ordem de assinatura:

Cloud-service

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no Configurar configure ícone . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do contêiner do Formulário adaptável.

  2. No navegador de propriedades, expanda a Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar o Adobe Sign opção. Ela ativa Adobe Sign para um formulário adaptável.

  3. Selecione um Cloud Service na lista já configurada de Adobe Sign Cloud Services.

    Se a variável Adobe Sign Cloud Service estiver vazia, siga o Configurar Adobe Sign com AEM Forms artigo para configurar o serviço.

    A lista suspensa lista os Cloud Services que existem na global em Ferramentas > Cloud Services > Adobe Sign. Além disso, a lista suspensa também lista os Cloud Services que existem na pasta selecionada na Contêiner de configuração ao criar um formulário adaptável.

  4. Selecione a ordem de assinatura no Os recipients podem concluir caixa de diálogo. Os destinatários podem assinar um formulário adaptável Sequencialmente - um após outro destinatário, ou Simultaneamente - em qualquer ordem.

    Em ordem sequencial, um recipient recebe o contrato do Adobe Sign de cada vez. Depois que o recipient concluir a ação atribuída, o contrato é enviado para o próximo recipient e assim por diante.

    Em ordem simultânea, todos os recipients recebem o contrato do Adobe Sign e podem agir em paralelo.

  5. Use o Campo ID do Acordo para associar uma referência de vínculo à ID do Acordo (agreementId). Ele adiciona a ID do Acordo à seção afBoundData do envio de dados para formulários baseados em esquema. A ID do contrato também é adicionada à seção afSubmissionInfo nos dados enviados para todos os formulários habilitados para Adobe Sign. Você pode usar a ID do contrato para rastrear o status do contrato usando o código personalizado (requer a implementação personalizada).

  6. Adicionar recipients a um formulário adaptável e toque em Concluído Salvar para salvar as alterações.

Adicionar recipients a um formulário adaptável

Você pode ter um ou vários recipients para um contrato do Adobe Sign. Ao adicionar um recipient, você também pode configurar os detalhes de autenticação do recipient e selecionar se o usuário e o destinatário do formulário são a mesma pessoa. Execute as etapas a seguir para adicionar e fornecer vários detalhes sobre um recipient:

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no Configurar configure ícone . Ele abre o navegador de propriedades com as propriedades do contêiner do Formulário adaptativo.

  2. No navegador de propriedades, expanda a Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar o Adobe Sign opção. Ela ativa Adobe Sign para um formulário adaptável.

  3. Toque Adicionar destinatário. Ele adiciona um recipient ao formulário adaptável. É possível adicionar vários destinatários a um formulário adaptável. Todos os recipients recebem um contrato da Adobe Sign ao enviar o formulário adaptável.
    detalhes de telefone

  4. Clique no botão Editar Editar ícone para especificar as seguintes informações sobre o recipient:

    • Título: Especifique um título para identificar exclusivamente um recipient.

    • O recipient e quem preenche o formulário são a mesma pessoa?: Selecionar Sim, se o usuário e o primeiro destinatário forem a mesma pessoa.

    • Função do destinatário: Selecione a função de um recipient. Os níveis de serviço da Adobe Sign para empresas e empresas têm a opção de expandir o funções para recipients do contrato, além de Assinante, para corresponder melhor aos requisitos do fluxo de trabalho.

    • Endereço de email do destinatário: Especifique o endereço de email do recipient. O destinatário recebe o contrato do Adobe Sign no endereço de email especificado. Você pode optar por usar um endereço de email fornecido em um campo de formulário, no perfil de Experience Manager do usuário conectado ou inserir manualmente um endereço de email. É uma etapa obrigatória.

      OBSERVAÇÃO

      Certifique-se de que o endereço de email do primeiro recipient ou do único (se houver um único recipient) não seja idêntico a Adobe Sign conta usada para configurar os Serviços da nuvem AEM.

    • Método de autenticação do destinatário: Especifique o método para autenticar um recipient antes de abrir o contrato do Adobe Sign. Você pode escolher entre telefone, base de conhecimento, autenticação baseada em identidade social e ID do Governo.

    OBSERVAÇÃO
    • Por padrão, a autenticação baseada em identidade social fornece uma opção para autenticação usando Facebook, Google e LinkedIn. Você pode entrar em contato Adobe Sign suporte para ativar outros provedores de autenticação social.
    • Adobe Signcampos para preencher ou assinar: Selecionar Adobe Sign campos para o recipient. Um formulário adaptável pode ter vários Adobe Sign campos. Você pode optar por ativar campos específicos para um recipient. O campo exibe todas as informações disponíveis Adobe Sign Blocos. Ao selecionar um bloco, todos os campos do bloco são selecionados. Você pode usar o ícone X para desmarcar um campo.

    recipient-details

    A imagem acima tem dois exemplos Adobe Sign Blocos: Informações pessoais e detalhes do escritório

    Toque no Salvar ícone . O recipient é adicionado.

Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

Depois de adicionar Adobe Sign para um formulário adaptável, ative Adobe Sign no contêiner do formulário, selecione Adobe Sign Cloud Service e adicione os recipients do contrato do Adobe Sign, selecione uma Ação de envio apropriada para o formulário adaptável. Para obter informações detalhadas sobre as Ações de envio adaptáveis do Forms, consulte Configurar a ação de envio.

A assinatura e o envio de um formulário são independentes entre si. O envio do formulário adaptável ocorre assim que um contrato do Adobe Sign é criado após o usuário enviar um formulário. AEM Forms as a Cloud Service não espera que os recipients assinem ou concluam outras ações para enviar um formulário adaptável. Um formulário é enviado assim que um usuário clica no botão Enviar ou uma etapa de Resumo exibe o resumo do formulário.

Além disso, uma Adobe Sign ativado O formulário adaptável incorpora a ID do contrato do Adobe Sign para enviar dados. Você pode usar a ID do contrato para rastrear o status do contrato usando o código personalizado (requer a implementação personalizada).

A ID do contrato da Adobe Sign (agreementId) está incluída nos dados de envio do formulário adaptável. Por padrão, a ID do contrato está presente no afSubmissionInfo nó dos dados enviados.

   <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   <afData>
      <afUnboundData>
         <data>
            <textbox1613455050902>ff</textbox1613455050902>
         </data>
      </afUnboundData>
      <afBoundData>
         <data xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" />
      </afBoundData>
      <afSubmissionInfo>
         <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].textbox1613455050902[0]</lastFocusItem>
         <stateOverrides />
         <signers>
            <signer0>
               <email />
            </signer0>
         </signers>
         <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testsign</afPath>
         <afSubmissionTime>20210311031009</afSubmissionTime>
         <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
      </afSubmissionInfo>
   </afData>

Opcionalmente, também é possível associar uma referência de vínculo à ID do Acordo (agreementId). Ele adiciona a ID do contrato à seção afBoundData dos dados enviados. Por exemplo, nos dados enviados a seguir, a ID do Acordo está vinculada a <userName> nó:

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <afData>
         <afUnboundData>
            <data />
         </afUnboundData>
         <afBoundData>
            <config xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
               <agreementID>3AAABLblqZhC2MWu7GFauKh45j_t2ih8mAtmbdIcNSl1HgQubhMJfDaDfylyN7NQiYRam_44ISKm45enIOafHqWZrdaxShf9r</agreementID>
               <dateOfBirth>0001-01-01</dateOfBirth>
            </config>
         </afBoundData>
         <afSubmissionInfo>
            <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].projectDetails[0]</lastFocusItem>
            <stateOverrides />
            <signers>
               <signer0>
                  <email />
               </signer0>
            </signers>
            <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testathon2021-1/gaurav/xsd-based</afPath>
            <afSubmissionTime>20210311095211</afSubmissionTime>
            <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
         </afSubmissionInfo>
      </afData>

Sua experiência de assinatura de formulário está pronta. É possível visualizar o formulário para verificar a experiência de assinatura. No formulário publicado, Adobe Sign Campos de bloco são exibidos quando um recipient recebe o formulário para assinatura por meio de um email. Quando a variável Quando o destinatário e a pessoa que preenche o formulário são iguais? estiver marcada como sim e a condição for atendida, o usuário será redirecionado para o contrato do Adobe Sign depois dos envios e o usuário poderá assinar o documento imediatamente, em vez de esperar que o contrato seja exibido no email.

Configurar assinaturas da nuvem para um formulário adaptável

Assinaturas digitais baseadas em nuvem ou assinaturas remotas são uma nova geração de assinaturas digitais que funcionam em computadores, dispositivos móveis e na Web — e atendem aos mais altos níveis de conformidade e garantia para autenticação de destinatários. Você pode assinar um formulário adaptável com assinaturas digitais baseadas em nuvem.

Depois edição das propriedades do formulário adaptável para o Adobe Sign, execute as seguintes etapas para adicionar um campo de assinatura da nuvem a um Formulário adaptável:

  1. Arrastar e soltar Bloco Adobe Sign do navegador de componentes para o Formulário adaptável. O Bloco Adobe Sign tem todos os Adobe Sign campos. Por padrão, ele adiciona uma Assinatura para o formulário adaptável.

    Bloco de assinatura

  2. Selecione o Bloco Adobe Sign e toque no Editar Editar ícone . Ele exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Selecionar e adicionar Adobe Sign campos. B. Expanda o Adobe Sign bloquear para exibição em tela cheia

  3. Toque no Campo Adobe Sign Adobe Sign ícone . Ele exibe opções para selecionar e adicionar Adobe Sign campos.

    Expanda o Tipo campo suspenso a ser selecionado Assinatura digital e toque no Concluído ícone para adicionar o campo selecionado ao Adobe Sign bloco.

    Assinaturas digitais

    É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo.

    Aplique assinaturas digitais ao formulário adaptável usando:

    • Assinaturas da nuvem: Assinar com um ID digital hospedado por um provedor de serviços de confiança.
    • Adobe Acrobat ou Reader: Baixe e abra o documento com Adobe Acrobat ou Reader para assinar usando um cartão inteligente, um token USB ou uma ID digital baseada em arquivo.

    Depois de adicionar o campo de assinatura da nuvem ao formulário adaptável, execute as seguintes etapas para concluir o processo de configuração:

Configurar a página de agradecimento ou o componente da etapa de resumo

O Etapa de resumo O componente envia automaticamente o formulário, preenche as informações dentro da página Resumo personalizada e exibe o resumo do formulário enviado. O componente Etapa de resumo ocupa a largura total disponível para o formulário. É recomendável não ter nenhum outro componente na seção que contém o componente Etapa de resumo .

Perguntas frequentes

P: É possível incorporar um formulário adaptável em outro formulário adaptável. O formulário adaptável incorporado pode ser Adobe Sign habilitado?
Ans: Não, a Experience Manager Forms não suporta o uso de um formulário adaptável que incorpora um Adobe Sign formulário adaptável ativado para assinatura

P: Quando eu crio um formulário adaptável usando o modelo avançado e o abro para edição, uma mensagem de erro "Assinatura eletrônica ou destinatários não estão configurados corretamente". é exibido. Como resolver a mensagem de erro?
Ans: O formulário adaptável criado usando o modelo avançado está configurado para usar Adobe Sign. Para resolver o erro, crie e selecione um Adobe Sign configuração da nuvem e configuração de um Adobe Sign para o formulário adaptável.

P: Posso usar Adobe Sign tags de texto em um componente de texto estático de um formulário adaptável?
Ans: Sim, você pode usar tags de texto em um componente de texto para adicionar Adobe Sign campos para um Documento de registro (somente a opção Documento de registro gerado automaticamente) ativados Formulário adaptável. Para saber mais sobre o procedimento e as regras para criar uma tag de texto, consulte Documentação do Adobe Sign. Além disso, observe que o Adaptive Forms tem suporte limitado para tags de texto. Você pode usar as tags de texto para criar apenas os campos que Bloco Adobe Sign suporta.

Solução de problemas

Adobe Sign falhas do acordo

Problema
When Adobe Sign estiver configurado para um formulário adaptável, o serviço não criará um Adobe Sign Contrato para o formulário adaptativo subjacente.

Resolução

  • Verifique a configuração do Adobe Sign Cloud Service usado no formulário adaptável.

  • Verifique se o aplicativo de API em Adobe Sign servidor usado para configurar Adobe Sign O Cloud Service tem as permissões necessárias.

  • Se estiver usando vários Adobe Sign Cloud Services, aponte o URL de oAuth de todos os serviços ao mesmo tempo Adobe Sign Shard.

  • Usar endereços de email separados para configurar Adobe Sign e para o primeiro ou único recipient. O endereço de email do primeiro recipient ou do único (se houver um único recipient) não pode ser idêntico a Adobe Sign conta usada para configurar os Serviços da nuvem AEM.

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