AEM與Creative Cloud整合最佳實務

Adobe Experience Manager(AEM)Assets是數位資產管理(DAM)解決方案,可與Adobe Creative Cloud整合,協助DAM使用者與創意團隊合作,簡化內容建立程式中的共同作業。

Adobe Creative Cloud為創意團隊提供解決方案和服務生態系統,協助他們建立數位資產。 它包括案頭和移動應用程式、雲端服務(如具有案頭同步功能或網頁體驗的儲存空間),以及Adobe Stock等市場。

請閱讀以了解根據您的使用案例在案頭和企業級DAM之間挑選哪些整合,以及連線工作流程的相關最佳實務。

注意

AEM對Creative Cloud資料夾共用現已淘汰,下文不再涵蓋。 Adobe建議使用Adobe資產連結或AEM案頭應用程式等較新功能,讓創意使用者能存取AEM中管理的資產。

創意人員、行銷人員和DAM使用者的共同作業需求

需求 使用案例 相關曲面
簡化案頭創意人員的體驗 為創意專業人員(更廣泛而言)簡化從DAM(AEM Assets)存取資產的程式,或是讓使用案頭的使用者在原生資產建立應用程式中工作。 他們需要簡單明瞭的方式來探索、使用(開啟)、編輯和儲存對AEM的變更,以及上傳新檔案。 Win或Mac案頭;Creative Cloud應用程式
提供來自Adobe Stock的高品質、現成可用資產 行銷人員可協助進行資產來源搜尋和探索,協助加速內容建立流程。 創意專業人員可直接在其創意工具中使用已核准的資產。 AEM Assets;Adobe Stock市集;中繼資料欄位
按組織分發和共用資產 內部部門/當地分支機構和外部合作夥伴、分銷商和代理使用母公司共用的已核准資產。 該組織希望安全無縫地共用已建立的資產,以便更廣泛地重複使用。 Brand Portal, Asset Share Commons

Adobe產品以支援協作需求

相關角色的價值主張 Adobe產品 相關曲面
創意使用者可從AEM探索資產、開啟及使用資產、編輯和上傳對AEM的變更,以及將新檔案上傳至AEM,而無須離開Creative Cloud應用程式。 Adobe資產連結 Photoshop、Illustrator和InDesign
業務使用者可簡化開啟和使用資產、編輯和上傳變更至AEM,以及從案頭環境將新檔案上傳至AEM。 他們會使用一般整合來開啟原生案頭應用程式中的任何資產類型,包括非Adobe的資產類型。 Experience Manager 桌面應用程式 AEM案頭應用程式在Win和Mac案頭上
行銷人員和商務使用者可從AEM探索、預覽、授權及儲存及管理Adobe Stock資產。 授權和儲存的資產可提供選取的Adobe Stock中繼資料,以改善控管。 Experience Manager與Adobe Stock整合 AEM網頁介面

本文主要針對協作需求的前兩個方面。資產規模分配和採購作為一個使用案例被簡要提及。針對這些需求解決方案,請考慮Adobe品牌入口網站或資產共用公域。其他解決方案,例如 AEM Brand Portal,這些解決方案可以根據 Asset Share Commons 元件、 Link Share,使用 🔗 AEM Web UI Assets建立,應根據特定需求審查。

AEM的Creative Cloud連線:決定要使用的功能

決定要使用哪種能力

對應使用案例和Adobe解決方案

使用案例 Adobe資產連結 AEM 桌面應用程式 注釋或替代方法
Discover — 瀏覽AEM資料夾 AEM Web UI +案頭動作 瀏覽網路共用時,關閉縮圖以避免下載資產的二進位檔案。
Discover — 存取AEM集合 AEM Web UI +案頭動作
Discover — 從AEM搜尋資產 AEM Web UI +案頭動作
使用 — 開啟資產 是 — 適用於任何應用程式 從Web介面或 從Finder開啟
使用 — 將資產從AEM放入檔案中 是 — 內嵌 是 — 連結或內嵌 AEM案頭應用程式可讓您存取本機檔案系統上的檔案形式資產。 原生應用程式中的這些連結會以本機路徑表示。
編輯 — 開啟以進行編輯 是 — 結帳動作 是 — 開啟操作(在網路共用中) Aal中的簽出 會依預設將資產儲存至使用者的Creative雲端儲存空間帳戶(由Creative Cloud應用程式同步)。
編輯 — 在AEM外進行中 是 — 使用者Creative Cloud儲存帳戶中可用的資產已同步至案頭。
編輯 — 上傳變更 是 — 簽入操作,帶可選注釋
上傳 — 單一檔案 是 — 上載當前活動文檔 透過網頁介面上傳
上傳 — 多個檔案/階層式資料夾結構 透過網頁介面上傳;自訂指令碼或工具
Misc — 用戶和登錄 Creative Cloud使用者登入Creative Cloud案頭應用程式後即可辨識(SSO) AEM使用者/登入 這兩個解決方案的使用者會以AEM使用者配額計算。
雜項 — 網路和接入 需要通過網路從用戶的案頭到AEM部署的訪問 需要通過網路從用戶的案頭到AEM部署的訪問 Adobe資產連結不共用網路代理環境。

為支援資產散布使用案例,應考慮其他解決方案:

  • AEM Assets Brand Portal ,以取得可設定的資產附加元件以發佈資產。

  • 自訂解決方案是根據資產共用公域程式碼基底所建立。

  • AEM 連結共用以使用連結來臨機共用資產。

  • AEM Assets web介面由AEM存取控制設定所保護的外部方的區域,以及必要的IT/網路配置調整,讓這些外部使用者能存取AEM。

重要概念和使用案例

常用術語表

  • 在製品或創意在製品 (WIP):​在資產生命週期中,資產會經歷多次變更,且通常尚未準備好更廣泛地與其他團隊共用的階段。

  • 創意成熟資產:​已準備好更廣泛地與其他團隊共用,或已獲創意團隊選取/核准,要與行銷或 LOB 團隊共用的資產。

  • 資產核准:​針對已上傳至 DAM 的資產執行的核准程序,通常包括品牌核准、法律核准等。

  • 最終資產:​已完成所有核准/中繼資料標記,且已準備好更廣泛地供團隊使用的資產。此類資產會儲存在 DAM 中,並提供給所有 (或所有相關的) 使用者使用。這類資產可用於行銷管道,或供創意團隊創作設計。

  • 小幅度資產更新/變更:​數位資產的快速微幅變更。此類更新/變更通常是為了因應潤飾或微幅編輯請求、資產檢閱或核准 (例如重新定位、變更文字大小、調整飽和度/亮度、顏色等) 而進行的。

  • 重大資產更新/變更:​需要大量工作,且有時需要較長時間才能完成的數位資產變更。其中通常包含多項變更。資產在更新時必須儲存多次。重大資產更新通常會導致資產進入 WIP 階段。

  • DAM:​數位資產管理。在此文件中,其意義與 AEM Experience Manager Assets 相同,除非另有特別說明。

  • 創意使用者:​使用 Creative Cloud 應用程式和服務建立數位資產的創意專業人員。在某些情況下,創意使用者可能是可使用 Creative Cloud、但不會建立數位資產的創意團隊成員 (例如創意總監或創意團隊經理)。

  • DAM 使用者: DAM 系統的一般使用者。視組織而異,DAM 使用者可能是行銷或非行銷使用者,例如企業營運 (LOB) 使用者、圖書管理員、銷售人員等。

使用AEM和Creative Cloud整合時的考量事項

以下為AEM與Creative Cloud整合最佳實務的簡短摘要。 閱讀本檔案的其餘部分,以詳細了解這些內容。

  • 對於在Photoshop、InDesign或Illustrator中工作的創意使用者: Adobe Asset Link提供最佳的使用者體驗,包括對從AEM結帳的資產進行中工作的簡潔處理
  • ​為簡化從案頭存取任何一般檔案格式或應用程式的資產:使用AEM案頭應用程式
  • ​瞭解在DAM中儲存資產的原因及時機:更新將提供給組織中更廣大的團隊
  • ​請留意共用資產的數量:如果您的使用案例是資產分發,則治理和安全性可能是最重要的方面。請考慮使用大型工具 (例如品牌入口網站) 進行此作業。
  • ​瞭解資產生命週期:瞭解不同團隊在組織中如何處理資產
  • ​謹慎處理資產的頻繁儲存:Adobe Asset Link會透過PS、AI、ID為您處理。對於其他應用程式,請勿在映射/共用資料夾中執行進行中的工作,除非您需要DAM中的所有變更

從AEM Assets存取Adobe Stock資產

AEM與Adobe Stock 的整合可讓AEM使用者從Adobe Stock搜尋、預覽、授權及儲存資產至AEM。授權和儲存的Adobe Stock資產已選取Stock中繼資料,可用來搜尋含有額外篩選器的資產。

此整合的幾項重要要點:

  • 從Adobe庫儲存存的資產儲存至AEM時,這些資產會變成一般AEM Assets,並以二進位檔儲存至AEM存放庫。 與Adobe Stock相關的某些中繼資料會儲存為AEM中的資產,否則擷取程式看起來與其他檔案相同。 例如,如果智慧標籤處於作用中狀態,則會在儲存時將標籤新增至這些資產。
  • 儲存至AEM的資產是副本,而非回到Adobe Stock的連結。

使用從Adobe Stock儲存至AEM的Creative Cloud。此整合與Adobe資產連結無關,但Adobe資產連結會以這種方式辨識從Stock儲存的這些資產,並在Photoshop、Illustrator或InDesign的Adobe資產連結擴充功能UI中,在這些資產上顯示其他中繼資料和Stock圖示。 這些檔案可供瀏覽、開啟等使用,因為儲存至AEM時,這些檔案是一般的AEM資產。
在具有Adobe資產連結擴充功能的Creative Cloud應用程式中工作的創意使用者,除了可存取從Adobe Stock到AEM的已授權資產外,還可以使用Creative Cloud資料庫面板來搜尋、預覽和授權Adobe Stock資產。
授權並儲存至AEM的Adobe Stock資產可供存取AEM Assets部署的更多團隊使用,而透過「Creative Cloud資料庫」面板從Adobe Stock授權資產的創意工具,則預設只會在其Creative Cloud帳戶中供自己使用。

關於在DAM中儲存資產

若要在創意與行銷/業務線(LOB)團隊之間設計有效的工作流程,並選擇最佳支援功能,請務必了解資產儲存於DAM的時間和原因。

資產為何儲存在DAM中

將資產儲存在DAM中,可讓資產輕鬆存取且可尋找。 它可確保組織或生態系統中的眾多使用者都能運用這些資產,包括合作夥伴、客戶等。

大多陣列織選擇僅儲存與下遊行銷/LOB流程相關的資產(透過AEM Sites發佈至Web管道等管道,或Adobe Experience Cloud提供的其他管道 — Marketing Cloud、Advertising Cloud,以及Analytics Cloud測量、提供給使用者/合作夥伴等)。 此外,組織會儲存DAM中可能經過審核/核准程式的資產。 這樣,DAM就能儲存大多數具有高利用機會的資產,並避免儲存閒置的資產。

儲存資產還需考慮技術和資源利用。 DAM提供儲存資產的其他相關服務,包括擷取中繼資料、版本設定、產生預覽/轉碼、管理參考以及新增存取控制資訊。 這些服務需要額外的時間和基礎架構資源。

通常,儲存所有資產和更新是不理想的。 例如,如果特定資產的更新品質不佳,且耗用過多資源,則資產可能不會儲存在DAM中。

資產儲存在DAM時

創意團隊(和組織)通常對在資產生命週期的每個階段儲存資產不感興趣。 例如,在下列情況下,他們會避免儲存資產:

  • 尚未完成或有待試驗的資產
  • 無法通過創意/內部團隊審核週期的資產
  • 與相關資產相比,團隊有更好的候選人來代表其工作給外部團隊

通常,下列類別資產會儲存在DAM中:

  • 已到期且被視為可供共用的資產
  • 創意團隊預先選取的資產
  • 根據特定合約或協定(例如,從RAW檔案轉換的JPG檔案、從PSD原始檔案轉換的TIFF/影像),市場營銷可使用或請求的特定資產格式

資產更新儲存於DAM時

一般而言,DAM中只應儲存與較廣的DAM使用者集合相關的資產更新。 它可確保使用者(行銷和類似功能)只能在DAM資產時間軸中看到相關版本。

通常與資產生命週期中的主要里程碑相關的變更。 例如,創意團隊提供的初始行銷就緒資產或根據請求/檢閱的官方更新應儲存在DAM中,並加以版本控制。

創意團隊在請求變更DAM中現有資產後進行更新,供行銷團隊檢閱,這是相關更新的範例。 應將其儲存並在DAM中加以版本控制,以供進一步參考或還原為舊版。

以下是通常不相關的更新範例:

  • 在資產可供行銷審核之前先上傳的舊版資產
  • 在創意和行銷團隊決定資產已就緒之前,會在進行中階段經常對資產進行創意變更

DAM的使用者存取權

AEM Assets根據使用者對AEM Assets部署的存取權限,支援兩種使用者。 企業網路(防火牆)內的使用者通常可直接存取DAM。 企業網路以外的其他使用者將無法直接存取。 使用者類型會從技術觀點決定可使用的整合。

可直接存取DAM的創意使用者

內部創意團隊或已上線至內部網路的代理商/創意專業人員通常都能存取DAM例項,包括AEM登入。 可以設定AEM和網路基礎架構,以允許直接訪問外部方(通常是受信任的組織,如為客戶工作的機構),以通過網路訪問AEM,例如,通過VPN或IP允許清單。

在這種情況下,Adobe資產連結或AEM案頭應用程式可讓您輕鬆存取最終/核准的資產,並將創意資產儲存至DAM。

無法存取DAM的創意使用者

無法直接存取DAM例項的外部機構和自由工作者可能需要存取已核准的資產,或想要將其新設計新增至DAM。

使用下列策略來提供對最終/核准資產的存取權:

  • 如果「資產連結」無法運作,請使用案頭應用程式。
  • 使用AEM Assets Brand Portal將資產安全地分發給外部合作夥伴
  • 根據Asset Share Commons使用發佈和來源補充入口網站的自訂實作
  • 使用AEM中設定的存取控制和必要的網路基礎架構(例如,允許的VPN和IP清單),讓外部方可存取您DAM中的專用內容區域。 他們可以使用AEM Web UI來取得資產,並將新內容上傳至DAM。

從AEM處理資產的進行中

如本檔案所述,建議您對資產執行重大更新,有時稱為進行中的工作,而不要將所有儲存至本機檔案的編輯內容也隨著變更上傳至AEM。 這可加快案頭用戶的工作速度、限制所使用的網路頻寬,並保持資產時間清晰,並將重點放在受控的重大更新上。

Adobe資產連結對此使用案例提供良好支援:

  • 當Photoshop、InDesign或Illustrator中的使用者想要編輯檔案時,會對指定資產執行結帳作業
  • 資產會在背景下載,放入透過Creative Cloud案頭應用程式同步至磁碟的使用者Creative Cloud帳戶中,並在資產的AEM中切換簽出標幟,將編輯衝突降至最低
  • 之後,使用者會在同步位置儲存於本機的檔案中操作,並可以繼續操作並儲存必要的變更,以執行任何所需頻率
  • 此外,由於資產位於Creative Cloud帳戶中,因此也可在使用者可能擁有的其他裝置上使用(例如,可以在專用的Creative Cloud行動應用程式中開啟或編輯),並且可與其他Creative Cloud使用者共用以進行共同作業。
  • 創意使用者完成變更後,即可在其Creative Cloud應用程式中對該檔案執行簽入操作,並附上選用備注。 AEM中對應的資產會經過版本控制,並以新的二進位檔更新為。 AEM使用者(如行銷人員或LOB使用者)可透過AEM資產時間軸UI存取重大資產變更或里程碑。

AEM案頭應用程式為原生應用程式中開啟的資產提供網路共用。 依預設,在短暫後,所有在本機完成的變更都會自動上傳至AEM。 有了這種配置,在進行中階段頻繁保存的操作都將上載到AEM並進行版本控制,從而產生大量網路流量和潛在的可擴充性挑戰 — 更不用說AEM中不必要的版本了。

此處建議的方法是使用AEM案頭應用程式中的選項,透過應用程式資產狀態UI中的上傳變更動作,手動關閉自動更新,並將變更上傳至AEM。

大量上傳至DAM

在某些情況下,您可能需要同時將大量檔案上傳至DAM,例如:

  • 上傳像片或大型專案的結果
  • 上傳由創意廣告公司提供的資產
  • 如果選取是在DAM外完成,則從較大的集合上傳選取的資產

請注意,此說明指的是以正常的案頭使用者工作流程方式,在運作上(例如每週或每張像片)上傳檔案。 此處未涵蓋大型資產遷移。

您可善用下列上傳功能:

  • 若要大量上傳大型/階層式資料夾,請使用提供資料夾上傳功能的AEM案頭應用程式。 您也可以上傳階層式資料夾結構。 資產會在背景上傳,因此不會系結至網頁瀏覽器工作階段
  • 若要從單一資料夾上傳幾個檔案,請直接將檔案拖曳至Web介面,或使用AEM Assets Web介面中的「建立」選項。
  • 您也可以使用自訂上傳程式,視您的業務需求而定。

直接從案頭管理數位資產

如果您使用網路檔案共用來管理數位資產,只要使用AEM案頭應用程式對應的網路共用,就會被視為方便的替代項目。 從網路檔案共用轉換時,AEM網頁介面提供一組豐富的數位資產管理功能,遠超網路共用的功能(搜尋、集合、中繼資料、共同作業、預覽等),而AEM案頭應用程式則提供便利的連結,可將伺服器端的DAM存放庫與案頭上的工作連結。

避免使用AEM案頭應用程式直接在AEM Assets的網路共用中管理資產。 例如,請避免使用AEM案頭應用程式來移動/複製多個檔案。 請改為使用AEM Assets Web UI將資料夾從Finder/Explorer拖曳至網路共用,或使用AEM Assets資料夾上傳功能。

本頁內容