O fluxo de trabalho do Gerenciamento de correspondência consiste em quatro fases:
O gráfico a seguir mostra um fluxo de trabalho típico para criar um modelo de correspondência.
Neste fluxo de trabalho:
Os designers de formulário criam layouts e layouts de fragmento usando o Adobe Forms Designer e os fazem upload para um repositório CRX. Os layouts contêm campos de formulário típicos, recursos de layout como cabeçalho e rodapé e "áreas de destino" vazias para a colocação de conteúdo. Posteriormente, os especialistas em aplicativos mapeiam o conteúdo necessário para essas áreas de destino. Mais informações sobre design de layout.
Especialistas no assunto dos departamentos jurídico, financeiro ou de marketing criam e fazem upload de conteúdo, como cláusulas de texto, isenções de responsabilidade, termos e condições e imagens, como logotipos, que são reutilizados em vários modelos de correspondência.
Especialistas em aplicativos criam modelos de correspondência. O especialista em aplicativos
O autor pré-visualiza a carta e a envia para pós-processamento. Mais informações sobre pós-processamento.
Em vez de criar um modelo de layout do zero, você pode optar por modificar e reutilizar os modelos fornecidos pelo Gerenciamento de correspondência. Você pode usar o designer para modificar rapidamente a identidade visual e os campos de dados e conteúdo dos modelos para atender às necessidades da sua organização. Para obter mais informações sobre modelos do Gerenciamento de correspondência, consulte Modelos de carta de referência.
Os fragmentos de documento são partes reutilizáveis\componentes de uma correspondência usando o que você pode compor letras\correspondência.
Os fragmentos de documento são dos seguintes tipos:
Um ativo de texto é um conteúdo que consiste em um ou mais parágrafos de texto. Um parágrafo pode ser estático ou dinâmico. Um parágrafo dinâmico contém referências a elementos de dados, cujos valores são fornecidos em tempo de execução.
Lista é uma série de fragmentos de documento, incluindo texto, listas (a mesma lista não pode ser "adicionada sozinha"), condições e imagens. A ordem dos elementos da lista pode ser fixa ou editável. Ao criar uma correspondência, você pode usar alguns ou todos os elementos da lista para replicar um padrão reutilizável de elementos.
As condições permitem definir qual conteúdo é incluído no momento da criação da correspondência, com base nos dados fornecidos. A condição é descrita em termos de variáveis de controle. As variáveis podem ser um elemento do dicionário de dados ou um espaço reservado. Ao adicionar uma condição, você pode optar por incluir um ativo com base no valor que a variável de controle tem. As condições têm uma única saída com base em uma expressão. A primeira expressão é verdadeira, com base na variável de condição atual. Seu valor se torna a saída da condição.
Um fragmento de layout é um layout que pode ser usado com uma ou mais letras. Um fragmento de layout é usado para criar padrões repetíveis, especialmente tabelas dinâmicas. O layout pode conter campos de formulário típicos, como "Endereço" e "Número de referência". Também contém subformulários vazios que indicam áreas de destino. Os layouts (XDPs) são criados no Designer e depois são carregado para Forms e Documentos.
Há duas maneiras de gerar a correspondência enviada para seus clientes: orientada pelo usuário e pelo sistema.
Funcionários voltados para o cliente, como ajustadores de solicitações ou trabalhadores de processos, podem criar correspondência personalizada. Usando uma interface simples e intuitiva de preenchimento de cartas, os usuários empresariais podem adicionar texto opcional à correspondência e personalizar o conteúdo editável, além de visualizar a correspondência em tempo real. Eles podem enviar a correspondência personalizada para um processo de back-end.
A geração de correspondência é automatizada, orientada por acionadores de eventos. Por exemplo, um aviso de lembrete enviado a um cidadão solicitando o arquivamento antecipado de impostos é gerado ao mesclar o modelo predefinido com os dados do cidadão. A carta final pode ser enviada por e-mail, impressa, enviada por fax ou arquivada.
A correspondência final pode ser enviada a um processo de back-end para pós-processamento. A correspondência pode ser:
O gráfico a seguir fornece uma visão geral de uma arquitetura de exemplo da Solução de cartas.
Este documento de Aviso de cancelamento é um exemplo de uma correspondência típica:
Elementos de carta | Descrição | Formado com |
Dados de sistemas corporativos back-end | Dados originados de sistemas back-end corporativos. Os dados são mesclados dinamicamente com o modelo de correspondência. | A variável Arquivo de dados criado com base em um dicionário de dados |
Dados Cadastrado pelo funcionário da linha de frente |
Dados que podem ser fornecidos por um funcionário da linha de frente que está personalizando a carta antes de enviá-la. |
Elementos de DD desprotegidos |
Pré-Aprovado Parágrafos de texto |
Conteúdo de texto pré-aprovado. Especialistas em assuntos jurídicos, financeiros ou em uma linha de negócios que entendem o contexto comercial da carta, normalmente são autores do conteúdo do texto. Conteúdos como cabeçalho, rodapé, isenções de responsabilidade e saudação seriam comuns à maioria das cartas. No entanto, um conteúdo como "motivo para rescisão" seria específico à carta em questão. | Texto\Listas\
|
Dados Com base na lógica personalizada? |
Para algumas cartas, como uma carta para solicitar mais informações sobre uma reclamação, os usuários como o Ajustador de reclamações podem adicionar conteúdo de texto personalizado. | Documento Fragmento do tipo Condição |
Armazenado Imagens do repositório central |
Imagens, como logotipos e imagens de assinatura. Imagens como logotipos corporativos apareceriam na maioria ou em toda a correspondência. As imagens de assinatura são específicas da carta e da pessoa em nome da qual a carta é enviada. | Imagens armazenadas em ativos AEM (DAM)
|
Analise cada letra para descobrir as várias partes que compõem a letra. O especialista em aplicativos analisa as correspondências geradas.
Quais partes da correspondência são estáticas e quais são dinâmicas. As variáveis que são preenchidas de fontes de dados de back-end ou por usuários finais.
A ordem em que os vários parágrafos de texto aparecem na correspondência, como se um usuário comercial pode alterar parágrafos durante a criação de correspondência.
A correspondência é gerada pelo sistema ou requer que um usuário final edite a correspondência? Quantas correspondências são geradas pelo sistema e quantas exigem intervenção do usuário?
Com que frequência o modelo de correspondência é alterado? Ele será atualizado anualmente, trimestralmente ou somente quando uma determinada legislação for alterada? Que tipo de alterações são esperadas? É uma alteração para corrigir erros tipográficos, uma alteração de layout, adicionar mais campos, adicionar parágrafos e assim por diante.
Ao planejar suas necessidades de correspondência, monte a lista de novos modelos de correspondência. Para cada modelo de correspondência, você exige:
As condições sob as quais os usuários empresariais, como ajustadores de sinistros ou trabalhadores de processos, modificam o conteúdo ou partes na carta.
Os cenários são narrativas que descrevem a experiência do usuário, os requisitos e os benefícios de usar a solução Letters.
Os cenários também fornecem:Os conjuntos de habilidades e as ferramentas necessárias para o projeto.
Práticas recomendadas para planejar sua implementação do. "Visão geral da implementação de alto nível.
Reutilização de conteúdo Você tem uma lista consolidada do novo conteúdo necessário para gerar correspondência. A maior parte do conteúdo, como cabeçalhos, rodapés, avisos e introduções, é comum a muitas cartas e pode ser reutilizada em várias cartas. Todo esse conteúdo comum pode ser criado e aprovado por especialistas uma vez e depois reutilizado em muitas correspondências.
Criação do dicionário de dados Haverá valores de dados como "ID do cliente" e "Nome do cliente" que são comuns a muitas correspondências. Você pode preparar uma lista consolidada de todos esses valores de dados. Normalmente, alguém da equipe de middleware da empresa é consultado ao planejar a estrutura. Isso forma a base para a criação do dicionário de dados.
Fornecimento de dados de sistemas back-end corporativos Você também conhecerá todos os valores de dados necessários e de onde os dados do sistema empresarial são obtidos. Você pode arquitetar a implementação para extrair os dados do sistema corporativo e alimentar a solução Letters.
Estimativa da complexidade das cartas É importante determinar a complexidade de criar uma correspondência específica. Essa análise ajuda a determinar a quantidade de tempo e os conjuntos de habilidades necessários para criar os modelos de correspondência. Isso, por sua vez, ajudará na estimativa dos recursos e custos de implementação da solução Letters.
A complexidade da correspondência pode ser determinada analisando os seguintes parâmetros:
Complexidade de layout Qual é a complexidade do layout? Cartas como Aviso de cancelamento têm layouts simples. Já as cartas como Confirmação de cobertura de reivindicações têm um layout complexo com várias tabelas e mais de 60 campos de formulário. A criação de layouts complexos leva mais tempo e requer conjuntos avançados de habilidades de design de layout.
Número de parágrafos e condições de texto Um contrato de empréstimo pode ter 10 páginas e conter mais de 40 cláusulas de texto. Muitas destas cláusulas dependeriam de "parâmetros de empréstimo. Com base nos termos e condições exatos, as cláusulas seriam incluídas ou excluídas do contrato. A criação dessas cartas requer um planejamento minucioso e uma definição cuidadosa das condições complexas.
Esta tabela fornece algumas diretrizes que você pode usar para classificar suas correspondências:
Nível de complexidade |
Complexidade de layout (subjetiva) |
Número de parágrafos de texto |
Número de textos ou imagens condicionais |
Conjunto de habilidades obrigatório |
Baixa complexidade |
Baixa. O layout tem poucos campos de formulário (<15). Normalmente, uma página. |
8 |
1 |
Habilidades de designer médias. |
Complexidade média |
Layout de complexidade média. Inclui estruturas como tabelas. Normalmente, tem mais de uma página. |
16 |
2 |
Habilidades de designer médias.
Capacidade de criar expressões complexas usando interfaces do usuário. |
Alta complexidade |
Layout complexo. Pode ter mais de três páginas. Contém tabelas e mais de 60 campos de formulário. |
40 |
8 |
Habilidades de Designer especialista.
Capacidade de criar expressões complexas usando interfaces do usuário. |
Você precisa do seguinte em vigor primeiro para criar uma correspondência:
Selecionar Forms > Cartas.
Selecionar Criar > Carta. O Gerenciamento de correspondência exibe os layouts disponíveis (XDPs). Esses layouts vêm do Designer. Os layouts também incluem os modelos de correspondência fornecidos pelo Gerenciamento de correspondência pronto para uso. Para obter mais informações sobre modelos do Gerenciamento de correspondência, consulte Modelos de carta de referência. Para adicionar seus próprios layouts, crie arquivos XDP (layout) no Designer e fazer upload deles para o AEM Forms.
Selecione um layout tocando nele e toque em Próxima.
Insira as propriedades para a correspondência e toque em Salvar:
O sistema exibe a mensagem: "Letter created successfully" (Carta criada com êxito). (na mensagem de alerta) Toque em Abertura para configurar os módulos de dados e fragmentos de layout neles. Ou toque Concluído para voltar à página anterior.
Próxima: ao tocar em Abertura No entanto, o Gerenciamento de correspondências exibe uma representação do layout com todos os componentes no layout (XDP) listado. Continue inserindo o Módulos de dados e fragmentos de layout e sua configuração.
Ao criar uma correspondência, ao tocar em Abrir, o Gerenciamento de correspondências exibe uma representação do layout com todas as áreas de subformulários/destino no layout (XDP) listadas. Em cada uma das áreas de destino, você pode optar por inserir um Módulo de dados ou um Fragmento de layout (e, em seguida, módulos de dados no fragmento de layout).
Você também pode optar por tocar no ícone Editar de uma correspondência na página Cartas para Inserir módulos de dados e fragmentos de layout em uma correspondência e configurá-los.
Toque Inserir para cada um dos subformulários e selecione Módulos de dados ou um Fragmento de layout a ser inserido em cada um dos subformulários.
Selecione Módulo de dados ou Fragmento de layout para essas opções para cada um dos subformulários e escolha os Módulos de dados ou os Fragmentos de layout a serem inseridos. Um fragmento de layout permite inserir ainda mais módulos de dados ou fragmentos de layout nele, de acordo com o design (até quatro níveis).
Se você inserir um fragmento de layout, o nome do fragmento de layout aparecerá no subformulário. E de acordo com o fragmento selecionado, subformulários aninhados aparecem no subformulário.
Depois que os Módulos de dados escolhidos forem inseridos no layout, você poderá tocar no modo de configuração e definir o seguinte depois de tocar no ícone Editar de cada um dos módulos:
Para editar um módulo, toque no ícone Editar ao lado dele. Após editar os módulos, toque em Salvar.
Nesta página, você também pode fazer o seguinte para os subformulários:
Nesta página, você também pode fazer o seguinte para cada um dos ativos nos subformulários:
Toque Próxima.
A página Dados detalha como os campos de dados e as variáveis são usados no modelo. Os dados podem ser vinculados a fontes de dados, como um dicionário de dados ou uma entrada do usuário. Cada campo define propriedades a partir das quais o dicionário de dados mapeia os dados ou qual legenda é exibida para os campos de entrada do usuário.
Vínculo:
A seguir estão alguns campos principais na vinculação:
Várias linhas: é possível especificar se a entrada de dados de um campo ou variável é de várias linhas. Se você selecionar essa opção, a caixa de entrada do campo ou variável será exibida como uma caixa de entrada de várias linhas na Exibição de edição de dados. O campo ou a variável também é exibido como multilinha nas visualizações de Dados e Conteúdo na interface do usuário Criar correspondência. O campo de entrada de várias linhas é semelhante ao campo para inserir um comentário em um TextModule. A opção de várias linhas está disponível somente para campos e variáveis com o tipo de vínculo Usuário ou Elementos de dicionário de dados desprotegidos.
Opcional: é possível especificar se o valor do campo ou da variável é opcional ou não. A opção de campo opcional está disponível para campos e variáveis com o tipo de vínculo Usuário ou Elementos de dicionário de dados desprotegidos.
Validação de campo/variável: para fornecer validação aprimorada do valor de um campo ou variável, é possível atribuir um validador ao campo ou variável. Essa opção está disponível somente para campos e variáveis com o tipo de vínculo Usuário ou Elementos do dicionário de dados desprotegidos.
Legenda e Dica de ferramenta: Legenda é o rótulo do campo que aparece antes do campo na interface do CCR. Essa opção está disponível para campos e variáveis com o tipo de vínculo Usuário ou Elementos do dicionário de dados desprotegidos.
A seguir estão os tipos de validação que você pode usar para os campos:
Validador de string: use o Validador de cadeias de caracteres para especificar um comprimento mínimo e máximo da cadeia de caracteres inserida no campo ou na variável. Ao criar um Validador de string, certifique-se de especificar parâmetros de validação válidos. Insira um comprimento válido para os valores mínimo e máximo. Para o validador String, você pode especificar os comprimentos mínimo e máximo do valor que pode ser inserido. Se o valor inserido não estiver de acordo com os valores mínimo e máximo especificados, o campo relevante na interface do usuário do CCR será marcado em vermelho.
Validador de número: use o Validador de número para especificar o valor numérico mínimo e máximo inserido em um campo ou variável. Ao criar um Validador de número, certifique-se de especificar parâmetros de validação válidos. Insira valores numéricos para os valores mínimo e máximo.
Validador de expressão regular: use o Validador de expressões regulares para definir uma expressão regular usada para validar o valor de um campo ou variável. Além disso, você pode personalizar a mensagem de erro. Ao criar um Validador de expressão regular, certifique-se de especificar uma expressão regular válida.
Os validadores de campo e variável só estão disponíveis em campos ou variáveis com o tipo de vínculo Usuário ou Elementos de dicionário de dados desprotegidos.
Depois de especificar a vinculação, toque em Próxima. O Gerenciamento de correspondência exibe a tela Anexos.
Selecionar Adicionar ativo.
Na tela Selecionar ativo, toque nos ativos a serem anexados com a letra e toque em Concluído. Primeiro, é necessário carregar os ativos no Assets. É recomendável anexar somente documentos do PDF e do Microsoft Office, mas também imagens. Para obter mais informações sobre como fazer upload de ativos no DAM, consulte Fazendo upload de ativos.
Para bloquear a ordem dos ativos na lista de modo que o Ajuste de Reivindicações não possa alterar a ordem, toque em Bloquear ordem. Se você não selecionar esta opção, o Ajuste de Reivindicações poderá alterar a ordem dos itens da lista.
Para alterar a ordem dos ativos, arraste e solte um ativo mantendo o ícone reordenar para um ativo ( ).
Toque Editar na frente de um anexo e especifique um anexo como Obrigatório se não quiser que o autor o exclua. Especifique um anexo como Selecionado se quiser que ele seja pré-selecionado na interface CCR.
Selecionar Acesso à biblioteca para conceder acesso à biblioteca. Se o Acesso à biblioteca estiver ativado, o Ajustador de solicitações poderá acessar a biblioteca de conteúdo ao criar uma correspondência e inserir anexos.
Selecionar Configuração de anexos e especifique o número máximo de anexos.
Toque Salvar. Sua correspondência é criada e listada na página Cartas.
Depois que um modelo de correspondência é criado no Gerenciamento de correspondências, o usuário final/agente/ajustador de reclamações pode abrir a correspondência na interface do usuário do CCR e criá-la inserindo dados, configurando conteúdo e gerenciando anexos. Para obter mais informações, consulte Criar correspondência.
A tabela a seguir descreve quais tipos de vínculo estão disponíveis para vários tipos de campos.
Os seguintes valores na tabela
Literal | Ativo | Dicionários de dados | Ignorar | Usuário | Texto | Variável | |
data | Sim | Não | Sim | Sim | Sim | N/A | N/A |
hora | Sim | Não | Sim | Sim | Sim | N/A | N/A |
datetime | Sim | Não | Sim | Sim | Sim | N/A | N/A |
inteiro | Sim | Não | Sim | Sim | Sim |
N/A | N/A |
flutuante | Sim | Não | Sim | Sim | Sim |
N/A | N/A |
richtext | Sim | somente texto | Sim | Sim | Sim | N/A | N/A |
simples texto | Sim | somente texto | Sim | Sim | Sim | N/A | N/A |
imagem | Não | somente imagem | Não | Sim | Não | N/A | N/A |
assinatura | Não | Não | Não |
Sim | Não | N/A | N/A |
Você pode usar um modelo de correspondência existente para criar rapidamente um modelo de correspondência com propriedades, conteúdo e ativos herdados semelhantes, como fragmentos de documento e dicionário de dados. Para fazer isso, copie e cole uma carta.