Verwenden von Adobe Sign in einem adaptiven Formular

Adobe Sign aktiviert Workflows für E-Signaturen für adaptive Formulare. E-Signaturen verbessern die Workflows bei der Verarbeitung von Dokumenten in den Bereichen Recht, Vertrieb, Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung u. a.

In einem typischen Szenario mit Adobe Sign und adaptiven Formularen füllt der Benutzer ein adaptives Formular aus, um eine Dienstleistung zu beantragen. Beispielsweise sind für einen Hypotheken- und Kreditkartenantrag rechtskräftige Signaturen von allen Kreditnehmern und Mitantragstellern erforderlich. Um Workflows für elektronische Signaturen in ähnlichen Szenarien zu aktivieren, können Sie Adobe Sign mit AEM Forms integrieren. Einige weitere Anwendungsbeispiele für Adobe Sign sind:

• Geschäftsabschlüsse von jedem Gerät aus mit vollautomatischen Prozessen für Vorschlag, Angebot und Vertrag.
• Schnelleres Abschließen von Prozessen im Personalwesen und Zugang zu digitalen Abläufen für Ihre Mitarbeiter.
• Kürzere Vertragszyklen und schnelleres Onboarding Ihrer Lieferanten.
• Erstellen digitaler Workflows zur Automatisierung häufig verwendeter Prozesse.

Die Integration von Adobe Sign in AEM Forms unterstützt folgende Funktionen:

• Workflows für Signaturen eines einzelnen oder mehrerer Benutzer
• Workflows mit sequenzieller und simultaner Signatur
• Abläufe für Signaturen innerhalb und außerhalb des Formulars
• Signieren von Formularen als anonymer oder angemeldeter Benutzer
• Dynamische Signaturvorgänge (Integration mit AEM Forms-Workflow)
• Authentifizierung über Wissensdatenbank, Telefon und Social Media-Profile

Lernen Sie die Best Practices für die Verwendung von Adobe Sign mit adaptiven Formularen, um bessere Signiererlebnisse zu schaffen.

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie Adobe Sign in einem adaptiven Formular verwenden:

• Vergewissern Sie sich, dass der AEM Forms-Cloud-Service für die Verwendung von Adobe Sign konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Integrieren von Adobe Sign mit AEM Forms.
• Halten Sie die Liste der Unterzeichner bereit. Sie benötigen mindestens eine E-Mail-Adresse für jeden Unterzeichner.

Konfigurieren von Adobe Sign für adaptive Formulare

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Adobe Sign für adaptive Formulare zu konfigurieren:

1. Bearbeiten der Eigenschaften eines adaptiven Formulars für Adobe Sign

2. Adobe Sign-Felder zu adaptivem Formular hinzufügen

3. Adobe Sign für adaptives Formular aktivieren

4. Cloud-Service von Adobe Sign für adaptives Formular wählen

5. Adobe Sign-Unterzeichner zu adaptivem Formular hinzufügen

6. Senden-Aktion für adaptives Formular wählen

Bearbeiten der Eigenschaften eines adaptiven Formulars für Adobe Sign

Sie können die Eigenschaften von adaptiven Formularen für Adobe Sign ein vorhandenes oder neues adaptives Formular konfigurieren.

Erstellen eines adaptiven Formulars für Adobe Sign beschreibt die Schritte zum Erstellen eines einfachen adaptiven Formulars. Siehe Erstellen eines adaptiven Formulars für andere Optionen, die beim Erstellen eines adaptiven Formulars verfügbar sind.

Erstellen eines adaptiven Formulars für Adobe Sign

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein signierfähiges adaptives Formular zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Adobe Experience Manager > Forms > Formulare und Dokumente.

2. Tippen Sie auf Erstellen und wählen Sie Adaptives Formular. Eine Liste von Vorlagen wird angezeigt. Wählen Sie eine Vorlage aus und tippen Sie auf Weiter.

3. Auf der Registerkarte Standard:

   1. Geben Sie den Namen und Titel für das adaptive Formular an.

   2. Wählen Sie den Konfigurations-Container aus, der beim Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms erstellt wurde.

      HINWEIS

      Die Dropdown-Liste Adobe Sign Cloud Service zeigt die Cloud-Services an, die in dem Konfigurations-Container konfiguriert sind, den Sie in diesem Feld auswählen. Die Dropdown-Liste Adobe Sign Cloud Service ist im Abschnitt Elektronische Signatur der Eigenschaften des adaptiven Formulars verfügbar, wenn Sie die Option Adobe Sign aktivieren auswählen.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte Formularmodell eine der folgenden Optionen:

   • Wählen Sie die Option Formularvorlage als Dokument aus Datensatzvorlage zuordnen und wählen Sie ein Dokument aus Datensatzvorlage aus. Wenn Sie ein auf einer Formularvorlage basierendes adaptives Formular verwenden, werden in den zum Signieren gesendeten Dokumenten nur die Felder aus der dazugehörigen Formularvorlage angezeigt. Es werden nicht alle Felder des adaptiven Formulars angezeigt.

   • Wählen Sie die Option Dokument aus Datensatz generieren. Wenn Sie ein adaptives Formular verwenden, für das die Option „Datensatzdokument“ aktiviert ist, zeigt das zum Signieren gesendete Dokument alle Felder des adaptiven Formulars an.

5. Tippen Sie auf Erstellen. Es wird ein signierfähiges adaptives Formular erstellt, das zum Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern verwendet werden kann.

Bearbeiten eines adaptiven Formulars für Adobe Sign

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Adobe Sign in einem bestehenden adaptiven Formular zu verwenden:

1. Gehen Sie zu Adobe Experience Manager > Forms > Formulare und Dokumente.

2. Wählen Sie das adaptive Formular aus und tippen Sie auf Eigenschaften.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Standard den Konfigurations-Container aus, der beim Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms erstellt wurde.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte Formularmodell eine der folgenden Optionen:

   • Wählen Sie die Option Formularvorlage als Dokument aus Datensatzvorlage zuordnen und wählen Sie ein Dokument aus Datensatzvorlage aus. Wenn Sie ein auf einer Formularvorlage basierendes adaptives Formular verwenden, werden in den zum Signieren gesendeten Dokumenten nur die Felder aus der dazugehörigen Formularvorlage angezeigt. Es werden nicht alle Felder des adaptiven Formulars angezeigt.

   • Wählen Sie die Option Dokument aus Datensatz generieren. Wenn Sie ein adaptives Formular verwenden, für das die Option „Datensatzdokument“ aktiviert ist, zeigt das zum Signieren gesendete Dokument alle Felder des adaptiven Formulars an.

5. Tippen Sie auf Speichern und schließen. Das adaptive Formular ist für Adobe Sign aktiviert.

Adobe Sign-Felder zu adaptivem Formular hinzufügen

Adobe Sign verfügt über verschiedene Felder, die in einem adaptiven Formular platziert werden können. In diese Felder können verschiedene Datentypen wie Signaturen, Initialen, Firma oder Titel eingegeben werden. Sie helfen dabei, beim Signieren zusätzliche Informationen zusammen mit den Signaturen zu erfassen. Sie können die Adobe Sign-Blockkomponente verwenden, um Adobe Sign-Felder an verschiedenen Stellen in einem adaptiven Formular zu platzieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um einem adaptiven Formular Felder hinzuzufügen und eine Reihe von Optionen für diese Felder anzupassen:

1. Ziehen Sie die Komponente Adobe Sign Block per Drag-and-Drop aus dem Komponenten-Browser in das adaptive Formular. Die Komponente Adobe Sign-Block verfügt über alle unterstützten Adobe Sign-Felder. Standardmäßig fügt sie dem adaptiven Formular ein Signatur-Feld hinzu.

   

   Standardmäßig ist der Adobe Sign-Block im veröffentlichten adaptiven Formular nicht sichtbar. Er wird nur in den Signaturdokumenten angezeigt. Sie können die Sichtbarkeit des Adobe Sign-Blocks in den Eigenschaften der Adobe Sign-Blockkomponente ändern.

   HINWEIS

   • Die Verwendung des Adobe Sign-Blocks ist nicht zwingend erforderlich, um Adobe Sign in einem adaptiven Formular zu verwenden. Wenn Sie den Adobe Sign-Block nicht verwenden und Felder für die Unterzeichner hinzufügen, wird das Standardsignaturfeld unten in den Signaturdokumenten angezeigt.
     • Verwenden Sie den Adobe Sign-Block nur für adaptive Formulare, die automatisch ein Datensatzdokument generieren. Wenn Sie das Datensatzdokument mithilfe einer benutzerdefinierten XDP-Datei generieren oder ein formularvorlagenbasiertes adaptives Formular verwenden, wird der Adobe Sign-Block nicht unterstützt.

2. Wählen Sie die Komponente Adobe Sign Block und tippen Sie auf das Symbol Bearbeiten . Es werden Optionen zum Hinzufügen von Feldern und zum Formatieren der Darstellung von Feldern angezeigt.

   

   A. Wählen Sie Adobe Sign-Felder aus und fügen Sie sie hinzu. B. Erweitern Sie den Adobe Sign-Block zur Vollbildansicht.

3. Tippen Sie auf das Symbol für das Adobe Sign-Feld . Es zeigt Optionen zum Auswählen und Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern an.

   Erweitern Sie das Dropdown-Feld Typ, um ein Adobe Sign-Feld auszuwählen, und tippen Sie auf das Symbol „Fertig“ , um das ausgewählte Feld zum Adobe Sign-Block hinzuzufügen. Die Dropdown-Liste Typ enthält die Feldtypen „Signatur“, „Unterzeichnerinformationen“ und „Daten“. Die Integration von Adobe Sign in AEM Forms unterstützt nur die in der Dropdown-Liste Typ angegebenen Felder. Ausführliche Informationen zu Adobe Sign-Feldern finden Sie in der Adobe Sign-Dokumentation.

   

   Es ist zwingend erforderlich, einen eindeutigen Namen für ein Feld anzugeben. Sie können auch die Option „Erforderlich“ aktivieren, um ein Feld als Pflichtfeld zu markieren. Zusätzlich zu den Optionen Name und Erforderlich verfügen einige Adobe Sign-Felder über weitere Optionen. Dies kann z. B. „Maske“ oder „mit mehreren Zeilen“ sein. Geben Sie außerdem eindeutige Namen für die einzelnen Adobe Sign-Felder an, unabhängig davon, ob diese Felder sich im selben oder in verschiedenen Adobe Sign-Blöcken befinden.

   Wenn Sie in der Dropdown-Liste Digitale Signatur auswählen, können Sie digitale Signaturen auf das adaptive Formular anwenden:

   • Online mit Cloud-Signaturen, um mit einer digitalen ID zu signieren, die von einem Trust-Dienstleister gehostet wird.
   • Lokal durch Herunterladen des Dokuments mit Adobe Acrobat oder Reader mit einer Smart Card, einem USB-Token oder einer dateibasierten digitalen ID.

Aktivieren von Adobe Sign für ein adaptives Formular

Adobe Sign ist standardmäßig nicht für adaptive Formulare aktiviert. Gehen Sie wie folgt vor, um es zu aktivieren:

1. Tippen Sie im Inhaltsbrowser auf Formular-Container und dann auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet, der die Eigenschaften des Containers für adaptive Formulare anzeigt.
2. Erweitern Sie im Eigenschaftenbrowser das Akkordeon Elektronische Signatur und wählen Sie die Option Adobe Sign aktivieren. Dadurch wird Adobe Sign für ein adaptives Formular aktiviert.

Auswählen von Adobe Sign as a Cloud Service und der Signaturreihenfolge

Sie können mehrere Adobe Sign-Services für eine Instanz von AEM Forms konfigurieren. Es empfiehlt sich, für jede Funktion (Personalwesen, Finanzen usw.) eine eigene Gruppe von Services zu verwenden. Dies erleichtert das Tracking und die Berichterstellung für signierte Dokumente. So könnte beispielsweise eine Bank mehrere Abteilungen umfassen. In diesem Fall können Sie für jede Abteilung eine eigene Konfiguration einrichten, damit die Dokumente leichter zu verfolgen sind.

Ein Dokument kann auch mehrere Unterzeichner haben. Beispielsweise können bei einem Kreditkartenantrag mehrere Antragsteller vorhanden sein. Die Bank benötigt die Unterschriften aller Antragsteller, bevor sie mit der Bearbeitung beginnt. Bei Szenarien mit mehreren Unterzeichnern können Sie wählen, ob diese das Dokument nacheinander oder simultan unterschreiben sollen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Cloud-Service und die Reihenfolge für die Unterzeichnung zu wählen:

1. Tippen Sie im Inhaltsbrowser auf Formular-Container und dann auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet, der die Eigenschaften des Containers für adaptive Formulare anzeigt.

2. Erweitern Sie im Eigenschaftenbrowser das Akkordeon Elektronische Signatur und wählen Sie die Option Adobe Sign aktivieren. Dadurch wird Adobe Sign für ein adaptives Formular aktiviert.

3. Wählen Sie einen Cloud-Service aus der bereits konfigurierten Liste der Adobe Sign-Cloud-Services aus.

   Wenn die Liste der Adobe Sign Cloud Services leer ist, befolgen Sie den Artikel zum Konfigurieren von Adobe Sign mit AEM Forms, um den Dienst zu konfigurieren.

   Das Dropdown-Menü listet die Cloud-Services auf, die im Ordner global in Tools > Cloud-Services > Adobe Sign vorhanden sind. Außerdem werden in der Dropdown-Liste die Cloud-Services aufgeführt, die in dem Ordner vorhanden sind, den Sie beim Erstellen eines adaptiven Formulars im Feld Konfigurations-Container auswählen.

4. Wählen Sie die Signaturreihenfolge im Dialogfeld Unterzeichner können signieren. Die Adobe Sign-Signierer können ein adaptives Formular entweder sequentiell, d. h. ein Signierer nach dem anderen, oder gleichzeitig in beliebiger Reihenfolge signieren.

   In sequentieller Reihenfolge erhält jeweils nur ein Unterzeichner das Formular zum Signieren. Nachdem ein Unterzeichner das Dokument signiert hat, wird das Formular an den nächsten Unterzeichner gesendet und so weiter.

   Bei simultaner Reihenfolge können mehrere Unterzeichner ein Formular gleichzeitig signieren.

5. Fügen Sie Signierer zu einem adaptiven Formular hinzu und tippen Sie auf das Symbol „Fertig“ , um die Änderungen zu speichern.

Unterzeichner zu adaptivem Formular hinzufügen

Sie können für ein adaptives Formular nur einen oder mehrere Unterzeichner festlegen. Wenn Sie einen Unterzeichner hinzufügen, können Sie außerdem Authentifizierungsdetails für den Unterzeichner konfigurieren. Sie können auch wählen, ob die Person, die das Formular ausfüllt, zugleich der Unterzeichner sein muss. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um einen Unterzeichner hinzuzufügen und seine Details anzugeben:

1. Tippen Sie im Inhaltsbrowser auf Formular-Container und dann auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet, der Eigenschaften des Containers für adaptive Formulare anzeigt.

2. Erweitern Sie im Eigenschaftenbrowser das Akkordeon Elektronische Signatur und wählen Sie die Option Adobe Sign aktivieren. Dadurch wird Adobe Sign für ein adaptives Formular aktiviert.

3. Tippen Sie auf Unterzeichner hinzufügen unter Unterzeichnerkonfiguration. Damit wird ein Signierer zu dem adaptiven Formular hinzugefügt. Sie können mehrere Adobe Sign-Signierer zu einem adaptiven Formular hinzufügen.
   

4. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten und geben Sie folgende Informationen zum Signierer ein:

   • Titel: Geben Sie einen Titel an, um einen Unterzeichner eindeutig zu identifizieren.

   • Wird das Formular von derselben Person ausgefüllt und signiert?: Wählen Sie Ja, wenn die Person, die das Formular ausfüllt, auch der erste Unterzeichner ist. Wenn für die Option Nein eingestellt ist, können Sie die Komponente für den Signaturschritt nicht im adaptiven Formular verwenden. Wenn im Formular eine Komponente „Unterschriftsschritt“ enthalten ist, wird automatisch „Ja“ für das Feld festgelegt.

   • E-Mail-Adresse des Unterzeichners: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners an. Der Unterzeichner erhält die zu unterschreibenden Dokumente/das Formular unter der angegebenen E-Mail-Adresse. Sie können eine E-Mail-Adresse verwenden, die in einem Formularfeld im AEM-Benutzerprofil des angemeldeten Benutzers angegeben ist, oder manuell eine E-Mail-Adresse eingeben. Dieser Schritt ist obligatorisch. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des ersten Signierers oder des einzigen Signierers (im Falle eines einzigen Signierers) nicht mit dem Adobe Sign-Konto identisch ist, das zur Konfiguration der AEM-Cloud-Services verwendet wird.

   • Authentifizierungsmethode für Unterzeichner: Geben Sie die Methode zum Authentifizieren eines Benutzers vor dem Öffnen eines Formulars zum Signieren an. Sie können Authentifizierung per Telefon, Wissensdatenbank und Social Media-Profil wählen.

   HINWEIS

   • Bei der Authentifizierung über Social Media steht standardmäßig eine Option zum Authentifizieren über Facebook, Google und LinkedIn zur Verfügung. Wenden Sie sich an den Adobe Sign-Support, wenn Sie weitere Anbieter von Authentifizierung über Social Media aktivieren möchten.
   • Adobe Sign-Felder zum Ausfüllen oder Signieren: Wählen Sie die Adobe Sign-Felder für den Unterzeichner. Ein adaptives Formular kann mehrere Adobe Sign-Felder enthalten. Sie können bestimmte Felder für einen bestimmten Unterzeichner aktivieren. Das Feld zeigt alle verfügbaren Adobe Sign-Blöcke an. Wenn Sie einen Block auswählen, werden alle Felder des Blocks ausgewählt. Über das X-Symbol können Sie die Auswahl eines Feldes aufheben.

   

   Die Abbildung oben zeigt zwei Adobe Sign-Blöcke als Beispiel: „Personal-Information“ und „Office-details“

   Tippen Sie auf das Symbol „Fertig“ . Der Unterzeichner wird hinzugefügt und konfiguriert.

Senden-Aktion für adaptives Formular wählen

Nachdem Sie Adobe Sign-Felder zu einem adaptiven Formular hinzugefügt, Adobe Sign aus dem Formular-Container aktiviert, den Adobe Sign-Cloud-Service ausgewählt und Adobe Sign-Signierer hinzugefügt haben, wählen Sie eine geeignete Aktion zum Übermitteln für das adaptive Formular aus. Ausführliche Informationen zu Übermittlungsaktionen für adaptive Formulare finden Sie unter Konfigurieren der Übermittlungsaktion.

Ein für Adobe Sign aktiviertes adaptives Formular wird darüber hinaus erst übermittelt, nachdem alle Signierer es signiert haben. Teilweise signierte Formulare finden Sie im Abschnitt „Ausstehende Signatur“ im Forms-Portal. Der Adobe Sign-Konfigurations-Service fragt den Adobe Sign-Server in regelmäßigen Abständen ab, um den Status der Signaturen zu überprüfen. Wenn alle Unterzeichner das Formular signiert haben, wird der Dienst für die Übermittlungsaktion gestartet und das Formular übermittelt. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Übermittlungsaktion verwenden und im Formular Adobe Sign verwendet wird, sollten Sie Ihre benutzerdefinierte Übermittlungsaktion aktualisieren, sodass der Service für die Übermittlungsaktion verwendet wird.

Damit ist der Ablauf zur Formularunterzeichnung vollständig. Sie können das Formular in der Vorschau anzeigen, um das Signiererlebnis zu überprüfen. Im veröffentlichten Formular werden Adobe Sign-Blockfelder angezeigt, wenn ein Unterzeichner das Formular per E-Mail zum Signieren erhält. Diese Erfahrung wird auch als Signieren außerhalb des Formulars bezeichnet. Sie können auch einen Ablauf zum Signieren innerhalb des Formulars für den ersten Unterzeichner konfigurieren. Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter Formularinternen Signaturvorgang erstellen.

Konfigurieren von Cloud-Signaturen für ein adaptives Formular

Cloud-basierte digitale Signaturen oder Remote-Signaturen sind eine neue Generation digitaler Signaturen, die über Desktop, Mobilgeräte und das Web funktionieren – sowie höchste Compliance und Sicherheit für die Authentifizierung der Unterzeichner erfüllen. Sie können ein adaptives Formular mit Cloud-basierten digitalen Signaturen signieren.

Nachdem Sie die Eigenschaften des adaptiven Formulars für Adobe Sign bearbeitet haben, führen Sie folgende Schritte aus, um dem adaptiven Formular ein Cloud-Signaturfeld hinzuzufügen:

1. Ziehen Sie die Komponente Adobe Sign Block aus dem Komponentenbrowser in das adaptive Formular. Die Komponente Adobe Sign-Block enthält alle unterstützten Adobe Sign-Felder. Standardmäßig fügt sie dem adaptiven Formular ein Signatur-Feld hinzu.

   

2. Wählen Sie die Komponente Adobe Sign Block und tippen Sie auf das Symbol Bearbeiten . Es werden Optionen zum Hinzufügen von Feldern und zum Formatieren der Darstellung von Feldern angezeigt.

   

   A. Wählen Sie Adobe Sign-Felder aus und fügen Sie sie hinzu. B. Erweitern Sie den Adobe Sign-Block zur Vollbildansicht.

3. Tippen Sie auf das Symbol für das Adobe Sign-Field . Es zeigt Optionen zum Auswählen und Hinzufügen von Adobe Sign-Feldern an.

   Erweitern Sie das Dropdownfeld Typ, wählen Sie Digitale Signatur aus und tippen Sie auf das Symbol Fertig, um dem Adobe Sign-Block das ausgewählte Feld hinzuzufügen.

   

   Es ist zwingend erforderlich, einen eindeutigen Namen für ein Feld anzugeben.

   Anwenden digitaler Signaturen auf das adaptive Formular mithilfe von:

   • Cloud-Signaturen: Signieren Sie mit einer digitalen ID, die von einem Trust-Dienstleister gehostet wird.
   • Adobe Acrobat oder Reader: Laden Sie das Dokument herunter und öffnen Sie es mit Adobe Acrobat oder Reader, um es mit einer Smart Card, einem USB-Token oder einer dateibasierten digitalen ID zu signieren.

   Nachdem Sie das Feld „Cloud-Signatur“ zum adaptiven Formular hinzugefügt haben, führen Sie folgende Schritte aus, um den Konfigurationsprozess abzuschließen:

   • Adobe Sign für adaptives Formular aktivieren
   • Cloud-Service von Adobe Sign für adaptives Formular wählen
   • Adobe Sign-Unterzeichner zu adaptivem Formular hinzufügen
   • Senden-Aktion für adaptives Formular wählen

Formularinternen Signaturvorgang erstellen

Ein Benutzer kann ein adaptives Formular beim Ausfüllen auch signieren. Diese Erfahrung wird auch formularinternes Signieren bezeichnet. Dieser Ablauf steht nur für den ersten Unterzeichner in einer Umgebung mit mehreren Unterzeichnern zur Verfügung. Gehen Sie Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Ablauf für formularinternes Signieren für ein adaptives Formular zu erstellen:

1. Fügen Sie die Komponente für Signaturschritt hinzu und konfigurieren Sie sie.
2. Fügen Sie die Komponente für Übersichtsschritt hinzu.

Komponente für Signaturschritt hinzufügen und konfigurieren

Mit der Komponente für Signaturschritt können Sie einen Bereich für die elektronische Unterschrift unter dem ausgefüllten Formular bereitstellen. Bei der Ausgabe des Abschnitts mit der Komponente für Signaturschritt wird eine signierbare PDF-Version des ausgefüllten Formulars angezeigt. Die Komponente „Signaturschritt“ nimmt die gesamte für das Formular verfügbare Breite ein. Wir empfehlen, keine anderen Komponenten in dem Abschnitt zu platzieren, der die Komponente „Signaturschritt“ enthält.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Signaturschritt-Komponente zu konfigurieren:

1. Ziehen Sie die Komponente Unterschriftsschritt aus dem Komponentenbrowser in das Formular.

2. Wählen Sie die neu hinzugefügte Komponente „Signaturschritt“ und tippen Sie auf das Symbol Konfigurieren . Dadurch wird der Eigenschaftenbrowser geöffnet, der die Eigenschaften des Signaturschritts anzeigt. Konfigurieren Sie die folgenden Eigenschaften:

   • Name: Geben Sie den Namen der Komponente an.

   • Titel: Geben Sie den eindeutigen Titel der Komponente an.

   • Vorlagennachricht: Geben Sie die Nachricht an, die angezeigt werden soll, während die Signatur-PDF geladen wird. Die Adobe Sign-Services benötigen einige Zeit, um die Signatur-PDF vorzubereiten und zu laden.

   • Signatur-Service: Wählen Sie die Option Adobe Sign.

   • Frühere E-Sign-Komponente verwenden: Wenn Sie das entsprechende adaptive Formular in AEM Workspace oder die AEM Forms-App verwenden oder das zugrunde liegende adaptive Formular eine ältere E-Sign-Komponente enthält, wählen Sie die Option Legacy-E-Sign-Komponente verwenden.

   • Konfiguration: Wählen Sie eine Konfiguration aus (Adobe Sign-Cloud-Service). Diese Dropdown-Liste ist nur verfügbar, wenn die Option Frühere E-Sign Komponente verwenden aktiviert ist.

   • CSS-Klasse: Geben Sie die CSS-Klasse für die Komponente an.

   Tippen Sie auf das Symbol Fertig , um die Änderungen zu speichern.

   

   HINWEIS

   • Wenn Sie die Komponente Unterschriftsschritt in das Formular ziehen und dort ablegen, wird für die Option Wird das Formular von derselben Person ausgefüllt und unterzeichnet? automatisch Ja festgelegt. Dies ist für die Funktionsfähigkeit des Formulars erforderlich.
   • Um ein optimales Erlebnis zu erzielen, verwenden Sie nach der Signaturschrittkomponente die Komponente „Zusammenfassungsschritt“. Der „Zusammenfassungsschritt“ übermittelt das Formular automatisch und sofort, nachdem Sie das Unterzeichnen eines Formulars in der Signaturschrittkomponente abgeschlossen haben. Wenn Sie den „Zusammenfassungsschritt“ nicht verwenden, wird eine automatische Übermittlung erst nach dem Zeitintervall ausgelöst, das Sie unter Verwendung des Adobe Sign-Konfigurationsservice festgelegt haben.

   Einige Best Practices sind:

   • Das Bedienfeld des adaptiven Formulars, das den Signaturschritt enthält, ist immer das letzte oder vorletzte Bedienfeld eines adaptiven Formulars. Es kann sich dabei nur dann um das vorletzte Bedienfeld handeln, wenn das letzte Bedienfeld den „Zusammenfassungsschritt“ enthält.
   • Das Bedienfeld, das die Komponente „Signaturschritt“ oder die Komponente „Zusammenfassungsschritt“ enthält, darf keine andere Komponente enthalten.
   • Adaptive Formulare, die den Signaturschritt enthalten, können nicht über die Schaltfläche „Senden“ verfügen.
   • Die Übermittlung adaptiver Formulare, die den Signaturschritt enthalten, wird über einen Service im Hintergrund oder den Zusammenfassungsschritt gesteuert. Wenn es einen konfigurierten Unterzeichner gibt, der auch das Formular ausfüllt, besteht der Vorteil der Steuerung der Übermittlung des adaptiven Formulars mittels des Zusammenfassungsschritts darin, dass sofort ausgewertet wird, ob der Unterzeichner das Formular signiert hat, und die Übermittlungsaktion aufgerufen wird. Ein Service im Hintergrund benötigt mehr Zeit, um zu überprüfen, ob alle konfigurierten Unterzeichner das Formular signiert haben, und verzögert die Übermittlung des adaptiven Formulars.
   • Entwerfen Sie das Formular so, dass ein Benutzer von einem Bedienfeld, das den Signatur- oder Zusammenfassungsschritt enthält, nicht zurück navigieren kann.

Konfigurieren der Komponente für Danksagungsseite oder Zusammenfassungsschritt

Die Komponente Zusammenfassungsschritt übermittelt automatisch das Formular, befüllt die Informationen auf der angepassten Zusammenfassungsseite und zeigt die Zusammenfassung des übermittelten Formulars an. Sie ruft darüber hinaus die erforderlichen Informationen in der Rückgabezuordnung ab. Die Komponente „Zusammenfassungsschritt“ nimmt die vollständige für das Formular verfügbare Breite ein. Wir empfehlen, keine anderen Komponenten in dem Abschnitt zu platzieren, der die Komponente „Zusammenfassungsschritt“ enthält.

Damit ist der Ablauf zur formularinternen Unterzeichnung vollständig. Sie können das Formular in der Vorschau anzeigen, um das Signiererlebnis zu überprüfen.

Häufig gestellte Fragen

F: Es ist möglich, ein adaptives Formular in ein anderes adaptives Formular einzubetten. Kann das eingebettete adaptive Formular für Adobe Sign aktiviert werden?
A: Nein. Die Verwendung von adaptiven Formularen, in die Adobe Sign für die Unterzeichnung ein für aktiviertes adaptives Formular eingebettet ist, wird in AEM Forms nicht unterstützt.

F: Wenn ich ein adaptives Formular unter Verwendung der erweiterten Vorlage erstelle und es zur Bearbeitung öffne, wird die Fehlermeldung „Elektronische Signatur oder Unterzeichner sind nicht korrekt konfiguriert“ angezeigt. Wie behebe ich den Fehler?
A: Adaptive Formulare, die die erweiterte Vorlage nutzen, sind für die Verwendung von Adobe Sign konfiguriert. Um den Fehler zu beheben, erstellen Sie eine Adobe Sign-Cloud-Konfiguration, wählen Sie sie aus und konfigurieren Sie einen Adobe Sign-Unterzeichner für das adaptive Formular.

F: Kann ich Adobe Sign-Text-Tags in einer statischen Textkomponente eines adaptiven Formulars verwenden?
A: Ja, Sie können Text-Tags in einer Textkomponente verwenden, um Adobe Sign-Felder einem adaptiven Formular mit Datensatzdokument hinzuzufügen (nur Option für automatisch generiertes Datensatzdokument). Informationen zu den Verfahren und Regeln zum Erstellen eines Text-Tags finden Sie in der Adobe Sign-Dokumentation. Beachten Sie außerdem, dass adaptive Formulare Text-Tags nur begrenzt unterstützen. Sie können die Text-Tags verwenden, um nur die von Adobe Sign-Block unterstützten Felder zu erstellen.

F: AEM Forms stellt sowohl den Adobe Sign Block als auch die Signaturschritt-Komponenten zur Verfügung. Können beide zusammen in einem adaptiven Formular verwendet werden?
Antwort: Sie können beide Komponenten gleichzeitig in einem Formular verwenden. Beachten Sie die folgenden Empfehlungen für die Verwendung dieser Komponenten:

Adobe Sign Block: Sie können den Adobe Sign-Block verwenden, um Adobe Sign-Felder an beliebigen Stellen im adaptiven Formular zu platzieren. Dies ermöglicht es auch, den Unterzeichnern bestimmte Felder zuzuweisen. Bei der Vorschau oder Veröffentlichung eines adaptiven Formulars ist Adobe Sign Block standardmäßig nicht sichtbar. Diese Blöcke werden nur in den Signaturdokumenten angezeigt. Im Signaturdokument sind nur die einem Unterzeichner zugewiesenen Felder aktiviert. Der Adobe Sign-Block für den ersten und die folgenden Unterzeichner verwendet werden.

Signaturschrittkomponente: Sie können die Signaturschrittkomponente verwenden, um eine formularinterne Signaturfunktion zu erstellen. Damit kann nur der erste Unterzeichner unterschreiben, während das Formular ausgefüllt wird. Bei der Ausgabe des Abschnitts mit der Signaturschritt-Komponente wird eine signierbare PDF-Version des Formulars angezeigt. In der Regel ist dies der letzte oder der vorletzte Abschnitt, auf den die Übersichtskomponente eines Formulars folgt.

Fehlerbehebung

Fehler bei der Adobe Sign-Vereinbarung

Problem
Wenn der Adobe Sign-Service für ein adaptives Formular konfiguriert ist, kann vom Service keine Adobe Sign-Vereinbarung für das zugrunde liegende adaptive Formular erstellt werden.

Auflösung

• Überprüfen Sie die im adaptiven Formular verwendete Konfiguration von Adobe Sign Cloud-Service.

• Stellen Sie sicher, dass das API-Programm auf dem Adobe Sign-Server, der zum Konfigurieren des Adobe Sign Cloud-Service verwendet wird, über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

• Wenn Sie mehrere Adobe Sign-Cloud-Services verwenden, lassen Sie die oAuth-URL aller Services auf denselben Adobe Sign-Shard verweisen.

• Verwenden Sie separate E-Mail-Adressen, um das Adobe Sign-Konto und das Konto für den ersten und einen einzelnen Unterzeichner zu konfigurieren. Die E-Mail-Adresse des ersten bzw. einzigen Unterzeichners (sofern es nur einen einzelnen Unterzeichner gibt) darf nicht mit dem Adobe Sign-Konto identisch sein, das zum Konfigurieren von AEM Cloud-Services verwendet wird.

AEM Forms-Workflow, der für ein Adobe Sign-aktiviertes adaptives Formular konfiguriert wurde, wird nicht gestartet

Problem
Wenn Adobe Sign für ein adaptives Formular konfiguriert ist, wird der mithilfe des Workflows „Forms aufrufen“ konfigurierte Workflow nicht gestartet.

Auflösung

• Wenn Sie Adobe Sign ohne den Schritt „Unterschrift“ verwenden oder wenn für das Formular die Unterschriften mehrerer Personen erforderlich sind, wartet AEM Forms-Server, bis die Planung bestätigt, dass alle Personen das Formular unterzeichnet haben. Die Planung sendet das adaptive Formular erst, nachdem alle Personen die Unterzeichnung abgeschlossen haben, und der Workflow beginnt erst nach der erfolgreichen Übermittlung des adaptiven Formulars. Sie können das Intervall für die Planung verkürzen, um den Status der Formularunterzeichnung in kurzen Abständen zu überprüfen und die Formularübermittlung zu beschleunigen.

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