Skapa och hantera profiler creating-and-managing-policies

A policy definierar en uppsättning sekretessinställningar och användare som kan komma åt ett dokument som profilen tillämpas på. A principuppsättning används för att gruppera en uppsättning policyer som har ett gemensamt affärssyfte. Dessa principuppsättningar görs sedan tillgängliga för en delmängd av användarna i systemet. Mer information om profiler finns i Profiler och policyskyddade dokument.

Typer av profiler types-of-policies

Dokumentsäkerhet innehåller följande typer av profiler.

Personliga policyer

Användare kan skapa, redigera, kopiera, ta bort och tillämpa egna profiler med inställningar som passar en viss situation. Det är bara den person som skapar en princip och administratören som har åtkomst till den personliga principen. Personliga profiler visas på fliken Mina principer på sidan Profiler.

Inbjudna användare kan också skapa, redigera, kopiera och ta bort personliga profiler om administratören aktiverar den funktionen.

Delade principer

Administratörer och samordnare för principuppsättningar skapar delade profiler baserat på de sekretessregler som din organisation identifierar för olika typer av dokument och användare. Delade profiler finns i principuppsättningar och är tillgängliga för alla behöriga användare (dokumentutgivare, principuppsättningskoordinatorer och dokumentmottagare) för en viss principuppsättning. Administratörer och koordinatorer för principuppsättningar kan aktivera och inaktivera delade principer. Delade profiler visas i principuppsättningar på fliken Principuppsättningar på sidan Profiler.

När du först installerar dokumentsäkerhet innehåller den en delad princip med namnet Begränsa till alla huvudkonton. När den här profilen tillämpas på ett dokument kan alla användare som kan logga in på dokumentsäkerhet få åtkomst till dokumentet. Den här principen finns i principuppsättningen med namnet Global principuppsättning. Den här principen är som standard inte aktiverad. Du kan aktivera det om det passar din organisations behov.

Automatiskt genererade profiler för Microsoft® Outlook

Med Acrobat kan du tillämpa profiler på dokument som du skickar som e-postbilagor i Microsoft® Outlook. I Outlook kan du skydda ett dokument med hjälp av en befintlig profil. Du kan också använda en automatiskt genererad profil som Acrobat genererar med standardsekretessinställningar och som gäller för dokumentet som bifogas till ett e-postmeddelande. (Se Hjälp om Acrobat.)

Vem kan skapa och hantera policyer och uppsättningar who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

Hur du interagerar med policyer och uppsättningar beror på din roll inom organisationen:

Användare: Användare kan skapa, redigera och ta bort sina personliga profiler. Inbjudna användare kan också skapa personliga profiler om administratören aktiverar den här funktionen.

Koordinatorer för principuppsättning: Koordinatorer för principuppsättningar kan skapa och hantera delade profiler i de principuppsättningar där de har utsetts till koordinator. En principuppsättningskoordinator är vanligtvis en specialist i organisationen som bäst kan skapa policyer i en viss principuppsättning.

Administratörer: Administratörer kan redigera alla användares personliga profiler. De kan skapa delade profiler. De kan också skapa, redigera och ta bort principuppsättningar och utse samordnare för principuppsättningar.

Mer information om de olika säkerhetsrollerna för dokument finns i Om dokumentsäkerhetsanvändare.

Skapa och redigera profiler creating-and-editing-policies

Användare kan skapa eller redigera personliga profiler för eget bruk. Administratörer och koordinatorer för principuppsättningar kan skapa eller redigera delade profiler för din organisation.

Att tänka på vid redigering av profiler considerations-for-editing-policies

När du redigerar en profil påverkar ändringarna dokument som den aktuella profilen skyddar och dokument som skyddsprofilen därefter skyddar. Om du till exempel tar bort mottagare från en profil som tillämpas på ett dokument, kan mottagarna inte längre öppna dokumentet.

Dokumentets status avgör när ändringen träder i kraft:

När du redigerar profiler gäller dessa begränsningar:

Skapa eller redigera en profil

Användare och grupper users-and-groups

I området Användare och grupper anger du vilka användare som har åtkomst till dokument som är skyddade med profilen. För varje användare eller grupp som du anger anger du även behörigheter för dokumentanvändning.

Lägg till användare eller grupp: Om du vill lägga till en användare eller grupp med användare klickar du på Lägg till användare eller grupp och sedan på Avancerad sökning så att du kan hitta användare eller grupper. Exempel på användare är interna användare i organisationen och inbjudna användare som har registrerat sig för dokumentsäkerhet. När du väljer det här alternativet visas sidan Lägg till användare eller grupp:

Bjud in ny användare: Om du vill lägga till en inbjuden användare klickar du på Bjud in ny användare, skriver användarens e-postadress i rutan som visas och klickar på Bjud in. Det här alternativet är bara tillgängligt om administratören har aktiverat det. När du lägger till nya inbjudna användare till en profil skickas ett e-postmeddelande med en registreringsinbjudan om användarna inte redan har bjudits in att registrera sig. Användarna måste använda länken i e-postmeddelandet för att skapa ett konto, och sedan måste de aktivera kontot.

Efter registrering kan inbjudna användare använda principskyddade dokument som de har behörighet för. Beroende på vilka funktioner administratören har aktiverat kan externa användare ha behörighet att tillämpa profiler på dokument, skapa, redigera och ta bort profiler samt lägga till andra externa användare till profiler.

Lägg till anonym användare: Klicka på Lägg till anonym användare om du vill tillåta anonym användaråtkomst. Det här alternativet är bara tillgängligt om administratören har aktiverat anonym användaråtkomst för dokumentsäkerhet. (Se Konfigurera dokumentsäkerhetsservern.) Det här alternativet ger alla åtkomst till dokument som skyddas av den här profilen, oavsett om de har ett dokumentsäkerhetskonto eller inte. Om du väljer det här alternativet kan du inte lägga till andra typer av användare i profilen.

Ange dokumentbehörigheter för användare och grupper specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

Du kan ange dokumentbehörigheter för en användare eller grupp åt gången, eller så kan du markera flera användare och grupper i listan och ändra deras behörigheter med alternativen i området för kolumnrubriker.

Som standard har alla principskyddade dokument en behörighet som tillåter användare att öppna dem online.

Fliken Behörigheter och alternativ visas i dokumentskydd.

Dessa dokumentbehörigheter är tillgängliga på fliken Behörigheter. Du kan tillämpa dessa behörigheter på PDF, PTC Pro/E och Microsoft Office-filer.

Skriv ut: Låter användaren skriva ut ett dokument som är skyddat med den här profilen. För Office- och Pro/E-filer kan du markera kryssrutan Skriv ut om du vill tillåta utskrift eller avmarkera den om du vill förhindra utskrift. Om du markerar kryssrutan Visa anpassade behörigheter för PDF kan du välja bland följande alternativ:

Ej tillåtet: Användaren får inte skriva ut PDF.

Tillåtet: Användaren får skriva ut PDF.

Låg upplösning. endast: Användaren kan skriva ut PDF med låg upplösning.

Ändra: Tillåter användaren att ändra ett dokument som är skyddat med den här principen. För Office- och Pro/E-filer kan du markera kryssrutan Ändra om du vill tillåta ändringar, eller avmarkera den om du vill förhindra ändringar. Om du markerar kryssrutan Visa anpassade behörigheter för PDF kan du välja bland följande alternativ:

Ej tillåtet: Användaren får inte ändra PDF.

Alla: Användaren kan ändra PDF.

Samarbeta: Användaren kan samarbeta med andra med hjälp av Samarbeta i Adobe Acrobat. Med den här behörigheten kan användaren kopiera formulärdata även om behörigheten Kopiera inte uttryckligen anges i principen.

Ändra sidor: Användaren kan lägga till och ta bort sidor och redigera innehåll i PDF.

Fill & Sign: Användaren kan fylla i formulärfält på PDF och signera dem.

Copy: Låter användaren kopiera text från ett dokument som är skyddat med den här profilen.

Reader på skärmen: Den här behörigheten visas om du markerar kryssrutan Visa anpassade behörigheter för PDF. När det här alternativet är markerat har Adobe Acrobat behörighet att lägga till tillfälliga taggar i PDF för att förbättra läsbarheten med en skärmläsare.

Dessa dokumentbehörigheter är tillgängliga på fliken Alternativ. Du kan använda dessa behörigheter för PDF, PTC Pro/E och Microsoft Office-filer:

Offline: Låter användaren visa ett dokument offline som är skyddat med den här principen.

Behörighetsgiltighet: Välj Behörigheter är alltid giltiga eller ange en giltighetsperiod för dokumentbehörighet. Om du väljer en giltighetsperiod klickar du på kalenderikonen för att välja ett datum och använder pilarna för att ange tiden i 24-timmarsformat.

För delade profiler kan administratörer inaktivera följande behörigheter för dokumentutgivaren (den användare som tillämpar profilen på ett dokument):

Återkalla: Tillåter dokumentutgivaren att återkalla dokumentbehörigheter.

Växel: Tillåter dokumentutgivaren att växla principbehörigheter.

Allmänna inställningar general-settings

Området Allmänna inställningar innehåller följande inställningar:

Giltighetsperiod: Den tidsperiod under vilken det profilskyddade dokumentet är tillgängligt för behöriga mottagare. Du kan välja mellan följande alternativ för giltighetsperiod:

Dokumentet kommer inte att vara giltigt efter: Dokumentet är tillgängligt under det angivna antalet dagar från när dokumentet skyddades.

Dokumentet kommer inte att vara giltigt efter detta datum: Dokumentet är giltigt från det datum då profilen tillämpas på dokumentet till det slutdatum som anges.

Giltig från, till: Dokumentet är giltigt under de angivna datumen. Du kan använda kalendern för att välja ett datum, där det är tillämpligt, genom att klicka på kalenderikonen.

Dokumentet är alltid giltigt: Dokumentets giltighetsperiod går inte ut.

Granskning: Aktivera eller inaktivera granskning av händelser som är kopplade till ett policyskyddat dokument. Dokumentsäkerhet kan t.ex. registrera händelser som försök att öppna ett dokument. Granskade händelser visas i listan på sidan Händelser. Om du inte väljer det här alternativet registreras inte händelser för dokument som är kopplade till profilen.

Spårning av utökad användning: Aktivera eller inaktivera spårning av utökad användning. Dokumentsäkerhet har stöd för spårning av användarhändelser som är kopplade till olika åtgärder som utförs på en PDF-fil. Dokumentsäkerhetsobjektet kan nås med ett Java-skript. En knappklickning, en multimediefil som spelas upp eller sparandet av en fil är några exempel på händelser som utlöses från en principskyddad PDF. Med dokumentsäkerhetsobjektet kan du även hämta användarinformation. Händelsespårning kan aktiveras från dokumentsäkerhetsservern på global nivå eller på principnivå.

Leasingperiod automatiskt offline: Det maximala antalet dagar som mottagaren kan använda det principskyddade dokumentet offline (utan en aktiv Internet- eller nätverksanslutning). När låneperioden löper ut måste mottagaren synkronisera dokumentet igen för att kunna fortsätta använda det.

Externa auktoriseringsleverantörer external-authorization-providers

Välj externa autentiseringsproviders om du redan har konfigurerat några. Tillgängliga leverantörer visas.

Autentiseringsinställningar authentication-settings

Du kan åsidosätta de autentiseringsinställningar som du har konfigurerat på servern och ange de autentiseringsalternativ som är relevanta för den här principen. Välj Åsidosätt globala autentiseringsinställningar och välj sedan de autentiseringsalternativ som är relevanta för den här principen. Följande autentiseringsalternativ är tillgängliga:

Tillåt lösenordsautentisering av användarnamn: Välj det här alternativet om du vill att klientprogram ska kunna använda autentisering av användarnamn/lösenord när de ansluter till servern.

Tillåt Kerberos-autentisering: Välj det här alternativet om du vill att klientprogram ska kunna använda Kerberos-autentisering när de ansluter till servern.

Tillåt klientcertifikatautentisering: Välj det här alternativet om du vill att klientprogram ska kunna använda certifikatautentisering när de ansluter till servern.

Tillåt utökad autentisering Välj det här alternativet om du vill aktivera utökad autentisering. Om du väljer det här alternativet kan klientprogram använda utökad autentisering. Utökad autentisering möjliggör anpassade autentiseringsprocesser och olika autentiseringsalternativ som konfigurerats på dokumentsäkerhetsservern

Om du åsidosätter de globala autentiseringsinställningarna kan du välja de autentiseringsalternativ som är relevanta för den här principen. Om du t.ex. har aktiverat tre autentiseringsalternativ (användarnamn och lösenord, klientcertifikat och utökad autentisering) på servern kan du åsidosätta den globala inställningen och endast välja utökad autentisering för den här principen. Kontrollera att det autentiseringsalternativ du väljer här redan har konfigurerats på servern. I det här exemplet kan du inte välja Kerberos som autentiseringsalternativ eftersom det inte har konfigurerats på servern.

Avancerade inställningar advanced-settings

Området Avancerade inställningar innehåller följande inställningar:

Dynamisk vattenstämpel: Välj en vattenstämpel som ska visas dynamiskt på sidorna i ett dokument (till exempel när en mottagare skriver ut dokumentet). Dynamiska vattenstämplar identifierar unikt ett dokument, vilket kan säkerställa dokumentets sekretess och förhindra upphovsrättsintrång. Administratören kan till exempel konfigurera en dynamisk vattenstämpel som visar aktuellt datum, användarnamn eller identifierare för den person som använder dokumentet. Eller namnet på profilen som används för att skydda dokumentet. En vattenstämpel kan även visa egna text- eller grafikelement, om de är konfigurerade. Administratörer konfigurerar alternativen för vattenstämpel och administratörer och användare kan tillämpa dem på profiler.

(Se Konfigurera dynamiska vattenstämplar.)

Om du redigerar en profil och administratören har tagit bort en konfigurerad vattenstämpel som du tidigare har valt för den här principen, visas en anteckning på sidan Redigera princip. Om du i det här fallet sparar det redigerade dokumentet, väljer du en ny vattenstämpel om du vill att den ska visas i dokumentet.

Använd endast certifierade Acrobat-plugin-program för PDF: När du väljer det här alternativet för en profil måste Acrobat 8.0 och senare köras i certifierat läge när dokument som är skyddade med profilen öppnas. När Acrobat körs i certifierat läge läses inga plugin-program från tredje part in.

Välj det här alternativet om du är oroad över att en dokumentmottagare skriver ett plugin-program som kan kringgå något av dokumentskyddet i Acrobat 8.0 eller senare. Välj inte det här alternativet om dokumentmottagarna måste använda plugin-program från tredje part i Acrobat för att interagera med dokument.

Det här alternativet aktiverar endast det certifierade läget i Acrobat 8.0 eller senare. Administratören måste inaktivera åtkomsten för Acrobat 7.0.

(Se Konfigurera dokumentsäkerhetsservern.)

Detta alternativ gäller inte Adobe Reader.

Felmeddelande om nekad åtkomst: Ett meddelande som visas för alla som försöker öppna ett policyskyddat dokument utan behörighet. Meddelandet visas i Acrobat. Klienter som inte kan visa det här meddelandet visar ett standardmeddelande som anger att åtkomst nekas.

Avancerade inställningar som inte kan ändras unchangeable-advanced-settings

Området Avancerade inställningar som inte kan ändras innehåller följande inställningar. Du kan inte ändra de här inställningarna när du har sparat profilen.

Krypteringsalgoritm och nyckellängd: Används för att skydda dina dokument. Du kan välja mellan följande alternativ:

Dokumentbegränsningar: Markera de dokumentkomponenter i PDF som ska krypteras. Andra klientprogram krypterar hela dokumentet men inte länkade eller inbäddade filer. Du kan välja mellan följande alternativ:

Aktivera eller inaktivera delade principer enable-or-disable-shared-policies

Om du vill göra en delad princip tillgänglig måste administratören eller koordinatorn för principuppsättningen aktivera den. Du kan aktivera nya profiler eller tidigare inaktiverade profiler. En delad princip som du inaktiverar tillämpas fortfarande för dokument som är skyddade med den principen.

Ett rött X visas bredvid en inaktiverad princip.

Visa information om en profil view-information-about-a-policy

På fliken Mina profiler kan du söka efter personliga profiler.

De principuppsättningar som administratörer skapar visas på fliken Principuppsättningar på sidan Profiler. De innehåller information om principuppsättningen, inklusive namn, datum då den skapades och ändrades samt en beskrivning. Klicka på ett namn på en principuppsättning så att du kan se informationen om den. Koordinatorer för principuppsättningar som har behörighet att hantera principer kan skapa delade principer i en viss principuppsättning.

När du skapar eller redigerar en profil visas en sida där du kan konfigurera principnamn, behörighetsnivåer, sekretessinställningar och vilka mottagare som ska ingå i profilen.

Administratören kan konfigurera följande sekretessinställningar för en princip:

Användarna kan visa de profiler de har skapat och eventuella delade profiler som de har tillgång till. Administratörer kan visa alla delade och personliga policyer som ingår i dokumentsäkerheten.

Du kan visa mer detaljerad information om en profil som visas i listan, inklusive de användare eller grupper som ingår i profilen och de sekretessinställningar som har angetts för dessa användare.

Sök efter profiler search-for-policies

Administratörer kan söka efter delade profiler och personliga profiler som har skapats av andra användare.

Kopiera en profil copy-a-policy

Du kan kopiera en befintlig profil och spara den med ett nytt namn och en ny beskrivning. Kopiering av profiler är ett effektivt sätt att skapa profiler med hjälp av befintliga inställningar.

Externa användare kan bara kopiera profiler om administratören aktiverar den här funktionen. Om du inte kan skapa profiler är alternativet Kopiera inte tillgängligt.

Ta bort en profil delete-a-policy

Du kan ta bort profiler som du har skapat. Administratörer kan ta bort profiler som alla användare har skapat. Koordinatorer för principuppsättningar kan ta bort profiler i sina principuppsättningar. En princip som du tar bort gäller fortfarande för dokument som är skyddade med den profilen. Du kan ta bort flera profiler åt gången.

Inbjudna användare kan bara ta bort profiler om administratören aktiverar den här funktionen. Om du inte kan ta bort profiler är borttagningsalternativet inte tillgängligt.

Sortera principlistan sort-the-policy-list

Du kan sortera policylistan efter kolumnrubriker för att enklare hitta profiler. En triangelikon bredvid kolumnrubriken anger vilken kolumn som används för att sortera. En uppåtriktad triangel visar stigande ordning, medan en nedåtriktad triangel anger fallande ordning.