Adobe Sign activa los flujos de trabajo de firma electrónica para formularios adaptables. Las firmas electrónicas mejoran los flujos de trabajo para procesar documentos para áreas legales, de ventas, de nómina, de administración de recursos humanos y más.
En un escenario típico de Adobe Sign y formularios adaptables, un usuario rellena un formulario adaptable para solicitar un servicio que requiera firmas de una o más partes. Por ejemplo, una solicitud de hipoteca y tarjeta de crédito requiere firmas legales de todos los prestatarios y cosolicitantes. Para habilitar los flujos de trabajo de firma electrónica para situaciones similares, se puede integrar Adobe Sign con un formulario adaptable. Algunos ejemplos más. Puede usar Adobe Sign para lo siguiente:
La integración de Adobe Sign con AEM Forms es compatible con los siguientes elementos:
Antes de usar Adobe Sign en un formulario adaptable:
Para configurar Adobe Sign para un formulario adaptable:
Seleccionar Adobe Sign Cloud Service para un formulario adaptable
Agregar destinatario de Adobe Sign a un formulario adaptable
Puede habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable existente o crear un formulario adaptable con Adobe Sign habilitado. Elija una de las acciones siguientes:
Para crear un formulario adaptable habilitado para firmar:
Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Formularios y documentos.
Pulse Crear y seleccione Formulario adaptable. Aparece una lista de plantillas. Seleccione una plantilla y toque Siguiente.
En la pestaña Básico:
Especifique el Nombre y el Título para el formulario adaptable.
Seleccione el contenedor de configuración creado al integrarse Adobe Sign con AEM Forms.
El contenedor de configuración contiene Adobe Sign Cloud Service configurado para su entorno. Estos servicios están disponibles para su selección en el editor de formularios adaptables.
En la pestaña Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:
Si tiene una plantilla de formulario personalizada y necesita un documento de registro basado en la plantilla de formulario, seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla de documento de registro y elija una plantilla de documento de registro. Cuando se utiliza la opción, los documentos enviados para firmar solo muestran los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
Si no cuenta con una plantilla de formulario personalizada, seleccione la opción Generar documento de registro. Cuando se utiliza la opción, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.
Pulse Crear. Se crea un formulario adaptable con firma habilitada. Puede agregar campos de Adobe Sign al formulario y enviarlo para su firma.
Para usar Adobe Sign en un formulario adaptable existente:
Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Formularios y documentos.
Seleccione el formulario adaptable y pulse Propiedades.
En la pestaña Básico, seleccione el contenedor de configuración creado al integrarse Adobe Sign con AEM Forms.
En la pestaña Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:
Si tiene una plantilla de formulario personalizada y necesita un documento de registro basado en la plantilla de formulario, seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla de documento de registro y elija una plantilla de documento de registro. Cuando se utiliza la opción, los documentos enviados para firmar solo muestran los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
Si no cuenta con una plantilla de formulario personalizada, seleccione la opción Generar documento de registro. Cuando se utiliza la opción, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.
Pulse Guardar y cerrar. El formulario adaptable está habilitado para Adobe Sign. Ahora, puede agregar campos de Adobe Sign al formulario y enviarlo para su firma.
Adobe Sign tiene varios campos que se pueden colocar en un formulario adaptable. Estos campos aceptan varios tipos de datos, como firmas, iniciales, empresa o título, y ayudan a recopilar información adicional durante la firma, junto con las firmas. Puede usar el componente Adobe Sign Block para colocar campos de Adobe Sign en varias ubicaciones en un formulario adaptable.
Para agregar campos a un formulario adaptable y personalizar varias opciones relacionadas con estos campos:
Arrastre y suelte el componente Adobe Sign Block del explorador del componente en el formulario adaptable. El componente Adobe Sign Block cuenta con los campos Adobe Sign compatibles. De forma predeterminada, agrega un campo de Firma al formulario adaptable.
De forma predeterminada, Adobe Sign Block no es visible en el formulario adaptable publicado. Solo se ve en los documentos de firma. Puede cambiar la visibilidad de Adobe Sign Block en las propiedades del componente Adobe Sign Block.
Seleccione el componente Adobe Sign Block y pulse el icono Editar . Muestra las opciones para agregar campos y formatear la apariencia de un campo.
A. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. B. Amplíe el bloque de Adobe Sign a vista de pantalla completa.
Pulse el icono del campo Adobe Sign. Muestra las opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.
Amplíe el campo desplegable Tipo para seleccionar un campo de Adobe Sign y pulse el icono de Listo para agregar el campo seleccionado al bloque de Adobe Sign. El campo desplegable Tipo incluye los tipos de campo Firma, Información de destinatario y Datos. La integración de Adobe Sign con AEM Forms admite campos enumerados solo en el cuadro desplegable Tipo. Para obtener información detallada sobre los campos de Adobe Sign, consulte Documentación de Adobe Sign.
Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo. También puede seleccionar la opción necesaria para marcar un campo como obligatorio. Además de las opciones Nombre y Requerido, otros campos de Adobe Sign cuentan con más donde elegir. Por ejemplo, máscara y líneas múltiples. Además, especifique un nombre único para cada campo de Adobe Sign si los campos residen en el mismo o en diferentes bloques de Adobe Sign.
Si selecciona Firma digital en la lista desplegable, puede aplicar firmas digitales al formulario adaptable:
De serie, Adobe Sign no está habilitado para un formulario adaptable. Para habilitarlo:
Puede configurar varios servicios de Adobe Sign para una instancia de AEM Forms. Es aconsejable tener un conjunto de servicios separados para cada función (Recursos Humanos, Finanzas, etc.). Facilita el seguimiento y la creación de informes de documentos firmados. Por ejemplo, un banco tiene varios departamentos. Puede tener una configuración separada para cada departamento para realizar un mejor seguimiento de los documentos.
Un documento también puede tener varios destinatarios. Por ejemplo, una solicitud de tarjeta de crédito puede tener varios solicitantes. Un banco requiere firmas de todos los solicitantes antes de iniciar la solicitud de procesamiento. En los casos de varios destinatarios, puede seleccionar firmar el documento en orden secuencial o simultáneo.
Para seleccionar un servicio de Cloud Service y la petición de firma:
En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y haga clic en el icono Configurar . Se abrirá el explorador de propiedades, donde verá las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
En el navegador de propiedades, amplíe el acordeón Firma electrónica y seleccione la opción Habilitar Adobe Sign. Se habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.
Seleccione un servicio de Cloud Service de la lista ya configurada de Adobe Sign Cloud Service.
Si la lista Adobe Sign Cloud Service está vacía, consulte el artículo Configurar Adobe Sign con AEM Forms para configurar el servicio.
La lista desplegable enumera los servicios de Cloud Service que existen en la carpeta global
en Herramientas > Cloud Service > Adobe Sign. Además, la lista desplegable también enumera los servicios de Cloud Service que existen en la carpeta que selecciona en el campo Contenedor de configuración al crear un formulario adaptable.
Seleccione el orden de firma del cuadro de diálogo Los destinatarios pueden completar. Los destinatarios pueden firmar un formulario adaptable secuencialmente (un destinatario tras otro) o simultáneamente (en cualquier orden).
En orden secuencial, un solo destinatario recibe el acuerdo de Adobe Sign a la vez. Una vez que el destinatario completa la acción asignada, el acuerdo se envía al siguiente destinatario, etc.
En orden simultáneo, todos los destinatarios reciben el acuerdo de Adobe Sign y pueden actuar en paralelo entre sí.
Utilice el campo de id. de acuerdo para asociar una referencia vinculante a la identificación del acuerdo (agreementId). Agrega el ID de acuerdo a la sección afBoundData de envío de datos para formularios basados en esquemas. El ID de acuerdo también se agrega a la sección afSubmissionInfo de los datos enviados para todos los formularios habilitados para Adobe Sign. Puede utilizar el ID del acuerdo para rastrear el estado del acuerdo mediante código personalizado (requiere implementación personalizada).
Agregue destinatarios a un formulario adaptable y pulse Listo para guardar los cambios.
Puede tener uno o varios destinatarios para un acuerdo de Adobe Sign. Al agregar un destinatario, también se pueden configurar los detalles de autenticación del mismo y seleccionar si el usuario que rellena el formulario y el destinatario son la misma persona. Realice los siguientes pasos para agregar y proporcionar varios detalles sobre un destinatario:
En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y haga clic en el icono Configurar . Se abrirá el explorador de propiedades con las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
En el navegador de propiedades, amplíe el acordeón Firma electrónica y seleccione la opción Habilitar Adobe Sign. Se habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.
Pulse Agregar destinatario. Se agrega un destinatario al formulario adaptable. Puede agregar varios destinatarios a un formulario adaptable. Todos los destinatarios reciben un acuerdo de Adobe Sign al presentar el formulario adaptable.
Haga clic en el icono Editar para especificar la siguiente información sobre el destinatario:
Título: especifique un título para identificar un destinatario de forma única.
¿Son la misma persona el destinatario y quien rellena el formulario?: seleccione Sí, si la persona que rellena el formulario y el primer destinatario son la misma persona.
Función de destinatario: seleccione la función de un destinatario. Adobe Sign para los niveles de servicio empresarial y para empresa tiene la opción de ampliar las funciones para los destinatarios del acuerdo, más allá de Firmante, para que coincida mejor con sus requisitos de flujo de trabajo.
Dirección de correo electrónico del destinatario: especifique la dirección de correo electrónico del destinatario. El destinatario recibe el acuerdo de Adobe Sign en la dirección de correo electrónico especificada. Puede elegir utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada en un campo de formulario, en el perfil de Experience Manager del usuario que ha iniciado sesión o escribir manualmente una dirección de correo electrónico. Es un paso obligatorio.
Asegúrese de que la dirección de correo electrónico del primer destinatario o del único destinatario (si hay solo uno) no sea idéntica al de la cuenta de Adobe Sign utilizada para configurar AEM Cloud Service.
Método de autenticación de destinatario: especifique el método para autenticar un destinatario antes de abrir el acuerdo de Adobe Sign. Puede elegir entre teléfono, base de conocimientos, autenticación social basada en identidad e id. oficial.
La imagen anterior tiene dos ejemplos de Adobe Sign Block: Información personal y detalles de Office
Pulsa el icono . Se agrega el destinatario.
Después de agregar campos de Adobe Sign a un formulario adaptable, habilite Adobe Sign en el contenedor de formularios, seleccione Adobe Sign Cloud Service y agregue destinatarios del acuerdo de Adobe Sign. Finalmente, seleccione una acción de envío adecuada para el formulario adaptable. Para obtener información detallada sobre las acciones de envío de los formularios adaptable, consulte Configuración de la acción de envío.
La firma y el envío de un formulario son independientes entre sí. El envío del formulario adaptable se produce en cuanto se crea un acuerdo de Adobe Sign después de que un usuario envía un formulario. AEM Forms as a Cloud Service no espera a que los destinatarios firmen o completen otras acciones para enviar un formulario adaptable. Un formulario se envía en cuanto un usuario hace clic en el botón Enviar o un paso de resumen muestra el resumen del formulario.
Además, un formulario adaptable con Adobe Sign habilitado incrusta el ID de acuerdo de Adobe Sign para enviar datos. Puede utilizar el ID del acuerdo para rastrear el estado del acuerdo mediante código personalizado (requiere implementación personalizada).
El ID del acuerdo de Adobe Sign (agreementId) se incluye en los datos de envío del formulario adaptable. De forma predeterminada, el ID del acuerdo está presente en el nodo afSubmissionInfo
de datos enviados.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<afData>
<afUnboundData>
<data>
<textbox1613455050902>ff</textbox1613455050902>
</data>
</afUnboundData>
<afBoundData>
<data xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" />
</afBoundData>
<afSubmissionInfo>
<lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].textbox1613455050902[0]</lastFocusItem>
<stateOverrides />
<signers>
<signer0>
<email />
</signer0>
</signers>
<afPath>/content/dam/formsanddocuments/testsign</afPath>
<afSubmissionTime>20210311031009</afSubmissionTime>
<agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
</afSubmissionInfo>
</afData>
De forma opcional, también puede asociar un bindref al ID del acuerdo (agreementId). Agrega el ID de acuerdo a la sección afBoundData de los datos enviados. Por ejemplo, en los siguientes datos enviados, el ID de acuerdo está enlazado al nodo <userName>
:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<afData>
<afUnboundData>
<data />
</afUnboundData>
<afBoundData>
<config xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<agreementID>3AAABLblqZhC2MWu7GFauKh45j_t2ih8mAtmbdIcNSl1HgQubhMJfDaDfylyN7NQiYRam_44ISKm45enIOafHqWZrdaxShf9r</agreementID>
<dateOfBirth>0001-01-01</dateOfBirth>
</config>
</afBoundData>
<afSubmissionInfo>
<lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].projectDetails[0]</lastFocusItem>
<stateOverrides />
<signers>
<signer0>
<email />
</signer0>
</signers>
<afPath>/content/dam/formsanddocuments/testathon2021-1/gaurav/xsd-based</afPath>
<afSubmissionTime>20210311095211</afSubmissionTime>
<agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
</afSubmissionInfo>
</afData>
La experiencia de firma de formularios está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma. En el formulario publicado, los campos de Adobe Sign Block se muestran cuando un destinatario recibe el formulario para firmar a través de un correo electrónico. Si la opción ¿Cuándo son la misma persona el destinatario y quien rellena el formulario? se marca como sí y se cumple la condición, se redirige al usuario al acuerdo de Adobe Sign después de los envíos y el usuario puede firmar el documento inmediatamente, en lugar de esperar a que el acuerdo aparezca en el correo electrónico.
Las firmas digitales o firmas remotas basadas en la nube son una nueva generación de firmas digitales que funcionan en equipos de escritorio, dispositivos móviles y la web, y cumplen los niveles más altos de conformidad y seguridad para la autenticación de destinatarios. Puede firmar un formulario adaptable con firmas digitales basadas en la nube.
Después de editar las propiedades del formulario adaptable para Adobe Sign, siga estos pasos para agregar el campo de firma en la nube a un formulario adaptable:
Arrastre y suelte el componente Adobe Sign Block del explorador del componente en el formulario adaptable. El componente Adobe Sign Block cuenta con los campos de Adobe Sign compatibles. De forma predeterminada, agrega un campo de Firma al formulario adaptable.
Seleccione el componente Adobe Sign Block y pulse el icono Editar . Muestra las opciones para agregar campos y formatear la apariencia de un campo.
A. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. B. Amplíe el bloque de Adobe Sign a vista de pantalla completa.
Pulse el icono del campo Adobe Sign. Muestra las opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.
Amplíe el campo desplegable Tipo para seleccionar Firma digital y pulse el icono de Listo para agregar el campo seleccionado al bloque de Adobe Sign.
Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo.
Aplicar firmas digitales al formulario adaptable mediante:
Después de agregar el campo de firma de nube al formulario adaptable, realice los siguientes pasos para completar el proceso de configuración:
El componente Paso de resumen envía automáticamente el formulario, rellena la información dentro de la página Resumen personalizada y muestra el resumen del formulario enviado. El componente Paso de resumen ocupa el ancho completo disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de resumen.
P: Puede incrustar un formulario adaptable en otro formulario adaptable. ¿Se puede habilitar Adobe Sign para el formulario adaptable incrustado?
R: No, Experience Manager Forms no es compatible con el uso de un formulario adaptable que incrusta un formulario adaptable con Adobe Sign habilitado para firmar.
P: Cuando creo un formulario adaptable utilizando la plantilla avanzada y lo abro para editarlo, aparece un mensaje de error “La firma electrónica o los destinatarios no están correctamente configurados” . ¿Cómo se resuelve el mensaje de error?
R: El formulario adaptable creado con la plantilla avanzada está configurado para usar Adobe Sign. Para resolver el error, cree y seleccione una configuración de nube de Adobe Sign y configure un destinatario de Adobe Sign para el formulario adaptable.
P: ¿Puedo usar etiquetas de texto de Adobe Sign en un componente de texto estático de un formulario adaptable?
R: Sí, puede utilizar etiquetas de texto en un componente de texto para agregar campos de Adobe Sign a un documento de registro (solo para la opción Documento de registro generado automáticamente) habilitado como formulario adaptable. Para obtener más información sobre el procedimiento y las reglas para crear una etiqueta de texto, consulte Documentación de Adobe Sign. Tenga en cuenta también que los formularios adaptables tienen una compatibilidad limitada con las etiquetas de texto. Puede utilizar las etiquetas de texto para crear solo los campos compatibles con Adobe Sign Block.
Problema
Cuando el servicio de Adobe Sign está configurado para un formulario adaptable, el servicio no consigue crear un acuerdo de Adobe Sign para el formulario adaptable subyacente.
Resolución
Compruebe la configuración de Adobe Sign Cloud Service que se utiliza en el formulario adaptable.
Asegúrese de que la aplicación API en el servidor Adobe Sign utilizada para configurar Adobe Sign Cloud Service tiene los permisos necesarios.
Si utiliza varios servicios de Adobe Sign Cloud Service, señale el URL oAuth de todos los servicios al mismo sistema para compartir de Adobe Sign.
Use direcciones de correo electrónico independientes para configurar la cuenta de Adobe Sign y para el primer o único destinatario. La dirección de correo electrónico del primer destinatario o del único destinatario (si hay solo uno) no sea idéntica al de la cuenta de Adobe Sign utilizada para configurar AEM Cloud Service.