通信管理工作流包括四个阶段:
下图显示了用于创建通信模板的典型工作流。
在此工作流中:
表单设计器使用AdobeForms Designer创建布局和片段布局并将其上传到CRX存储库。 布局包含典型的表单字段、布局功能(如页眉和页脚)以及用于放置内容的空“目标区域”。 之后,应用程序专家会映射这些目标区域所需的内容。 有关的更多信息 设计布局.
来自法律、财务或营销部门的主题专家,负责创建并上传各种通信模板中重复使用的内容(如文本条款免责声明、条款和条件)以及图像(如徽标)。
应用程序专家创建通信模板。 应用程序专家
作者预览信件并提交以进行后处理。 有关以下内容的更多信息 后处理.
您可以选择修改和重用Correspondence Management提供的模板,而不是从头创建布局模板。 可使用设计器快速修改模板的品牌以及数据和内容字段,以满足贵组织的需求。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参阅 参考书模板.
文档片段是通信的可重用部件\组件,您可以使用它来撰写信件\通信。
文档片段具有以下类型:
文本资源是由一个或多个文本段落组成的一段内容。 段落可以是静态的或动态的。 动态段落包含对数据元素的引用,其值在运行时提供。
列表是一系列文档片段,包括文本、列表(相同的列表不能“添加在其中)、条件和图像。 列表元素的顺序可以固定或可编辑。 创建信件时,您可以使用部分或全部列表元素来复制可重复使用的元素模式。
条件允许您根据提供的数据定义在创建通信时要包含的内容。 该条件用控制变量描述。 变量可以是数据字典元素或占位符。 添加条件时,您可以选择根据控制变量所具有的值包含资产。 条件具有基于表达式的单个输出。 根据当前条件变量,发现第一个表达式为true。 其值将成为条件的输出。
布局片段是可以在一或多个字母中使用的布局。 布局片段用于创建可重复的模式,尤其是动态表。 布局可包含典型表单字段,如“Address”和“Reference Number”。 它还包含表示目标区域的空子表单。 布局(XDP)在Designer中创建,然后是 已上传至Forms和文档.
可通过两种方式生成发送给客户的通信:用户驱动和系统驱动。
面向客户的员工(如理赔调节员或案例处理人员)可以创建定制的通信。 通过简单直观的填写信件界面,业务用户可以向通信添加可选文本,个性化可编辑内容,同时实时预览通信。 然后,他们可以将自定义通信提交到后端流程。
通信生成是自动的,由事件触发器驱动。 例如,通过将预定义模板与公民数据合并,生成提醒通知,该提醒通知发送给公民,提示她进行预缴税。 最终信件可以通过电子邮件发送、打印、传真或存档。
最终通信可以发送到后端进程进行后处理。 通信可以是:
下图概述了Letters解决方案的示例架构。
此取消通知文档是典型通信的一个示例:
书信元素 | 描述 | 形成方式 |
来自后端企业系统的数据 | 来自后端企业系统的数据。 数据将与通信模板动态合并。 | 此 根据数据字典创建的数据文件 |
数据 由一线员工输入 |
由一线员工提供的数据,该员工在发送信件之前自定义信件。 |
未受保护的DD元素 |
预批准 文本段落 |
预批准的文本内容。 法律、金融或行业专家,了解信件的商业背景,通常会创作文本内容。 页眉、页脚、免责声明和问候语等内容对于大多数字母来说都是通用的。 但是,“终止原因”等内容将特定于特定信件。 | 文本\列表\
|
数据 基于自定义逻辑? |
对于某些信件(如请求获得有关索赔的更多信息的信件),索赔理算师等用户可以添加自定义文本内容。 | 文档 条件类型的片段 |
已存储 来自中央存储库的图像 |
徽标和签名图像等图像。 公司徽标等图像会出现在大多数或全部信函中。 签名图像特定于信件以及代表其发送信件的人。 | 存储在AEM assets (DAM)中的图像
|
分析每封信,找出构成信件的各个部分。 应用程序专家分析生成的对应。
通信中的哪些部分是静态的,哪些部分是动态的。 从后端数据源或由最终用户填充的变量。
各种文本段落在通信中出现的顺序,如业务用户是否可以在通信创建期间更改段落。
通信是由系统生成的,还是需要最终用户编辑通信? 有多少交易由系统生成,有多少需要用户干预?
通信模板多久更改一次? 是每年、每季度更新,还是仅在特定法规发生更改时更新? 需要什么类型的更改? 更改是为了修复拼写错误、更改布局、添加更多字段、添加更多段落等。
在规划通信需求时,收集新通信模板的列表。 对于每个通信模板,您需要:
理赔员或案例处理员等业务用户修改信件内容或部分的条件。
方案是描述使用信件解决方案的用户体验、要求和好处的叙述。
方案还提供:项目所需的必要技能集和工具。
规划实施的最佳实践。 “高级实施概述。
内容重用 您有一个生成通信所需的新内容的综合列表。 页眉、页脚、免责声明和介绍等内容在许多字母中是通用的,可以在各种字母中重复使用。 所有此类通用内容都可由专家创建并批准一次,然后可重复用于许多信件。
构建数据字典 将存在许多字母通用的数据值,例如“客户Id”和“客户名称”。 您可以准备所有此类数据值的合并列表。 通常,在规划结构时,会咨询企业中间件团队的人员。 这是构建数据字典的基础。
从后端企业系统获取数据 您还将知道所需的所有数据值以及获取企业系统数据的位置。 然后,您可以构建实施以从企业系统中提取数据并馈送到Letters解决方案。
估计字母的复杂性 确定创建特定对应关系将有多复杂很重要。 此分析有助于确定创建信件模板所需的时间和技能组合。 这反过来将有助于估算实施Letters解决方案的资源和成本。
对应关系复杂度可以通过分析以下参数来确定:
布局复杂性 布局有多复杂? 取消通知等信件的版面非常简单。 而索赔范围确认等信件的布局复杂,包含多个表格和超过60个表单字段。 创建复杂布局需要较长时间,并且需要高级布局设计技能。
文本段落和条件的数量 借款合同可以长达10页,包含超过40条文本条款。 其中许多条款将取决于“贷款参数”。 根据确切的条款和条件,这些条款将包括在合同中或排除在合同之外。 创建此类信件需要周密规划和仔细定义复杂条件。
下表提供了一些可用于对信件进行分类的准则:
复杂性级别 |
布局复杂性(主观) |
文本段落数 |
条件文本或图像的数量 |
所需技能集 |
低复杂性 |
低. 布局中的表单字段很少(<15)。 通常一个页面. |
8 |
1 |
中型设计人员技能。 |
中等复杂性 |
中等复杂布局。 包括表等结构。 通常多页长。 |
16 |
2 |
中型设计人员技能。
能够使用用户界面创建复杂表达式。 |
高复杂性 |
布局复杂。 可以大于三页。 包含表和60多个表单字段。 |
40 |
8 |
专家设计人员技能。
能够使用用户界面创建复杂表达式。 |
创建通信时,首先需要满足以下条件:
选择 Forms > 字母.
选择 创建>书信. 通信管理显示可用的布局(XDP)。 这些布局来自Designer。 布局还包括Correspondence Management提供的现成信件模板。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参阅 参考书模板. 要添加您自己的布局,请在Designer中创建XDP(布局)文件,然后 将它们上传到AEM Forms.
通过点按和点按选择布局 下一个.
输入通信内容的属性并点按 保存:
系统显示消息:“书信创建成功。” (在警报消息中)点按 打开 以配置其中的数据模块和布局片段。 或点按 完成 以返回上一页。
下一个:点按时 打开,通信管理显示布局的表示形式,其中列出了布局(XDP)中的所有组件。 继续插入 数据模块和布局片段及其配置.
创建通信后,点按打开,通信管理显示布局的表示形式,以及布局(XDP)中列出的所有子表单/目标区域。 在每个目标区域中,您可以选择插入数据模块或布局片段(然后在布局片段中插入数据模块)。
您还可以选择点按“信件”页面中信件的“编辑”图标以在信件中插入数据模块和布局片段并进行配置。
点按 插入 对于每个子表单,选择要插入每个子表单中的数据模块或布局片段。
为每个子表单选择数据模块或布局片段选项,然后选择要插入的数据模块或布局片段。 布局片段允许您根据自身设计(最多四个级别)进一步将数据模块或布局片段插入其中。
如果插入布局片段,则布局片段的名称会显示在子表单中。 根据选定的片段,嵌套的子表单会显示在子表单中。
在布局中插入所选数据模块后,您可以点按配置模式,并在为每个模块点按编辑图标后设置以下内容:
要编辑模块,请点按其旁边的编辑图标。 编辑模块后,点按 保存.
在此页中,您还可以对子表单执行以下操作:
在此页面中,您还可以对子表单中的每个资产执行以下操作:
点按 下一个.
“数据”页面详细介绍了如何在模板中使用数据字段和变量。 数据可以链接到数据源,例如数据字典或用户输入。 每个字段定义数据字典映射数据的属性或用户输入字段显示的标题。
关联:
以下是关联中的一些主要字段:
多行:您可以指定字段或变量的数据输入是否为多行。 如果选择此选项,则字段或变量的输入框在数据编辑视图中显示为多行输入框。 在“创建通信”用户界面的“数据”和“内容”视图中,字段或变量也显示为多行。 多行输入字段类似于在TextModule中输入注释的字段。 多行选项仅适用于链接类型为“用户”或未受保护的数据字典元素的字段和变量。
可选:您可以指定字段或变量的值是否为可选值。 可选字段选项适用于链接类型为“用户”或未受保护数据字典元素的字段和变量。
字段/变量验证:要增强对字段或变量值的验证,可向字段或变量分配验证器。 此选项仅适用于链接类型为“用户”或无保护数据字典元素的字段和变量。
题注 和 工具提示:题注是CCR用户界面中字段之前显示的字段标签。 此选项适用于链接类型为“用户”或无保护数据字典元素的字段和变量。
以下是可用于字段的验证类型:
字符串验证器:使用字符串验证器指定在字段或变量中输入的字符串的最小和最大长度。 在创建字符串验证器时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的有效长度。 对于String验证器,您可以指定可输入值的最小和最大长度。 如果输入的值不是根据指定的最小值和最大值,则CCR用户界面中的相关字段将标记为红色。
数字验证器:使用数字验证器指定在字段或变量中输入的最小和最大数值。 在创建数字验证器时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的数值。
正则表达式验证器:使用正则表达式验证器定义用于验证字段或变量值的正则表达式。 此外,您还可以自定义错误消息。 在创建正则表达式验证器时,请确保指定有效的正则表达式。
字段和变量验证器仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段或变量。
指定链接后,点按 下一个. “通信管理”将显示“附件”屏幕。
选择 添加资产.
在选择资产屏幕中,点按要与字母一起附加的资产,然后点按 完成. 您需要先将资产上传到Assets。 建议您仅附加PDF和Microsoft Office文档,但也可以附加图像。 有关在DAM中上传资产的更多信息,请参阅 正在上传资产.
要锁定列表中的资产顺序,以便理赔人无法更改顺序,请点按 锁定顺序. 如果不选择此选项,索赔理算员可以更改列表项的顺序。
要更改资源的顺序,请拖放一个包含资源的重新排序图标的资源( )。
点按 编辑 如果您不希望作者删除附件,请将附件指定为“必需”。 如果希望在CCR界面中预先选择附件,请将附件指定为“已选定”。
选择 库访问权限 授予对库的访问权限。 如果启用了“库访问”,则理赔调整员可以在创建信件并插入附件时访问内容库。
选择 附件配置 并指定附件的最大数量。
点按 保存. 您的信件已创建并列在“信件”页面上。
在Correspondence Management中创建信件模板后,最终用户/代理/索赔理算师可以在CCR用户界面中打开信件,并通过输入数据、设置内容和管理附件来创建信件。 有关更多信息,请参阅 创建通信.
下表描述了哪些类型的链接可用于各种类型的字段。
表中的以下值
字面值 | 资产 | 数据字典 | 忽略 | 用户 | 字段 | 变量 | |
日期 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | 不适用 | 不适用 |
次 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | 不适用 | 不适用 |
datetime | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 | 不适用 | 不适用 |
整数 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 |
不适用 | 不适用 |
浮点数 | 是 | 否 | 是 | 是 | 是 |
不适用 | 不适用 |
富文本 | 是 | 仅限文本 | 是 | 是 | 是 | 不适用 | 不适用 |
普通 text | 是 | 仅限文本 | 是 | 是 | 是 | 不适用 | 不适用 |
图像 | 否 | 仅图像 | 否 | 是 | 否 | 不适用 | 不适用 |
签名 | 否 | 否 | 否 |
是 | 否 | 不适用 | 不适用 |
您可以使用现有的信件模板快速创建具有相似属性、内容和继承资产(如文档片段和数据字典)的信件模板。 要执行此操作,请复制并粘贴信件。