Administrar o Experience Manager Assets Essentials

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Objetivo

  • Público-alvo: administradores do Assets Essentials

  • Objetivo: configurar o acesso ao aplicativo do Assets Essentials usando o Admin Console e gerenciar as tarefas que podem ser executadas após fazer logon no aplicativo do Assets Essentials.

Visão geral

O Adobe Experience Manager Assets Essentials é provisionado pela Adobe para seus clientes. Como parte do provisionamento, o Assets Essentials é adicionado à organização de um cliente no Adobe Admin Console. Os administradores usam o Admin Console para gerenciar direitos de usuário para a solução do Assets Essentials e atribuir administradores de aplicativos para configurar permissões e formulários de metadados no Assets Essentials.

O diagrama de fluxo de dados a seguir ilustra a sequência de tarefas que um administrador deve executar para configurar e gerenciar o Assets Essentials:

Fluxo de administração do Assets Essentials

Acessar o Admin Console

Depois que a solução Assets Essentials é provisionada, o administrador recebe um email da Adobe. O email contém uma mensagem de boas-vindas e um link para começar a trabalhar. Além disso, a Adobe inicia o processo de implantação do Assets Essentials automaticamente. Esse processo leva uma hora para ser concluído.

No link do email, acesse e faça logon no Admin Console. Se você tiver acesso de administrador a mais de uma conta de organização, selecione a organização apropriada ou alterne para ela usando o seletor de organização. Quando o processo de implantação automática é concluído, o cartão de produto do AEM Assets Essentials fica visível no Admin Console.

Implantação do Assets Essentials

Gerenciar tarefas do Admin Console

Execute as seguintes tarefas no Admin Console:

Adicionar usuários aos perfis de produtos

Adicione usuários aos perfis de produtos para que eles tenham acesso ao aplicativo do Assets Essentials.

Para adicionar usuários aos perfis de produtos:

  1. Acesse o Admin Console da sua organização, clique em Produtos na barra superior, selecione AEM Assets Essentials e, em seguida, clique na instância do Assets Essentials. O nome da instância pode ser diferente do que o da captura de tela abaixo.

    OBSERVAÇÃO

    A instância do Cloud Manager é apenas para fins administrativos especiais, como verificar o status do serviço e obter acesso aos logs de serviço, e não pode ser usada para adicionar usuários ao produto. Para obter mais informações, consulte o guia de administração.

    Perfil de administrador do Admin Console

    O Assets Essentials tem três perfis de produto que representam o acesso para administradores, usuários comuns e consumidores.

    Perfil de administrador do Admin Console

  2. Para adicionar um usuário ao produto, clique em um dos três perfis de produto do Assets Essentials, selecione Adicionar usuário, forneça os detalhes do usuário e clique em Salvar.

    Adicionar perfil de administrador de usuários

    Ao adicionar um usuário, ele recebe um convite por email para começar. Você pode desativar os convites por email nas configurações do perfil de produto no Admin Console.

  3. Para remover um usuário de um grupo, clique no grupo, selecione um usuário existente e selecione Remover usuário.

    OBSERVAÇÃO

    É necessário adicionar um usuário ao perfil de produto do administrador do Assets Essentials no Admin Console para que ele execute tarefas administrativas no aplicativo do Assets Essentials. Essas tarefas incluem: criar estrutura de pastas, gerenciar permissões de pastas e configurar formulários de metadados.

Adicionar grupos de usuários

Crie grupos de usuários e atribua os usuários a eles. Esses grupos de usuários estarão disponíveis no aplicativo do Assets Essentials para que se possa definir as permissões de pastas.

Você pode adicionar usuários a grupos de usuários (1) e adicionar usuários a Perfis de produto do Assets Essentials (2). No entanto, não é possível adicionar grupos de usuários diretamente aos Perfis de produto do Assets Essentials (3).

Adicionar usuários a grupos e perfis de produtos

Para obter informações sobre como gerenciar grupos de usuários, consulte Create user groups e Edit user groups, disponíveis em Gerenciar grupos de usuários.

OBSERVAÇÃO

Se o Admin Console estiver configurado para usar um sistema externo para gerenciar atribuições de usuários/grupos, como conectores do Azure ou do Google, ferramenta de sincronização de usuários ou API REST do User Management, seus grupos e atribuições de usuários serão configurados automaticamente. Para obter mais informações, consulte Usuários do Adobe Admin Console.

Adicionar usuários aos grupos

Depois de criar grupos de usuários, você pode começar a adicionar usuários aos grupos de usuários.

Para obter informações sobre como gerenciar a adição de usuários a grupos de usuários, consulte Add users to groups, disponível em Gerenciar grupos de usuários.

Gerenciar tarefas de administração do Assets Essentials

Depois de executar as tarefas do Admin Console, você pode executar as seguintes tarefas de administração no aplicativo do Assets Essentials:

OBSERVAÇÃO

Para gerenciar essas tarefas, especialmente o gerenciamento de permissões, o usuário deve ter direitos de administração no aplicativo; ele precisa ser adicionado ao perfil de produto do Administrador do Assets Essentials.

Criar estrutura de pastas

Você pode usar os seguintes métodos para criar uma estrutura de pastas no repositório do Assets Essentials:

Crie uma estrutura de pastas que funcione bem com os objetivos de negócio da organização. Se estiver carregando uma estrutura de pastas existente no repositório do Assets Essentials, você deverá revisar a estrutura. Para obter mais informações, consulte Práticas recomendadas para o gerenciamento eficaz de permissões.

Considere os seguintes pontos quando começar a planejar a criação de uma estrutura de pastas no repositório do Assets Essentials:

  • Governança futura: as pastas controladas pelos administradores e as pastas delegadas por permissões a outros usuários como proprietários.

  • Escalável: a estrutura de pastas deve atender às necessidades futuras de sua organização e deve ser facilmente escalável.

  • Tamanho: uma pasta não deve conter muitos ativos. Isso pode levar a problemas de usabilidade, tornando-a difícil de gerenciar.

  • Intuitiva: a estrutura de pastas deve ser fácil de navegar e intuitiva para os usuários finais. Os usuários devem ser capazes de identificar facilmente onde fazer upload de um novo ativo na estrutura de pastas.

Há vários tipos possíveis de estruturas de pastas que podem ser usados na sua organização. Veja a seguir alguns exemplos de estruturas de pastas típicas:

Estruturas de pastas típicas

Gerenciar permissões para pastas

O Assets Essentials permite que os administradores gerenciem os níveis de acesso para pastas disponíveis no repositório. Como administrador, você pode criar grupos de usuários e atribuir permissões a esses grupos para gerenciar níveis de acesso. Você também pode delegar os privilégios de gerenciamento de permissões a grupos de usuários no nível da pasta.

Para obter mais informações, consulte Gerenciar permissões para pastas.

Configurar formulários de metadados

Por padrão, o Assets Essentials fornece vários campos de metadados padrão. As organizações têm necessidades adicionais de metadados e precisam de mais campos para adicionar metadados específicos de negócios. Os formulários de metadados permitem que as empresas adicionem campos de metadados personalizados à página Detalhes de um ativo. Os metadados específicos de negócios melhoram a governança e a descoberta de ativos. É possível criar formulários do zero ou redefinir a finalidade de um formulário existente.

É possível configurar formulários de metadados para diferentes tipos de ativos (diferentes tipos de MIME). Use o mesmo nome de formulário como o tipo de MIME do arquivo. O Essentials corresponde automaticamente os ativos carregados do tipo MIME ao nome do formulário e atualiza os metadados dos ativos carregados com base nos campos de formulário.

Por exemplo, se um formulário de metadados chamado PDF ou pdf existir, os documentos PDF carregados conterão campos de metadados conforme definidos no formulário.

O Assets Essentials usa a seguinte sequência ao pesquisar nomes de formulário de metadados existentes para aplicar os campos de metadados aos ativos carregados de um tipo específico:

Subtipo MIME > Tipo MIME > Formulário default > Formulário pronto para uso

Por exemplo, se um formulário de metadados chamado PDF ou pdf existir, os documentos PDF carregados contêm campos de metadados conforme definidos no formulário. Se não existir um formulário de metadados chamado PDF ou pdf, o Assets Essentials corresponderá se houver um formulário de metadados chamado application. Se houver um formulário de metadados chamado application, os documentos PDF carregados contêm campos de metadados conforme definidos no formulário. Se o Assets Essentials ainda não encontrar um formulário de metadados correspondente, ele pesquisará pelo formulário de metadados default para aplicar campos de metadados definidos no formulário aos documentos PDF carregados. Se nenhuma dessas etapas funcionar, o Assets Essentials aplicará os campos de metadados definidos no formulário pronto para uso a todos os documentos PDF carregados.

IMPORTANTE

O novo formulário de metadados para um tipo de arquivo específico substitui completamente o formulário de metadados padrão que o Assets Essentials fornece. Se você excluir ou renomear um formulário de metadados, os campos de metadados padrão estarão disponíveis novamente para novos ativos.

Para obter mais informações sobre formulários de metadados, consulte Formulários de metadados no Assets Essentials.

O que vem a seguir

Agora que você configurou e gerenciou o aplicativo do Assets Essentials, integre os aplicativos da Creative Cloud ao aplicativo do Experience Manager Assets Essentials.

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