填寫或提交表單時,您可以以打印或文檔格式保存表單記錄。 此記錄稱為記錄檔案(DoR)。 這是已提交表單的可打印副本。 您也可以參考記錄檔案,了解客戶在以後填寫的資訊,或使用記錄檔案將表單和內容以PDF格式一起歸檔。
若要建立記錄檔案,系統會將XFA或Acroform範本與透過最適化表單收集的資料合併。 您可以自動或按需生成記錄文檔。
隨需選項可讓您指定自訂XFA或Acroform範本,為記錄檔案提供自訂外觀。
您可以:
開始學習並準備記錄檔案所需的資產之前:
基本模板: 在Forms Designer或Acrobat表單(AcroForm)中建立的XFA範本(XDP檔案)。 基礎範本 用於指定記錄文檔的樣式和品牌資訊。 先將XFA範本(XDP檔案)上傳至AEM Forms執行個體
適用性表單: 要為其生成記錄文檔的最適化表單。
上傳XFA範本(XDP檔案)至AEM Forms執行個體。 執行下列步驟來設定適用性表單,以使用XFA範本(XDP檔案)作為記錄檔案的範本:
您的適用性表單現在已設定為使用XDP檔案作為記錄檔案的範本。 接下來的步驟是 使用對應的範本欄位系結適用性表單元件.
將Adobe AcrobatPDF(Acroform)上傳至AEM Forms執行個體。 執行下列步驟來設定適用性表單,以使用Adobe AcrobatPDF(Acroform)作為記錄檔案的範本:
您的適用性表單現在已設定為使用Acroform作為記錄檔案的範本。 接下來的步驟是 使用對應的範本欄位系結適用性表單元件.
當適用性表單配置為自動生成記錄文檔時,每次更改表單時,其記錄文檔都會立即更新。 例如,如果從現有的最適化表單中移除欄位,則也會移除對應欄位,且在記錄檔案中不會顯示。 自動生成記錄文檔還有許多其他優點。 :
執行下列步驟來設定適用性表單以自動產生記錄檔案:
將適用性表單欄位與範本欄位系結,以在對應的記錄欄位檔案中顯示擷取的表單資料。 要將適用性表單元件與記錄模板欄位的相應文檔綁定,請執行以下操作:
開啟最適化表單,此表單設定為使用自訂表單範本進行編輯。
選取適用性表單元件,然後按一下開啟「設定」 表徵圖。 它會開啟屬性瀏覽器。
在屬性瀏覽器中,瀏覽並選取欄位。
按一下「儲存」。
您可以搭配使用「傳送電子郵件」、「Experience Manager工作流程」提交動作 記錄步驟的文檔和其他提交操作 接收記錄檔。
記錄模板的最適化表單和相應文檔可以隨著時間而變化。 您可以選擇將欄位添加、刪除或修改至「最適化表單」或「記錄文檔」模板。
當您對「記錄文檔」模板進行更改並將更改的「記錄文檔」模板上載到AEM Forms時,適用性Forms編輯器會自動檢測更改的綁定,並通知您需要新綁定的適用性表單元件。 它允許您對記錄文檔模板進行增量更新。
例如,組織, We.Retail,具有基於AcroForm的記錄文檔模板, we-retail-invoice.pdf. 範本如下所示:
使用範本一段時間後,組織決定重新命名 invoice-number
欄位至 bill-number
欄位並擷取購買者的電子郵件地址。 開發人員會更新 invoice-number
欄位並新增電子郵件欄位至範本。 他還建立了新版的模板,稱為 we-retail-invoice-v2.pdf.
開發人員將上傳並套用至更新的範本至最適化表單。 適用性表單會自動偵測並顯示已變更系結的欄位清單。
表單開發人員會將適用性Forms欄位與對應的記錄檔案範本系結。
現在,提交適用性表單時,會建立更新的記錄檔案。
處理適用性Forms的記錄檔案時,請記住下列考量事項和限制。
下表說明適用性表單元件和對應的XFA元件,以及這些元件是否出現在記錄檔案中。
適用性表單元件 | 對應的XFA元件 | 預設包含在記錄模板文檔中? | 附註 |
---|---|---|---|
按鈕 | 按鈕 | false | |
核取方塊 | 核取方塊 | true | |
日期選擇器 | 日期/時間欄位 | true | |
下拉式清單 | 下拉式清單 | true | |
草寫簽名 | 簽名手寫 | true | |
數值方塊 | 數值欄位 | true | |
密碼框 | 密碼欄位 | false | |
選項按鈕 | 選項按鈕 | true | |
文字方塊 | 文字欄位 | true | |
重設按鈕 | 重設按鈕 | false | |
提交按鈕 | 電子郵件提交按鈕 HTTP提交按鈕 |
false | |
條款與條件 | true | ||
檔案附件 | false | 在記錄文檔模板中不可用。 僅在記錄文檔中通過附件可用。 |
適用性表單元件 | 對應的XFA元件 | 附註 |
---|---|---|
面板 |
子表單 |
可重複面板對應至可重複的子表單。 |
適用性表單元件 | 對應的XFA元件 | 附註 |
---|---|---|
影像 | 影像 | TextDraw和Image元件(無論是綁定還是未綁定)始終出現在基於XSD的適用性表單的記錄文檔中,除非使用記錄文檔設定排除。 |
文字 | 文字 |
適用性Forms表格元件(例如頁首、頁尾和列對應至對應的XFA元件)。 您可以將可重複的面板對應至記錄檔案中的表格。
基礎模板為記錄文檔提供樣式和外觀資訊。 它允許您自定義自動生成的記錄文檔的預設外觀。 例如,您可以使用基本模板將公司徽標添加到「記錄文檔」頁首中,並在「記錄文檔」頁尾中添加版權資訊。
基礎模板中的首頁用作記錄文檔模板的首頁。 主版頁可以有頁首、頁尾和頁碼等資訊,您可以將這些資訊應用到記錄文檔。 您可以使用基本模板將此類資訊應用於記錄文檔,以自動生成記錄文檔。 使用基本模板可更改欄位的預設屬性。
一律遵循 基本範本慣例 設計基礎模板時。
基本模板用於定義記錄文檔的頁眉、頁腳、樣式和外觀。 頁首和頁尾可包含公司標誌和版權文字等資訊。 基本模板中的第一個母版頁被複製並用作記錄文檔的母版頁,其中包含頁首、頁尾、頁碼,或應出現在記錄文檔中所有頁上的任何其他資訊。 如果使用的基礎模板不符合基礎模板約定,則基礎模板的第一個首頁仍用於記錄文檔模板。 強烈建議您根據基本模板的慣例設計基礎模板,並將其用於自動生成記錄文檔。
主版頁面慣例
在基礎範本中,將根子表單命名為 AF_METATEMPLATE
而主版頁面為 AF_MASTERPAGE
.
具有名稱的主版頁面 AF_MASTERPAGE
位於 AF_METATEMPLATE
偏好使用根子表單來擷取頁首、頁尾和樣式資訊。
若 AF_MASTERPAGE
不存在,則會使用基本範本中出現的第一個母版頁面。
欄位的樣式慣例
要對記錄文檔中的欄位應用樣式,基礎模板提供位於 AF_FIELDSSUBFORM
從下方 AF_METATEMPLATE
根子表單。
這些欄位的屬性將應用於記錄文檔中的欄位。 這些欄位應遵循 AF_<name of field in all caps>_XFO
命名慣例。 例如,核取方塊的欄位名稱應為 AF_CHECKBOX_XFO
.
若要建立基礎範本,請在Forms Designer中執行下列操作。
按一下 檔案 > 新增.
選取 根據範本 選項。
選取 Forms — 記錄檔案 類別。
選擇 DoR基模板.
按一下 下一個 並提供所需資訊。
(可選)修改要應用於記錄文檔中欄位的欄位的樣式和外觀。
儲存表單。
您現在可以將保存的表單用作記錄文檔的基礎模板。 請勿修改或移除基本範本中存在的任何指令碼。
修改基礎模板
嚴格遵守上述慣例和指示設計基礎模板。
在生成記錄文檔時,您可以在「記錄文檔」頁簽上更改記錄文檔的品牌資訊。 「記錄文檔」頁簽包含標誌、外觀、佈局、頁眉和頁腳、免責聲明,以及是否要包括未選定的複選框和單選按鈕選項等選項。
要本地化您在「記錄文檔」頁簽中輸入的品牌資訊,請確保已適當設定瀏覽器的區域設定。 要自定義記錄文檔的品牌資訊,請執行以下步驟:
在「記錄檔」中選取面板(根面板),然後點選 .
點選 . 此時將顯示「記錄文檔」頁簽。
選擇預設模板或自定義模板以呈現記錄文檔。 如果選擇預設模板,則「記錄文檔」(Document of Record)的縮圖預覽將顯示在「模板」(Template)下拉清單下方。
根據您是選擇預設模板還是自定義模板,以下部分或全部屬性將出現在「記錄文檔」頁簽中。 指定以下提及的屬性以定義記錄文檔的外觀:
基本屬性:
表單欄位屬性:
主版頁面屬性:
如果您使用使用6.3之前版本的設計器建立的適用性表單模板,以便「重音顏色」和「字型系列」屬性工作,請確保根子表單下的適用性表單模板中存在以下內容:
<proto>
<font typeface="Arial"/>
<fill>
<color value="4,166,203"/>
</fill>
<edge>
<color value="4,166,203"/>
</edge>
</proto>
若要儲存品牌變更,請點選 完成.
您可以設定 記錄檔案 直接從適用性表單編輯器或適用性表單範本編輯器建立範本。
從適用性表單編輯器的製作例項執行下列步驟:
選取 適用性表單容器(根) 元件。
按一下 圖示以開啟 屬性 的下一個參數。
開啟 記錄模板文檔 標籤,然後從下列選項中選取:
無:若選取此選項,則否 記錄檔案 為最適化表單建立的範本。
將表單模板與記錄模板文檔關聯:選中此選項時,XFA表單將用作記錄文檔的模板。
生成記錄文檔:選取此選項時, 記錄檔案 會自動為您的適用性表單產生範本。
點選 以儲存屬性。
當 記錄檔案 使用適用性表單範本編輯器建立範本,之後只有兩個選項可在 記錄模板文檔 標籤 無 和 生成記錄文檔.
您的適用性表單可能會是包含數個表單欄位的冗長表單。 您可能不想將記錄檔案儲存為最適化表單的確切副本。 現在,您可以選擇表格或欄版面,以在「記錄檔案」PDF中儲存一或多個「最適化表單」面板。
在生成記錄文檔之前,在面板的設定中,選擇該面板的記錄文檔佈局作為表或列。 在記錄檔案中會據以組織面板中的欄位。
在「記錄文檔」中以表佈局呈現的面板中的欄位
在「記錄文檔」中以列佈局呈現的面板中的欄位
「記錄文檔」設定允許您選擇要包含在「記錄文檔」中的選項。 例如,銀行接受表單中的姓名、年齡、社會保障號碼和電話號碼。 此表單會生成銀行帳號和分行詳細資訊。 您可以選擇在「記錄檔案」中只顯示姓名、社會保險號碼、銀行帳戶和分行詳細資訊。
記錄文檔元件的設定可在其屬性下使用。 若要存取元件的屬性,請選取元件,然後按一下 在覆蓋圖中。 屬性會列在側欄中,您可以在其中找到下列設定。
欄位層級設定
從記錄檔案中排除:將屬性設定為true會從記錄文檔中排除該欄位。 這是可指令碼的屬性,名為 excludeFromDoR
. 其行為取決於 如果隱藏,則從DoR排除欄位 表單層級屬性。
將面板顯示為表格: 如果面板中的欄位少於6個,設定屬性會將面板顯示為「記錄檔」中的表格。 僅適用於面板。
從記錄檔案中排除標題: 設定屬性會從記錄檔案中排除面板/表格的標題。 僅適用於面板和表格。
從記錄文檔中排除說明: 設定屬性會從記錄檔案中排除面板/表格的說明。 僅適用於面板和表格。
表單層級設定
XCI檔案可協助您設定檔案的各種屬性。 Formsas a Cloud Service有主XCI檔案。 您可以使用自訂XCI檔案來覆寫主XCI檔案中指定的一或多個預設屬性。 例如,您可以選擇將字型嵌入文檔,或為所有文檔啟用標籤屬性。 下表指定XCI選項:
XCI選項 | 說明 |
---|---|
config/present/pdf/creator | 使用「文檔資訊」字典中的「建立者」條目標識文檔建立者。 如需此字典的相關資訊,請參閱 PDF參考指南. |
config/present/pdf/producer | 使用「文檔資訊」字典中的「生成者」條目標識文檔生成者。 如需此字典的相關資訊,請參閱 PDF參考指南. |
配置/存在/佈局 | 控制輸出是單一面板還是編頁。 |
config/present/pdf/compression/level | 指定生成PDF文檔時要使用的壓縮程度。 |
config/present/pdf/fontInfo/embed | 控制輸出文檔中的字型嵌入。 |
config/present/pdf/scriptModel | 控制輸出PDF文檔中是否包含XFA特定資訊。 |
config/present/common/data/adjustData | 控制XFA應用程式在合併後是否調整資料。 |
config/present/pdf/renderPolicy | 控制頁面內容的產生是在伺服器上完成,還是延遲至用戶端。 |
config/present/common/locale | 指定輸出文檔中使用的預設區域設定。 |
設定/存在/目的地 | 當包含在當前元素中時,指定輸出格式。 當openAction元素包含時,指定在互動式客戶端中開啟文檔時要執行的操作。 |
config/present/output/type | 指定要應用於檔案的壓縮類型或要生成的輸出類型。 |
config/present/common/temp/uri | 指定表單URI。 |
config/present/common/template/base | 在表單設計中為URI提供基本位置。 當此元素不存在或為空時,表單設計的位置將用作基礎。 |
config/present/common/log/to | 控制日誌資料或輸出資料寫入的位置。 |
config/present/output/to | 控制日誌資料或輸出資料寫入的位置。 |
config/present/script/currentPage | 指定開啟文檔時的初始頁。 |
config/present/script/exclude | 通知Formsas a Cloud Service要忽略的事件。 |
config/present/pdf/line化 | 控制輸出PDF文檔是否被線性化。 |
config/present/script/runScripts | 控制要執行哪組指令碼Formsas a Cloud Service。 |
config/present/pdf/tagged | 控制在輸出PDF文檔中包含標籤。 在PDF的上下文中,標籤是文檔中包含的用於公開文檔的邏輯結構的附加資訊。 標籤有助於輔助工具和重新格式化。 例如,頁碼可以被標籤為工件,這樣螢幕閱讀器就不會在文本的中間發出它。 雖然標籤使文檔更有用,但它們也會增加文檔的大小和處理時間以建立文檔。 |
config/present/pdf/fontInfo/alwaysEmbed | 指定嵌入到輸出文檔中的字型。 |
config/present/pdf/fontInfo/neverEmbed | 指定絕不可嵌入輸出文檔的字型。 |
config/present/pdf/pdfa/part | 指定文檔符合的PDF/A規範的版本號。 |
config/present/pdf/pdfa/amd | 指定PDF/A規範的修訂級別。 |
config/present/pdf/pdfa/conformance | 指定與PDF/A規範的符合級別。 |
config/present/pdf/version | 指定要生成的PDF文檔的版本 |
config/present/pdf/version/map | 指定文檔的後退字型 |
將自訂XCI檔案新增至您的開發專案。
指定下列項目 內嵌屬性:
{
"xciFilePath": "[path of XCI file]"
}
例如,
{
"xciFilePath": "/content/dam/formsanddocuments/customMinionProBoldAndTagged.xci"
}
將專案部署至您的Cloud Service環境。