Auf der Seite „Servereinstellungen“ erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Einstellungen für den Arbeitsablauf für Formulare:
Sie können ein E-Mail-Konto für den Formularserver angeben, über das dieser E-Mail-Nachrichten an AEM Forms-Benutzer und -Administratoren sendet und von diesen empfängt. Mit diesen E-Mail-Nachrichten werden Benutzer über auszuführende Aufgaben benachrichtigt bzw. daran erinnert. Außerdem wird der Benutzer auf Aufgaben, für die ein Termin fällig geworden ist, hingewiesen und der Administrator wird über aufgetretene Fehler im Prozess informiert.
Um das Senden von E-Mail-Nachrichten zwischen AEM Forms und Benutzern zu aktivieren, konfigurieren Sie die Einstellungen für ausgehende E-Mail auf der Seite „E-Mail-Einstellungen“. Für ausgehende E-Mail muss ein SMTP-Server verwendet werden.
Damit AEM Forms eingehende E-Mail-Nachrichten von Benutzern empfangen und verarbeiten kann, müssen Sie einen E-Mail-Endpunkt für den Complete Task-Dienst erstellen. (Siehe E-Mail-Endpunkt für den Complete Task-Dienst erstellen).
Wenn Ihre Prozesse so entworfen und implementiert sind, dass sie keine E-Mail benötigen, müssen keine der Optionen auf der Seite „E-Mail-Einstellungen“ konfiguriert werden.
Klicken Sie in Administration Console auf „Dienste“ > „Arbeitsablauf für Formulare“ > „Servereinstellungen“ > „E-Mail-Einstellungen“.
Wählen Sie „Ausgehende Nachrichten aktivieren“.
Geben Sie in das Feld „SMTP-Server“ den Namen oder die IP-Adresse des E-Mail-Servers ein. Alle E-Mail-Nachrichten für Benachrichtigungen vom Arbeitsablauf für Formulare werden von diesem E-Mail-Server gesendet.
Geben Sie in die Felder „Benutzername“ und „Kennwort“ den Anmeldenamen und das Kennwort ein, die verwendet werden sollen, wenn der SMTP-Server eine Authentifizierung erfordert. Um anonyme Anmeldungen zuzulassen, lassen Sie die Felder unausgefüllt.
Geben Sie im Feld „E-Mail-Adresse“ die E-Mail-Adresse ein, die als Antwortadresse für E-Mail-Nachrichten verwendet werden soll, die vom Arbeitsablauf für Formulare gesendet werden.
Wenn Sie Microsoft Exchange Server verwenden und die E-Mail-Adresse eine ungültige E-Mail-Adresse ist, kann der Microsoft Exchange Server keine E-Mail an die Verteilerliste senden. Um dieses Problem zu beheben, aktivieren Sie die Option Externe Kommunikation aktivieren separat für jede Verteilerliste auf Microsoft Exchange Server.
Klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie falsche Informationen eingeben, können Sie durch Klicken auf „Abbrechen“ zur vorher angezeigten Seite zurückkehren.
Der Flex-Workspace für die AEM Forms-Version wird nicht mehr unterstützt.
Standardmäßig enthalten die E-Mails, die von AEM Forms gesendet werden, Links zu Flex Workspace (nicht mehr unterstützt für AEM Forms on JEE). Sie können AEM Forms so konfigurieren, das E-Mails mit Links zu AEM Forms Workspace gesendet werden. Um mehr über die Vorteile von AEM Forms Workspace gegenüber Flex Workspace (nicht mehr unterstützt für AEM Forms on JEE) zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
Klicken Sie in Administration Console auf „Startseite“ > „Dienste“ > „Arbeitsablauf für Formulare“ > „Aufgabenbenachrichtigungen“.
Öffnen Sie Aufgabenzuweisungsvorlage.
Legen Sie die Vorlage in den Aufgabenbenachrichtigungen auf folgendes fest: https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
Auf der Seite „Aufgabenbenachrichtigung“ können Sie Vorlagen konfigurieren, die der Arbeitsablauf für Formulare nutzt, um E-Mail-Benachrichtigungen zu generieren, die an Benutzer und Gruppen gesendet werden. Sie können die Benachrichtigungen mithilfe von Variablen des Arbeitsablaufs für Formulare anpassen und formatieren.
Folgende Benachrichtigungstypen können für Benutzer und Gruppen konfiguriert werden:
Um E-Mail-Benachrichtigungen für eine Gruppe zu generieren, müssen Sie in User Management eine E-Mail-Adresse für die Gruppe angeben. Wenn der Arbeitsablauf für Formulare eine E-Mail-Benachrichtigung an eine Gruppe sendet, geht die Benachrichtigung an jedes Mitglied der Gruppe, dessen E-Mail-Adresse angegeben ist. Wenn ein Mitglied der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung erhält und die Aufgabe anfordern möchte, muss auf die in der E-Mail-Benachrichtigung enthaltene Anforderungsverknüpfung klicken, wodurch die Seite mit den Aufgabendetails in Workspace geöffnet wird. Dort kann das Mitglied das Arbeitselement entweder anfordern oder anfordern und öffnen.
Der Flex-Workspace wird für die AEM Forms-Version nicht mehr unterstützt.
Sie können Erinnerungsbenachrichtigungen an den zugewiesenen Benutzer bzw. die Gruppe senden, wenn ein Termin zum Durchführen einer Aufgabe heranrückt. Die Regeln zum Ermitteln des genauen Zeitpunktes, zu dem eine Erinnerungsbenachrichtigung zu senden ist, werden vom Entwickler des Prozesses festgelegt.
Sie können Benachrichtigungen über Aufgabenzuweisungen an Benutzer oder eine Gruppe senden, wenn diesen eine Aufgabe zugewiesen wird.
Sie können Terminbenachrichtigungen an Benutzer und Gruppen senden, wenn der Termin für die Durchführung einer Aufgabe verstrichen ist. Eine Terminbenachrichtigung hat normalerweise reinen Informationscharakter, weil der Benutzer die zugewiesene Aufgabe nicht mehr ausführen kann.
Sie können die E-Mails so konfigurieren, dass der Verfolgungstag „DO NOT DELETE“ in allen E-Mails ausgeblendet wird, die in einem am Menschen orientierten Prozess gesendet werden.
Sie können Vorlagen konfigurieren, die der Arbeitsablauf für Formulare nutzt, um E-Mail-Benachrichtigungen zu generieren, die an Administratoren gesendet werden.
Folgende Benachrichtigungstypen können für Administratoren konfiguriert werden:
Wenn ein Zweig anhält (also dessen Fortsetzung absichtlich oder wegen eines Fehlers beendet wird), können Sie veranlassen, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an einen Administrator oder einen anderen Benutzer gesendet wird, der das Problem untersuchen kann.
Wenn ein Vorgang anhält (also dessen Fortsetzung absichtlich oder wegen eines Fehlers beendet wird), können Sie veranlassen, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an einen Administrator oder einen anderen Benutzer gesendet wird, der das Problem untersuchen kann.
Auf den Seiten „Aufgabenbenachrichtigungen“ und „Administratorbenachrichtigungen“ stehen mehrere Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe Benachrichtigungsmeldungen angepasst werden können:
Der Bereich „Benachrichtigungsvorlage“ ist ein Rich-Text-Editor, in dem Sie HTML-Code für die E-Mail-Benachrichtigungsmeldungen erzeugen können. Es stehen dort Optionen für die Schriftarten- und Absatzformatierung zur Verfügung, die unterhalb des Feldes „Benachrichtigungsvorlage“ zu finden sind. Diese Optionen umfassen Schriftart, -grad, -stil und -farbe sowie Absatzausrichtung und Aufzählungszeichen.
Nur für Aufgabenbenachrichtigungen: Der Arbeitsablauf für Formulare enthält zwei vordefinierte URL-Konfigurationen, die aus der Liste „URL-Erzeugung“ in das Feld „Benachrichtigungsvorlage “ gezogen und dann angepasst werden können:
OpenTask ist für die Benachrichtigungstypen „Erinnerung“ und „Aufgabenzuweisung“ verfügbar. Diese URL bietet eine Verknüpfung mit der Aufgabe in Workspace, wodurch der Benutzer schnell aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus auf die Aufgabe zugreifen kann. Wenn Sie die OpenTask-URL in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ ziehen, ist die URL im folgenden Format:
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
„ClaimTask“ ist für die Benachrichtigungstypen „Gruppe - Erinnerung“ und „Gruppe - Aufgabenzuweisung“ verfügbar. Diese URL bietet eine Verknüpfung mit der Seite „Aufgabendetails“ in Workspace, auf der der Benutzer das Arbeitselement entweder anfordern oder anfordern und öffnen kann. Wenn Sie die ClaimTask-URL in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ ziehen, ist die URL im folgenden Format:
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
Der Flex-Workspace für die AEM Forms-Version wird nicht mehr unterstützt.
Wenn Ihre Lösung in einer Cluster-Umgebung bereitgestellt wird, ersetzen Sie @@notification-host@@
durch die Cluster-Adresse.
<
PORT >
ist die Port-Nummer des HTTP-Listeners für den Programm-Server. Der Standardanschluss für HTTP-Listener für die unterstützten Anwendungsserver lautet wie folgt:
JBoss: 8080
Oracle WebLogic Server: 7001
IBM WebSphere: 9080
Damit diese URLs korrekt funktionieren, müssen Sie <
PORT >
durch die Port-Nummer ersetzen, die für Ihre Umgebung geeignet ist.
Wenn Sie mithilfe einer benutzerdefinierten anderen Webanwendung als Forms Benutzern den Zugriff auf die Aufgaben ermöglichen, müssen Sie stattdessen ein URL-Format verwenden, das dem der benutzerdefinierten Anwendung entspricht.
Die Liste „Variablenauswahl“ bietet nützliche Variablen, die in die Felder „Betreff“ und „Benachrichtigungsvorlage“ gezogen und dort abgelegt werden können. Beim Ablegen einer Variablen in einem der Felder „Betreff“ oder „Benachrichtigungsvorlage“ ändert sich deren Name in den tatsächlichen Namen der Variablen des Workflows für Formulare mit je zwei führenden und nachfolgenden @-Symbolen, z. B. @@taskid@@
.
Für Erinnerungen, Aufgabenzuweisungen und Termine für Benutzer und Gruppen können Sie die folgenden Variablen in den Feldern „Betreff“ und „Benachrichtigungsvorlage“ verwenden:
description Der Inhalt der Eigenschaft „Beschreibung“, wie in Workbench im Benutzervorgang (Startpunkt oder Vorgang zum Zuweisen einer oder mehrerer Aufgaben) für den Prozess definiert.
instructions: Der Inhalt der Eigenschaft „Aufgabenanweisungen“, wie in Workbench im Benutzervorgang für den Prozess definiert.
notification-host Der Host-Name des AEM Forms-Programm-Servers.
process-name Der Name des Vorgangs.
operation-name Der Name des Schritts.
taskid Die eindeutige Kennung der aktuellen Aufgabe.
actions Erzeugt eine nummerierte Liste gültiger Routen (z. B. Genehmigen, Ablehnen), auf die der Empfänger klicken kann.
Zusätzlich können für Gruppenerinnerungen, Gruppenaufgabenzuweisungen und Gruppentermine folgende Variablen verwendet werden:
group-name Der Name der Gruppe, der das Arbeitselement zugeordnet ist.
Wenn eine Variable keinen Wert hat, wird nichts zurückgegeben.
Für angehaltene Zweige können Sie die folgenden Variablen in den Feldern „Betreff“ und „Benachrichtigungsvorlage“ verwenden:
branch-id Die Zweig-ID.
process-id Die Prozessinstanz-ID.
notification-host Der Host-Name des AEM Forms-Programm-Servers.
Für angehaltene Vorgänge können Sie die folgenden Variablen in den Feldern „Betreff“ und „Benachrichtigungsvorlage“ verwenden:
action-id Die Vorgangs-ID.
branch-id Die Zweig-ID.
process-id Die Prozessinstanz-ID.
notification-host Der Host-Name des AEM Forms-Programm-Servers.
Wenn Sie den folgenden Text für Benachrichtigungen über Aufgabenzuweisungen in das Feld „Betreff“ eingeben:
Please complete task @@taskid@@
Erhält der Benutzer eine E-Mail-Nachricht mit dem folgenden Betreff, wenn die Aufgabe 376 zugewiesen ist:
Please complete task 376
Wenn Sie den folgenden Text für Benachrichtigungen bei angehaltenen Zweigen in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ eingeben:
Branch @@branch-id@@ has stalled! You have received this notification from @@notification-host@@.
Erhält der Administrator eine E-Mail-Nachricht mit folgendem Inhalt, wenn die Zweignummer „4868“ und der Name des Servers ServerXYZ
ist:
Branch 4868 has stalled! You have received this notification from ServerXYZ.
Business Activity Monitoring, ein optionales Modul, bietet eine Reihe von Betriebsdashboards, mit denen Ihre Vorgänge und wichtige Leistungsindikatoren in Echtzeit visualisiert werden.
Auf der Seite „BAM-Konfigurationseinstellungen“ können Sie die Verbindungen mit dem Server festlegen, auf dem BAM ausgeführt wird, sodass prozessbezogene Ereignisse verfolgt und an diesen Server übermittelt werden können.