Gerenciar ativos

É possível realizar várias tarefas de gerenciamento de ativos digitais (DAM) facilmente usando a interface amigável do Assets Essentials. Após adicionar os ativos, é possível pesquisar, baixar, mover, copiar, renomear, excluir, atualizar e editar seus ativos.

Use o Assets Essentials para realizar as seguintes tarefas de gerenciamento de ativos. Quando você seleciona um ativo, as seguintes opções são exibidas na barra de ferramentas na parte superior.

Opções da barra de ferramentas ao selecionar um ativo

Figura: Opções disponíveis na barra de ferramentas para uma imagem selecionada.

  • ícone de desmarcar Desmarcar a seleção.
  • ícone de detalhes Clique para visualizar um ativo e exibir os metadados detalhados. Ao visualizar, você pode exibir as versões e editar uma imagem.
  • ícone de download Baixar o ativo selecionado para o sistema de arquivos local.
  • ícone de excluir Excluir o ativo ou a pasta selecionada.
  • ícone de check-out Fazer check-out do ativo selecionado.
  • ícone de copiar Copiar o arquivo ou pasta selecionada.
  • ícone de mover Mover o ativo ou pasta selecionada para um local diferente na hierarquia do repositório.
  • ícone de renomear Renomear o ativo ou a pasta selecionada. Use um nome exclusivo, caso contrário, a renomeação falhará com um aviso. Você pode tentar novamente com um novo nome.
  • ícone de atribuir tarefa Atribuir tarefas a outros usuários para colaborar em um ativo.

É possível exibir as mesmas opções nas miniaturas de ativos.

Opções na miniatura de ativos para gerenciar um ativo

O Assets Essentials exibe somente as opções relevantes na barra de ferramentas que dependem do tipo do ativo selecionado.

Opções da barra de ferramentas ao selecionar um ativo

Figura: Opções disponíveis na barra de ferramentas para uma pasta selecionada.

Opções da barra de ferramentas ao selecionar um ativo

Figura: Opções disponíveis na barra de ferramentas para um arquivo PDF selecionado.

Baixar e distribuir ativos

É possível selecionar um ou mais ativos ou pastas, ou uma combinação dos dois, e baixar os selecionados para o sistema de arquivos local. É possível editar os ativos e carregá-los novamente ou distribuí-los fora do Assets Essentials. Além disso, é possível baixar as representações de um ativo.

Controle de versão de ativos

O Assets Essentials realiza o controle de versão dos ativos quando eles são carregados novamente, após serem atualizados ou editados. Você pode visualizar o histórico de versões e a lista de versões antigas para restaurar uma versão antiga dos ativos como a versão mais recente, que pode então ser revertida para a versão anterior, se necessário. As versões de ativos são criadas nos seguintes cenários:

  • Fazer upload de um novo ativo com o mesmo nome de arquivo de um ativo existente e para a mesma pasta de um ativo existente. O Assets Essentials fornece a opção de substituir o ativo anterior ou de salvar o novo ativo como uma versão. Consulte fazer upload de ativos duplicados.

    Criar versões ao fazer uploads

    Figura: Ao fazer upload de um ativo com o mesmo nome de um ativo existente, você pode criar uma versão do ativo.

  • Edite uma imagem e clique em Salvar como versão. Consulte editar imagens.

    Salvar imagem editada como uma versão

    Figura: Salvar a imagem editada como uma versão.

  • Abra as versões de um ativo existente. Clique em Nova versão e faça upload de uma versão mais recente do ativo para o repositório.

    Opção de fazer upload de uma nova versão de um ativo do histórico de versões

Exibir versões de um ativo

Ao fazer upload de uma cópia duplicada ou modificada de um ativo, você pode criar suas versões. O controle de versão permite revisar ativos históricos e reverter para uma versão anterior, caso necessário.

Para exibir as versões, abra a pré-visualização de um ativo e clique em Versões Ícone Versões na barra lateral direita. Para visualizar uma versão específica, selecione-a. Para reverter para ela, clique em Tornar a mais recente.

Você também pode criar versões na linha do tempo de versões. Selecione a versão mais recente, clique em Nova versão e faça upload de uma nova cópia do ativo a partir do sistema de arquivos local.

Exibir versões de um ativo

Figura: visualizar versões de um ativo, reverter para uma versão anterior ou fazer upload de outra nova versão.

Gerenciar o status do ativo

Permissões necessárias: Can Edit, Owner ou permissões de administrador em um ativo.

O Assets Essentials permite definir o status em ativos disponíveis no repositório. Defina um status de ativo para melhor administrar e gerenciar o consumo downstream de ativos digitais.

Você pode definir o seguinte status em ativos:

  • Aprovado

  • Rejeitado

  • Sem status

Definir status do ativo

Para definir o status do ativo:

  1. Selecione o ativo e clique em Detalhes na barra de ferramentas.

  2. Na guia Básico selecione o status do ativo na lista suspensa de Status. Os valores possíveis incluem Aprovado, Rejeitado e Sem status (padrão).

Definir data de expiração do ativo

O Assets Essentials também permite definir a data de expiração dos ativos disponíveis no repositório. Você pode filtrar os resultados da pesquisa com base no status Expired de um ativo. Além disso, é possível especificar um intervalo de datas para a expiração dos ativos, permitindo filtrar ainda mais os resultados da pesquisa.

Para definir a data de expiração do ativo:

  1. Selecione o ativo e clique em Detalhes na barra de ferramentas.

  2. Na guia Básico, defina a data de expiração do ativo usando o campo Data de expiração.

O indicador Expired do cartão de ativos substitui o indicador Approved ou Rejected definido para um ativo.

Também é possível filtrar ativos com base em um status de ativo. Para mais informações, consulte Pesquisar ativos no Assets Essentials.

Personalizar formulários de metadados para incluir o campo de status do ativo

Permissões necessárias: Administrador

Por padrão, o Assets Essentials fornece vários campos de metadados padrão. As organizações têm necessidades adicionais de metadados e precisam de mais campos para adicionar metadados específicos de negócios. Os formulários de metadados permitem que as empresas adicionem campos de metadados personalizados à página Detalhes de um ativo. Os metadados específicos de negócios melhoram a governança e a descoberta de ativos.

Para mais informações sobre como adicionar campos de metadados adicionais ao formulário de metadados, consulte Formulários de metadados.

Adicionar o campo de metadados Status do ativo ao formulário

Para adicionar o campo de metadados Status do ativo ao formulário, arraste o componente Status do ativo do painel à esquerda para o formulário. A propriedade de mapeamento é preenchida automaticamente. Salve o formulário para confirmar as alterações.

Adicionar o campo de metadados Data de expiração ao formulário

Para adicionar o campo de metadados Data de expiração ao formulário, arraste o componente Data do painel à esquerda para o formulário. Especifique Data de expiração como o rótulo e pur:expirationDate como a propriedade de mapeamento. Salve o formulário para confirmar as alterações.

Próximas etapas

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