Generera arkivdokument för adaptiv Forms

Översikt

När ett formulär fylls i eller skickas kan du spara en post med formuläret, i utskrift eller i dokumentformat. Den här posten kallas dokumentarkivhandling (DoR). Det är en utskriftsvänlig kopia av det inskickade formuläret. Du kan också hänvisa till urkunder för den information de fyller i vid ett senare tillfälle eller använda arkiveringsdokumentet för att arkivera formulär och innehåll tillsammans i PDF-format.

Om du vill skapa ett dokument med poster sammanfogas en XFA- eller Acrobat-baserad mall med data som samlats in via ett adaptivt formulär. Du kan generera ett dokument för inspelning automatiskt eller on-demand.
Med alternativet on-demand kan du ange en anpassad XFA- eller Acrobat-baserad mall som ger ett anpassat utseende till ditt postdokument.

Du kan:

• Generera ett XFA-baserat postdokument
• Generera ett Acrobat-baserat (Acrobat Form PDF) arkivdokument
• Generera ett postdokument automatiskt

Innan du börjar

Innan du börjar lära dig mer och förbereder de resurser som krävs för ett dokument:

Basmall: En XFA-mall (XDP-fil) som skapats i Forms Designer eller ett Acrobat-formulär (AcroForm). Basmall används för att ange formaterings- och varumärkesinformation för ett arkivdokument. Överför din XFA-mall (XDP-fil) till din AEM Forms-instans innan

Adaptiv form: Ett anpassat formulär som postdokumentet ska skapas för.

Generera ett XFA-baserat postdokument

Överför din XFA-mall (XDP-fil) till din AEM Forms-instans. Utför följande steg för att konfigurera ett adaptivt formulär så att XFA-mallen (XDP-filen) används som mall för postdokument:

1. I författarinstansen av Experience Manager klickar du på Forms > Forms and Documents.
2. Markera ett formulär och klicka på Properties.
3. I fönstret Egenskaper trycker du på Form Model.
4. På Form Model -fliken, i Select From nedrullningsbar meny, välja Schema eller None. Du kan också välja en formulärmodell när du skapar ett formulär.
5. I avsnittet Dokumentmall på fliken Formulärmodell väljer du Associera formulärmall som postdokumentmall. När du väljer det här alternativet visas alla XFA-mallar (XDP-filer) som är tillgängliga på datorn. Välj lämplig fil. Se även till att samma schema (dataschema) används för Adaptivt formulär och vald XFA-mall (XDP-fil).
6. Klicka på Done.

Ditt adaptiva formulär är nu konfigurerat att använda en XDP-fil som mall för postdokument. Nästa steg är att binda adaptiva formulärkomponenter till motsvarande mallfält.

Generera ett Acrobat-baserat arkivdokument

Överför Adobe Acrobat PDF (Acrobat) till din AEM Forms-instans. Utför följande steg för att konfigurera ett adaptivt formulär så att det använder Adobe Acrobat PDF (Acrobat) som mall för arkivdokument:

1. I författarinstansen av Experience Manager klickar du på Forms > Forms and Documents.
2. Markera ett formulär och klicka på Properties.
3. I fönstret Egenskaper trycker du på Form Model.
4. På Form Model -fliken, i Select From nedrullningsbar meny, välja Schema eller None. Du kan också välja en formulärmodell när du skapar ett formulär.
5. I avsnittet Dokumentmall på fliken Formulärmodell väljer du Associera formulärmall som postdokumentmall. När du väljer det här alternativet visas alla Acrobat PDF (Acrobat) som är tillgängliga på datorn. Välj lämplig fil.
6. Klicka på Done.

Ditt adaptiva formulär är nu konfigurerat att använda en Acrobat som mall för arkivdokument. Nästa steg är att binda adaptiva formulärkomponenter till motsvarande mallfält.

Generera ett arkivdokument automatiskt

När ett anpassat formulär konfigureras för att automatiskt generera ett dokument för registrering uppdateras dess dokument omedelbart varje gång ett formulär ändras. Om ett fält till exempel tas bort från ett befintligt anpassat formulär, tas motsvarande fält också bort och visas inte i postdokumentet. Det finns många andra fördelar med att automatiskt generera arkivdokument. :

• Formulärutvecklare behöver inte hantera databindningar manuellt. Automatiskt genererat arkivdokument tar hand om databindningsrelaterade uppdateringar.
• Formulärutvecklare behöver inte manuellt dölja fält som är markerade som exkluderade från postdokumentet. Automatiskt genererat postdokument är förkonfigurerat för att exkludera sådana fält.
• Med det automatiskt genererade alternativet Dokument i post sparar du tid som krävs för att skapa en formulärmall för Dokument i post.
• Med det automatiskt genererade alternativet Dokument för post kan du använda olika format och utseenden med olika basmallar. Det hjälper er att välja det bästa formatet och utseendet för arkivdokument för er organisation. Om du inte anger någon formatering anges systemformaten som standard.
• Automatiskt genererat arkivdokument säkerställer att alla ändringar i formuläret omedelbart återspeglas i arkivdokumentet.

Så här konfigurerar du ett anpassat formulär så att det automatiskt genererar ett postdokument:

1. I författarinstansen av Experience Manager klickar du på Forms > Forms and Documents.
2. Markera ett formulär och klicka på Properties.
3. I fönstret Egenskaper trycker du på Form Model.
4. På Form Model -fliken, i Select From nedrullningsbar meny, välja Schema eller None. Du kan också välja en formulärmodell när du skapar ett formulär.
5. I avsnittet Dokumentmall på fliken Formulärmodell väljer du Generera postdokument.
6. Klicka på Done.

Bind adaptiva formulärkomponenter till mallfält

Bind adaptiva formulärfält med mallfält för att visa hämtade formulärdata i motsvarande dokumentationsfält. Så här binder du adaptiva formulärkomponenter till motsvarande dokument i postmallsfält:

1. Öppna det adaptiva formuläret, som är konfigurerat att använda en anpassad formulärmall för redigering.

2. Markera en adaptiv formulärkomponent och klicka på Konfigurera ikon. Egenskapsläsaren öppnas.

3. Bläddra och markera ett fält i egenskapswebbläsaren.

   • (För AcroForm-mall) Document of Record Bind Reference field -egenskap.
   • (För XFA-mall) Data Model Bind Reference -egenskap.

4. Klicka på Save.

Du kan använda Skicka e-post, Skicka i Experience Manager i samband med arbetsflödet Dokumentarkivhandlingssteget och andra skicka-åtgärder för att få ett dokument.

Inkrementella uppdateringar av dokumentmallen

Anpassningsbara formulär och motsvarande dokument med postmallar kan utvecklas under en längre tid. Du kan välja att lägga till, ta bort eller ändra fält i ett adaptivt formulär eller en dokumentmall.

När du ändrar i en dokumentmall och överför den ändrade dokumentmallen till AEM Forms, identifierar den adaptiva Forms-redigeraren automatiskt de ändrade bindningarna och informerar dig om adaptiva formulärkomponenter som kräver nya bindningar. Du kan göra inkrementella uppdateringar i en dokumentmall.

Exempel: en organisation Vi.butik har en AcroForm-baserad dokumentmall, we-retail-invoice.pdf. Mallen ser ut så här:

Efter att ha använt mallen ett tag bestämmer sig organisationen för att byta namn invoice-number fält till bill-number fält och e-postadress för inhämtning av köpare. En utvecklare uppdaterar namnet på invoice-number och lägger till ett e-postfält i mallen. Han skapar också en ny version av mallen som kallas we-retail-invoice-v2.pdf.

Utvecklaren överför och tillämpar på den uppdaterade mallen på det adaptiva formuläret. Det adaptiva formuläret identifierar och visar automatiskt en lista med fält där bindningen har ändrats.

Formulärutvecklaren binder adaptiva Forms-fält med motsvarande dokumentmall.

När det adaptiva formuläret skickas skapas nu ett uppdaterat arkivdokument.

Viktiga saker att tänka på när du arbetar med arkivdokument

Tänk på följande när du arbetar med arkivhandlingar för Adaptiv Forms.

• Dokumentmallar stöder inte RTF. Därför visas all RTF-text i det statiska adaptiva formuläret eller i den information som användaren fyller i som oformaterad text i arkivdokumentet.
• Dokumentfragment i ett anpassat formulär visas inte i postdokumentet. Adaptiva formulärfragment stöds dock.
• Innehållsbindning i dokument för post som genererats för XML-schemabaserat anpassat formulär stöds inte.
• Lokaliserad version av Document of Record skapas vid behov för en språkinställning när användaren begär återgivningen av Document of Record. Lokalisering av arkivdokument sker tillsammans med lokalisering av adaptiv form.

Mappning av adaptiva formulärelement

I följande tabell beskrivs adaptiva formulärkomponenter och motsvarande XFA-komponenter, och om de visas i ett dokument med poster.

Fält

Behållare

Statiska komponenter

Tabeller

Tabellkomponenterna i Adaptiv Forms, t.ex. sidhuvud, sidfot och radmappning, till motsvarande XFA-komponenter. Du kan mappa repeterbara paneler till tabeller i Dokumentdokument.

Basmall för ett postdokument

Basmallen innehåller formaterings- och utseendeinformation för arkivhandlingar. Du kan anpassa standardutseendet för automatiskt genererade dokument för post. Du kan till exempel använda basmallen för att lägga till företagets logotyp i sidhuvudet och copyrightinformationen i sidfoten i dokumentfönstret.

Den överordnad sidan från basmallen används som en överordnad sida för dokumentmallen. Den överordnad sidan kan innehålla information som sidhuvud, sidfot och sidnummer som du kan använda i Postdokument. Du kan använda den här informationen på Dokument för post med hjälp av basmallen för automatisk generering av Dokument för post. Med hjälp av basmallen kan du ändra standardegenskaperna för fält.

Följ alltid Grundmallskonventioner när du utformar en basmall.

Grundmallskonventioner

En basmall används för att definiera sidhuvud, sidfot, format och utseende för ett postdokument. Sidhuvudet och sidfoten kan innehålla information som företagets logotyp och copyrighttext. Den första överordnad sidan i basmallen kopieras och används som en överordnad sida för postdokumentet, som innehåller sidhuvud, sidfot, sidnummer eller annan information som ska visas på alla sidor i postdokumentet. Om du använder en basmall som inte överensstämmer med basmallskonventioner, används den första överordnad sidan från basmallen fortfarande i dokumentmallen. Vi rekommenderar att du utformar din basmall enligt dess konventioner och använder den för automatisk generering av dokumentdokument.

Överordnad sidkonventioner

• I basmallen ger du rotdelformuläret namnet AF_METATEMPLATE och den överordnad sidan som AF_MASTERPAGE.

• Den överordnad sidan med namnet AF_MASTERPAGE som finns under AF_METATEMPLATE rotdelformulär är att föredra när du vill extrahera sidhuvud, sidfot och formatinformation.

• If AF_MASTERPAGE saknas används den första överordnad sidan i basmallen.

Formatkonventioner för fält

• Om du vill använda format på fälten i postdokumentet innehåller basmallen fält som finns i AF_FIELDSSUBFORM under AF_METATEMPLATE rotdelformulär.

• Egenskaperna för dessa fält används för fälten i postdokumentet. Dessa fält ska följa AF_<name of field in all caps>_XFO namnkonvention. Fältnamnet för kryssrutan bör till exempel vara AF_CHECKBOX_XFO.

Så här skapar du en basmall i Forms Designer.

1. Klicka på File > New.

2. Välj Based on a template alternativ.

3. Välj Forms - Document of Record kategori.

4. Välj DoR Base Template.

5. Klicka Next och tillhandahålla den information som krävs.

6. (Valfritt) Ändra format och utseende på fält som du vill använda i fälten i postdokumentet.

7. Spara formuläret.

Du kan nu använda det sparade formuläret som en basmall för postdokument. Ändra eller ta inte bort några skript som finns i basmallen.

Ändra basmall

• Om du inte använder någon formatering över fält i basmallen bör du ta bort dessa fält från basmallen så att eventuella uppgraderingar av basmallen automatiskt hämtas.
• När du ändrar basmallen ska du inte ta bort, lägga till eller ändra skript.

Följ noga de konventioner och instruktioner som nämns ovan för att utforma en basmall.

Anpassa varumärkesinformationen i arkivdokumentet

När du genererar ett dokument för registrering kan du ändra profileringsinformationen för postdokumentet på fliken Dokument för post. Fliken Dokument för post innehåller alternativ som logotyp, utseende, layout, sidhuvud och sidfot, ansvarsfriskrivning och huruvida du vill ta med omarkerade kryssrutor och alternativknappar eller inte.

Om du vill lokalisera den varumärkesinformation som du anger på fliken Dokument av post kontrollerar du att webbläsarens språkområde är korrekt inställt. Så här anpassar du profileringsinformationen i Document of Record:

1. Markera en panel (rotpanelen) i postdokumentet och tryck sedan på .

2. Tryck . Fliken Dokument för post visas.

3. Välj antingen standardmallen eller en anpassad mall för återgivning av postdokumentet. Om du väljer standardmallen visas en miniatyrförhandsvisning av postdokumentet under listrutan Mall.

4. Beroende på om du väljer en standardmall eller en anpassad mall visas några eller alla följande egenskaper på fliken Dokument för post. Ange nedanstående egenskaper för att definiera utseendet på postdokumentet:

   1. Grundläggande egenskaper:

      • Mall: Om du väljer en egen mall bläddrar du till en XDP-fil på AEM Forms server. Om du vill använda en mall som inte redan finns i AEM Forms ska du först överföra XDP-filen till din AEM Forms server.
      • Dekorfärg: Den färg i vilken rubriktext och avgränsningslinjer återges i dokumentet eller posten PDF.
      • Teckensnittsfamilj: Teckensnittsfamilj för texten i PDF för dokumentreferens.
      • Inkludera formulärobjekt som inte är bundna till datamodell: När du anger egenskapen inkluderas obundna fält från schemabaserade adaptiva formulär i postdokumentet.
      • Uteslut dolda fält från postdokumentet: När du ställer in egenskapen identifieras dolda fält för uteslutning från postdokumentet.
      • Dölj beskrivning av paneler: Om du anger egenskapen utesluts beskrivningen av panelen/tabellen från Postdokument. Gäller för panel och tabell.

      

   2. Egenskaper för formulärfält:

      • Visa endast de valda värdena för komponenterna Kryssruta och Alternativknapp: När du anger egenskapen visas endast markerade värden för kryssrutor och alternativknappar i Document of Record.
      • Avgränsare för flera värden: Du kan välja valfri avgränsare, t.ex. komma eller radbrytning, om du vill visa flera värden.
      • Justering av alternativ: Du kan välja önskad justering (Vågrät, Lodrät, Samma som adaptiv form) för att ange justeringen för fält som kryssruta eller alternativknapp som ska visas på Document of Record. Som standard är den lodräta justeringen inställd för fälten i Document of Record. Ställa in egenskaperna från Form Field Properties av DoR skriver över egenskaperna som anges i Item Alignment för fälten i ett adaptivt formulär. Om du vill kan du välja Same as Aaptive form -alternativet används justeringen som den har konfigurerats i en instans av adaptiv formulärförfattare för Document of Record fält.
      • Antal alternativ för vågrät justering:Du kan ange hur många alternativ som ska visas i postdokumentet för den vågräta justeringen.

      

   3. Överordnad sidegenskaper:

      • Logotypbild: Du kan antingen välja att använda logotypbilden från det adaptiva formuläret, välja en från DAM eller överföra en från datorn.
      • Formulärtitel: Titel på DoR.
      • Sidhuvudstext: Text som visas i rubrikavsnittet i postdokumentet.
      • Ansvarsfriskrivning: Ansvarsfriskrivning.
      • Ansvarsfriskrivning: Text som anger omfattningen av rättigheter och skyldigheter i registreringsdokumentet.
      • Ansvarsfriskrivning: Ansvarsfriskrivning.

      

   OBSERVERA

   Om du använder en mall för adaptiva formulär som skapats med en tidigare version av Designer än 6.3, för att egenskaperna för dekorfärg och teckensnittsfamilj ska fungera, kontrollerar du att följande finns i mallen för adaptiva formulär under rotdelformuläret:

   <proto>
   <font typeface="Arial"/>
   <fill>
   <color value="4,166,203"/>
   </fill>
   <edge>
   <color value="4,166,203"/>
   </edge>
   </proto>
   

5. Om du vill spara ändringarna för varumärket trycker du Done.

Dokumentstöd i anpassad formulärredigerare

Du kan konfigurera Document of Record direkt från redigeraren för adaptiva formulär eller redigeraren för adaptiva formulärmallar.

Utför följande steg från författarinstansen av redigeraren för adaptiva formulär:

1. Välj Adaptive Form container (Root) -komponenten.

2. Klicka -ikonen för att öppna Properties i behållaren för adaptiv form.

3. Öppna Document of Record Template och välj bland följande alternativ:

   • None: När det här alternativet är markerat är Document of Record mall skapad för ditt adaptiva formulär.

   • Associate Form Template as Document of Record Template:När det här alternativet är markerat används XFA-formulär som mall för postdokument.

   • Generate Document of Record: När det här alternativet är markerat visas Document of Record -mallen genereras automatiskt för ditt adaptiva formulär.

4. Tryck för att spara egenskaperna.

Tabell- och kolumnlayouter för paneler i dokumentformat

Det anpassade formuläret kan vara långt och innehålla flera formulärfält. Du kanske inte vill spara ett postdokument som en exakt kopia av det anpassade formuläret. Nu kan du välja en tabell- eller kolumnlayout för att spara en eller flera adaptiva formulärpaneler på PDF i Dokumentformat.

Innan du genererar ett postdokument väljer du Layout för postdokumentet för den panelen som Tabell eller Kolumn i panelinställningarna. Fälten i panelen ordnas därefter i postdokumentet.

Fält i en panel återges i en tabellayout i postdokumentet

Fält i en panel återges i en kolumnlayout i postdokumentet

Dokumentinställningar

Med dokumentinställningar kan du välja vilka alternativ du vill inkludera i postdokumentet. En bank godkänner till exempel namn, ålder, personnummer och telefonnummer i ett formulär. Formuläret genererar ett bankkontonummer och filialinformation. Du kan välja att bara visa namn, personnummer, bankkonto och filialinformation i registreringsdokumentet.

Inställningen för dokumentkomponenten är tillgänglig under dess egenskaper. Om du vill komma åt egenskaperna för en komponent markerar du komponenten och klickar på i övertäckningen. Egenskaperna listas i sidlisten och du hittar följande inställningar i den.

Fältnivåinställningar

• Exkludera från postdokument: Om du anger egenskapen true utesluts fältet från Postdokument. Det här är en skriptbar egenskap med namnet excludeFromDoR. Dess beteende beror på Uteslut fält från DoR om de är dolda formulärnivåegenskap.

• Visa panelen som tabell: Om du ställer in egenskapen visas panelen som tabell i Postdokument om panelen innehåller färre än 6 fält. Gäller endast för panelen.

• Exkludera rubrik från arkivdokument: Om du anger egenskapen utesluts panelens/tabellens namn från Postdokument. Gäller endast för panel och tabell.

• Exkludera beskrivning från postdokument: Om du anger egenskapen utesluts beskrivningen av panelen/tabellen från Postdokument. Gäller endast för panel och tabell.

Inställningar för formulärnivå

• Inkludera obundna fält i DoR: När du anger egenskapen inkluderas obundna fält från schemabaserade adaptiva formulär i postdokumentet. Som standard är det sant.
• Uteslut fält från DoR om de är dolda: Ställ in egenskapen så att dolda fält utesluts från postdokument när formuläret skickas. När du aktiverar Återvalidera på servernberäknar servern om de dolda fälten innan de utesluts från postdokumentet.

Använda en anpassad XCI-fil

En XCI-fil hjälper dig att ange olika egenskaper för ett dokument. Forms as a Cloud Service har en överordnad XCI-fil. Du kan använda en anpassad XCI-fil för att åsidosätta en eller flera standardegenskaper som anges i den överordnad XCI-filen. Du kan till exempel välja att bädda in ett teckensnitt i ett dokument eller aktivera taggad egenskap för alla dokument. Följande tabell anger XCI-alternativen:

Använda en anpassad XCI-fil i Forms as a Cloud Service miljö

1. Lägg till den anpassade XCI-filen i utvecklingsprojektet.

2. Ange följande egenskapen inline:

    {
     "xciFilePath": "[path of XCI file]"
    }
   

   Till exempel,

    {
     "xciFilePath": "/content/dam/formsanddocuments/customMinionProBoldAndTagged.xci"
    }
   

3. Distribuera projektet till din Cloud Service-miljö.

Använda en anpassad XCI-fil i den lokala Forms as a Cloud Service utvecklingsmiljö

1. Överför XCI-filen till den lokala utvecklingsmiljön.
2. Öppna konfigurationshanteraren för Cloud Service SDK. Standardwebbadressen är: http://localhost:4502/system/console/configMgr.
3. Leta reda på och öppna Adaptive Forms and Interactive Communication Web Channel konfiguration.
4. Ange sökvägen till XCI-filen och klicka på Save.

Resurser för Business.Adobe.com