Uso Adobe Sign en un formulario adaptable

NOTA

La función para utilizar funciones de Adobe Sign en un formulario adaptable se encuentra en el canal de prelanzamiento de agosto de 2021. La función estará disponible para el público en general en la versión de septiembre de 2021.

Adobe Sign activa los flujos de trabajo de firma electrónica para Adaptive Forms. Las firmas electrónicas mejoran los flujos de trabajo para procesar documentos para áreas legales, de ventas, de nómina, de gestión de recursos humanos y más.

En un Adobe Sign y Adaptive Forms , un usuario rellena un Formulario adaptable para solicitar un servicio que requiera firmas de una o más partes. Por ejemplo, una solicitud de hipoteca y tarjeta de crédito requiere firmas legales de todos los prestatarios y cosolicitantes. Para habilitar los flujos de trabajo de firma electrónica para situaciones similares, se puede integrar Adobe Sign con un formulario adaptable. Algunos ejemplos más son: Adobe Sign a:

  • Cierre las ofertas de cualquier dispositivo con procesos de propuesta, presupuesto y contrato totalmente automatizados.
  • Finalice los procesos de Recursos Humanos más rápido y ofrezca a sus empleados las experiencias digitales.
  • Reduzca los tiempos de ciclo de contrato e incorpore a sus proveedores más rápido.
  • Cree flujos de trabajo digitales que automaticen procesos comunes.

Adobe Sign integración con AEM Forms admite:

  • Flujos de trabajo de firma de usuarios únicos y múltiples
  • Flujos de trabajo de firma secuenciales y simultáneos
  • Firma de formularios como usuario anónimo o con sesión iniciada
  • Procesos de firma dinámica (integración con AEM Forms Flujo de trabajo)
  • Autenticación a través de una base de conocimiento, teléfono, perfiles sociales e ID de gobierno
  • Asigne funciones a cada destinatario del acuerdo. Adobe Sign para los niveles de servicio empresarial y empresarial tiene la opción de ampliar el funciones para los destinatarios del acuerdo.

Requisitos previos

Antes de usar Adobe Sign en un formulario adaptable:

  • Asegúrese de que AEM Forms as a Cloud Service está configurado para utilizar Adobe Sign. Para obtener más información, consulte Integrar Adobe Sign con AEM Forms.
  • Mantenga la lista de destinatarios lista. Se requiere al menos una dirección de correo electrónico para cada destinatario.

Configurar Adobe Sign para un formulario adaptable

Para configurar Adobe Sign para un formulario adaptable:

  1. Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

  2. Agregar Adobe Sign campos a un formulario adaptable

  3. Select Adobe Sign Cloud Service de un formulario adaptable

  4. Agregar Adobe Sign destinatario a un formulario adaptable

  5. Seleccione Enviar acción para un formulario adaptable

Detalles del destinatario

Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

Puede habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable existente o crear un Adobe Sign formulario adaptable activado. Elija una de las siguientes opciones:

Creación de un formulario adaptable para Adobe Sign

Para crear un formulario adaptable habilitado para firmar:

  1. Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Forms y documentos.

  2. Toque Crear y seleccione Formulario adaptable. Aparece una lista de plantillas. Seleccione una plantilla y pulse Siguiente.

  3. En el Básico pestaña:

    1. Especifique la variable Nombre y Título para el formulario adaptable.

    2. Seleccione el contenedor de configuración created while integrar Adobe Sign con AEM Forms.

    El contenedor de configuración contiene el Adobe Sign Cloud Services configurados para su entorno. Estos servicios están disponibles para su selección en el editor de formularios adaptables.

  4. En el Modelo de formulario , seleccione una de las siguientes opciones:

    • Si tiene una plantilla de formulario personalizada y necesita un documento de registro basado en la plantilla de formulario, seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla Documento de registro y seleccione una plantilla Documento de registro. Cuando se utiliza la opción , los documentos enviados para firmar solo muestran los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.

    • Si no tiene una plantilla de formulario personalizada, seleccione la Generar documento de registro . Cuando se utiliza la opción , el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.

  5. Toque Crear. Se crea un formulario adaptable con firma habilitada. Puede añadir Adobe Sign al formulario y envíelo para su firma.

Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

Para usar Adobe Sign en un formulario adaptable existente:

  1. Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Forms y documentos.

  2. Seleccione el formulario adaptable y pulse Propiedades.

  3. En el Básico , seleccione contenedor de configuración creado al integrar Adobe Sign con AEM Forms.

  4. En el Modo de formulario , seleccione una de las siguientes opciones:

    • Si tiene una plantilla de formulario personalizada y necesita un documento de registro basado en la plantilla de formulario, seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla Documento de registro y seleccione una plantilla Documento de registro. Cuando se utiliza la opción , los documentos enviados para firmar solo muestran los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.

    • Si no tiene una plantilla de formulario personalizada, seleccione la Generar documento de registro . Cuando se utiliza la opción , el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.

  5. Toque Guardar y cerrar. El formulario adaptable está habilitado para Adobe Sign. Ahora, puede agregar su Adobe Sign al formulario y envíelo para su firma.

Agregar Adobe Sign campos a un formulario adaptable

Adobe Sign tiene varios campos que se pueden colocar en un formulario adaptable. Estos campos aceptan varios tipos de datos, como firmas, iniciales, empresa o título, y ayudan a recopilar información adicional durante la firma, junto con las firmas. Puede usar la variable Adobe Sign Bloque el componente a colocar Adobe Sign campos en varias ubicaciones en un formulario adaptable.

Para agregar campos a un formulario adaptable y personalizar varias opciones relacionadas con estos campos:

  1. Arrastrar y soltar Bloque de Adobe Sign del navegador de componentes al formulario adaptable. La variable Adobe Sign El componente Bloque tiene todo lo compatible Adobe Sign campos. De forma predeterminada, agrega un Firma al formulario adaptable.

    Bloque de firma

    De forma predeterminada, la variable Adobe Sign El bloque no está visible en el formulario adaptable publicado. Solo está visible en los documentos de firma. Puede cambiar la visibilidad de Adobe Sign Bloque de las propiedades del Adobe Sign Componente de bloque.

    NOTA
    • Uso Adobe Sign el bloque no es obligatorio para usar Adobe Sign en un formulario adaptable. Si no usa Adobe Sign bloquear y agregar campos para los destinatarios, el campo de firma predeterminado se muestra en la parte inferior de los documentos de firma.
      • Uso Adobe Sign solo para los Forms adaptables que generan automáticamente el documento de registro. Si utiliza un XDP personalizado para generar un documento de registro o un formulario basado en un formulario adaptable, Adobe Sign no es compatible.
  2. Seleccione el Bloque de Adobe Sign y toque el Editar Editar icono. Muestra las opciones para añadir campos y dar formato al aspecto de un campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Seleccione y agregue Adobe Sign campos. B. Expanda el Adobe Sign bloquear a la vista de pantalla completa

  3. Toque . Adobe Sign Campo Adobe Sign icono. Muestra las opciones para seleccionar y agregar Adobe Sign campos.

    Expanda el Tipo campo desplegable para seleccionar un Adobe Sign pulse el campo Listo Guardar para añadir el campo seleccionado a Adobe Sign bloque. La variable Tipo el campo desplegable incluye los tipos de campo Firma, Información de destinatario y Datos . Adobe Sign integración con AEM Forms campos de asistencia enumerados en la Tipo solo cuadro desplegable. Para obtener información detallada sobre Adobe Sign campos, consulte Documentación de Adobe Sign.

    adobe-sign-block-fields-options

    Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo. También puede seleccionar la opción necesaria para marcar un campo como obligatorio. Además del Nombre y Requerido , algo Adobe Sign tiene más opciones. Por ejemplo, máscara y líneas múltiples. Además, especifique un nombre único para cada Adobe Sign campo si los campos residen en el mismo o en diferentes Adobe Sign bloques.

    Si selecciona Firma digital en la lista desplegable, puede aplicar firmas digitales al formulario adaptable:

    • En línea, se usan firmas de la nube para firmar con un ID digital alojado por un proveedor de servicios de confianza.
    • Localmente descargando el documento con Adobe Acrobat o Reader usando una tarjeta inteligente, un token USB o un ID digital basado en archivos.

Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

Fuera de la caja, Adobe Sign no está habilitado para un formulario adaptable. Para habilitarlo:

  1. En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y pulse el botón Configurar configure icono. Abre el explorador de propiedades y muestra las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
  2. En el navegador de propiedades, expanda el Firma electrónica y seleccione el Habilitar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

Select Adobe Sign Cloud Service y orden de firma

Puede configurar varias Adobe Sign servicios para una instancia de AEM Forms. Es aconsejable tener un conjunto de servicios separados para cada función (Recursos Humanos, Finanzas, etc.). Facilita el seguimiento y la creación de informes de documentos firmados. Por ejemplo, un banco tiene varios departamentos. Puede tener una configuración separada para cada departamento para un mejor seguimiento de los documentos.

Un documento también puede tener varios destinatarios. Por ejemplo, una solicitud de tarjeta de crédito puede tener varios solicitantes. Un banco requiere firmas de todos los solicitantes antes de iniciar la solicitud de procesamiento. En los casos de varios destinatarios, puede seleccionar firmar el documento en orden secuencial o simultáneo.

Para seleccionar un Cloud Service y el orden de firma:

Cloud-service

  1. En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y pulse el botón Configurar configure icono. Abre el explorador de propiedades y muestra las propiedades del contenedor de formularios adaptables.

  2. En el navegador de propiedades, expanda el Firma electrónica y seleccione el Habilitar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

  3. Seleccione un Cloud Service de la lista ya configurada de Adobe Sign Cloud Services.

    Si la variable Adobe Sign Cloud Service está vacía, siga la Configurar Adobe Sign con AEM Forms para configurar el servicio.

    La lista desplegable enumera los Cloud Services que existen en la global carpeta en Herramientas > Cloud Services > Adobe Sign. Además, la lista desplegable también enumera los Cloud Services que existen en la carpeta seleccionada en la Contenedor de configuración al crear un formulario adaptable.

  4. Seleccione el orden de firma de la lista Los destinatarios pueden completar para abrir el Navegador. Los destinatarios pueden firmar un formulario adaptable Secuencialmente - uno tras otro destinatario, o Simultáneamente - en cualquier orden.

    En orden secuencial, un destinatario recibe el acuerdo de Adobe Sign a la vez. Una vez que el destinatario completa la acción asignada, el acuerdo se envía al siguiente destinatario, etc.

    En orden simultáneo, todos los destinatarios reciben el acuerdo de Adobe Sign y pueden actuar en paralelo entre sí.

  5. Utilice el campo de id. de acuerdo para asociar un bindref al id. de acuerdo (AgreementId). Agrega el ID de acuerdo a la sección afBoundData de envío de datos para formularios basados en esquema. El ID de acuerdo también se agrega a la sección afSubmissionInfo de los datos enviados para todos los formularios habilitados para Adobe Sign. Puede utilizar el ID del acuerdo para rastrear el estado del acuerdo mediante código personalizado (requiere implementación personalizada).

  6. Agregar destinatarios a un formulario adaptable y pulse Listo Guardar para guardar los cambios.

Agregar destinatarios a un formulario adaptable

Puede tener uno o varios destinatarios para un acuerdo de Adobe Sign. Al añadir un destinatario, también se pueden configurar los detalles de autenticación del destinatario y seleccionar si el usuario que rellena el formulario y el destinatario son la misma persona. Realice los siguientes pasos para añadir y proporcionar varios detalles sobre un destinatario:

  1. En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y pulse el botón Configurar configure icono. Abre el explorador de propiedades con propiedades del contenedor de formularios adaptables.

  2. En el navegador de propiedades, expanda el Firma electrónica y seleccione el Habilitar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

  3. Toque Agregar destinatario. Agrega un destinatario al formulario adaptable. Puede agregar varios destinatarios a un formulario adaptable. Todos los destinatarios reciben un acuerdo de Adobe Sign sobre el envío del formulario adaptable.
    detalles telefónicos

  4. Haga clic en el Editar Editar para especificar la siguiente información sobre el destinatario:

    • Título: Especifique un título para identificar un destinatario de forma única.

    • ¿Son la misma persona el destinatario y quien rellena el formulario?: Select , si la persona que rellena el formulario y el primer destinatario son la misma persona.

    • Función de destinatario: Seleccione la función de un destinatario. Adobe Sign para los niveles de servicio empresarial y empresarial tiene la opción de ampliar el funciones para los destinatarios del acuerdo, más allá de Firmante, para que coincida mejor con sus requisitos de flujo de trabajo.

    • Dirección de correo electrónico del destinatario: Especifique la dirección de correo electrónico del destinatario. El destinatario recibe el acuerdo de Adobe Sign en la dirección de correo electrónico especificada. Puede elegir utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada en un campo de formulario, en el perfil de usuario Experience Manager del usuario que ha iniciado sesión o escribir manualmente una dirección de correo electrónico. Es un paso obligatorio.

      NOTA

      Asegúrese de que la dirección de correo electrónico del primer destinatario o del único destinatario (si hay un único destinatario) no sea idéntica a Adobe Sign cuenta utilizada para configurar AEM Cloud Services.

    • Método de autenticación de destinatario: Especifique el método para autenticar un destinatario antes de abrir el acuerdo de Adobe Sign. Puede elegir entre teléfono, base de conocimientos, autenticación social basada en identidad y ID de gobierno.

    NOTA
    • De forma predeterminada, la autenticación basada en la identidad social proporciona una opción para autenticarse con Facebook, Google y LinkedIn. Puede ponerse en contacto con Adobe Sign compatibilidad para habilitar otros proveedores de autenticación social.
    • Adobe Signcampos para rellenar o firmar: Select Adobe Sign para el destinatario. Un formulario adaptable puede tener varios Adobe Sign campos. Puede elegir habilitar campos específicos para un destinatario. El campo muestra todas las Adobe Sign Bloques. Al seleccionar un bloque, se seleccionan todos los campos del bloque. Puede utilizar el icono X para anular la selección de un campo.

    recipient-details

    La imagen anterior tiene dos ejemplos Adobe Sign Bloques: Información personal y detalles de Office

    Toque . Guardar icono. Se añade el destinatario.

Seleccione Enviar acción para un formulario adaptable

Después de agregar Adobe Sign campos a un formulario adaptable, activar Adobe Sign en el contenedor de formularios, seleccione Adobe Sign Cloud Service y agregue destinatarios de acuerdo con Adobe Sign, seleccione una acción de envío adecuada para el formulario adaptable. Para obtener información detallada sobre las acciones de envío de Forms adaptable, consulte Configuración de la acción de envío.

La firma y el envío de un formulario son independientes entre sí. El envío del formulario adaptable se produce en cuanto se crea un acuerdo de Adobe Sign después de que un usuario envía un formulario. AEM Forms as a Cloud Service no espera a que los destinatarios firmen o completen otras acciones para enviar un formulario adaptable. Un formulario se envía en cuanto un usuario hace clic en el botón Enviar o un paso Resumen muestra el resumen del formulario.

Además, un Adobe Sign formulario adaptable activado incrusta el ID de acuerdo de Adobe Sign para enviar datos. Puede utilizar el ID del acuerdo para rastrear el estado del acuerdo mediante código personalizado (requiere implementación personalizada).

El ID del acuerdo de Adobe Sign (AgreementId) se incluye en los datos de envío del formulario adaptable. De forma predeterminada, el ID del acuerdo está presente en la variable afSubmissionInfo nodo de datos enviados.

   <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   <afData>
      <afUnboundData>
         <data>
            <textbox1613455050902>ff</textbox1613455050902>
         </data>
      </afUnboundData>
      <afBoundData>
         <data xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" />
      </afBoundData>
      <afSubmissionInfo>
         <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].textbox1613455050902[0]</lastFocusItem>
         <stateOverrides />
         <signers>
            <signer0>
               <email />
            </signer0>
         </signers>
         <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testsign</afPath>
         <afSubmissionTime>20210311031009</afSubmissionTime>
         <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
      </afSubmissionInfo>
   </afData>

De forma opcional, también puede asociar un bindref al ID del acuerdo (AgreementId). Agrega el ID de acuerdo a la sección afBoundData de los datos enviados. Por ejemplo, en los siguientes datos enviados, el ID de acuerdo está enlazado a <userName> nodo:

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <afData>
         <afUnboundData>
            <data />
         </afUnboundData>
         <afBoundData>
            <config xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
               <agreementID>3AAABLblqZhC2MWu7GFauKh45j_t2ih8mAtmbdIcNSl1HgQubhMJfDaDfylyN7NQiYRam_44ISKm45enIOafHqWZrdaxShf9r</agreementID>
               <dateOfBirth>0001-01-01</dateOfBirth>
            </config>
         </afBoundData>
         <afSubmissionInfo>
            <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].projectDetails[0]</lastFocusItem>
            <stateOverrides />
            <signers>
               <signer0>
                  <email />
               </signer0>
            </signers>
            <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testathon2021-1/gaurav/xsd-based</afPath>
            <afSubmissionTime>20210311095211</afSubmissionTime>
            <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
         </afSubmissionInfo>
      </afData>

La experiencia de firma de formularios está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma. En el formulario publicado, Adobe Sign Los campos de bloque se muestran cuando un destinatario recibe el formulario para firmar a través de un correo electrónico. Cuando la variable ¿Cuándo son iguales el destinatario y la persona que rellena el formulario? se marca como sí y se cumple la condición, se redirige al usuario al acuerdo de Adobe Sign después de los envíos y el usuario puede firmar el documento inmediatamente, en lugar de esperar a que el acuerdo aparezca en el correo electrónico.

Configuración de firmas de nube para un formulario adaptable

Las firmas digitales o firmas remotas basadas en la nube son una nueva generación de firmas digitales que funcionan en equipos de escritorio, dispositivos móviles y la web, y cumplen los niveles más altos de conformidad y seguridad para la autenticación de destinatarios. Puede firmar un formulario adaptable con firmas digitales basadas en la nube.

Después edición de las propiedades del formulario adaptable para Adobe Sign, realice los siguientes pasos para agregar el campo de firma en la nube a un formulario adaptable:

  1. Arrastrar y soltar Bloque de Adobe Sign del navegador de componentes al formulario adaptable. La variable Bloque de Adobe Sign tiene todo el soporte Adobe Sign campos. De forma predeterminada, agrega un Firma al formulario adaptable.

    Bloque de firma

  2. Seleccione el Bloque de Adobe Sign y toque el Editar Editar icono. Muestra las opciones para añadir campos y dar formato al aspecto de un campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Seleccione y agregue Adobe Sign campos. B. Expanda el Adobe Sign bloquear a la vista de pantalla completa

  3. Toque . Campo Adobe Sign Adobe Sign icono. Muestra las opciones para seleccionar y agregar Adobe Sign campos.

    Expanda el Tipo campo desplegable que desea seleccionar Firma digital y pulse Listo para añadir el campo seleccionado a Adobe Sign bloque.

    Firmas digitales

    Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo.

    Aplicar firmas digitales al formulario adaptable mediante:

    • Firmas en la nube: Firme con un ID digital alojado por un proveedor de servicios de confianza.
    • Adobe Acrobat o Reader: Descargue y abra el documento con Adobe Acrobat o Reader para firmarlo con una tarjeta inteligente, un token USB o un ID digital basado en archivos.

    Después de agregar el campo de firma de nube al formulario adaptable, realice los siguientes pasos para completar el proceso de configuración:

Configurar la página de agradecimiento o el componente de paso de resumen

La variable Paso de resumen envía automáticamente el formulario, rellena la información dentro de la página Resumen personalizada y muestra el resumen del formulario enviado. El componente Paso de resumen ocupa el ancho completo disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de resumen.

Preguntas frecuentes

P: Puede incrustar un formulario adaptable en otro formulario adaptable. ¿Puede el formulario adaptable incrustado ser Adobe Sign activado?
Ans: No, Experience Manager Forms no es compatible con el uso de un formulario adaptable que incrusta un Adobe Sign formulario adaptable habilitado para firmar

P: Cuando creo un formulario adaptable utilizando la plantilla avanzada y lo abro para editarlo, aparece un mensaje de error "La firma electrónica o los destinatarios no están correctamente configurados". aparece. ¿Cómo se resuelve el mensaje de error?
Ans: El formulario adaptable creado con la plantilla avanzada está configurado para usar Adobe Sign. Para resolver el error, cree y seleccione un Adobe Sign configuración de nube y configurar un Adobe Sign destinatario del formulario adaptable.

P: ¿Puedo usar Adobe Sign etiquetas de texto en un componente de texto estático de un formulario adaptable?
Ans: Sí, puede utilizar etiquetas de texto en un componente de texto para agregar Adobe Sign campos a un documento de registro (sólo la opción Documento de registro generado automáticamente) activados Formulario adaptable. Para obtener más información sobre el procedimiento y las reglas para crear una etiqueta de texto, consulte Documentación de Adobe Sign. Tenga en cuenta también que Forms adaptable tiene una compatibilidad limitada con las etiquetas de texto. Puede utilizar las etiquetas de texto para crear solo los campos que Bloque de Adobe Sign admite .

Solución de problemas

Adobe Sign errores de acuerdo

Problema
When Adobe Sign está configurado para un formulario adaptable, el servicio no crea un Adobe Sign acuerdo para el formulario adaptable subyacente.

Resolución

  • Marque la configuración de Adobe Sign Cloud Service se utiliza en el formulario adaptable.

  • Asegúrese de que la aplicación API está activada. Adobe Sign servidor utilizado para configurar Adobe Sign El Cloud Service tiene los permisos necesarios.

  • Si utiliza varias Adobe Sign Cloud Services, señale el URL oAuth de todos los servicios a la misma Compartimiento de Adobe Sign.

  • Usar direcciones de correo electrónico independientes para configurar Adobe Sign y para el primer o único destinatario. La dirección de correo electrónico del primer destinatario o del único destinatario (si hay un único destinatario) no puede ser idéntica a Adobe Sign cuenta utilizada para configurar AEM Cloud Services.

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