Utilizzo di Adobe Sign in un modulo adattivo

Adobe Sign consente flussi di lavoro di firma elettronica per i moduli adattivi. Le firme elettroniche migliorano i flussi di lavoro per l'elaborazione di documenti per attività legali, di vendita, di retribuzione, di gestione delle risorse umane e per altre aree.

In uno scenario di moduli Adobe Sign e adattivi tipico, un utente compila un modulo adattivo da richiedere per un servizio. Ad esempio, una richiesta di mutuo e di carta di credito richiede firme legali da parte di tutti i mutuatari e co-richiedenti. Per abilitare i flussi di lavoro di firma elettronica per scenari simili, puoi integrare Adobe Sign con AEM Forms. Altri esempi sono: potete utilizzare Adobe Sign per:

  • Chiude le offerte da qualsiasi dispositivo con procedure di proposta, preventivi e contratti completamente automatizzate.
  • Completate più rapidamente i processi delle risorse umane e date ai vostri dipendenti le esperienze digitali.
  • Riduzione dei tempi di gestione dei contratti e integrazione dei fornitori più rapida.
  • Crea flussi di lavoro digitali per automatizzare i processi comuni.

integrazione Adobe Sign con AEM Forms supporta:

  • Flussi di lavoro di firma singoli e multipli
  • Flussi di lavoro di firma sequenziali e simultanei
  • Esperienze di firma in-form e out-of-form
  • Firma dei moduli come utente anonimo o connesso
  • Processi di firma dinamici (integrazione con flusso di lavoro AEM Forms)
  • Autenticazione tramite una knowledge base, telefoni e profili social

Prerequisiti

Prima di utilizzare Adobe Sign in un modulo adattivo:

  • Assicurati che il servizio cloud AEM Forms sia configurato per l'utilizzo Adobe Sign. Per informazioni dettagliate, consultate Integrare Adobe Sign con AEM Forms.
  • Tenete a portata di mano l'elenco dei firmatari. È necessario almeno un indirizzo e-mail per ogni firmatario.

Configurare Adobe Sign per un modulo adattivo

Per configurare Adobe Sign per un modulo adattivo, effettuate le seguenti operazioni:

  1. Modificare le proprietà dei moduli adattivi per Adobe

  2. Aggiunta campi Adobe Sign a un modulo adattivo

  3. Abilitare Adobe Sign per un modulo adattivo

  4. Selezionare Cloud Service Adobe Sign per un modulo adattivo

  5. Aggiunta firmatari Adobe Sign a un modulo adattivo

  6. Selezionare Invia azione per un modulo adattivo

Dettagli firmatario

Modificare le proprietà dei moduli adattivi per Adobe Sign

Configurare le proprietà del modulo adattivo per Adobe Sign per un modulo adattivo esistente o nuovo.

Creare un modulo adattivo per Adobe Sign descrive i passaggi necessari per creare un modulo adattivo di base. Vedere Creazione di un modulo adattivo per altre opzioni disponibili durante la creazione di un modulo adattivo.

Creare un modulo adattivo per Adobe Sign

Per creare un modulo adattivo abilitato per i segni, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Andate su Adobe Experience Manager > Forms > Forms e documenti.

  2. Toccare Crea e selezionare Modulo ​adattivo. Viene visualizzato un elenco di modelli. Selezionate il modello e toccate Avanti.

  3. Nella scheda Base :

    1. Specificare Nome e Titolo per il modulo adattivo.

    2. Selezionate il contenitore di configurazione creato durante la configurazione Adobe Sign con AEM Forms.

      Nota

      Nell'elenco a discesa Cloud Service Adobe Sign sono visualizzati i servizi cloud configurati nel contenitore di configurazione selezionato in questo campo. L'elenco a discesa Cloud Service Adobe Sign è disponibile nella sezione Firma ​elettronica delle proprietà del modulo adattivo quando si seleziona l'opzione Abilita Adobe Sign .

  4. Nella scheda Modello ​modulo, selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Selezionare l'opzione Associa modello di modulo come modello del documento di registrazione e selezionare un modello del documento di registrazione. Se si utilizza un modulo adattivo basato su un modello di modulo, i documenti inviati per la firma visualizzeranno solo i campi basati sul modello di modulo associato. Non visualizza tutti i campi del modulo adattivo.

    • Selezionare l'opzione Genera documento record . Se si utilizza un modulo adattivo abilitato per l'opzione Documento record, il documento inviato per la firma visualizza tutti i campi del modulo adattivo.

  5. Toccate Crea. Viene creato un modulo adattivo abilitato per la firma, che può essere utilizzato per aggiungere campi Adobe Sign.

Modificare un modulo adattivo per Adobe Sign

Effettuate le seguenti operazioni per utilizzare Adobe Sign in un modulo adattivo esistente:

  1. Andate su Adobe Experience Manager > Forms > Forms e documenti.

  2. Selezionare il modulo adattivo e toccare Proprietà.

  3. Nella scheda Base , selezionate il contenitore di configurazione creato durante la configurazione Adobe Sign con AEM Forms.

  4. Nella scheda Modalità ​modulo, selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Selezionare l'opzione Associa modello di modulo come modello del documento di registrazione e selezionare un modello del documento di registrazione. Se si utilizza un modulo adattivo basato su un modello di modulo, i documenti inviati per la firma visualizzeranno solo i campi basati sul modello di modulo associato. Non visualizza tutti i campi del modulo adattivo.

    • Selezionare l'opzione Genera documento record . Se si utilizza un modulo adattivo abilitato per l'opzione Documento record, il documento inviato per la firma visualizza tutti i campi del modulo adattivo.

  5. Toccate Salva e chiudi. Il modulo adattivo è abilitato per Adobe Sign.

Aggiunta campi Adobe Sign a un modulo adattivo

Adobe Sign dispone di diversi campi che possono essere inseriti in un modulo adattivo. Questi campi accettano vari tipi di dati quali firme, iniziali, società o titoli e consentono di raccogliere informazioni aggiuntive durante la firma, insieme alle firme. È possibile utilizzare il componente Blocco Adobe Sign per posizionare campi Adobe Sign in diverse aree di un modulo adattivo.

Per aggiungere campi a un modulo adattivo e personalizzare le varie opzioni relative a tali campi, procedere come segue:

  1. Trascinare componente Adobe Sign Block dal browser Componenti al modulo adattivo. Il componente Adobe Sign Block dispone di tutti i campi Adobe Sign supportati. Per impostazione predefinita, al modulo adattivo viene aggiunto un campo Firma .

    Blocco di firma

    Per impostazione predefinita, il blocco Adobe Sign non è visibile nel modulo adattivo pubblicato. È visibile solo nei documenti firmati. È possibile modificare la visibilità di blocco Adobe Sign dalle proprietà del componente blocco Adobe Sign.

    Nota
    • L'utilizzo blocco Adobe Sign non è obbligatorio per utilizzare Adobe Sign in un modulo adattivo. Se non si utilizza blocco Adobe Sign e non si aggiungono campi per i firmatari, il campo firma predefinito viene visualizzato nella parte inferiore dei documenti di firma.
    • Utilizzare blocco Adobe Sign solo per i moduli adattivi che generano automaticamente Document of Record. Se si utilizza un XDP personalizzato per la generazione di un modulo adattivo basato su un documento o un modello di modulo, blocco Adobe Sign non è richiesto.
  2. Selezionate il componente Blocco Adobe Sign e toccate l'icona Modifica aem_6_3_edit . Visualizza le opzioni per aggiungere campi e formattare l'aspetto di un campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Selezionate e aggiungete campi Adobe Sign. B. Espandi il blocco Adobe Sign alla visualizzazione a schermo intero

  3. Toccate l'icona Campo Adobe Sign aem_6_3_adobesign . Visualizza le opzioni per selezionare e aggiungere campi Adobe Sign.

    Espandete il campo a discesa Tipo per selezionare un campo Adobe Sign e toccate l'icona Fine aem_6_3_forms_save per aggiungere il campo selezionato blocco Adobe Sign. Il campo a discesa Tipo include i tipi di campo Firma, Informazioni firmatario e Dati. integrazione Adobe Sign con campi di supporto AEM Forms elencati solo nella casella a discesa Tipo. Per informazioni dettagliate campi Adobe Sign, consultate documentazioneAdobe Sign.

    adobe-sign-block-fields-options

    È obbligatorio specificare un nome univoco per un campo. È inoltre possibile selezionare l'opzione desiderata per contrassegnare un campo obbligatorio. Oltre a Nome e ​Requisito, alcuni campi Adobe Sign dispongono di più opzioni. Ad esempio, maschera e linea multipla. Inoltre, specificate un nome univoco per ciascun campo Adobe Sign se i campi risiedono in blocchi Adobe Sign uguali o diversi.

    Se si seleziona Firma ​digitale dall'elenco a discesa, è possibile applicare le firme digitali al modulo adattivo:

    • Online mediante l'uso di firme cloud per firmare con un ID digitale ospitato da un provider di servizi di trust.
    • Localmente, scaricando il documento con Adobe Acrobat o Reader utilizzando una smart card, un token USB o un ID digitale basato su file.

Abilitare Adobe Sign per un modulo adattivo

In questo caso, Adobe Sign non è abilitato per un modulo adattivo. Per attivarla, effettuate le seguenti operazioni:

  1. Nel browser Contenuto, toccate Contenitore ​modulo e toccate l'icona Configura configurazione . Apre il browser delle proprietà e visualizza le proprietà del contenitore Modulo adattivo.
  2. Nel browser delle proprietà, espandere la struttura Firma elettronica e selezionare l'opzione Abilita Adobe Sign . Abilita Adobe Sign per un modulo adattivo.

Selezionare Cloud Service Adobe Sign e ordine di firma

Potete configurare più servizi Adobe Sign per un’istanza di AEM Forms. È consigliabile disporre di un set di servizi distinto per ciascuna funzione (Risorse umane, Finanza e altro ancora). Semplifica il tracciamento e la generazione di rapporti dei documenti firmati. Ad esempio, una banca ha più reparti. Puoi disporre di una configurazione separata per ciascun reparto per migliorare il tracciamento dei documenti.

Un documento può anche contenere più firmatari. Ad esempio, una domanda con carta di credito può avere più candidati. Una banca richiede le firme di tutti i richiedenti prima di avviare l'elaborazione della domanda. Per gli scenari con più firmatari, è possibile firmare il documento in ordine sequenziale o simultaneo.

Per selezionare un servizio cloud e l'ordine di firma, effettuate le seguenti operazioni:

servizio cloud

  1. Nel browser Contenuto, toccate Contenitore ​modulo e toccate l'icona Configura configurazione . Apre il browser delle proprietà e visualizza le proprietà del contenitore Modulo adattivo.

  2. Nel browser delle proprietà, espandere la struttura Firma elettronica e selezionare l'opzione Abilita Adobe Sign . Abilita Adobe Sign per un modulo adattivo.

  3. Selezionate un servizio cloud dall'elenco di Cloud Services Adobe Sign già configurati.

    Se l’elenco di Cloud Service Adobe Sign è vuoto, seguite l’articolo Configura Adobe Sign con AEM Forms per configurare il servizio.

    Il menu a discesa elenca i servizi cloud presenti nella global cartella in Strumenti > Cloud Services > Adobe Sign. Inoltre, nel menu a discesa sono elencati anche i servizi cloud presenti nella cartella selezionata nel campo Contenitore di configurazione al momento della creazione di un modulo adattivo.

  4. Selezionare l'ordine di firma dalla finestra di dialogo Firma dei firmatari. cantanti Adobe Sign possono firmare un modulo adattivo in sequenza , uno dopo l’altro firmatario o simultaneamente , in qualsiasi ordine.

    In ordine sequenziale, un firmatario riceve il modulo per la firma, alla volta. Dopo che un firmatario ha completato la firma del documento, il modulo viene inviato al firmatario successivo e così via.

    In ordine simultaneo, più firmatari possono firmare un modulo alla volta.

  5. Aggiungete i firmatari a un modulo adattivo e toccate l'icona Fine aem_6_3_forms_save per salvare le modifiche.

Aggiunta di firmatari a un modulo adattivo

Per un modulo adattivo è possibile avere un solo firmatario o più firmatari. Quando aggiungi un firmatario, puoi anche configurare i dettagli di autenticazione per il firmatario. È inoltre possibile selezionare se il compilatore e il cantante sono la stessa persona. Per aggiungere e fornire diversi dettagli su un firmatario, effettuate le seguenti operazioni:

  1. Nel browser Contenuto, toccate Contenitore ​modulo e toccate l'icona Configura configurazione . Apre il browser delle proprietà con le proprietà del contenitore Modulo adattivo.

  2. Nel browser delle proprietà, espandere la struttura Firma elettronica e selezionare l'opzione Abilita Adobe Sign . Abilita Adobe Sign per un modulo adattivo.

  3. Tocca Aggiungi firmatario in Configurazione ​firmatario. Aggiunge un firmatario al modulo adattivo. È possibile aggiungere più firmatari Adobe Sign a un modulo adattivo.

  4. dettagli telefonici

    Fate clic sull'icona Modifica aem_6_3_edit per specificare le informazioni seguenti relative al firmatario:

    • Titolo: Specificate un titolo per identificare in modo univoco un firmatario.

    • Il firmatario e la persona che compila il modulo sono identici?: Selezionare , se il compilatore e il primo firmatario sono la stessa persona. Se l’opzione è impostata su No, non utilizzare il componente passo firma nel modulo adattivo. Se il modulo contiene un componente Passaggio firma, il campo viene automaticamente impostato su Sì.

    • Indirizzo e-mail del firmatario: Specifica l'indirizzo e-mail del firmatario. Il firmatario riceve i documenti/moduli firmati all'indirizzo e-mail specificato. È possibile scegliere di utilizzare un indirizzo e-mail fornito in un campo modulo, AEM profilo utente dell'utente che ha effettuato l'accesso o immettere manualmente un indirizzo e-mail. Si tratta di un passo obbligatorio. Assicurati che l'indirizzo e-mail del primo firmatario o dell'unico firmatario (nel caso di un singolo firmatario) non sia identico a account Adobe Sign utilizzato per configurare i servizi cloud AEM.

    • Metodo di autenticazione del firmatario: Specificare il metodo di autenticazione dell'utente prima di aprire un modulo per la firma. Potete scegliere tra l'autenticazione basata su telefono, knowledge base e social identity.

    Nota
    • Per impostazione predefinita, l'autenticazione basata sull'identità social fornisce un'opzione per l'autenticazione tramite Facebook, Google e LinkedIn. Potete contattare supporto Adobe Sign per abilitare altri provider di autenticazione social.
    • campi Adobe Sign da compilare o firmare: Selezionare campi Adobe Sign per il firmatario. Un modulo adattivo può contenere più campi Adobe Sign. Puoi scegliere di abilitare campi specifici per un firmatario. Nel campo vengono visualizzati tutti i blocchi Adobe Sign disponibili. Quando si seleziona un blocco, vengono selezionati tutti i campi del blocco. È possibile utilizzare l'icona X per deselezionare un campo.

    signer-details

    L'immagine precedente ha due esempi blocchi Adobe Sign: Informazioni personali e informazioni sull'ufficio

    Toccate l'icona Fine aem_6_3_forms_save . Il firmatario viene aggiunto e configurato.

Selezionare Invia azione per un modulo adattivo

Dopo aver aggiunto campi Adobe Sign a un modulo adattivo, abilitare Adobe Sign dal contenitore del modulo, selezionare Cloud Service Adobe Sign e aggiungere firmatari Adobe Sign, selezionare un'azione di invio appropriata per il modulo adattivo. Per informazioni dettagliate sulle azioni di invio dei moduli adattivi, vedere Configurazione dell'azionedi invio.

Inoltre, un modulo adattivo abilitato per Adobe Sign viene inviato solo dopo che tutti i firmatari avranno firmato il modulo. È possibile trovare il modulo firmato parzialmente nella sezione Firma in sospeso del portale dei moduli. Adobe Sign Configuration Service effettua il polling server Adobe Sign a intervalli regolari per verificare lo stato delle firme. Se tutti i firmatari completano la firma del modulo, viene avviato il servizio di invio e il modulo viene inviato. Se si utilizza un'azione di invio personalizzata e il modulo utilizza Adobe Sign, aggiornare l'azione di invio personalizzata per utilizzare il servizio di invio dell'azione.