创建书信

通信管理工作流

通信管理工作流包含四个阶段:

  1. 模板创建
  2. 文档片段创建
  3. 信件创建
  4. 后处理

模板创建

下图显示了创建通信模板的典型工作流。

用于创建通信模板的工作流

在此工作流中:

  1. 表单设计人员使用AdobeForms Designer创建布局和片段布局,并将它们上传到CRX存储库。 布局包含典型的表单字段、页眉和页脚等布局功能,以及用于内容放置的空“目标区域”。 之后,应用程序专家将映射这些目标区域所需的内容。 有关设计布局的更多信息。

  2. 法律、财务或营销部门的主题专家创建并上传在各种通信模板中重复使用的文本条款免责声明、条款和条件以及徽标等图像等内容。

  3. 应用程序专家创建通信模板。 应用程序专家

    • 将文本子句和图像映射到布局模板中的目标区域
    • 为包含内容定义条件/规则
    • 将布局字段和变量绑定到基础数据模型
  4. 作者预览信件并提交该信件以进行后处理。 有关后处理的更多信息。

使用随通信管理提供的信件模板

您可以选择修改和重用通信管理提供的模板,而不是从头开始创建布局模板。 您可以使用设计工具快速修改模板的品牌策略以及数据和内容字段,以满足您组织的需求。 有关通信管理模板的更多信息,请参阅参考信件模板

文档片段创建

文档片段是通信的可重用部件\组件,您可以使用它撰写信件\通信。

文档片段的类型如下:

文本

文本资产是包含一个或多个文本段落的内容片段。 段落可以是静态的或动态的。 动态段落包含对数据元素的引用,数据元素的值在运行时提供。

列表

列表是一系列文档片段,包括文本、列表(不能“自行添加”同一列表)、条件和图像。 列表元素的顺序可以是固定的或可编辑的。 在创建信件时,您可以使用部分或全部列表元素来复制可重用的元素模式。

条件

条件允许您根据提供的数据定义在通信创建时包含的内容。 该条件用控制变量描述。 变量可以是数据字典元素或占位符。 添加条件时,您可以选择根据控制变量具有的值包含资产。 条件具有基于表达式的单个输出。 根据当前条件变量,第一个表达式为true。 其值将成为条件的输出。

布局片段

布局片段是可在一个或多个字母中使用的布局。 布局片段用于创建可重复的模式,特别是动态表。 布局可以包含典型的表单字段,如“地址”和“引用编号”。 它还包含表示目标区域的空子形式。 布局(XDP)在Designer中创建,然后将上传到Forms和Documents

创建信件

有两种方法可生成发送给客户的通信:用户驱动和系统驱动。

用户驱动

面向客户的员工(如理赔调整员或案例工作人员)可以创建自定义的通信。 使用简单直观的信件填写界面,企业用户可以在信件中添加可选文本,在实时预览信件的同时个性化可编辑内容。 然后,他们可以将自定义通信提交到后端流程。

用户驱动的自定义通信

系统驱动

由事件触发器驱动,可自动生成通信。 例如,将预定义模板与公民数据合并,生成向公民发送的提醒通知以提示她提前纳税。 最终信件可通过电子邮件发送、打印、传真或存档。

系统驱动通信

后处理

最终通信可以发送到后端进程进行后处理。 通信可以是:

  1. 已处理电子邮件、传真或批量打印,或者放在文件夹中进行打印或发送电子邮件。
  2. 已提交以供审查和批准。
  3. 通过应用数字签名、认证、加密或权限管理来保护。
  4. 已转换为可搜索的PDF文档,其中包含用于存档和审核目的的所有必需元数据。
  5. 包含在PDFPortfolio中,其中包含更多文档,如营销材料。 然后,PDFPortfolio可作为最终通信发送。

通信管理解决方案架构

下图概述了信件解决方案的示例架构。

信件解决方案架构

解构字母

本取消通知文档是典型通信的示例:

取消函样本

字母元素 描述 使用
来自后端企业系统的数据 来自后端企业系统的数据。 数据会与通信模板动态合并。
基于数据字典创建的数据文件
数据
由前线员工输入
可由在发送信件之前自定义信件的前线员工提供的数据。

不受保护的DD元素
可编辑的文本段落
变量/占位符

预批准
文本段落
预批准的文本内容。 法律、金融或业务领域的专家,如果了解信件的业务背景,通常会创作文本内容。 大多数信件都包含页眉、页脚、免责声明和问候等内容。 但是,诸如“终止理由”之类的内容将特定于特定信件。

Text\Lists\
条件\布局

数据
基于自定义逻辑?
对于某些信件(例如要求提供有关声明的更多信息的信件),诸如声明调整器之类的用户可以添加自定义文本内容。 文档
条件类型的片段
存储了
来自中央存储库的图像
图像,如徽标和签名图像。 大多数或所有信件中都会出现企业徽标等图像。 签名图像是信件和代表其发送信件的人的特有图像。

AEM资产(DAM)
中存储的图像

在构建信件之前分析该信件

分析每封信件,以找出构成该信件的各个部分。 应用程序专家将分析生成的对应。

  • 通信的哪些部分是静态的,哪些是动态的。 从后端数据源或由最终用户填充的变量。

  • 在通信中显示各种文本段落的顺序,如企业用户在通信创建期间是否可以更改段落。

  • 通信系统是由系统生成的,还是需要最终用户编辑通信? 系统生成了多少封信函,有多少信函需要用户干预?

  • 通信模板更改的频率是多久? 它是每年、每季度更新,还是仅在特定法规发生更改时才更新? 预期会发生哪种类型的更改? 是修复排版错误的更改、布局更改、添加更多字段、添加更多段落等。

  • 在规划通信要求时,组合新通信模板的列表。 对于每个通信模板,您需要:

    • 文本子句、图像和表
    • 来自后端系统的数据值
    • 通信的布局和片段布局
    • 内容在信件和规则中显示的顺序,用于包含和排除内容
  • 索赔调整者或案件工作人员等业务用户修改信件内容或部分的条件。

  • 方案是描述使用信件解决方案的用户体验、要求和好处的说明。

  • 方案还提供:项目所需的技能集和工具。

  • 规划实施的最佳实践。 “高级实施概述。

执行分析的好处

内容 重用您拥有生成通信所需新内容的综合列表。许多内容(如页眉、页脚、免责声明和简介)对于许多字母都是通用的,并且可以在不同的字母之间重复使用。 所有此类通用内容都可由专家创建并批准一次,然后在许多信件中重复使用。

构建数据 字典有许多字母通用的数据值,如“客户ID”和“客户名称”。您可以准备所有此类数据值的统一列表。 通常,在规划结构时会咨询企业中间件团队的人员。 这构成构建数据字典的基础。

从后端企业系统来源 获取数据您还将知道所需的所有数据值,以及从何处获取企业系统数据。然后,您可以架构实施,以从企业系统中提取数据并将数据馈送到信件解决方案。

估计信件的复 杂性确定创建特定通信的复杂程度非常重要。此分析有助于确定创建信件模板所需的时间和技能集。 这反过来有助于估计实施信件解决方案的资源和成本。

通信复杂性

通过分析以下参数,可以确定通信的复杂性:

布局 复杂性布局有多复杂?诸如取消通知之类的信件的布局很简单。 而诸如报销申请范围确认之类的信件具有复杂的布局,其中包含多个表和60多个表单字段。 创建复杂布局需要更多时间,并且需要高级布局设计技能集。

文本段落和条 件的数量贷款合同可以长10页,包含40多条文本条款。其中许多条款将取决于“贷款参数”。 根据具体条款和条件,条款将包括在合同中或从合同中排除。 创建此类信件需要对复杂条件进行彻底的规划和仔细的定义。

下表提供了一些可用于对信件进行分类的准则:

复杂性级别

布局复杂性(主观)

文本段落数

条件文本或图像的数量

所需技能集

低复杂性

低. 布局中很少有表单字段(<15)。

通常为一个页面

8

1

中等设计师的技能。

中度复杂性

中度复杂性布局。 包括表等结构。 通常超过一页。

16

2

中等设计师的技能。

使用用户界面创建复杂表达式的功能。

高复杂性

复杂的布局。 可以大于三页。 包含表和60多个表单字段。

40

8

专家设计师的技能。

使用用户界面创建复杂表达式的功能。

创建信件概述

  1. 选择用作信件基础的相应布局并创建信件。
  2. 向信件中添加数据模块或布局片段并对其进行配置。
  3. 选择预览通信。
  4. 编辑和设置字段、变量、内容和附件。

前提条件

您首先需要具备以下条件才能创建通信:

  • 兼容包。安装兼容包以查看​Forms​页面上的​字母​选项。
  • 字母XDP(layout)。
  • 构成信件部分的其他XDP(布局片段)。 在Designer中创建XDP\布局。
  • 相关的数据字典(可选)。
  • 要在通信中使用的数据模块
  • 试数据包含导入测试数据的XML文件。如果您使用数据字典,则需要测试数据。

创建信件模板

选择布局并输入字母属性

  1. 选择​Forms > 字母

  2. 选择​创建>信件。 通信管理显示可用布局(XDP)。 这些布局来自Designer。 布局还包括“通信管理”提供的开箱即用信件模板。 有关通信管理模板的更多信息,请参阅参考信件模板。 要添加您自己的布局,请在Designer中创建XDP(布局)文件,然后将它们上传到AEM Forms

    create-letter

  3. 点按布局并点按​Next​以选择布局。

    选择布局以创建信件

  4. 输入通信的属性,然后点按​保存:

    • 标题(可选): 输入信件的标题。标题不必是唯一的,并且可以包含特殊字符和非英语字符。
    • 名称: 信件的唯一名称。任何状态中的两个字母都不能以相同的名称存在。 在“名称”字段中,您只能输入英语字符、数字和连字符。 “名称”字段会根据“标题”字段自动填充。 在“标题”字段中输入的特殊字符、空格、数字和非英文字符将在“名称”字段中替换为连字符。 尽管标题字段中的值会自动复制到名称中,但您可以编辑该值。
    • 描述(可选): 描述供您参考的信件。
    • 数据字典(可选):数据字典可以与通信关联。您稍后在此通信中插入的资产应具有与在此处为通信选择的数据字典相同的数据字典,或者没有数据字典。
    • 标记(可选): 选择要应用于通信的标记。您还可以键入新/自定义标记名称,然后按Enter以创建该名称。
    • 后处理(可选): 选择要应用于信件模板的后处理。有现成的帖子流程以及您使用AEM创建的帖子流程,如电子邮件和打印。

    通信属性

  5. 系统会显示一条消息:"信件创建成功。" (在警报消息中)点按​打开​以配置其中的数据模块和布局片段。 或点按​Done​以返回上一页。

    警报消息:已成功创建信件

    下一步:点按打 ​时,通信管理会显示布局的表示形式,其中列出了布局(XDP)中的所有组件。继续插入数据模块和布局片段并配置它们

在信件中插入数据模块和布局片段并对其进行配置

创建通信后,您点按打开,通信管理会显示布局的表示形式,其中列出了布局(XDP)中的所有子表单/目标区域。 在每个目标区域中,您可以选择插入数据模块或布局片段(然后在布局片段中插入数据模块)。

注意

您还可以选择点按“信件”页面中信件的编辑图标,以在信件中插入数据模块和布局片段并对其进行配置。

  1. 点按每个子表单的​插入 ,然后选择数据模块或布局片段以插入每个子表单。

    插入数据模块和布局片段

  2. 为每个子表单的这些选项选择数据模块或布局片段,然后选择要插入的数据模块或布局片段。 布局片段允许您根据其设计(最多四个级别)进一步在其中插入数据模块或布局片段。

    nestedlf

  3. 如果插入布局片段,则布局片段的名称将显示在子表单中。 根据所选片段,嵌套子表单显示在子表单中。

  4. 在布局中插入所选数据模块后,您可以点按配置模式,并在点按每个模块的编辑图标后设置以下内容:

    1. 可编辑:选择此选项后,可在创建通信用户界面中编辑内容。仅当内容需要业务用户(如报销申请调整器)对其进行修改时,才将其标记为可编辑。
    2. 必需:选择此选项后,“创建通信”用户界面中将需要该内容。
    3. 已选:选择此选项后,默认情况下会在创建通信用户界面中选择内容。
    4. 缩进:增加或减少信件中模块/内容的缩进。缩进以级别(从0开始)指定。 每个级别缩进36点。 有关自定义表单的更多信息,请参阅Forms工作流中的​通信管理配置
    5. 分页时间之前:如果将“分页时间之前”设置为on,则此模块的内容将始终显示在新页面上。
    6. 后面的分页符:如果为特定模块将“分页后”设置为开启,则“下一个”模块的内容将始终显示在新页面上。

    插入的数据模块和布局片段

  5. 要编辑模块,请点按该模块旁边的编辑图标。 编辑模块后,点按​Save

    在本页中,您还可以对子表单执行以下操作:

    1. 允许自由文本:如果启用了“允许自由文本”,则用户可以在CCR视图的信件中添加内联文本。在CCR视图中,为启用了“允许自由文本”的目标区域启用了“T”操作,当用户点按它时,它会要求提供文本的名称和说明,然后点按“确定”时,会在编辑模式下打开该文本,用户可以在该模式下添加文本。 这就像其他的文本模块
    2. 锁定顺序:锁定信件中子表单的顺序。创建信件时,作者不允许对子表单/组件进行重新排序。

    在本页中,您还可以对子表单中的每个资产执行以下操作:

    1. 更改资产的顺序:拖放包含资产重新排序图标的资产(拖 放)。
    2. 删除资产:点按资产旁边的删除图标以将其删除。
    3. 预览资产:点按资产旁边的显示预览图标( 显示预览)。
  6. 点按​Next

  7. “数据”页详细介绍如何在模板中使用数据字段和变量。 数据可以链接到数据源,如数据字典或用户输入。 每个字段都定义属性,数据字典从中映射数据或为用户输入字段显示标题。

    链接:

    • 字段​元素可以链接到文字、数据字典元素、资产或用户指定的值。 您还可以通过将字段元素绑定到“忽略”选项来忽略该字段元素。
    • 变量​元素可以链接到文字、数据字典元素、字段、变量、资产或用户指定的值。

    以下是链接中的一些主要字段:

    • 多行:您可以指定字段或变量的数据条目是否为多行。如果选择此选项,则字段或变量的输入框将在“数据编辑视图”中显示为多行输入框。 在“创建通信”用户界面的“数据”和“内容”视图中,字段或变量还显示为多行。 多行输入字段与在TextModule中输入注释的字段类似。 多行选项仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的“数据字典元素”的字段和变量。

    • 可选:您可以指定字段或变量的值是否为可选值。可选字段选项适用于链接类型为“用户”或不受保护的“数据字典元素”的字段和变量。

    • 字段/变量验证:要增强字段或变量值的验证,可以为字段或变量分配验证器。此选项仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的“数据字典元素”的字段和变量。

    • ​章节和工 具提示:题注是显示在CCR用户界面中字段之前的字段的标签。此选项适用于链接类型为“用户”或不受保护的“数据字典元素”的字段和变量。

    以下是可用于字段的验证类型:

    • 字符串验证器:使用字符串验证器指定在字段或变量中输入的字符串的最小和最大长度。创建字符串验证器时,请确保指定有效的验证参数。 为最小值和最大值输入有效长度。 对于字符串验证器,可以指定可输入值的最小和最大长度。 如果输入的值不是根据指定的最小值和最大值,则CCR用户界面中的相关字段将以红色标记。

    • 数字验证器:使用数字验证器指定在字段或变量中输入的最小和最大数值。创建数字验证器时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的数值。

    • 正则表达式验证器:使用正则表达式验证器定义用于验证字段或变量值的正则表达式。此外,您还可以自定义错误消息。 创建正则表达式验证器时,请确保指定有效的正则表达式。

    注意

    字段和变量验证器仅对链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段或变量可用。

    联系

  8. 指定链接后,点按​Next。 通信管理会显示“附件”屏幕。

设置附件

  1. 选择​添加资产

  2. 在选择资产屏幕中,点按要与信件一起附加的资产,然后点按​完成。 您需要先将资产上传到资产。 建议您仅附加PDF和Microsoft Office文档,但也可以附加图像。 有关在DAM中上传资产的更多信息,请参阅上传资产

  3. 要锁定列表中资产的顺序,以便理赔人员无法更改顺序,请点按​锁定顺序。 如果不选择此选项,“索赔调整器”可以更改列表项的顺序。

  4. 要更改资产的顺序,请拖放一个包含资产重新排序图标的资产(dragndrop)。

  5. 点按附件前面的​编辑 ,如果不希望作者能够删除附件,则将附件指定为“必需”。 如果希望在CCR界面中预选附件,请将其指定为“已选”。

  6. 选择​库访问​以授予对库的访问权限。 如果启用了“库访问”,则“声明调整器”可以在创建信件和插入附件时访问内容库。

  7. 选择​附件配置​并指定最大附件数。

  8. 点按​保存。您的通信已创建并列在“信件”页面上。

在通信管理中创建信件模板后,最终用户/代理/声明调整器可以在CCR用户界面中打开信件,并通过输入数据、设置内容和管理附件来创建通信。 有关更多信息,请参阅创建通信

每个字段可用的链接类型

下表描述了可用于各种类型字段的链接类型。

表中的以下值

  • :最左侧列中的字段类型支持该映射类型
  • :最左侧列中的字段类型不支持该映射类型
  • 不适用:最左侧列中的字段类型不适用
字面值 资产 数据字典 忽略 用户 字段 变量
date 不适用 不适用
不适用 不适用
date 不适用 不适用
整数
不适用 不适用
浮点
不适用 不适用
富文本 仅限文本 不适用 不适用
纯文本 仅限文本 不适用 不适用
图像 仅限图像 不适用 不适用
签名
不适用 不适用

创建信件模板副本

您可以使用现有的信件模板快速创建具有相似属性、内容和继承资产(如文档片段和数据字典)的信件模板。 为此,请复制并粘贴信件。

  1. 在“字母”页中,选择一个或多个字母。 UI会显示复制图标。
  2. 点按复制。UI会显示粘贴图标。 您还可以选择在粘贴之前进入文件夹。 不同的文件夹可以包含具有相同名称的资产。 有关文件夹的更多信息,请参阅文件夹和组织资产
  3. 点按粘贴。 此时会出现“粘贴”对话框。 如果您在同一位置复制和粘贴信件,系统会自动为新的信件副本分配名称和标题,但您可以编辑信件的标题和名称。
  4. 如果需要,请编辑您要保存信件副本的标题和名称。
  5. 点按粘贴。 将创建信件副本。 现在,您可以在新创建的信件中进行所需的更改。

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