Sie können Suchvorlagen erstellen, die in Workspace verwendet werden sollen, um von den Seiten „Aufgaben“ und „Verfolgung“ aus nach Prozessinstanzen zu suchen. Außerdem können Sie vorhandene Suchvorlagen bearbeiten oder löschen.
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Suchvorlagen können Sie das Layout und die Sortierreihenfolge der Suchergebnisse festlegen. Sie können diese Einstellungen jedoch im Anschluss an die Anzeige der Suchergebnisse in Workspace ändern.
Sie können ganz nach Bedarf beliebig viele Suchvorlagen erstellen.
Geben Sie beim Speichern einer Suchvorlage einen eindeutigen Namen an. Andernfalls könnte eine vorhandene Vorlage ohne Warnmeldung überschrieben werden.
Klicken Sie in Administration Console auf „Dienste“ > „ Workspace “ > „Suchvorlagen“
(Optional) Wenn Sie eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder eine bestehende Vorlage als Grundlage für eine neue Vorlage verwenden, wählen Sie die Vorlage aus der Liste der Suchvorlagen aus.
Geben Sie im Feld „Suchvorlagenbeschreibung“ den Verwendungszweck der Suchvorlage ein.
(Optional) Geben Sie im Feld „Benutzeranweisungen“ alle Anweisungen an, die bei der Verwendung der Suchvorlage hilfreich sein können. Diese Anweisungen werden in Workspace angezeigt, wenn ein Benutzer die Suchvorlage auswählt.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Kriterien“. Hier können Sie Suchkriterien definieren. Hinzufügen von Suchkriterien:
Wählen Sie oben in der Registerkarte „Kriterien“ ein Prozess- oder Aufgabenelement aus.
Tipp: Wenn Sie zuvor das Element „Prozessname“ ausgewählt und einen Prozess angegeben haben, sind alle in diesem Prozess definierten Prozessvariablen ebenfalls zur Auswahl verfügbar.
Tipp: IWenn Sie das Element „Aufgabe sichtbar“ auswählen, können Benutzer abgeschlossene Aufgaben aus den Suchergebnissen entfernen.
Die Suchkriterienfelder für das ausgewählte Element werden am unteren Rand der Registerkarte angezeigt.
Füllen Sie für alle Prozesselemente, Aufgabenelemente und Prozessvariablen die entsprechenden Suchfelder unten auf der Registerkarte „Kriterien“ aus:
Tipp: Wenn Sie den Prozessnamen als Element ausgewählt haben, können Sie auf das Symbol neben dem Operandenfeld klicken, um eine Liste anzuzeigen, in der Sie einen Prozess auswählen können, der auf dem Formular-Server ausgeführt wird. Nachdem Sie einen Vorgang ausgewählt haben, sind alle in diesem Prozess definierten Prozessvariablen im oberen Bereich der Registerkarte „Kriterien“ unter „Prozessvariablen“ verfügbar.
Tipp: Ein Element der Suchvorlage kann gelöscht werden, indem Sie auf das Löschen-Symbol neben den Suchkriterien des Elements klicken.
(Optional) Klicken Sie für jede Spaltenüberschrift, die in den Suchergebnissen angezeigt werden soll, auf die Registerkarte „Layout“ und führen Sie folgende Schritte aus:
Das in der Suchvorlage angegebene Layout setzt die für Spaltenüberschriften in Workspace festgelegten Voreinstellungen des Benutzers außer Kraft.
(Optional) Klicken Sie für jede Spalte, die in den Suchergebnissen sortiert werden soll, auf die Registerkarte „Sortierung“ und führen Sie folgende Schritte aus:
Klicken Sie auf die Registerkarte „Speichern“.
(Optional) Geben Sie beim Erstellen einer neuen Suchvorlage einen eindeutigen Namen an. Falls Sie keinen eindeutigen Namen angeben, wird eventuell eine vorhandene Vorlage überschrieben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.