控制对受策略保护文档的访问

无论您将受策略保护的文档分发到多广泛,您都可以控制收件人使用这些文档的方式。

使用“文档”页面,您可以执行以下任务:

  • 搜索并查看受策略保护的文档的详细信息。 您可以看到有关文档名称、发布者名称、策略名称和策略应用日期的信息。 如果删除了保护文档的策略,则还可以在策略名称下看到已删除的策略ID。 用户可以查看和管理自己受策略保护的文档。 管理员可以查看和管理所有受策略保护的文档。
  • 更改应用于文档的策略的详细信息。 用户可以编辑自己的策略,管理员可以编辑共享和个人策略,策略集协调员可以编辑他们有权访问的策略集中的共享策略。 您可以直接从“文档详细信息”页面访问与文档关联的策略。
  • 撤消和恢复对受策略保护的文档的访问。 管理员可以撤消和恢复对任何文档的访问权限。 策略集协调员(有权管理文档)可以撤消和恢复对使用其策略集中共享策略的受策略保护文档的访问权限。 如果用户创建了用于保护文档的策略,或者该策略是允许此功能的共享策略,则用户可以撤消对其受策略保护文档的访问。
  • 切换应用于文档的策略。 如果将策略应用于文档的用户创建了策略,或者该策略是启用此功能的共享策略,则用户可以切换该策略。 策略集协调员可以从其策略集切换策略。 管理员可以切换应用于任何文档的策略。

当文档受策略保护,并且您撤消访问权限或切换应用的策略时,更改将按如下方式生效:

  • 如果文档处于联机状态,则更改将立即应用,除非用户打开了文档。 在这种情况下,用户必须关闭文档才能使更改生效。
  • 如果收件人脱机使用文档(例如,在笔记本电脑上),则更改将在收件人下次与文档安全同步时生效,方法是打开任何受策略保护的文档。

查看有关文档的信息

对于“文档”页面上列出的每个文档,您可以看到文档名称、发布者名称、策略名称以及文档受保护的日期。 如果删除了保护文档的策略,则策略ID将列在“策略名称”下。

您还可以查看有关“文档详细信息”页上特定文档的更多详细信息(如下所述):

注意

必须使用“文档详细信息”页面上的“策略名称”链接来访问在Microsoft Outlook中为附加到电子邮件的文档收件人自动生成的策略。 这些策略不会显示在策略页面上。

文档名称: 所选文档的名称。

文档ID: 在对文档应用策略时为文档安全分配的唯一标识符。 文档安全使用此编号来跟踪文档。

文档状态: 文档的状态(例如,活动或已吊销)。

发布者: 将策略附加到文档的用户的名称。

策略名称: 用于保护文档的策略的名称。 您可以单击名称以打开策略。 您必须使用此链接访问Acrobat为Outlook中附加到电子邮件的文档收件人生成的策略。 这些策略不显示在“策略”页面上。

策略类型: 应用于文档的策略类型。

发布日期: 对文档应用策略的日期。

相关小版本: 如果文档具有相关小版本,则此项目也会显示在列表中。 单击该链接可查看文档的相关小版本列表。

用户可以查看有关其受保护文档的信息。 管理员可以查看有关任何用户已使用策略保护的文档的信息。 策略集协调员可以从其策略集中查看有关受策略保护的文档的信息。

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。
  2. 在文档列表中,单击相应的文档。 “文档详细信息”(Document Detail)页面打开,显示有关文档的详细信息。 本页还提供了用于撤消文档访问、切换策略和查看与此文档相关的事件的选项。

如果启用了跟踪相关小版本,则可以跟踪不同用户保存的文档版本。 此功能仅受某些应用程序(如PTC Pro/ENGINEER Wildfire)的支持。

当多个用户正在协作并保存同一文档的不同版本时,此功能非常有用。 文档安全可以跟踪各种迭代;因此,您可以轻松查看不同版本的文档信息。

如果启用此功能,则可以从“文档”(Documents)页面查看文档的相关小版本。

  1. 查看文档的“文档详细信息”页。 (请参阅 查看有关文档的信息.)

  2. 单击查看相关小版本。 仅当启用了该功能时,该选项才可用。 将出现相关小版本的列表。 对于每个小版本,您可以查看以下信息:

    • 迭代: 文件名。 该文件名可能与原始文件名不同,其末尾附加有版本号。
    • 发布者: 原始文档的发布者。
    • 创建者: 保存小版本的用户。
    • 创建日期: 保存小版本的日期和时间。
    • 策略: 保护迭代的策略。 不同的迭代可能会受到不同策略的保护。
  3. 要显示该小版本的“文档详细信息”(Document Detail)页,请单击小版本的文件名。

撤消和恢复对文档的访问

您可以撤消和恢复对受策略保护文档的访问权限:

用户: 可以撤消或恢复对文档的访问权限,这些文档使用其自己的个人策略或共享策略进行保护,而共享策略为应用策略的用户启用了撤消功能。 无法撤消对文档的访问权限或切换策略的用户需要联系管理员。

管理员: 可以撤消或恢复对任何受策略保护的文档的访问权限,包括受个人或共享策略保护的文档。 如果管理员撤销对使用共享策略保护的文档的访问权限,则只有管理员才能恢复该文档的访问权限。

策略集协调员: 可以撤消或恢复策略集中保护的文档的访问权限。

在撤消或恢复文档访问权限时,更改将在以下时间生效:

  • 如果文档处于联机状态并关闭,则更改将在收件人下次通过打开受策略保护的文档与文档安全同步时生效。
  • 如果文档处于联机状态并处于打开状态,则更改将在收件人关闭文档时生效。
  • 如果文档处于脱机状态(在使用时没有Internet连接,如在笔记本电脑上),则更改将在收件人下次与文档安全同步时生效。

撤消对受策略保护文档的访问权限

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。

  2. 选中相应文档旁边的复选框,然后单击“撤消”(Revoke)。 您可以一次撤消对多个文档的访问权限。

  3. 选择要向在文档被撤消后尝试打开该文档的用户显示的消息:

    • 常规消息: 表示作者已吊销文档
    • 文档终止: 表示作者终止了文档
    • 文档已修订:表示作者修订了文档
  4. (可选)如果文档有较新版本,请输入URL并单击“测试”以验证URL。

  5. 单击“确定”,然后再次单击“确定”以返回“文档”页面。

恢复文档访问权限

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。
  2. 在文档列表中,单击相应的文档。
  3. 单击“取消撤销”,然后单击“确定”。

切换应用于文档的策略

用户、策略集协调员和管理员可以切换应用于受策略保护文档的策略(一次只能对文档应用一个策略)。 如果用户创建了策略或该策略是启用了此功能的共享策略,则用户可以切换应用于其自身受策略保护文档的策略。 否则,管理员或策略集协调员必须切换策略。 管理员可以为任何用户的策略保护文档切换策略。 策略集协调员可以从其策略集切换策略。

在切换策略时,新策略将按如下方式执行:

  • 如果文档处于联机状态并关闭,则更改将在收件人下次与文档安全同步时生效,方法是联机打开任何受策略保护的文档。
  • 如果文档处于联机状态并处于打开状态,则更改将在用户关闭文档时生效。
  • 如果文档处于脱机状态(在使用时没有活动的Internet或网络连接,如在笔记本电脑上),则下次用户通过联机打开受策略保护的文档与文档安全同步时,将应用更改。
注意

要允许匿名访问当前没有此访问权限的受策略保护的文档,请删除客户端应用程序中的现有策略,然后应用允许匿名访问的策略。 如果切换策略,用户仍必须登录才能访问该文档。

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。
  2. 在文档列表中,单击相应的文档。
  3. 单击“切换策略”。 此时将显示最多100个策略的列表。
  4. 如果未显示所需的策略,请从“查找”列表中选择“策略名称”或“策略ID”,键入名称或ID,然后单击“查找”。
  5. 在列表中单击新策略。
  6. 单击“切换策略”,然后单击“确定”返回到“文档”页面。

搜索文档

您可以使用列表中提供的日期范围标准和搜索标准的组合,在“文档”页面上搜索文档。 这些标准包括文档名称、策略名称或所有文档。

某些其他搜索选项仅供管理员使用:

文档ID: 应用策略时,文档安全性为文档分配的唯一ID编号。

文档名称: 文档的名称。

发布者名称: 将策略附加到文档的用户的名称。 您可以从所有域或指定的域中选择用户。

策略ID: 附加到文档的策略的ID号。

策略名称: 附加到文档的策略的名称。

所有文档: 所有受管理员和用户保护的文档。 使用“所有文档”选项进行搜索可能会返回一长串文档。

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。

  2. 在查找列表中,选择所需的搜索条件。

    您可以将标准指定为文档ID、文档名称、发布者名称、策略ID、策略名称或所有文档。

    如果指定发布者名称,请单击通讯簿图标并指定要搜索用户的域,然后单击确定以返回到文档搜索页面。

  3. (可选)在“日期”列表中,选择一个日期范围选项。 如果选择“自定义日期”,请在显示或使用“日期选取器”指定日期范围的框中以yyyy/mm/dd格式键入日期:

    • 单击日历以打开日期选取器。
    • 使用箭头查找年和月。
    • 在日历上单击月的某一天。
    • 单击确定以关闭日期选取器。
  4. 单击“查找”。

对文档列表排序

您可以按列标题对文档列表进行排序。 列标题旁边的三角形图标指示当前用于排序的列。 向上指向三角形表示升序,而向下指向三角形表示降序。

  1. 在文档安全页面上,单击“文档”。
  2. 单击相应的列标题。
  3. 要更改排序顺序,请再次单击列。

向受策略保护的文档添加封面

对于大多数非Adobe PDF查看器,如果您打开文档安全保护文档,则第一页将显示为空白页面,或者应用程序在未打开文档的情况下中止。

您可以使用页面0(包装文档)支持来允许非Adobe PDF查看器打开受保护的文档并在文档中显示封面。

注意

在Adobe Reader/Acrobat或移动设备Reader中查看此类文档(包含页面0)时,默认情况下会打开受保护的文档。

向受策略保护的文档添加封面

在Workbench中使用以下流程:

Protect带封面的文档: 使用指定的策略保护PDF文档,并向文档添加封面

提取受保护的文档: 从带有封面的PDF文档中提取受策略保护的PDF文档

使用以下文档安全API:

protectDocumentWithCoverPage: 使用指定的策略保护给定PDF,并返回带有封面的文档和作为附件的受保护文档
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a PDF document to which a policy is applied FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\testFile.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Reference a Cover Page document FileInputStream coverPageInputStream = new FileInputStream("C:\\CoverPage.pdf"); Document inCoverDoc = new Document(coverPageInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document RMSecureDocumentResult rmSecureDocument = documentManager.protectDocumentWithCoverPage( inPDF, "ProtectedPDF.pdf", "PolicySetName", "PolicyName", null, null, inCoverDoc, true); //Retrieve the policy-protected PDF document Document protectPDF = rmSecureDocument.getProtectedDoc(); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); protectPDF.copyToFile(myFile); extractProtectedDocument: 提取受保护文档,该文档是带封面的文档中的附件。 使用protectDocumentWithCoverPage方法可创建包含封面的文档
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a protected PDF document with a Cover Page FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\policyProtectedDocWithCoverPage.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document Document extractedDoc = documentManager.extractProtectedDocument(inPDF); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); extractedDoc.copyToFile(myFile);

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