Generar documento de registro para formularios adaptables

Adobe recomienda utilizar la captura de datos moderna y ampliable Componentes principales para crear un nuevo Forms adaptable o adición de Forms adaptable a páginas de AEM Sites. Estos componentes representan un avance significativo en la creación de Forms adaptable, lo que garantiza experiencias de usuario impresionantes. Este artículo describe un enfoque más antiguo para crear Forms adaptable mediante componentes de base.

Información general

Cuando se rellena o se envía un formulario, se puede guardar un registro del formulario, en formato impreso o en formato de documento. Este registro se denomina Documento de registro (DoR). Se trata de una copia del formulario enviado que puede imprimirse. También puede remitir el documento de registro a la información que los clientes hayan rellenado en una fecha posterior o utilizar el documento de registro para archivar formularios y contenido en formato PDF.

Para crear un documento de registro, una plantilla basada en XFA o AcroForm se combina con los datos recopilados mediante un formulario adaptable. Puede generar un documento de registro automáticamente o bajo demanda.
La opción bajo demanda permite especificar una plantilla personalizada basada en XFA o AcroForm para proporcionar un aspecto personalizado al documento de registro.

Puede hacer lo siguiente:

• Generar un documento de registro basado en XFA
• Generar un documento de registro basado en AcroForm (PDF de formulario de Acrobat)
• Generar automáticamente un documento de registro

Antes de comenzar

Antes de comenzar, aprenda y prepare los recursos necesarios para un documento de registro:

Plantilla base: una plantilla XFA (archivo XDP) creada en el diseñador de formularios o un formulario de Acrobat (AcroForm). La plantilla base se utiliza para especificar la información de estilo y de personalización de marca de un documento de registro. Cargue la plantilla XFA (archivo XDP) en la instancia de AEM Forms previamente.

Formulario adaptable: formulario adaptable para el que se generará el documento de registro.

Generar un documento de registro basado en XFA

Cargue la plantilla XFA (archivo XDP) en la instancia de AEM Forms. Realice los siguientes pasos para configurar un formulario adaptable con el que utilizar una plantilla XFA (archivo XDP) para el documento de registro:

1. En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
2. Seleccione un formulario y haga clic en Propiedades.
3. En la ventana Propiedades, pulse Modelo de formulario.
4. En la pestaña Modelo de formulario, en el menú desplegable Seleccionar de, elija Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
5. En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Asociar plantilla de formulario como plantilla de documento de registro. Al seleccionar esta opción, se muestran todas las plantillas XFA (archivos XDP) disponibles en el equipo. Seleccione el archivo apropiado. Además, asegúrese de que se utiliza el mismo esquema (esquema de datos) para el formulario adaptable y la plantilla XFA seleccionada (archivo XDP).
6. Haga clic en Listo.

El formulario adaptable ahora está configurado para utilizar un archivo XDP como plantilla para el documento de registro. El siguiente paso es enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla correspondientes.

Generar un documento de registro basado en AcroForm

Cargue el PDF de Adobe Acrobat (AcroForm) a su instancia de AEM Forms. Realice los siguientes pasos para configurar un formulario adaptable con el que utilizar un PDF de Adobe Acrobat (AcroForm) como plantilla para el documento de registro:

1. En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
2. Seleccione un formulario y haga clic en Propiedades.
3. En la ventana Propiedades, pulse Modelo de formulario.
4. En la pestaña Modelo de formulario, en el menú desplegable Seleccionar de, elija Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
5. En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Asociar plantilla de formulario como plantilla de documento de registro. Al seleccionar esta opción, se muestran todos los PDF de Acrobat (AcroForm) disponibles en el equipo. Seleccione el archivo apropiado.
6. Haga clic en Listo.

El formulario adaptable ahora está configurado para utilizar AcroForm como plantilla para el documento de registro. El siguiente paso es enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla correspondientes.

Generar automáticamente un documento de registro

Cuando se configura un formulario adaptable para que genere automáticamente un documento de registro, cada vez que se cambia un formulario, su documento de registro se actualiza inmediatamente. Por ejemplo, si se quita un campo de un formulario adaptable existente, el campo correspondiente también se elimina y no es visible en el documento de registro. Hay muchas otras ventajas derivadas de generar automáticamente el documento de registro :

• Los desarrolladores de formularios no tienen que mantener enlaces de datos de forma manual. El documento de registro generado automáticamente se encarga de las actualizaciones relacionadas con los enlaces de datos.
• Los desarrolladores de formularios no tienen que ocultar de forma manual los campos marcados como excluir del documento de registro. El documento de registro generado automáticamente está preconfigurado para excluir estos campos.
• Al crear un documento de registro generado automáticamente, se ahorra el tiempo necesario para crear una plantilla de formulario para el documento de registro.
• La opción de documento de registro generado automáticamente permite utilizar diferentes estilos y apariencias con diferentes plantillas base. Ayuda a seleccionar el mejor estilo y aspecto del documento de registro para su organización. Si no especifica estilo, los estilos del sistema se establecen como predeterminados.
• El documento de registro generado automáticamente garantiza que cualquier cambio en el formulario se refleje inmediatamente en el documento de registro.

Siga estos pasos para configurar un formulario adaptable para generar automáticamente un documento de registro:

1. En la instancia de autor del Experience Manager, haga clic en Forms > Formularios y documentos.
2. Seleccione un formulario y haga clic en Propiedades.
3. En la ventana Propiedades, pulse Modelo de formulario.
4. En la pestaña Modelo de formulario, en el menú desplegable Seleccionar de, elija Esquema o Ninguno. También puede seleccionar un modelo de formulario al crear un formulario.
5. En la sección Configuración de plantilla de documento de registro de la pestaña Modelo de formulario, seleccione Generar documento de registro.
6. Haga clic en Listo.

Enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla

Enlace los campos de formulario adaptable con campos de plantilla para mostrar los datos de formulario capturados en el campo correspondiente del documento de registro. Para enlazar componentes de formulario adaptable con campos de plantilla de documento de registro correspondientes:

1. Abra el formulario adaptable, configurado para utilizar una plantilla de formulario personalizada, para editarlo.

2. Seleccione un componente del formulario adaptable y haga clic en el icono Configurar para abrirlo. Se abrirá el explorador de propiedades.

3. En el explorador de propiedades, busque y seleccione un campo.

   • (Para la plantilla AcroForm) La propiedad Campo de referencia de enlace de documento de registro.
   • (Para plantilla XFA) La propiedad Referencia de enlace del modelo de datos.

4. Haga clic en Guardar.

Puede utilizar la acción de envío de correo electrónico, la acción de envío del flujo de trabajo de Experience Manager junto con el paso del documento de registro y otras acciones de envío para recibir un documento de registro.

Actualizaciones incrementales en la plantilla del documento de registro

Los formularios adaptables y las plantillas de documento de registro correspondientes pueden evolucionar a lo largo del tiempo. Puede elegir entre agregar, quitar o modificar campos a un formulario adaptable o a una plantilla de documento de registro.

Al cambiar una plantilla de documento de registro y cargar la plantilla modificada en AEM Forms, el editor de Forms adaptable detecta automáticamente los enlaces modificados y le informa sobre los componentes de formulario adaptable que requieren nuevos enlaces. Permite realizar actualizaciones incrementales en una plantilla de documento de registro.

Por ejemplo, una organización, We.Retail, tiene una plantilla de documento de registro basada en AcroForm, we-retail-Invoice.pdf. La plantilla tiene el siguiente aspecto:

Después de usar la plantilla durante un tiempo, la organización decide cambiar el nombre del campo invoice-number a bill-number y captura la dirección de correo electrónico de los compradores. Un desarrollador actualiza el nombre del campo invoice-number y agrega un campo de correo electrónico a la plantilla. También crea una nueva versión de la plantilla llamada we-retail-invoice-v2.pdf.

El desarrollador carga y aplica a la plantilla actualizada al formulario adaptable. El formulario adaptable detecta y muestra automáticamente la lista de campos en los que el enlace ha cambiado.

El desarrollador de formularios enlaza los campos del formulario adaptable con la plantilla correspondiente de documento de registro.

Ahora, cuando se envía el formulario adaptable, se crea un documento actualizado de registro.

Consideraciones clave al trabajar con el documento de registro

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones y limitaciones al trabajar en documentos de registro para formularios adaptables.

• Las plantillas de documento de registro no admiten texto enriquecido. Por lo tanto, cualquier texto enriquecido del formulario adaptable estático o de la información rellenada por el usuario aparece como texto sin formato en el documento de registro.
• Los fragmentos de documento de un formulario adaptable no aparecen en el documento de registro. Sin embargo, se admiten los fragmentos de formularios adaptables.
• No se admite el enlace de contenido en el documento de registro generado para el formulario adaptable basado en el esquema XML.
• La versión localizada del documento de registro se crea bajo demanda para una configuración regional cuando el usuario solicita la representación del documento de registro. La localización del documento de registro se produce junto con la localización del formulario adaptable.

Asignación de elementos de formulario adaptable

En la tabla siguiente se describen los componentes de formulario adaptable y los componentes XFA correspondientes, y si aparecen en un documento de registro.

Campos

Contenedores

Componentes estáticos

Tablas

Los componentes de las tablas de formularios adaptables, como el encabezado, el pie de página y la fila, se asignan a los componentes XFA correspondientes. Puede asignar paneles repetibles a tablas en el documento de registro.

Plantilla base de un documento de registro

La plantilla base proporciona información de estilo y apariencia al documento de registro. Permite personalizar el aspecto predeterminado del documento de registro generado automáticamente. Por ejemplo, puede utilizar la plantilla base para agregar el logotipo de su empresa en el encabezado y la información de copyright en el pie de página del documento de registro.

La página maestra de la plantilla base se utiliza como página maestra de la plantilla de documento de registro. La página maestra puede tener información como el encabezado de página, el pie de página y el número de página que puede aplicar al documento de registro. Puede aplicar dicha información al documento de registro mediante la plantilla base para la generación automática del documento de registro. El uso de una plantilla base permite cambiar las propiedades predeterminadas de los campos.

Siga siempre las convenciones de plantilla base al diseñarla.

Convenciones de plantilla base

Se utiliza una plantilla base para definir el encabezado, el pie de página, el estilo y la apariencia de un documento de registro. El encabezado y pie de página pueden incluir información como el logotipo de la empresa y la información de copyright. La primera página maestra de la plantilla base se copia y se utiliza como página maestra del documento de registro, que contiene el encabezado, el pie de página, el número de página o cualquier otra información que deba aparecer en todas las páginas del documento. Si utiliza una plantilla base que no se ajusta a las convenciones de la plantilla base, la primera página maestra de la plantilla se sigue utilizando en la plantilla de documento de registro. Se recomienda encarecidamente que diseñe la plantilla base según sus convenciones y que la utilice para la generación automática del documento de registro.

Convenciones de la página maestra

• En la plantilla base, nombre el subformulario raíz como AF_METATEMPLATE y la página maestra como AF_MASTERPAGE.

• La página maestra con el nombre AF_MASTERPAGE situada bajo el subformulario raíz AF_METATEMPLATE es la preferida para extraer la información de encabezado, pie de página y estilo.

• Si AF_MASTERPAGE no existe, se utiliza la primera página maestra presente en la plantilla base.

Convenciones de estilo para campos

• Para aplicar estilo en los campos del documento de registro, la plantilla base proporciona campos ubicados en el subformulario AF_FIELDSSUBFORM supeditado al subformulario raíz AF_METATEMPLATE.

• Las propiedades de estos campos se aplican a los campos del documento de registro. Estos campos deben seguir la convención de nomenclatura de AF_<name of field in all caps>_XFO. Por ejemplo, el nombre de campo de la casilla de verificación debe ser AF_CHECKBOX_XFO.

Para crear una plantilla base, haga lo siguiente en el diseñador de formularios.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Seleccione la opción Basado en una plantilla.

3. Seleccione la categoría Formulario - Documento de registro.

4. Seleccione Plantilla base de documento de registro.

5. Haga clic en Siguiente y proporcione la información requerida.

6. (Opcional) Modifique el estilo y el aspecto de los campos que desea aplicar en los campos del documento de registro.

7. Guarde el formulario.

Ahora puede utilizar el formulario guardado como plantilla base para el documento de registro. No modifique ni elimine ningún script presente en la plantilla base.

Modificación de la plantilla base

• Si no se aplica ningún estilo a los campos de la plantilla base, es aconsejable quitar esos campos de la plantilla para que todas las actualizaciones en esta se recojan automáticamente.
• Al modificar la plantilla base, no elimine, agregue ni modifique scripts.

Siga estrictamente las convenciones e instrucciones mencionadas anteriormente para diseñar una plantilla base.

Personalizar información de marca en el documento de registro

Al generar un documento de registro, puede cambiar la información de marca del documento de registro en la pestaña Documento de registro. La pestaña Documento de registro incluye opciones como logotipo, apariencia, diseño, encabezado y pie de página, exención de responsabilidad y si desea incluir o no las opciones de casillas de verificación y botones de opción no seleccionadas.

Para localizar la información de marca indicada en la pestaña Documento de registro, asegúrese de que la configuración regional del explorador esté correctamente configurada. Para personalizar la información de marca del documento de registro, siga estos pasos:

1. Seleccione un panel (panel raíz) en el documento de registro y, a continuación, pulse .

2. Pulse . Aparecerá la pestaña Documento de registro.

3. Seleccione la plantilla predeterminada o una plantilla personalizada para procesar el documento de registro. Si selecciona la plantilla predeterminada, aparece una vista previa en miniatura del documento de registro debajo de la lista desplegable Plantilla.

4. En función de si selecciona una plantilla predeterminada o personalizada, algunas o todas las propiedades siguientes aparecen en la pestaña Documento de registro. Especifique las siguientes propiedades mencionadas para definir el aspecto del Documento de registro:

   1. Propiedades básicas:

      • Plantilla: si elige una plantilla personalizada, busque y seleccione un XDP en el servidor AEM Forms. Si desea utilizar una plantilla que no esté ya en el servidor AEM Forms, primero debe cargar el XDP en el servidor AEM Forms.
      • Color de contraste: el color en el que se muestra el texto de encabezado y las líneas de separación en el documento de registro en PDF.
      • Familia tipográfica: la familia de fuentes de texto del Documento de registro en PDF.
      • Incluir objetos de formulario que no estén enlazados al modelo de datos: al configurar esta propiedad se incluyen campos no enlazados del formulario adaptable basado en esquemas del Documento de registro.
      • Excluir campos ocultos del documento de registro: al configurar esta propiedad se identifican los campos ocultos para la exclusión del Documento de registro.
      • Ocultar la descripción de paneles: al configurar esta propiedad se excluye la descripción de paneles o tablas del Documento de registro. Aplicable para paneles y tablas.

      

   2. Propiedades del campo de formulario:

      • Mostrar solo los valores seleccionados para los componentes Casilla de verificación y Botón de radio: al configurar esta propiedad solo se muestran los valores seleccionados de la casilla de verificación y el botón de radio en Documento de registro.
      • Separador para varios valores: puede elegir cualquier separador, como comas o saltos de línea, para mostrar varios valores.
      • Alineación de opciones: puede seleccionar la alineación deseada (Horizontal, Vertical o Igual que el formulario adaptable) para establecer la alineación de los campos, como la casilla de verificación o el botón de radio, que se mostrarán en Documento de registro. De forma predeterminada, la alineación vertical está establecida para los campos de Documento de registro. Al configurar las propiedades desde la variable Propiedades del campo de formulario del documento, se sobrescriben las propiedades establecidas en la variable Alineación de elementos para los campos de un formulario adaptable. En caso de que seleccione la opción Igual que el formulario adaptable, se utiliza la alineación tal y como está configurada en una instancia de autor del formulario adaptable para los campos de Documento de registro.
      • Número de opciones de alineación horizontal: puede definir el número de opciones que se mostrarán en el Documento de registro para la alineación horizontal.

      

   3. Propiedades de página maestra:

      • Imagen del logotipo: puede elegir usar la imagen del logotipo en el formulario adaptable, elegir una de DAM o cargar una desde el equipo.
      • Título del formulario: título del Documento de registro.
      • Texto de encabezado: texto que aparece en la sección de encabezado del Documento de registro.
      • Etiqueta de descargo de responsabilidad: etiqueta de descargo de responsabilidad.
      • Descargo de responsabilidad: texto que especifica el ámbito de derechos y obligaciones del Documento de registro.
      • Texto de descargo de responsabilidad: texto del descargo de responsabilidad.

      

   NOTA

   Si está utilizando una plantilla de formulario adaptable creada con una versión del diseñador anterior a la 6.3, para que las propiedades Color de énfasis y Familia de fuentes funcionen, asegúrese de que lo siguiente esté presente en su plantilla de formulario adaptable bajo el subformulario raíz:

   <proto>
   <font typeface="Arial"/>
   <fill>
   <color value="4,166,203"/>
   </fill>
   <edge>
   <color value="4,166,203"/>
   </edge>
   </proto>
   

5. Para guardar los cambios de personalización de marca, pulse Listo.

Asistencia del Documento de registro en el Editor de formularios adaptables

Puede configurar la plantilla Documento de registro directamente desde el editor de formularios adaptables o el editor de plantillas de formulario adaptable.

Realice los siguientes pasos desde la instancia de autor del editor de formularios adaptables:

1. Seleccione el componente Contenedor de formulario adaptable (raíz).

2. Haga clic en el icono para abrir las Propiedades del contenedor del formulario adaptable.

3. Abra la pestaña Plantilla del documento de registro y seleccione una de las siguientes opciones:

   • Ninguna: cuando se selecciona esta opción, no se crea ninguna plantilla de Documento de registro para el formulario adaptable.

   • Plantilla de formulario asociado como plantilla de documento de registro: cuando se selecciona esta opción, el formulario XFA se utiliza como plantilla para el documento de registro.

   • Generar documento de registro: cuando se selecciona esta opción, la plantilla del documento de registro se genera automáticamente para el formulario adaptable.

4. Pulse para guardar las propiedades.

Diseños de tablas y columnas para paneles del documento de registro

El formulario adaptable puede ser largo y tener varios campos de formulario. Es posible que no desee guardar un documento de registro como una copia exacta del formulario adaptable. Ahora puede elegir un diseño de tabla o columna para guardar uno o más paneles de formulario adaptable en el documento de registro en PDF.

Antes de generar un documento de registro, en la configuración de un panel, seleccione Diseño del documento de registro para ese panel como Tabla o Columna. Los campos del panel se organizan en consecuencia en el documento de registro.

Los campos de un panel se representan en forma de tabla en el documento de registro

Los campos de un panel se representan en forma de columna en el documento de registro

Configuración del documento de registro

La configuración del documento de registro le permite elegir las opciones que desea incluir en dicho documento. Por ejemplo, un banco acepta el nombre, la edad, el número de la seguridad social y el número de teléfono en un formulario. El formulario genera un número de cuenta bancaria y detalles de sucursal. Puede elegir mostrar únicamente el nombre, el número de la seguridad social, la cuenta bancaria y los detalles de la sucursal en el documento de registro.

La configuración del componente de documento de registro está disponible en sus propiedades. Para acceder a las propiedades de un componente, seleccione el componente y haga clic en en la superposición. Las propiedades se enumeran en la barra lateral y puede encontrar la siguiente configuración en ella.

Configuración del nivel de campo

• Excluir del documento de registro: al establecer la propiedad en True, se excluye el campo del documento de registro. Se trata de una propiedad que puede ser script y que se llama excludeFromDoR. Su comportamiento depende de la propiedad de nivel de formulario Excluir campos del documento de registro si están ocultos.

• Mostrar panel como tabla: al establecer la propiedad, se muestra el panel como tabla en el documento de registro si el panel tiene menos de 6 campos. Solo aplicable para paneles.

• Excluir título del documento de registro: al establecer la propiedad, se excluye el título del panel o tabla del documento de registro. Aplicable solo para paneles y tablas.

• Excluir descripción del documento de registro: al establecer la propiedad, se excluye la descripción del panel o la tabla del documento de registro. Aplicable solo para paneles y tablas.

Configuración del nivel de formulario

• Incluir campos no enlazados en el documento de registro: al establecer la propiedad, se incluyen los campos no enlazados del formulario adaptable basado en el esquema en el documento de registro. De forma predeterminada, es True.
• Excluir campos de DoR si están ocultos: establezca la propiedad para excluir los campos ocultos del documento de registro al enviar el formulario. Al activar Revalidar en el servidor, el servidor vuelve a calcular los campos ocultos antes de excluir dichos campos del documento de registro.

Usar un archivo XCI personalizado

Un archivo XCI ayuda a establecer varias propiedades de un documento. Forms as a Cloud Service tiene un archivo XCI maestro. Puede utilizar un archivo XCI personalizado para anular una o más propiedades predeterminadas especificadas en el archivo XCI maestro. Por ejemplo, puede optar por incrustar una fuente en un documento o habilitar la propiedad etiquetada para todos los documentos. La siguiente tabla especifica las opciones de XCI:

Utilizar un archivo XCI personalizado en el entorno de Forms as a Cloud Service.

1. Añada el archivo XCI personalizado al proyecto de desarrollo.

2. Especifique la siguiente propiedad en línea:

    {
     "xciFilePath": "[path of XCI file]"
    }
   

   Por ejemplo,

    {
     "xciFilePath": "/content/dam/formsanddocuments/customMinionProBoldAndTagged.xci"
    }
   

3. Implemente el proyecto en el entorno de Cloud Service.

Utilice un archivo XCI personalizado en el entorno de desarrollo local de Forms as a Cloud Service.

1. Cargue el archivo XCI en su entorno de desarrollo local.
2. Abra el Administrador de configuración del SDK de Cloud Service. La URL predeterminada es http://localhost:4502/system/console/configMgr.
3. Busque y abra la configuración del canal web de comunicaciones interactivas y formularios adaptables.
4. Especifique la ruta del archivo XCI y haga clic en Guardar.

Vea también

• Crear un formulario adaptable de AEM
• Agregar un formulario adaptable de AEM a la página de AEM Sites
• Aplicar temáticas a un formulario adaptable de AEM
• Añadir componentes a un formulario adaptable de AEM
• Usar el servicio Captcha en un formulario adaptable de AEM
• Generar la versión en PDF (DoR) de un formulario adaptable de AEM
• Traducir un formulario adaptable de AEM
• Habilitar Adobe Analytics para un formulario adaptable con el fin de hacer un seguimiento del uso del formulario
• Conectar el formulario adaptable a Microsoft SharePoint
• Conectar formularios adaptables a Microsoft Power Automate
• Conectar el formulario adaptable a Microsoft OneDrive
• Conectar el formulario adaptable al almacenamiento de Microsoft Azure Blob
• Conectar el formulario adaptable a Salesforce
• Uso de Adobe Sign en un formulario adaptable de AEM
• Agregar una nueva configuración regional para un formulario adaptable
• Enviar datos de formulario adaptable a una base de datos
• Enviar datos de formulario adaptable a un punto final REST
• Enviar datos de formulario adaptable al flujo de trabajo de AEM
• Utilizar el portal de Forms para ver una lista de Formularios adaptables de AEM en un sitio web de AEM