プロセスの開始

AEM Forms Workspace では、管理者またはプロセスデザイナーが設定するカテゴリ別にプロセスが編成されます。頻繁に使用するプロセスをすばやく見つけるために、お気に入りカテゴリに配置することもできます。

プロセスを開始するときには、AEM Forms ワークフローによって制御されるビジネスプロセスを開始するフォームへの入力が必要になる場合があります。フォームが Prepare Data Process を使用している場合は、新しいプロセスが開始されたときに、空白フォームに一部の情報をあらかじめ入力することができます。

例えば、新しいコンピューターモニターを購入する必要があるので、「購買注文」という名前のプロセスを開始するとします。このプロセスを開始すると、フォームが開き、注文する品目の詳細についての入力が求められます。フォームには、ユーザーの名前、従業員番号および管理者の名前が既に入力されています。要求を送信すると、ビジネスプロセスが開始されます。プロセス定義に基づいて、サーバーは要求をマネージャーに自動的にルーティングします。マネージャーの TODO リストにタスクが表示されて開始されます。マネージャーが要求を承認すると、Forms ワークフローは要求を購買部門にルーティングしてユーザーに電子メール通知を送信します。

開始するプロセスの選択

プロセスを選択して、それを開始したり、それについての詳細を表示したりすることができます。

開始するプロセスを選択するとき、そのプロセスに関連付けられているフォームへの入力が必要になる場合があります。そのフォームを送信することで、プロセスが開始されます。

Adobe PDF、HTML、および SWF ファイルを含め、様々なタイプのファイル形式のフォームがサポートされています。従来の印刷可能なフォームや Web ベースのフォームのようなフォーム、または一連のウィザード形式のパネルを通じてユーザーから情報を収集するフォームなどがあります。

フォームとプロセスで許可されている場合は、フォームをオフラインで保存し、入力してから送信してタスクを完了することもできます。フォームが送信されると、電子メールのエンドポイントが設定されている場合は、電子メールクライアントが適切なサーバーの電子メールアドレスで開始されます。その後、完成したフォームをサーバーに電子メールで送信できます。

プロセスを選択すると、「フォーム」タブと「詳細」タブが表示されます。プロセスでメモまたは添付ファイルの追加が許可されている場合は、「添付ファイル」タブと「メモ」タブも表示されます。プロセスのサマリー URL が設定されている場合は、「要約」タブも表示されます。「フォーム」タブには関連付けられているフォームが表示され、「詳細」タブには現在のタスクとそのタスクを含むプロセスに関する情報が表示されます。

ビジネスプロセスの開始

1. 開始プロセスページで、左側のリストからカテゴリを選択します。アクセス可能な、カテゴリ内のすべてのプロセスが右側に表示されます。

   メモ

   カテゴリペインが折りたたまれている場合は、AEM Forms Workspace の左上の領域にある「カテゴリを開く」をクリックしてペインを開きます。

2. タスクをクリックしてプロセスを選択します。プロセスに関連付けられているフォームが「フォーム」タブに開きます。

   プロセス内の各フォームには一意の URL が割り当てられます。この一意の URL を使用すると、特定のプロセスとフォームで HTML Workspace を直接起動できます。URL の形式は https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName> です。この <applicationname>%2F<processname> 文字列は常に URL エンコードされます。URL の例は http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess です。この例の ApplicationName%2FProcessName 文字列は URL エンコードされています。

3. フォームと共に表示される指示に従ってフォームに入力します。必要に応じて、「最大化」をクリックして、フォームの表示可能な領域を拡大します。

4. 「添付ファイル」タブが使用可能である場合は、必要に応じて添付ファイルを追加します。

5. 「メモ」タブが使用可能である場合は、必要に応じてメモを追加します。

6. 以下のいずれかの手順を実行します。

   • フォームに「送信」ボタンがある場合は、フォームの「送信」ボタンをクリックします。
   • フォームに「送信」ボタンがない場合は、フォームの下部にある「完了」をクリックします。

   Process Management はプロセスを開始して、フォームをプロセスの次のタスクを完了する必要のある該当者の TODO リストにルーティングします。

   送信前にフォームを閉じる必要がある場合、入力したデータが失われないようにするには、プロセスで許可されていれば、フォームをドラフトとして保存して後で完了しますフォームとプロセスで許可されている場合は、「オフライン」をクリックして、Adobe® Reader®、Adobe® Acrobat® Professional または Acrobat Standard から送信することもできます。

   メモ

   オフラインオプションは PDF フォームでのみ使用できます。

メモおよび添付ファイルの追加

プロセスで許可されている場合は、メモおよび添付ファイルをプロセスに追加できます。プロセスに参加している他のユーザーに、メモまたは添付ファイルを表示、更新、および削除する権限を付与することができます。

メモの追加

複数のメモを追加したり、書き込まれたメモを編集したり、それらを削除することができます。各メモにはタイトル、説明、およびそれに関連付けられたアクセス権限があります。メモに以下のいずれか 1 つのアクセス権限を設定できます。

• 読み取り専用（デフォルトの権限）
• 読み取り / 編集 / 削除
• 読み取り / 編集
• 読み取り / 削除
• アクセスなし

1. タスクを開いて「メモ」タブをクリックします（プロセスが許可している場合）。
2. 「タイトル」ボックスにメモのタイトルを入力し、「メモ」ボックスにメモの内容を入力します。
3. プロセスに参加している他のユーザーに許可する、メモに対する権限レベルを選択します​。
4. 「OK」をクリックします。メモを含むテキストファイルがフォームに添付されます。メモをクリックして、テキストを直接変更することによって、メモを更新できます。メモを削除するには、メモの横にある「削除」ボタン をクリックします。

添付ファイルの追加

添付ファイルに関するコメントを追加することもできます。添付ファイルに以下のいずれか 1 つのアクセス権限を設定できます。

• 読み取り専用（デフォルトの権限）
• 読み取り / 編集 / 削除
• 読み取り / 編集
• 読み取り / 削除
• アクセスなし

1. 「添付ファイル」タブをクリックして、「添付ファイル」を選択します。
2. 「参照」をクリックして、添付するファイルを選択します。
3. プロセスに参加している他のユーザーに許可する、添付ファイルに対する権限レベルを選択します​。****「読み取り」​を選択した場合、他のユーザーはファイルをローカルに保存できます。いずれかの編集権限を与えると、他のユーザーも新しいファイルをアップロードして添付ファイルを置き換えることができます。
4. 「OK」をクリックします。ファイルがフォームに添付されます。ファイルを削除するには、 添付ファイルの横にある「削除」ボタン をクリックします。

フォームのドラフトコピーの保存

後からフォームを完了して送信する必要がある場合は、現在の作業を失わないようにフォームのドラフトコピーを保存します。ドラフトコピーは、TODO ページのドラフトカテゴリに追加されます。

ドラフトフォームを再度開いて送信すると、ドラフトがドラフトカテゴリから削除されます。

また、Workspace を設定して、ユーザーがドラフトとして入力した情報を自動保存できます。詳しくは、「環境設定の管理」を参照してください。

ドラフトコピーの保存

1. 任意のタブの左下にある「保存」をクリックします。フォームが TODO ページのドラフトカテゴリに追加されます。フォームに行った変更がすべて保存されます。

ドラフトコピーを再度開く

1. TODO ページで、「ドラフト」キューを選択し、フォームのドラフトコピーをクリックします。

   フォームに一連のパネルが含まれている場合は、最後のセッションを終了したパネルに移動することが必要な場合があります。

お気に入りカテゴリへのプロセスの追加

お気に入りカテゴリにプロセスを追加できます。お気に入りを設定することによって、頻繁に開始するすべてのプロセスをすばやく見つけられるように、それらを単一のカテゴリにグループ化できます。

プロセスにお気に入りのマークを付けるには、そのカテゴリのタスクを選択し、白抜きの星をクリックします。星はゴールドに変わります。プロセスのお気に入りのマークをはずす場合は、ゴールドの星を再度クリックします。

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