Configuration d’un dossier de contribution dans AEM Assets

Dans le cas de l’approvisionnement collaboratif des ressources, les utilisateurs d’AEM (administrateurs et non-administrateurs autorisés) peuvent créer des dossiers de type Contribution des ressources, en s’assurant qu’ils acceptent l’envoi de ressources de la part des utilisateurs de Brand Portal. Cela déclenche automatiquement un workflow qui crée deux sous-dossiers supplémentaires, appelés SHARED et NEW, dans le dossier Contribution nouvellement créé.

L’utilisateur d’AEM définit ensuite les exigences en chargeant un résumé relatif aux types de ressources à ajouter au dossier de contribution, ainsi qu’un ensemble de ressources de base, dans le dossier SHARED, afin de s’assurer que les utilisateurs de Brand Portal disposent des informations de référence dont ils ont besoin. L’administrateur peut alors octroyer aux utilisateurs actifs de Brand Portal l’accès au dossier de contribution avant de publier le nouveau dossier Contribution sur Brand Portal.

La vidéo suivante explique comment configurer un dossier Contribution dans AEM Assets :

L’utilisateur d’AEM effectue les activités suivantes lors de la configuration d’un dossier de contribution :

Création d’un dossier de contribution

Les administrateurs AEM et les utilisateurs non-administrateurs autorisés à créer un dossier peuvent créer un dossier de contribution dans AEM Assets.
Pour créer un dossier de contribution, créez un dossier de type Contribution des ressources, en vous assurant qu’il accepte l’envoi de ressources de la part des utilisateurs de Brand Portal. Cela déclenche automatiquement un workflow qui crée deux sous-dossiers supplémentaires, SHARED et NEW, dans le dossier de contribution.

REMARQUE

Vous pouvez créer plusieurs dossiers de contribution dans un dossier. Ne créez pas de dossier de contribution à l’intérieur d’un autre dossier de contribution.

Vous pouvez configurer les propriétés du dossier de contribution séparément ainsi que lors de sa création. Dans cet exemple, nous configurons les propriétés séparément.

Pour créer un dossier de contribution, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à votre instance AEM Assets.

  2. Accédez à Ressources > Fichiers. Tous les dossiers existants dans le référentiel AEM Assets sont répertoriés.

  3. Cliquez sur Créer pour créer un dossier. La boîte de dialogue Créer un dossier apparaît.

  4. Spécifiez le Titre et le Nom du dossier et cochez la case Contribution des ressources.
    Il est recommandé d’utiliser dans le nom du dossier des lettres minuscules sans espace.

  5. Cliquez sur Créer. Le dossier de contribution est répertorié dans le référentiel AEM Assets.

    REMARQUE

    Un utilisateur non-administrateur peut créer et partager un dossier de contribution de ressources, mais il ne peut ni le modifier ni le supprimer.

  6. Cliquez pour ouvrir le dossier de contribution. Vous pouvez voir deux sous-dossiers, SHARED et NEW, automatiquement créés dans le dossier de contribution.

Configuration des propriétés du dossier de contribution

L’administrateur d’AEM effectue les activités ci-après lors de la configuration des propriétés d’un dossier de contribution.

  • Ajouter une description : fournissez une description détaillée du dossier de contribution.
  • Charger les instructions : chargez le document sur les exigences en matière de ressources contenant des informations relatives aux ressources.
  • Ajouter des contributeurs : ajoutez des utilisateurs de Brand Portal pour leur accorder l’accès au dossier de contribution.

Les exigences en matière de ressources font référence aux détails fournis par les administrateurs pour aider les contributeurs (utilisateurs de Brand Portal) à comprendre le besoin et les exigences du dossier de contribution. L’administrateur charge un document sur les exigences en matière de ressources contenant un résumé sur le type de ressources à ajouter au dossier de contribution et des informations relatives aux ressources comme le but, le type d’images, la taille maximale, etc.

Pour configurer les propriétés du dossier de contribution, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à votre instance AEM Assets.

  2. Accédez à Ressources > Fichiers et localisez le dossier de contribution.

  3. Sélectionnez le dossier de contribution et cliquez sur Propriétés pour ouvrir la fenêtre Propriétés du dossier.

  4. Accédez à l’onglet Contribution des ressources.

  5. Saisissez une Description détaillée du dossier de contribution.

  6. Cliquez sur Charger les instructions pour parcourir votre ordinateur local et charger un document relatif aux exigences en matière de ressources.

  7. Dans le champ Ajouter un utilisateur, ajoutez les utilisateurs de Brand Portal avec lesquels vous souhaitez partager le dossier de contribution. Ces utilisateurs peuvent accéder au dossier de contribution et y charger du contenu à l’aide de l’interface de Brand Portal.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

REMARQUE

Les résultats de la recherche sont basés sur la liste des utilisateurs de Brand Portal configurée dans AEM Assets. Vérifiez que vous disposez de la liste mise à jour des utilisateurs de Brand Portal.

Chargement de ressources dans le dossier de contribution

Les utilisateurs de Brand Portal peuvent télécharger les exigences en matière de ressources pour comprendre le besoin en termes de contribution.
Ils peuvent alors créer des ressources à des fins de contribution et les charger dans le dossier NEW au sein du dossier de contribution.

REMARQUE

Les utilisateurs de Brand Portal peuvent charger des ressources uniquement vers le dossier NEW.

La limite de chargement maximale pour tout client Brand Portal est de 10 Go ; elle est appliquée de manière cumulative à tous les dossiers de contribution.

Après avoir publié les ressources nouvellement créées dans AEM Assets, les utilisateurs de Brand Portal peuvent les supprimer du dossier NEW. En revanche, l’administrateur de Brand Portal peut supprimer les ressources des dossiers NEW et SHARED.

Une fois l’objectif de création du dossier de contribution atteint, l’administrateur de Brand Portal peut le supprimer afin de libérer l’espace de chargement pour d’autres utilisateurs.

REMARQUE

Il est recommandé de libérer l’espace de chargement après avoir publié le dossier de contribution dans AEM Assets afin qu’il soit accessible aux autres utilisateurs de Brand Portal pour les contributions.

S’il est nécessaire d’étendre la limite de chargement de votre client Brand Portal au-delà de 10 Go, contactez l’assistance Adobe en spécifiant la limite requise.

Pour charger de nouvelles ressources :

  1. Connectez-vous à votre instance Brand Portal.
    Le tableau de bord de Brand Portal répertorie tous les dossiers existants auxquels l’utilisateur de Brand Portal est autorisé à accéder, ainsi que le dossier de contribution nouvellement partagé.

  2. Sélectionnez le dossier de contribution et cliquez dessus pour l’ouvrir. Le dossier de contribution contient deux sous-dossiers : SHARED et NEW.

  3. Cliquez sur le dossier NEW.

  4. Cliquez sur Créer > Fichiers afin de charger des fichiers distincts ou un dossier (.zip) contenant plusieurs ressources.

  5. Parcourez les ressources (fichiers/dossiers) et chargez-les dans le dossier NEW.

Après avoir chargé tous les fichiers ou dossiers dans le dossier NEW, publiez le dossier de contribution dans AEM Assets.

Publication du dossier de contribution sur Brand Portal

Une fois le dossier de contribution configuré, l’utilisateur d’AEM (administrateur/non-administrateur) peut le publier d’AEM Assets sur Brand Portal. Les utilisateurs de Brand Portal autorisés à accéder au dossier de contribution recevront une notification Push ou par email à la fin de l’action de publication.

Pour publier le dossier de contribution, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à votre instance AEM Assets.

  2. Accédez à Ressources > Fichiers et localisez le dossier de contribution dans lequel vous souhaitez publier du contenu sur Brand Portal.

  3. Sélectionnez le dossier de contribution et cliquez sur Publication rapide > Publier sur Brand Portal.

    Vous recevrez un message de réussite une fois que le dossier de contribution sera publié sur Brand Portal.

Une notification Push/par courrier électronique est envoyée aux utilisateurs de Brand Portal affectés au dossier de contribution. Les utilisateurs de Brand Portal peuvent accéder au dossier de contribution et commencer la contribution. Consultez Chargement de ressources vers le dossier de contribution et publication sur AEM Assets.

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