使用待辦清單

查看待辦事項清單時,您可能會看到分配給您的業務流程中的任務,或分配給您所屬的任何組的任務,或是其他用戶的共用任務。 您可以視需要開啟、處理及完成工作,例如核准或拒絕請求或新增詳細資訊。 完成任務後,它將發送給業務流程中的下一個人員,

關於待辦清單

AEM Forms工作區有下列三種待辦事項清單:

  • 包含直接分配給您的任務的單個清單。
  • 組清單,包含分配給組的任務。 組的任何成員都可以開啟並完成任務。 要開啟任務,組的成員必須首先聲明該任務。
  • 共用清單,包含指派給已與您(可能是其他)共用其待辦事項清單之使用者的工作。 任何共用清單的使用者都可以宣告、開啟和完成共用任務。

您可以按一下將指標暫留在任務上時顯示的表徵圖,執行某些操作而不開啟任務。

注意

驚嘆號圖示表示任務具有高優先順序。

典型任務

開啟和處理任務時,您可用的工具取決於該任務。 不同的任務要求您執行不同的操作,因此,您可能無法使用或無法使用某些工具。 您可能會收到的典型任務如下所述。

提供資訊:您會收到要求您完成並提交表單的任務。

查看資訊:您會收到一項任務,要求您檢閱資訊並簽核內容。

多用戶審核:您會在其他使用者收到任務的同時收到任務。您和其他使用者必須提供資訊或檢閱內容,或兩者皆提供。 此類任務可以使用以下工具:

  • 查看任務的說明
  • 查看已分配任務的所有用戶的完成狀態
  • 查看已分配任務的所有用戶的注釋
  • 自行為任務添加註釋

可搭配上述任一工作使用的其他工具包括:

  • 前進
  • 共用
  • 諮詢
  • 傳回
  • 附註
  • 附件

開啟任務

您可以從待辦事項清單或聲明開啟和鎖定任務,並從組或共用待辦事項清單開啟任務。 開啟任務時,它顯示在主窗格中。 其他任務將顯示在待辦事項清單旁的任務清單中。

如果存在「任務摘要URL」,則預設會開啟「任務摘要」視圖,而不是與任務關聯的表單。 即使用戶在「分配任務」中啟用「以最大化模式開啟表單」選項,表單也不會以最大化模式開啟。

注意

開啟任務時,根據任務預設值,相關表單可以以完整視圖顯示。

從清單開啟並鎖定任務

當您從待辦事項清單中開啟任務時,如果您的清單是共用的,則可以鎖定該任務,以阻止具有清單訪問權限的其他用戶處理該任務。

  1. 在「待辦事項」頁面的左窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 所有任務都顯示在中間窗格中。

    注意

    您可以在待辦事項清單中選取程式類型,以篩選任務。 您可以選擇「待辦事項」清單,以再次查看「待辦事項」清單中的所有任務。

  2. 如有必要,請鎖定您的任務。 要鎖定任務,請按一下任務上的「所有選項」表徵圖,然後選擇「鎖定」。 將指標暫留在任務上,讓選項可用。

    注意

    也可以在任務開啟時,在任何頁簽上鎖定或解除鎖定任務。

    lock_task

    任務上的「所有選項」菜單

  3. 按一下該任務以開啟該任務。

從共用或組清單開啟並聲明任務

當您從組或共用清單中開啟並聲明任務時,該任務將從組或共用清單移入您的單個待辦事項清單。 無法讓其他具有清單存取權限的使用者處理該工作。

  1. 在「待辦事項」頁的左窗格中,選擇組或共用待辦事項清單。 所有任務都顯示在中間窗格中。

  2. 執行以下步驟之一:

    • 要從組或共用待辦清單中聲明任務,請通過將指針懸停在任務上,按一下​聲明。 或者,當任務開啟時,任務窗格下的操作欄中會顯示「聲明」按鈕。 申請時,任務從組或共用待辦事項清單移動到清單。
    • 要從組或共用待辦事項清單中聲明和開啟任務,請按一下「聲明」並開啟「」。

使用任務

開啟任務後,主窗格中顯示的頁簽以及可供您使用的工具將取決於任務。 您可能看到的標籤如下所述:

任務摘要:當任務開啟時,「任務摘要」窗格允許您使用在「分配任務」步驟中在進程中指定的URL來顯示有關任務的資訊(如果存在)。使用「任務摘要窗格」,可顯示任務的其他相關資訊,為AEM Forms工作區的最終用戶添加更多值。 如果「任務摘要URL」不存在,則此頁簽不可用。

詳細資訊:提供有關當前任務及其所屬進程的一些資訊。

表單:顯示與任務關聯的表單。表單可以是多種檔案類型,包括PDF、HTML、指南和SWF檔案。 此表單看起來可像一般可列印或網頁型表單,或引導您完成一系列精靈樣式的面板,以收集資訊。

歷史記錄:列出屬於流程實例的任務以及每個任務的關聯表單、任務分配和附件。

附件:顯示與任務關聯的現有附件,並在必要時添加附件。

附註:顯示與任務關聯的現有注釋,並添加註釋(如有必要)。

在處理任務時,您可能會看到的工具以及可以採取的操作如下所述。

轉發、共用或查詢任務

您可以將任務連同任何附註或附件轉發給其他用戶,或者共用該任務,或與其他用戶協商該任務。 如果更改與任務關聯的表單資料,請在轉發、共用或咨詢任務之前將表單另存為草稿。 否則,將在不更新表單的情況下發送任務。 轉發並共用任務後,接收任務的用戶可以聲明並完成任務或將任務返回給您。 如果咨詢任務,則用戶只能將任務返回給您。

  1. 如果更改與要保留的任務相關聯的表單,請按一下「保存」。 儲存選項位於每個標籤底部的動作列中。 否則,將在不更新表單的情況下發送任務。

    注意

    根據您正在執行的任務,某些表單無法使用「儲存」按鈕。

  2. 在任何標籤上,按一下以下任一按鈕:

    • 前進
    • 共用
    • 諮詢
    注意

    根據任務,您也可以從「待辦事項」清單中執行這些操作,而無需開啟任務。

  3. 在彈出式對話方塊視窗中,搜尋並選取要轉送、共用或查詢任務的使用者名稱。

返回任務

  1. 在任何頁簽上,按一下​Return。 該任務將返回到以前將任務轉發給您、或與您共用或咨詢任務的用戶的待辦清單。

離線任務

您可以離線處理任務,之後再從Adobe®Reader®或Adobe®Acrobat®專業版或Adobe®Acrobat®標準提交其表單。 提交表單時,您的電子郵件用戶端會以適當的伺服器電子郵件地址啟動。 然後,您可以將完成的表單透過電子郵件傳送至伺服器。

  1. 在任何頁簽上,按一下​離線
  2. 指定檔案名以在下保存表單,然後按一下​Save。 與任務關聯的表單將保存在本地,該任務將保留在「待辦事項」清單中,直到提交表單為止。

使用附件

您可以在本地添加、更新、刪除或保存任何附件。

新增附件

  1. 在​附件​頁簽中,按一下​瀏覽​以選擇要附加的檔案。

  2. 為參與此進程的其他用戶選擇附件的​權限​級別。 如果選擇​Read,則其他用戶可以將檔案保存到本地。 如果您選取其中一個編輯權限,其他使用者也可以上傳新檔案來取代您的附件。

    注意

    您也可以在附件旁新增註解。

  3. 按一下​Upload。 檔案已附加至表單。

檢視附件

  1. 在​附件​頁簽上,按一下要查看的附件的檔案名。

將附件儲存在本機

  1. 按一下附件以開啟。 將開啟的附件儲存在本機。

更新附件

  1. 按一下附件的​編輯。 按一下​Browse,選擇要用替換現有附件的檔案。

刪除附件

  1. 按一下附件的​刪除

保存您的工作而未完成任務

  1. 在任何標籤上,點選​儲存

    將出現「另存為草稿」對話框。 草稿的預設名稱是任務模板中的任務名稱。

    saveasdraftdialog

    注意

    您可以將工作區設定為定期自動將使用者輸入的資訊儲存為草稿。 如果啟用了自動保存,並且用戶正在處理草稿,則會定期保存草稿。 如果自動儲存,則會自動取用任務的預設名稱。

    有關詳細資訊,請參閱管理首選項中的定期保存草稿。

  2. 在「另存為草稿」對話方塊中,指定任務的唯一名稱,然後點選​OK

    saveasdraftdialog_name

    草稿會以指定的名稱儲存。 任務仍保留在「待辦事項」清單中,您在表單中所做的任何變更都會儲存在「草稿」資料夾中。 此外,在「待辦事項」清單中,可以使用草稿名稱搜索草稿,以繼續處理草稿。

    searchfortask

完成任務

任務的完成方式取決於任務本身和您在流程中的角色。 系統可能會要求您核准或拒絕請求、提供內容、檢閱及驗證資訊,或指出您已採取行動。

您可以以多種方式完成任務:

  • 使用任何標籤中可用的動作
  • 使用表單本身內建的動作
  • 從「待辦事項」清單中,不開啟任務
注意

如果在設計流程時,未在Workbench的Assign Task步驟中選取isMustOpenToComplete欄位,則此選項可供使用。

  • 如果您收到電子郵件通知,請透過電子郵件

完成任務時,視任務而定,可能會出現確認對話框,重申您的操作。 例如,您可能會看到一個對話方塊,提示您證明所提供資訊的有效性。

注意

如果您變更了工作,但尚未準備好完成,則可按一下「儲存」,將工作儲存為草稿,稍後返回。

完成任務

  1. 執行下列步驟之一:

    • 選擇任務,然後按一下相應按鈕,以執行清單底部流程中需要的下一步。
    • 如果表單沒有按鈕,且AEM Forms工作區中的「完成」按鈕可供使用,請按一下「完成」。
    • 如果表單有按鈕,且AEM Forms工作區中的「完成」按鈕無法使用,請按一下表單上的適當按鈕,以執行此程式所需的下一個步驟。

    如果表單沒有按鈕,且AEM Forms工作區中的「完成」按鈕無法使用,則會顯示訊息,指出無法提交表單。

  2. 如果出現「確認」對話框,請執行以下操作之一:

    • 如果您已完成任務並準備登錄,請按一下​確定
    • 如果要返回任務,並且未準備好註銷該任務,請按一下​取消
注意

在表單中使用「處理屬性」時,您可能會在HTML表單內看到「提交」按鈕。 以PDF格式呈現相同表單時,此按鈕不會顯示。 要完成任務,請按一下表單外部AEM Forms工作區底部可用的「提交」按鈕,而不是表單內的「提交」按鈕。

批量批准任務

您可以從「待辦事項」清單提交多個任務。 只能一起提交具有相同任務名稱和相同路由選項的同一進程的任務。

注意

如果在設計流程時未在Workbench的「指派任務」步驟中選取isMustOpenToComplete欄位,則此選項可用。

  1. 在「待辦事項」頁面的左窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 所有任務都顯示在中間窗格中。

  2. 選擇​啟用批量模式。 核取方塊會出現在清單中的任務前面。

    注意

    在設計流程時,此選項不適用於在Workbench的「指定任務」步驟中為其選取「isMustOpenToComplete」欄位的任務。 TO-DO清單中此類任務的複選框始終處於禁用狀態。

  3. 選擇要批准的任務。 可以選擇同一進程的多個任務,具有相同的任務名稱和相同的路由選項。 選擇一個任務進行審批後,將僅啟用具有相同進程、具有相同任務名稱和相同路由選項的任務。 其餘的都是禁用的。

    1_bulkapproval

  4. 按一下可用的提交選項。 將提交所選任務。

    bulkapproval

通過電子郵件參與任務

您可以透過電子郵件接收及完成工作。 透過電子郵件參與任務,不必定期檢查您的待辦事項清單中是否有新任務,或查看「追蹤」頁面中是否有任務狀態。

首先,設定您的AEM Forms工作區偏好設定以接收電子郵件通知。 AEM Forms工作區可傳送「待辦事項」清單或您所屬任何群組「待辦事項」清單中工作的電子郵件通知。 管理員會決定何時傳送電子郵件通知訊息,以及接收者。

電子郵件訊息可能包含連結,可在AEM Forms工作區中開啟工作、用於工作的表單附件,或透過電子郵件完成工作的動作。 如果電子郵件中包含表單,則如果表單中已構建了完成該任務的按鈕,則可以開啟該表單並完成該任務。 如果完成任務的動作包含在電子郵件訊息中,您可以按一下電子郵件中的動作,或以電子郵件內文第一行所輸入的動作回覆電子郵件,來完成工作。

注意

若要將工作區設定為使用適當的電子郵件範本,請參閱AEM Forms JEE管理員指南

當您透過電子郵件完成工作時,該工作會從AEM Forms工作區的「待辦事項」清單中移除。

注意

如果使用者未在瀏覽器中登入AEM Forms工作區,並開啟「待辦事項」工作的連結,直接「待辦事項」連結就無法開啟,並顯示例外狀況。 先登入AEM Forms工作區,再按一下電子郵件中的連結。

注意

您無法轉送電子郵件通知來指派任務給其他人。 您只能從AEM Forms工作區內將工作轉送給其他使用者。

接收電子郵件通知消息

  1. 按一下「首選項」。
  2. 在​通過電子郵件通知任務事件​清單中,選擇​
  3. 若要將表單和資料包含在電子郵件訊息中,請在​「在電子郵件中附加Forms」清單中,選取​Yes

通過移動設備參與任務

您可以使用AEM Forms工作區應用程式,參與行動裝置的工作。 安裝應用程式之前,請洽詢您的系統管理員,確定貴組織支援使用AEM Forms工作區應用程式。

關於截止時間和提醒

deadile​決定了必須按哪個日期和時間完成任務。 當截止期限過後,伺服器會將任務路由到進程中的下一個步驟(可以是其他用戶的待辦事項清單),然後在任務上顯示截止期表徵圖。 無論與流程相關聯的規則為何,都會顯示截止日期圖示。

提示​會通知您需要注意的任務。 提醒會在預定時間發生,然後定期發生,直到您完成相關任務。 收到提醒時,提醒表徵圖將顯示在任務上。

業務流程決定截止時間和提醒的行為和時間。 並非所有流程都有截止時間和提醒。 管理員指定是否發送電子郵件通知以提供截止日期和提醒。 您可以設定是否接收電子郵件通知的偏好設定。

使用組和共用隊列中的任務

指派給您的所有任務都會顯示在「待辦事項」清單(佇列)中。

您有權存取的任何群組和共用待辦事項清單也會顯示在待辦事項頁面的左側窗格中。 您可以從您有權存取的任何待辦事項清單中完成工作。

組待辦事項清單可能有多個成員。 管理員會根據貴組織的特定需求設定群組待辦事項清單。 「待辦組」清單提供了一種將工作分配給具有類似職責的幾個人的方法。

例如,您團隊的每個成員都會處理貸款申請表。 所有這些任務都會發送到組待辦清單,您的組的每個成員都有權訪問該清單。 您組的每個成員都可以從該待辦事項清單訪問任務。

當其他用戶與您共用其待辦事項清單,或明確與您共用任務時,將顯示共用待辦事項清單。 然後,您就可以在該使用者的「待辦事項」清單中檢視工作,並代表該使用者完成工作。 例如,如果您休假,則可以選擇與同事共用待辦事項清單,該同事在您不在時完成您的任務。

注意

您也可以指定離職設定,在您不在時將工作轉送給其他使用者。

要從組或共用待辦事項清單處理任務,請首先聲明任務。 然後,您成為任務的所有者,直到完成任務或將任務轉發給其他用戶為止。

共用隊列

您可以與其他用戶共用您的待辦事項清單,然後用戶可以查看待辦事項清單中的新任務,並為您執行這些任務。 如果在您共用待辦事項清單之前,待辦事項清單中存在任何任務,則其他用戶無法查看這些任務。 在您授予「待辦事項」清單的訪問權限後,用戶只能查看並聲明到達「待辦事項」清單的任務。

請記住,要讓用戶在共用隊列中查看任務,流程設計器必須在用戶服務的「任務訪問控制清單(ACL)」頁簽上啟用「為共用隊列添加ACL」選項。

注意

如果您打算離開辦公室,也可以指定離開辦公室設定,以在您離開時將任務轉發給其他用戶,而不是共用整個待辦事項清單。

共用您的佇列

  1. 在​首選項​頁簽的​隊列​頁簽中,按一下「+」表徵圖以顯示「用戶當前共用我的隊列」。

  2. 搜尋並選取使用者名稱。

  3. 按一下「共用」按鈕,將您的佇列與選取的使用者共用。

  4. 選擇用戶的名稱,然後按一下​共用

    注意

    通過按一下用戶所列行末尾的​X​表徵圖,可以從共用待辦事項清單中刪除用戶。

訪問其他隊列

您可以請求訪問其他用戶的待辦事項清單,以查看和聲明用戶待辦事項清單中的任何新任務。

當您請求訪問其他用戶的待辦事項清單時,用戶將收到其待辦事項清單中的任務,以批准或拒絕您的請求。 使用者完成工作後,您會在「待辦事項」清單中收到通知。

如果您被授予了對其他用戶的待辦事項清單的訪問權限,則在授予訪問權限之前,您無法查看用戶待辦事項清單中存在的任何任務。 您只能查看在您被授予對待辦事項清單的訪問權限後,到達用戶待辦事項清單的任務。

訪問其他隊列

  1. 在​首選項​頁簽中,開啟​隊列​頁簽。

  2. 按一下「+」,即「具有訪問權限的用戶隊列」。 在快顯對話方塊中搜尋使用者名稱。

  3. 選取使用者的名稱,然後按一下​Request

    注意

    您可以從「我有權訪問的用戶隊列」清單中選擇用戶名,然後在提及用戶名的行的末尾按一下​X,以刪除對另一個待辦事項清單的訪問權限。 當訪問待辦事項清單的請求仍處於掛起狀態時,您無法刪除對其他待辦事項清單的訪問。

設定外出首選項

如果您打算不在辦公室,您可以指定該期間分配給您的任務的結果。

您可以選擇指定開始日期和時間,以及結束日期和時間,以便讓離職設定生效。 如果您位於與伺服器不同的時區,則使用的時區為伺服器的時區。

您可以設定將所有任務發送到的預設人員。 您也可以為特定進程中的任務指定例外,這些任務將發送給不同的用戶,或保留在待辦事項清單中,直到您返回。 如果指定的人員也不在辦公室,則任務將轉給他們指定的用戶。 如果無法將任務分配給不在辦公室的用戶,則任務將保留在「待辦事項」清單中。

注意

當您不在辦公室時,先前在「待辦事項」清單中的任何任務都將保留在該位置,並且不會轉發給其他用戶。

設定外出首選項

  1. 按一下「首選項」,然後按一下「Out Office」。

  2. 要指定您何時離開辦公室,請執行以下步驟之一:

    • 要指定您現在不在辦公室,但不限時間,請在​I am currently​清單中,選擇​Out of the Office,但不添加日期範圍。
    • 要指定您不在辦公室的開始日期和時間,請按一下「+」不在辦公室的計畫。 使用日曆和時間清單指定開始日期和時間。 如果您未指定結束日期和時間,則自開始日期和時間起,在您更改首選項之前,系統將無限期地將您視為外出。
  3. 要指定預設如何處理任務,請從​外出時選擇以下選項之一:Out of Office任務的預設用戶​清單:

    • 選擇​不分配​以在返回之前將任務保留在待辦事項清單中。
    • 選擇「查找用戶」以搜索要將任務分配給的用戶。 選取使用者時,您也可以檢視其離職排程。
  4. 要將異常設定為預設值,請按一下+ for Process Exceptions,選擇要為其建立異常的進程,然後選擇其他用戶或從​被分配到​清單中選擇​不分配

    注意

    流程設計器可以指定某些流程中的任務始終保持為私有,而不轉發給其他用戶。 此設定會覆寫您所做的任何設定。

  5. 完成設定首選項後,按一下「保存」。 如果您的設定指出您目前不在辦公室,您的變更會立即生效。 否則,則會在指定的開始日期和時間生效。 如果您在離開辦公室時登錄,則在更改設定之前,不會在辦公室中考慮您。

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