Arbeiten mit Aufgabenlisten

Wenn Sie Ihre Aufgabenlisten anzeigen, sehen Sie möglicherweise Aufgaben aus einem Geschäftsprozess, die Ihnen oder Gruppen, denen Sie angehören, zugewiesen sind oder die freigegebene Aufgaben anderer Benutzer sind. Indem Sie beispielsweise eine Anforderung genehmigen bzw. ablehnen oder neue Informationen hinzufügen, können Sie die Aufgaben je nach Bedarf öffnen, bearbeiten oder abschließen. Nachdem Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, wird sie an die nächste Person im Geschäftsprozess gesendet,

Über Aufgabenlisten

AEM Forms Workspace verfügt über die folgenden drei Arten von Aufgabenlisten:

• Einzelne Listen, die Aufgaben enthalten, die Ihnen direkt zugewiesen sind.
• Gruppenlisten, die Aufgaben enthalten, die einer Gruppe zugewiesen sind. Ein beliebiges Gruppenmitglied kann die Aufgaben öffnen und erledigen. Um eine Aufgabe zu öffnen, muss ein Gruppenmitglied die Aufgabe zuerst anfordern.
• Freigegebene Listen, die Aufgaben enthalten, die einem Benutzer zugewiesen sind, der seine Aufgabenliste für Sie und möglicherweise für andere Benutzer freigegeben hat. Jeder Benutzer, der eine Liste teilt, kann freigegebene Aufgaben anfordern, öffnen und erledigen.

Sie können einige Aktionen ausführen, ohne die Aufgabe zu öffnen, indem Sie auf die Symbole klicken, die angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger über eine Aufgabe bewegen.

Typische Aufgaben

Welche Werkzeuge Ihnen beim Öffnen und Bearbeiten von Aufgaben zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Aufgabe ab. Für unterschiedliche Aufgaben müssen Sie unterschiedliche Aktionen durchführen. Aus diesem Grund steht Ihnen eine entsprechende Auswahl von Werkzeuge zur Verfügung. Die typischen Aufgaben, die Sie möglicherweise erhalten, werden nachfolgend beschrieben.

• Informationen bereitstellen: Sie erhalten eine Aufgabe, für die Sie ein Formular ausfüllen und senden müssen.

• Informationen überprüfen: Sie erhalten eine Aufgabe, bei der Sie die Informationen überprüfen und den Inhalt abzeichnen müssen.

• Mehrbenutzerüberprüfung: Sie erhalten eine Aufgabe gleichzeitig, wenn andere Benutzer die Aufgabe erhalten. Sie und die anderen Benutzer müssen Informationen eingeben, den Inhalt überprüfen oder beides. Für diese Art von Aufgabe können die folgenden Tools verfügbar sein:

  • Anzeigen der Aufgabenanweisungen
  • Anzeigen des Abschlussstatus aller Benutzer, denen die Aufgabe zugewiesen wurde
  • Anzeigen der Kommentare aller Benutzer, denen die Aufgabe zugewiesen wurde
  • Hinzufügen von Kommentaren zur Aufgabe selbst

Weitere Tools, die bei den oben genannten Aufgaben verfügbar sein können, sind unter anderem:

• Weiterleiten
• Link freigeben
• Besprechen
• Rückgabe
• Anmerkungen
• Anhänge

Aufgaben öffnen

Sie können Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste öffnen und sperren oder Aufgaben von einer Gruppenaufgabenliste bzw. einer freigegebenen Aufgabenliste anfordern und öffnen. Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, wird diese im Hauptbereich angezeigt. Die anderen Aufgaben werden in der Aufgabenliste neben der Aufgabenliste angezeigt.

Wenn eine Aufgabenzusammenfassungs-URL vorhanden ist, wird standardmäßig die Ansicht „Aufgabenzusammenfassung“ statt des Formulars, das einer Aufgabe zugeordnet ist, geöffnet. Selbst wenn ein Benutzer die Option "Formular im maximierten Modus öffnen"in "Aufgabe zuweisen"aktiviert, wird das Formular nicht im maximierten Modus geöffnet.

Öffnen und Sperren einer Aufgabe aus der Liste

Wenn Sie eine Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste öffnen und Ihre Liste freigegeben ist, können Sie die Aufgabe sperren, um zu verhindern, dass ein anderer Benutzer, der Zugriff auf Ihre Liste hat, an der Aufgabe arbeitet.

1. Wählen Sie auf der Seite "Aufgaben"im linken Bereich Ihre individuelle Aufgabenliste aus. Alle Ihre Aufgaben werden im mittleren Bereich angezeigt.

   HINWEIS

   Sie können die Aufgaben filtern, indem Sie den Prozesstyp innerhalb der Aufgabenliste auswählen. Sie können Ihre Aufgabenliste auswählen, um alle Aufgaben in der Aufgabenliste erneut anzuzeigen.

2. Sperren Sie ggf. Ihre Aufgabe. Um eine Aufgabe zu sperren, klicken Sie in der Aufgabe auf das Symbol Alle Optionen und wählen Sie Sperren aus. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Aufgabe, damit die Option verfügbar ist.

   HINWEIS

   Sie können eine Aufgabe auch auf jeder Registerkarte sperren oder entsperren, wenn die Aufgabe geöffnet ist.

   

   Menü "Alle Optionen"einer Aufgabe

3. Öffnen Sie die Aufgabe, indem Sie darauf klicken.

Öffnen und Anfordern einer Aufgabe aus einer freigegebenen oder Gruppenliste

Wenn Sie eine Aufgabe von einer Gruppenliste oder freigegebenen Liste anfordern, wird die Aufgabe aus der Gruppenliste bzw. freigegebenen Liste in Ihre persönliche Aufgabenliste verschoben. Andere Benutzer mit Zugriff auf die Liste können die Aufgabe nicht bearbeiten.

1. Wählen Sie auf der Aufgabenseite im linken Bereich eine Gruppenaufgabenliste bzw. eine freigegebene Aufgabenliste aus. Alle Aufgaben werden im mittleren Bereich angezeigt.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um eine Aufgabe aus einer Gruppenaufgabenliste bzw. einer freigegebenen Aufgabenliste anzufordern, ohne sie zu öffnen, klicken Sie auf Anfordern, indem Sie den Zeiger über der Aufgabe bewegen. Wenn die Aufgabe geöffnet ist, ist alternativ die Schaltfläche „Anfordern“ in der Aktionsleiste unter dem Aufgabenfenster verfügbar. Beim Anfordern wird eine Aufgabe von der Gruppenaufgabenliste oder freigegebenen Aufgabenliste in Ihre Liste verschoben.
   • Um eine Aufgabe aus einer Gruppenaufgabenliste oder freigegebenen Aufgabenliste anzufordern und zu öffnen, klicken Sie auf Anfordern und Öffnen.

Arbeiten mit Aufgaben

Nach dem Öffnen einer Aufgabe hängt es von der Aufgabe ab, welche Registerkarten im Hauptbereich angezeigt werden und welche Werkzeuge Ihnen zur Verfügung stehen. Die Registerkarten, die Sie sehen können, werden im Folgenden beschrieben:

• Aufgabenzusammenfassung: Wenn eine Aufgabe geöffnet wird, können Sie im Bereich "Aufgabenzusammenfassung"Informationen über die Aufgabe anzeigen, sofern vorhanden, mithilfe einer URL, die im Prozess im Schritt "Aufgabe zuweisen"angegeben ist. Mithilfe dieser Aufgabenzusammenfassung können zusätzliche und wichtige Informationen zu einer Aufgabe angezeigt werden, die für den Endbenutzer von AEM Forms Workspace nützlich sind. Diese Registerkarte ist nicht verfügbar, wenn die Aufgabenzusammenfassungs-URL nicht vorhanden ist.

• Details: Bietet einige Informationen über die aktuelle Aufgabe und den Prozess, zu dem sie gehört.

• Formular: Zeigt das Formular an, das der Aufgabe zugeordnet ist. Formulare können in vielen verschiedenen Dateiformaten wie PDF, HTML, Guide und SWF vorliegen. Das Formular kann wie ein normales druckbares oder webbasiertes Formular aussehen oder Sie durch eine Reihe von Bedienfeldern im Assistentenformat führen, um Informationen zu sammeln.

• Geschichte: Listet die Aufgaben auf, die Teil der Prozessinstanz sind, sowie das zugeordnete Formular, die Aufgabenzuweisungen und Anlagen für jede Aufgabe.

• Anhänge: Zeigt vorhandene Anlagen an, die mit der Aufgabe verknüpft sind, und fügt ggf. Anlagen hinzu.

• Hinweise: Zeigt die vorhandenen Notizen an, die mit der Aufgabe verknüpft sind, und fügt bei Bedarf Notizen hinzu.

Bei der Bearbeitung einer Aufgabe werden die Tools, die Ihnen angezeigt werden, sowie die Aktionen, die Sie ausführen können, nachfolgend beschrieben.

Weiterleiten, Freigeben oder Besprechen einer Aufgabe

Sie können eine Aufgabe zusammen mit Notizen oder Anlagen an einen anderen Benutzer weiterleiten, die Aufgabe freigeben oder sie mit einem anderen Benutzer besprechen. Wenn Sie Änderungen an den Formulardaten vornehmen, die einer Aufgabe zugeordnet sind, müssen Sie das Formular als Entwurf speichern, bevor Sie die Aufgabe weiterleiten, freigeben oder besprechen. Anderenfalls wird die Aufgabe ohne das aktualisierte Formular gesendet. Nachdem Sie eine Aufgabe weitergeleitet und freigegeben haben, kann der Benutzer, der die Aufgabe empfangen hat, diese entweder anfordern und abschließen oder sie wieder an Sie übergeben. Wenn Sie eine Aufgabe beraten, kann der Benutzer die Aufgabe nur an Sie zurückgeben.

1. Wenn Sie ein Formular ändern, das mit einer Aufgabe verknüpft ist, die Sie beibehalten möchten, klicken Sie auf Speichern. Die Option Speichern ist in der Aktionsleiste am unteren Rand jeder Registerkarte verfügbar. Anderenfalls wird die Aufgabe ohne das aktualisierte Formular gesendet.

   HINWEIS

   Abhängig von der Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, steht für einige Formulare die Schaltfläche Speichern nicht zur Verfügung.

2. Klicken Sie auf einer Registerkarte auf eine der folgenden Schaltflächen:

   • Weiterleiten
   • Link freigeben
   • Besprechen
   HINWEIS

   Abhängig von der Aufgabe können Sie diese Aktionen auch über die Aufgabenliste ausführen, ohne die Aufgabe zu öffnen.

3. Suchen Sie im Popup-Dialogfenster den Namen des Benutzers, an den die Aufgabe weitergeleitet, freigegeben oder besprochen werden soll, und wählen Sie ihn aus.

Aufgabe zurückgeben

1. Klicken Sie auf einer beliebigen Registerkarte auf Rückgabe. Die Aufgabe wird an die Aufgabenliste des Benutzers zurückgegeben, der die Aufgabe zuvor an Sie weitergeleitet oder für Sie freigegeben oder besprochen hat.

Aufgabe offline stellen

Sie können eine Aufgabe offline bearbeiten und ihr Formular später von Adobe® Reader® oder Adobe® Acrobat® Professional oder Adobe® Acrobat® Standard senden. Beim Senden des Formulars wird Ihr E-Mail-Client mit der entsprechenden Server-E-Mail-Adresse gestartet. Sie können das ausgefüllte Formular dann per E-Mail an den Server senden.

1. Klicken Sie auf einer beliebigen Registerkarte auf Offline.
2. Geben Sie einen Dateinamen an, unter dem das Formular gespeichert werden soll, und klicken Sie auf Speichern. Das mit der Aufgabe verknüpfte Formular wird lokal gespeichert und die Aufgabe bleibt in Ihrer Aufgabenliste, bis das Formular gesendet wird.

Arbeiten mit Anlagen

Sie können beliebige Anlagen lokal hinzufügen, aktualisieren, löschen oder speichern.

Anlage hinzufügen

1. Im Anhänge Registerkarte, klicken Sie Durchsuchen , um die anzuhängende Datei auszuwählen.

2. Wählen Sie die Berechtigungen -Ebene für die Anlage für andere Benutzer, die am Prozess teilnehmen. Wenn Sie Lesen, können andere Benutzer die Datei lokal speichern. Wenn Sie eine der Bearbeitungsberechtigungen auswählen, können auch andere Benutzer eine neue Datei hochladen, um Ihre Anlage zu ersetzen.

   HINWEIS

   Sie können neben Ihren Anlagen auch Kommentare hinzufügen.

3. Klicken Sie auf Hochladen. Die Datei wird an das Formular angehängt.

Anlage anzeigen

1. Im Anhänge klicken Sie auf den Dateinamen des Anhangs, der angezeigt werden soll.

Anlage lokal speichern

1. Klicken Sie auf eine Anlage, um sie zu öffnen. Speichern Sie die geöffnete Anlage lokal.

Anlagen aktualisieren

1. Klicks Bearbeiten für die Anlage. Wählen Sie die Datei aus, die die vorhandene Anlage ersetzen soll, indem Sie auf Durchsuchen.

Anlage löschen

1. Klicks Löschen für eine Anlage.

Speichern Sie Ihre Arbeit, ohne die Aufgabe abzuschließen

1. Klicken Sie auf einer beliebigen Registerkarte auf Speichern.

   Das Dialogfeld Als Entwurf speichern wird angezeigt. Der Standardname des Entwurfs ist der Aufgabenname aus der Aufgabenvorlage.

   

   HINWEIS

   Sie können Workspace so konfigurieren, dass Informationen, die von einem Benutzer als Entwurf eingegeben wurden, von Zeit zu Zeit automatisch gespeichert werden. Wenn die automatische Speicherung aktiviert ist und ein Benutzer an einem Entwurf arbeitet, wird der Entwurf in regelmäßigen Abständen gespeichert. Bei der automatischen Speicherung wird der Standardname der Aufgabe automatisch übernommen.

   Weitere Informationen finden Sie unter „Entwurf regelmäßig speichern“ unter Verwalten von Voreinstellungen.

2. Geben Sie im Dialogfeld „Als Entwurf speichern“ einen eindeutigen Namen für die Aufgabe ein und tippen Sie OK.

   

   Der Entwurf wird mit dem eingegebenen Namen gespeichert. Die Aufgabe bleibt in Ihrer Aufgabenliste und alle Änderungen, die Sie im Formular vorgenommen haben, werden im Ordner „Entwürfe“ gespeichert. In der Aufgabenliste können Sie mit dem Namen nach dem Entwurf suchen, um diesen weiterzubearbeiten.

   

Aufgaben abschließen

Die Erledigung einer Aufgabe hängt von der Aufgabe und Ihrer Rolle im Prozess ab. Sie werden möglicherweise aufgefordert, eine Anforderung zu genehmigen oder abzulehnen, Inhalte bereitzustellen, Informationen zu überprüfen und zu überprüfen oder anzugeben, dass Sie gehandelt haben.

Sie können eine Aufgabe auf verschiedene Weise abschließen:

• Verwenden der in einer der Registerkarten verfügbaren Aktionen
• Verwenden der im Formular selbst erstellten Aktionen
• In Ihrer Aufgabenliste, ohne die Aufgabe zu öffnen

• per E-Mail, wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten

Wenn Sie eine Aufgabe abschließen, wird je nach Aufgabe möglicherweise ein Dialogfeld zum Bestätigen der Aktion angezeigt. Beispielsweise kann ein Dialogfeld angezeigt werden, in dem Sie aufgefordert werden, die Gültigkeit der von Ihnen bereitgestellten Informationen zu bestätigen.

Aufgabe abschließen

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Wählen Sie die Aufgabe aus und klicken Sie unten in der Liste auf die entsprechende Schaltfläche für den nächsten im Prozess erforderlichen Schritt.
   • Wenn das Formular keine Schaltflächen aufweist und die Schaltfläche „Abschließen“ in AEM Forms Workspace zur Verfügung steht, klicken Sie auf Abschließen.
   • Wenn das Formular Schaltflächen enthält und die Schaltfläche „Abschließen“ in AEM Forms Workspace nicht zur Verfügung steht, klicken Sie im Formular auf die entsprechende Schaltfläche für den nächsten im Prozess erforderlichen Schritt.

   Wenn das Formular keine Schaltflächen enthält und die Schaltfläche „Abschließen“ in AEM Forms Workspace nicht zur Verfügung steht, wird eine Meldung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass das Formular nicht übermittelt werden kann.

2. Wenn ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Klicks OK wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben und bereit sind, sie abzuzeichnen.
   • Klicks Abbrechen , wenn Sie zur Aufgabe zurückkehren möchten und noch nicht bereit sind, sie abzuzeichnen.

Aufgaben der Massenvalidierung

Sie können mehrere Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste senden. Es können nur Aufgaben desselben Prozesses mit denselben Aufgabennamen und denselben Routenoptionen gesendet werden.

1. Wählen Sie auf der Seite "Aufgaben"im linken Bereich Ihre individuelle Aufgabenliste aus. Alle Ihre Aufgaben werden im mittleren Bereich angezeigt.

2. Auswählen Massenmodus aktivieren. Kontrollkästchen werden vor den Aufgaben in der Liste angezeigt.

   HINWEIS

   Diese Option ist nicht verfügbar für Aufgaben, für die beim Entwerfen eines Prozesses in Workbench das Feld „isMustOpenToComplete“ im Schritt „Aufgabe zuweisen“ ausgewählt wurde. Kontrollkästchen solcher Aufgaben in der Aufgabenliste sind immer deaktiviert.

3. Wählen Sie Aufgaben für die Massengenehmigung aus. Es können mehrere Aufgaben desselben Prozesses mit denselben Aufgabennamen und denselben Routenoptionen ausgewählt werden. Wenn Sie eine Aufgabe zur Genehmigung auswählen, bleiben nur Aufgaben desselben Prozesses mit denselben Aufgabennamen und denselben Routenoptionen aktiviert. Die anderen Aufgaben werden deaktiviert.

   

4. Klicken Sie auf die verfügbare Sendeoption. Die ausgewählten Aufgaben werden gesendet.

   

Teilnehmen an Aufgaben per E-Mail

Sie können Aufgaben per E-Mail empfangen und abschließen. Durch die Teilnahme an Aufgaben per E-Mail entfällt die Notwendigkeit, Ihre Aufgabenliste routinemäßig auf neue Aufgaben zu überprüfen oder die Tracking-Seite auf den Status einer Aufgabe zu überprüfen.

Zunächst müssen Sie Voreinstellungen für AEM Forms Workspace festlegen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten. AEM Forms Workspace kann E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste oder einer beliebigen Gruppen-Aufgabenliste, der Sie angehören, senden. Der Administrator legt fest, wann und an wen E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden.

Die E-Mail-Nachrichten können einen Link enthalten, der die Aufgabe im AEM Forms Workspace öffnet, einen Anhang des Formulars, das für die Aufgabe verwendet wird, oder Aktionen zum Abschließen der Aufgabe per E-Mail. Wenn ein Formular in der E-Mail-Nachricht enthalten ist, können Sie das Formular öffnen und die Aufgabe abschließen, wenn die Schaltflächen zum Abschließen der Aufgabe im Formular erstellt wurden. Wenn die E-Mail-Nachricht Aktionen zum Abschließen der Aufgabe enthält, können Sie die Aufgabe abschließen, indem Sie auf die Aktionen in der E-Mail klicken oder auf die E-Mail mit der in die erste Zeile des E-Mail-Textkörpers eingegebenen Aktion antworten.

Wenn Sie eine Aufgabe per E-Mail abschließen, wird die Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste in AEM Forms Workspace entfernt.

E-Mail-Benachrichtigungen empfangen

1. Klicks Voreinstellungen.
2. Im Benachrichtigung über Aufgabenereignisse per E-Mail Liste auswählen Ja.
3. Um das Formular und die Daten in die E-Mail-Nachricht einzuschließen, müssen Sie die Forms in E-Mail anhängen Liste auswählen Ja.

Teilnehmen an Aufgaben über Mobilgeräte

Sie können die AEM Forms Workspace-App verwenden, um von Ihrem Mobilgerät aus an Aufgaben teilzunehmen. Wenden Sie sich vor der Installation des Programms an Ihren Systemadministrator, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Verwendung der AEM Forms Workspace-App unterstützt.

Über Termine und Erinnerungen

A deadline bestimmt das Datum und die Uhrzeit, bis zu der Sie eine Aufgabe abschließen müssen. Wenn ein Termin verstreicht, leitet der Server die Aufgabe zum nächsten Schritt im Prozess weiter (dies kann die Aufgabenliste eines anderen Benutzers sein) und das Terminsymbol wird für die Aufgabe angezeigt. Das Terminsymbol wird unabhängig von den Regeln angezeigt, die dem Prozess zugeordnet sind.

A Erinnerung benachrichtigt Sie über eine Aufgabe, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Erinnerungen werden zu einem vordefinierten Zeitpunkt und anschließend in regelmäßigen Abständen angezeigt, bis die dazugehörige Aufgabe erledigt ist. Wenn Sie eine Erinnerung erhalten, wird das Erinnerungssymbol für die Aufgabe angezeigt.

Der Geschäftsprozess bestimmt das Verhalten und die Zeitvorgabe von Terminen und Erinnerungen. Nicht alle Prozesse weisen Termine und Erinnerungen auf. Der Administrator gibt an, ob E-Mail-Benachrichtigungen für Termine und Erinnerungen gesendet werden. Sie können Ihre Voreinstellungen so einstellen, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.

Arbeiten mit Aufgaben aus Gruppen- und freigegebenen Warteschlangen

Alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden in Ihrer Aufgabenliste (Warteschlange) angezeigt.

Alle freigegebenen und Gruppenaufgabenlisten, auf die Sie zugreifen können, werden auf der Seite „Aufgaben“ im linken Bereich angezeigt. Sie können Aufgaben aus jeder Aufgabenliste ausführen, auf die Sie Zugriff haben.

Einer Aufgabenliste können mehrere Mitglieder zugewiesen sein. Aufgabenlisten werden von einem Administrator basierend auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens eingerichtet. Gruppenaufgabenlisten bieten eine Möglichkeit, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, die ähnliche Aufgaben haben.

Angenommen, alle Mitglieder Ihres Teams bearbeiten Kreditantragsformulare. Alle diese Aufgaben werden an eine Aufgabenliste gesendet, auf die alle Mitglieder Ihrer Gruppe zugreifen können. Jedes Mitglied Ihrer Gruppe kann auf die Aufgaben aus dieser Aufgabenliste zugreifen.

Eine freigegebene Aufgabenliste wird angezeigt, wenn ein anderer Benutzer seine Aufgabenliste für Sie freigibt oder ausdrücklich eine Aufgabe für Sie freigibt. Sie können die Aufgaben in der Aufgabenliste dieses Benutzers anzeigen und sie in seinem Auftrag erledigen. Wenn Sie beispielsweise Urlaub nehmen, können Sie Ihre Aufgabenliste für einen Kollegen freigeben, der Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit erledigt.

Um eine Aufgabe aus einer Gruppenaufgabenliste oder einer freigegebenen Aufgabenliste zu bearbeiten, fordern Sie die Aufgabe zuerst an. Sie werden dann zum Eigentümer der Aufgabe, bis Sie sie abschließen oder an einen anderen Benutzer weiterleiten.

Warteschlangen freigeben

Sie können Ihre Aufgabenliste für andere Benutzer freigeben, die dann alle neuen Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste anzeigen und für Sie ausführen können. Aufgaben, die sich schon vor der Freigabe in Ihrer Aufgabenliste befunden haben, können von diesen Benutzern nicht angezeigt werden. Der Benutzer kann nur die Aufgaben anzeigen und anfordern, die in Ihre Aufgabenliste gelangen, nachdem Sie Zugriff auf Ihre Aufgabenliste gewährt haben.

Damit ein Benutzer eine Aufgabe in einer freigegebenen Warteschlange sehen kann, muss der Prozessentwickler die Option ACL für freigegebene Warteschlangen hinzufügen auf der Registerkarte "Task Access Control List (ACL)"des User Service aktivieren.

Warteschlange freigeben

1. Im Warteschlangen im Voreinstellungen klicken Sie auf das Symbol "+"für "Benutzer, die zurzeit meine Warteschlange freigeben".

2. Suchen Sie den Namen des Benutzers und wählen Sie ihn aus.

3. Klicks Freigeben Schaltfläche, um Ihre Warteschlange für den ausgewählten Benutzer freizugeben.

4. Wählen Sie den Namen des Benutzers aus und klicken Sie auf Freigeben.

   HINWEIS

   Sie können einen Benutzer von der Freigabe Ihrer Aufgabenliste entfernen, indem Sie auf X -Symbol am Ende der Zeile, in der der Benutzer aufgeführt ist.

Zugriff auf andere Warteschlangen

Sie können Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers anfordern, um alle neuen Aufgaben in der Aufgabenliste des Benutzers anzuzeigen und anzufordern.

Wenn Sie den Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers anfordern, empfängt dieser in seiner Aufgabenliste eine Aufgabe zum Genehmigen oder Ablehnen Ihrer Anforderung. Nachdem der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Aufgabenliste.

Wenn Ihnen der Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers gewährt wurde, können Sie keine Aufgaben anzeigen, die sich schon vor der Gewährung des Zugriffs in der Aufgabenliste des Benutzers befunden haben. Sie können nur die Aufgaben anzeigen, die in die Aufgabenliste des Benutzers gelangen, nachdem Ihnen Zugriff auf die Aufgabenliste gewährt wurde.

Zugriff auf eine andere Warteschlange

1. Öffnen Sie auf der Registerkarte Voreinstellungen die Registerkarte Warteschlangen.

2. Klicken Sie auf das „+“-Zeichen für „Benutzerwarteschlangen, auf die ich Zugriff habe“. Suchen Sie den Namen des Benutzers im Popup-Dialogfeld.

3. Wählen Sie den Namen des Benutzers aus und klicken Sie auf Anfrage.

   HINWEIS

   Sie können Ihren Zugriff auf eine andere Aufgabenliste entfernen, indem Sie den Benutzernamen aus der Liste "Benutzerwarteschlangen, auf die ich Zugriff habe"auswählen und auf X am Ende der Zeile, die den Namen des Benutzers enthält. Sie können Ihren Zugriff auf eine andere Aufgabenliste nicht entfernen, wenn die Anfrage zum Zugriff auf die Aufgabenliste noch aussteht.

Abwesenheitseinstellungen festlegen

Wenn Sie planen, abwesend zu sein, können Sie angeben, was mit Aufgaben passieren soll, die Ihnen für diesen Zeitraum zugewiesen wurden.

Sie haben die Möglichkeit, ein Anfangs- und Enddatum sowie eine Anfangs- und Enduhrzeit für die Gültigkeit der Abwesenheitseinstellungen anzugeben. Wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone als der Server befinden, wird die Zeitzone des Servers verwendet.

Sie können eine Person festlegen, an die Ihre Aufgaben standardmäßig gesendet werden. Zudem können Sie Ausnahmen für Aufgaben aus speziellen Prozessen festlegen, die an einen anderen Benutzer gesendet oder bis zu Ihrer Rückkehr in Ihrer Aufgabenliste bleiben sollen. Wenn die angegebene Person ebenfalls abwesend ist, werden die Aufgaben an den von dieser Person angegebenen Vertreter weitergeleitet. Wenn die Aufgabe keinem Benutzer zugewiesen werden kann, der nicht abwesend ist, bleibt die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste.

Abwesenheitseinstellungen festlegen

1. Klicks Voreinstellungen und klicken Abwesenheit.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um anzugeben, wann Sie nicht im Büro sind:

   • Um anzugeben, dass Sie für unbestimmte Zeit abwesend sein werden, wählen Sie in der Liste Ich bin zurzeit den Eintrag Nicht im Hause aus und geben keinen Datumsbereich an.
   • Um ein Startdatum und eine Startzeit für Ihre Abwesenheit anzugeben, klicken Sie auf "+"für Abwesenheitszeitplan. Verwenden Sie die Kalender- und Uhrzeitliste, um das Anfangsdatum und die Anfangsuhrzeit anzugeben. Wenn Sie kein Enddatum und keine Endzeit angeben, werden Sie vom Startdatum bis zur Änderung Ihrer Voreinstellungen auf unbestimmte Zeit als abwesend betrachtet.

3. Um festzulegen, wie Ihre Aufgaben standardmäßig verarbeitet werden sollen, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Abwesenheit: Standardbenutzer für Abwesenheitsaufgaben list:

   • Auswählen Nicht zuweisen , um Aufgaben bis zur Rückkehr in Ihrer Aufgabenliste zu behalten.
   • Auswählen Benutzer suchen , um nach einem Benutzer zu suchen, dem Ihre Aufgaben zugewiesen werden sollen. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, können Sie auch dessen Abwesenheitszeitplan anzeigen.

4. Um Ausnahmen auf den Standard festzulegen, klicken Sie auf + für Prozessausnahmen, wählen Sie den Prozess aus, für den eine Ausnahme erstellt werden soll, und wählen Sie dann einen anderen Benutzer aus oder wählen Sie Nicht zuweisen aus dem wird zugewiesen zu Liste.

   HINWEIS

   Der Prozessentwickler kann festlegen, dass Aufgaben aus bestimmten Prozessen immer privat sind und nicht an andere Benutzer weitergeleitet werden. Diese Einstellung setzt alle Einstellungen außer Kraft, die Sie vornehmen.

5. Wenn Sie die Voreinstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn die Einstellungen angeben, dass Sie zurzeit abwesend sind, treten die Änderungen sofort in Kraft. Anderenfalls treten sie am angegebenen Anfangsdatum zur festgelegten Uhrzeit in Kraft. Selbst wenn Sie sich während Ihrer Abwesenheit am System anmelden, gelten Sie erst wieder als anwesend, wenn Sie die Einstellungen ändern.

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