创建书信

通信管理工作流

“通信管理”工作流由四个阶段组成:

  1. 模板创建
  2. 文档片段创建
  3. 字母创建
  4. 后处理

模板创建

下图显示了创建对应模板的典型工作流。

用于创建对应模板的工作流

在此工作流中:

  1. 表单设计人员使用Adobe Forms Designer创建布局和片段布局,并将它们上传到CRX存储库。 布局包含典型的表单域、页眉和页脚等布局功能以及用于内容放置的空“目标区域”。 稍后,应用程序专家将映射这些目标区域所需的内容。 有关设计布局的详细信息

  2. 法律、财务或营销部门的主题专家创建并上传在各种通信模板中重复使用的文本条款免责声明、条款和条件以及徽标等图像等内容。

  3. 应用程序专家创建通信模板。 应用程序专家

    • 将文本子句和图像映射到布局模板中的目标区域
    • 定义包含内容的条件/规则
    • 将布局字段和变量绑定到基础数据模型
  4. 作者预览信件并提交以便进行后处理。 有关后处理的详细信息。

使用随通信管理提供的信函模板

您可以选择修改和重用Correspondence Management提供的模板,而不是从头开始创建布局模板。 您可以使用设计人员快速修改模板的品牌以及数据和内容字段,以满足您的组织的需求。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参阅参考信函模板

文档片段创建

文档片段是通信的可重用部分\组件,您可以使用它来编写字母\通信。

文档片段有以下类型:

文本

文本资源是由一个或多个文本段落组成的内容。 段落可以是静态的或动态的。 动态段落包含对数据元素的引用,其值在运行时提供。

列表

列表是一系列文档片段,包括文本、列表(同一列表不能“在自身添加”)、条件和图像。 列表元素的顺序可以是固定的或可编辑的。 在创建字母时,您可以使用部分或全部列表元素来复制元素的可重用模式。

条件

条件允许您根据提供的数据定义在通信创建时包含的内容。 该条件用控制变量描述。 变量可以是数据字典元素或占位符。 添加条件时,您可以根据控制变量的值选择包含资产。 条件具有基于表达式的单个输出。 根据当前条件变量,发现第一个表达式为true。 其值成为条件的输出。

布局片段

布局片段是可在一个或多个字母中使用的布局。 布局片段用于创建可重复的模式,特别是动态表。 布局可包含“地址”和“引用编号”等典型表单字段。 它还包含表示目标区域的空子表单。 布局(XDP)在Designer中创建,然后将上传到Forms和文档

创建字母

有两种方法可生成发送给您的客户的通信:用户驱动和系统驱动。

用户驱动

面向客户的员工,如索赔调整员或案例工作人员,可以创建定制的通信。 通过简单直观的信件填写界面,商业用户可以在信件中添加可选文本,在实时预览信件的同时个性化可编辑内容。 然后,他们可以将定制的通信提交到后端流程。

用户驱动的自定义通信

系统驱动

通过事件触发器自动生成通信。 例如,通过将预定义模板与公民数据合并而生成发送给公民的提醒通知,以提醒她提前报税。 最终的信件可以通过电子邮件发送、打印、传真或存档。

系统驱动的对应

后处理

最后的对应可以发送到后端处理以进行后处理。 通信可以是:

  1. 已处理电子邮件、传真或批量打印,或已放入文件夹进行打印或电子邮件。
  2. 已提交以供审核和批准。
  3. 通过应用数字签名、认证、加密或权限管理获得保护。
  4. 已转换为可搜索的PDF文档,其中包含用于存档和审核目的的所有必要元数据。
  5. 包含在PDFPortfolio中,其中包含更多文档,如营销材料。 然后,PDFPortfolio可以作为最终通信发送。

通信管理解决方案架构

下图概述了Letters Solution的示例架构。

信件解决方案架构

解构字母

此取消通知文档是典型通信的示例:

取消信样本

字母元素 描述 形成于
来自后端企业系统的数据 来自后端企业系统的数据。 数据与对应模板动态合并。 根据数据字典创建的
数据文件
数据
由前线员工输入
在发出信件之前自定义信件的前线员工可以提供的数据。

不受保护的DD元素
可编辑文本段落
变量/占位符

预先批准
文本段落
预先批准的文本内容。 法律、财务或业务领域的专家如果了解信件的业务背景,通常会创作文本内容。 大多数信件中都包含标题、页脚、免责声明和问候等内容。 但是,诸如“终止原因”等内容将特定于特定字母。

Text\Lists\
条件\布局

数据
基于自定义逻辑?
对于某些信函(如要求提供有关索赔的更多信息的信函),诸如索赔调整器之类的用户可以添加自定义文本内容。 文档
类型为Condition的片段
存储了来自中央存储库的
映像
图像,如徽标和签名图像。 企业徽标等图像将出现在多数或全部信件中。 签名图像特定于信件以及代表其发送信件的人。

存储在AEM资产(DAM)
中的图像

在构造字母前分析它

分析每封信,找出组成该信的各个部分。 应用程序专家分析生成的对应。

  • 哪些部分是静态的,哪些是动态的。 从后端数据源或最终用户填充的变量。

  • 在通信中出现各种文本段落的顺序,例如企业用户在通信创建期间是否可以更改段落。

  • 通信系统是由系统生成的,还是需要最终用户编辑通信? 系统生成了多少个通信,有多少通信需要用户干预?

  • 通信模板更改的频率是多少? 是否将每年、每季度或仅在特定立法发生变化时更新? 应该进行哪类更改? 是修复排版错误、布局更改、添加更多字段、添加更多段落等更改吗?

  • 在规划信件要求时,应组合新信件模板的列表。 对于每个通信模板,您需要:

    • 文本子句、图像和表
    • 来自后端系统的数据值
    • 对应的布局和片段布局
    • 内容在字母和规则中的显示顺序,用于包含和排除内容
  • 业务用户(如索赔调整者或案件工作人员)修改信函中内容或部分的条件。

  • 方案描述了使用信件解决方案的用户体验、要求和好处。

  • 方案还提供:项目所需的技能集和工具。

  • 规划实施的最佳实践。 “高级实施概述。

执行分析的好处

内容 重用您对生成通信所需的新内容拥有统一的列表。许多内容(如页眉、页脚、免责声明和引言)对许多字母都很常见,并且可以在不同的字母之间重复使用。 所有此类常见内容都可由专家创建和批准,然后在许多信件中重复使用。

构建数据 字典将有“客户ID”和“客户名称”等数据值,它们对许多字母是通用的。您可以为所有此类数据值准备一个整合列表。 通常,在规划结构时会咨询企业中间件团队的人员。 这构成了构建数据字典的基础。

从后端企业系统收 集数据您还将知道所需的所有数据值,以及从何处获取企业系统数据。然后,您可以设计实施架构,从企业系统中提取数据并提供给Letters解决方案。

估计字母的复 杂性确定创建特定通信的复杂性很重要。此分析有助于确定创建字母模板所需的时间和技能集。 这反过来将有助于估计执行信函解决方案的资源和费用。

对应复杂性

通过分析以下参数,可以确定对应的复杂度:

布局 复杂性布局有多复杂?诸如“取消通知”之类的字母的布局很简单。 而诸如“报销申请确认”之类的字母的布局很复杂,包含多个表格和60多个表单域。 创建复杂布局需要更多时间,并且需要高级布局设计技能集。

文本段落和条 件数贷款合同可长10页,包含40多条文本条款。其中许多条款将取决于“贷款参数”。 根据具体条款和条件,条款将包括在合同中或从合同中排除。 创建此类信函需要周密的规划和对复杂情况的仔细定义。

此表提供了一些可用于对字母进行分类的准则:

复杂性

布局复杂性(主观)

文本段落数

条件文本或图像数

所需的技能集

低复杂性

低. 布局的表单字段很少(<15)。

通常为一页

8

1

中等设计师技能。

中等复杂性

中等复杂性的布局。 包括表等结构。 通常长度超过一页。

16

2

中等设计师技能。

能够使用用户界面创建复杂表达式。

高复杂性

复杂的布局。 可以大于三页。 包含表和60多个表单域。

40

8

专业设计人员技能。

能够使用用户界面创建复杂表达式。

创建字母的概述

  1. 选择用作字母基础的适当布局并创建字母。
  2. 向字母中添加数据模块或布局片段并配置它们。
  3. 选择预览通信。
  4. 编辑和设置字段、变量、内容和附件。

前提条件

您首先需要具备以下条件才能创建通信:

  • 兼容性包。安装兼容性包以视图​Forms​页面上的​Letters​选项。
  • 字母XDP(layout)。
  • 构成字母部分的其他XDP(布局片段)。 XDPs\Layouts是在Designer中创建的。
  • 相关的数据字典(可选)。
  • 要在通信中使用的数据模块
  • 试数据中移植了测试数据的XML文件。如果您使用数据字典,则需要测试数据。

创建字母模板

选择布局并输入字母属性

  1. 选择​Forms > 字母

  2. 选择​创建>字母。 Correspondence Management会显示可用布局(XDP)。 这些布局来自Designer。 这些布局还包括Correspondence Management提供的开箱即用信件模板。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参阅参考信函模板。 要添加您自己的布局,请在Designer中创建XDP(布局)文件,然后将它们上传到AEM Forms

    create-letter

  3. 点按布局并选择它,然后点按​下一步

    选择布局以创建字母

  4. 输入“通信”的属性,然后点按​保存:

    • 标题(可选): 输入字母的标题。标题不需要唯一,可以有特殊字符和非英文字符。
    • 名称: 字母的唯一名称。任何状态中都不能存在两个同名字母。 在“名称”字段中,您只能输入英语字符、数字和连字符。 系统会根据标题字段自动填充名称字段。 在“标题”字段中输入的特殊字符、空格、数字和非英文字符将替换为“名称”字段中的连字符。 尽管“标题”字段中的值会自动复制到“名称”中,但您可以编辑该值。
    • 说明(可选): 描述供参考的字母。
    • 数据字典(可选):数据字典可以与对应关联。稍后在此通信中插入的资源应与在此处为通信选择的资源具有相同的数据字典,或者没有数据字典。
    • 标记(可选): 选择要应用于通信的标记。您还可以键入新的/自定义标记名称,然后按Enter键创建它。
    • 后期处理(可选): 选择要应用于信函模板的后期处理。有现成的帖子流程以及您使用AEM创建的帖子流程,如电子邮件和打印。

    对应属性

  5. 系统显示一条消息:"Letter created successfully." (在警报消息中)点按​打开​以配置其中的数据模块和布局片段。 或点按​完成​以返回上一页。

    警告消息:已成功创建

    下一步:当您点按“ 打开”时,Correspondence Management将显示布局的表示形式,其中列出了布局(XDP)中的所有组件。继续插入数据模块和布局片段并配置它们

在字母中插入数据模块和布局片段并配置它们

创建通信后,点按打开,Correspondence Management将显示布局的表示形式,并列出布局(XDP)中的所有子表单/目标区域。 在每个目标区域中,您可以选择插入数据模块或布局片段(然后是布局片段中的数据模块)。

注意

您还可以选择点按“字母”页面中字母的编辑图标,以在字母中插入数据模块和布局片段并对其进行配置。

  1. 点按每个子表单的​插入,然后选择数据模块或布局片段以插入每个子表单。

    插入数据模块和布局片段

  2. 为每个子表单的这些选项选择“数据模块”或“布局片段”,然后选择要插入的“数据模块”或“布局片段”。 布局片段允许您根据其设计(最多四个级别)进一步插入数据模块或布局片段。

    nestedlf

  3. 如果插入布局片段,则布局片段的名称将显示在子表单中。 根据所选片段,嵌套子表单显示在子表单中。

  4. 在布局中插入选定的数据模块后,您可以点按配置模式,并在每个模块点按编辑图标后设置以下设置:

    1. 可编辑:选择此选项后,可以在“创建对应”用户界面中编辑内容。仅当业务用户(如报销申请调整员)需要修改内容时,才将内容标记为可编辑。
    2. 必填:选择此选项后,“创建对应”用户界面中需要内容。
    3. 已选择:选择此选项后,默认情况下,在“创建对应”用户界面中选择内容。
    4. 缩进:增加或减少字母中模块/内容的缩进。缩进以色阶形式指定,从0开始。 每级缩进36点。 有关自定义表单的详细信息,请参阅Forms工作流中的​Correspondence Management Configurations
    5. 分页前:如果将“分页前”设置为on,则此模块的内容将始终显示在新页面上。
    6. 分页符后:如果将特定模块的“分页后”设置为打开,则NEXT模块的内容将始终显示在新页面上。

    插入的数据模块和布局片段

  5. 要编辑模块,请点按该模块旁边的编辑图标。 编辑模块后,点按​保存

    在此页中,您还可以对子表单执行以下操作:

    1. 允许自由文本:如果启用了“允许自由文本”,则用户可以在CCR视图的字母中添加内联文本。在CCR视图中,对启用了“允许自由文本”的目标区域启用“T”操作,当用户点击该区域时,会要求提供文本的名称和说明,然后点击“确定”时,会在编辑模式下打开该文本,用户可在其中添加文本。 这就像其他的文本模块
    2. 锁定顺序:锁定子表单在字母中的顺序。在创建字母时,不允许作者对子表单/组件重新排序。

    在此页中,您还可以对子表单中的每个资产执行以下操作:

    1. 更改资产的顺序:拖放包含资产重新排序图标的资产( dragndrop)。
    2. 删除资产:点按资产旁边的删除图标以将其删除。
    3. 预览资产:点按资产旁边的“显示预览 ”图标(“显示预览”)。
  6. 点按​下一步

  7. “数据”页详细说明了如何在模板中使用数据字段和变量。 数据可以链接到数据源,如数据字典或用户输入。 每个字段定义属性,数据字典从中映射数据或为用户输入字段显示哪些标题。

    链接:

    • field​元素可链接到文本、数据字典元素、资产或用户指定值。 也可以通过将字段元素绑定到“忽略”选项来忽略该元素。
    • 变量​元素可以链接到文本、数据字典元素、字段、变量、资产或用户指定的值。

    以下是链接中的一些主要字段:

    • 多行:您可以指定字段或变量的数据条目是否为多行。如果选择此选项,则字段或变量的输入框将在“数据编辑”视图中显示为多行输入框。 该字段或变量还在“创建对应”用户界面的“数据”和“内容”视图中显示为多行。 多行输入字段与在TextModule中输入注释的字段类似。 多行选项仅适用于链接类型为“用户”或“不受保护数据字典元素”的字段和变量。

    • 可选:您可以指定字段或变量的值是否为可选。可选字段选项可用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段和变量。

    • 字段/变量验证:要增强对字段或变量值的验证,可以为字段或变量分配验证程序。此选项仅对链接类型为“用户”或不受保护数据字典元素的字段和变量可用。

    • ​标题和 工具提示:“Caption”是在CCR用户界面中字段前面显示的字段的标签。此选项适用于链接类型为“用户”或“不受保护数据字典元素”的字段和变量。

    以下是可用于字段的验证类型:

    • 字符串验证程序:使用字符串验证器指定在字段或变量中输入的字符串的最小和最大长度。创建字符串验证程序时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的有效长度。 对于字符串验证程序,您可以指定可输入的值的最小和最大长度。 如果输入的值不是根据指定的最小值和最大值,则CCR用户界面中的相关字段将以红色标记。

    • Number Validator:使用Number Validator指定在字段或变量中输入的最小和最大数值。创建Number Validator时,请确保指定有效的验证参数。 为最小值和最大值输入数值。

    • 常规表达式验证程序:使用常规表达式验证器定义用于验证字段或变量值的常规表达式。此外,您还可以自定义错误消息。 创建常规表达式验证程序时,请确保指定有效的常规表达式。

    注意

    字段和变量验证程序仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段或变量。

    联系

  8. 指定链接后,点按​下一步。 “对应管理”显示“附件”屏幕。

设置附件

  1. 选择​添加资产

  2. 在选择资产屏幕中,点按要附加的资产并点按​完成。 您需要先将资产上传到资产。 建议仅附加PDF和Microsoft Office文档,但也可以附加图像。 有关在DAM中上传资产的详细信息,请参阅上传资产

  3. 要锁定列表中资产的顺序,以便理赔员无法更改顺序,请点按​锁定顺序。 如果您不选择此选项,“报销申请调整器”可以更改列表物料的顺序。

  4. 要更改资产的顺序,请拖放包含资产重新排序图标的资产(dragndrop)。

  5. 点按附件前的​编辑,如果不希望作者能够删除附件,则将附件指定为“必填”。 如果希望在CCR界面中预先选择附件,请将其指定为“Selected(已选择)”。

  6. 选择​库访问​以授予对库的访问权限。 如果启用了“库访问”,则理赔人员可以在创建信函和插入附件时访问内容库。

  7. 选择​附件配置​并指定最大附件数。

  8. 点按​保存。您的通信将创建并列在“信件”页面。

在Corresponce Management中创建信件模板后,最终用户/代理/索赔调整器可以在CCR用户界面中打开信件,并通过输入数据、设置内容和管理附件创建信件。 有关详细信息,请参阅创建通信

每个字段可用的链接类型

下表说明了可用于各种类型字段的链接类型。

表中的以下值

  • :最左列中的字段类型支持该类型的映射
  • :最左列中的字段类型不支持该映射类型
  • N/A:最左列中的字段类型不适用
字面值 资产 数据字典 忽略 用户 字段 变量
date 不适用 不适用
不适用 不适用
date 不适用 不适用
整数
不适用 不适用

不适用 不适用
richtext 仅文本 不适用 不适用
文本 仅文本 不适用 不适用
图像 仅图像 不适用 不适用
签名
不适用 不适用

创建字母模板的副本

您可以使用现有的字母模板快速创建具有类似属性、内容和继承资产(如文档片段和数据字典)的字母模板。 要执行此操作,请复制并粘贴字母。

  1. 在“字母”页面中,选择一个或多个字母。 UI会显示复制图标。
  2. 点按复制。UI会显示粘贴图标。 您还可以在粘贴之前选择进入文件夹。 不同的文件夹可以包含名称相同的资产。 有关文件夹的详细信息,请参阅文件夹和组织资产
  3. 点按粘贴。 此时将显示“粘贴”对话框。 如果您在同一位置复制并粘贴字母,系统将自动为新的字母副本分配名称和标题,但您可以编辑字母的标题和名称。
  4. 如果需要,请编辑标题和名称,您要用其保存信函副本。
  5. 点按粘贴。 将创建该字母的副本。 现在,您可以在新创建的信函中进行所需的更改。

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