Generierung eines Datensatzdokuments für adaptive Formulare

Überblick

Nachdem Ihre Kunden ein Formular übermittelt haben, möchten sie im Allgemeinen in gedruckter Form oder im Dokumentformat Aufzeichnungen über die eingegebenen Informationen behalten, um später darauf zurückzukommen. Dies wird als Datensatzdokument bezeichnet.

Sie erfahren in diesem Artikel, wie Sie ein Datensatzdokument für adaptive Formulare erstellen können.

Typen adaptiver Formulare und ihre Datensatzdokumente

Beim Erstellen eines adaptiven Formulars können Sie ein Formularmodell auswählen. Ihre Optionen sind:

• Formularvorlagen Sie können eine XFA-Vorlage für Ihr adaptives Formular auswählen. Wenn Sie eine XFA-Vorlage auswählen, können Sie die zugehörige XDP-Datei für das Datensatzdokument wie oben beschrieben verwenden.

• XML-Schema Sie können eine XML-Schemadefinition für Ihr adaptives Formular auswählen. Wenn Sie ein XML-Schema für Ihr adaptives Formular auswählen, können Sie Folgendes tun:

  • XFA-Vorlage für Datensatzdokument verknüpfen. Vergewissern Sie sich, dass die verknüpfte XFA-Vorlage dasselbe XML-Schema verwendet wie Ihr adaptives Formular.
  • Datensatzdokument automatisch generieren

• Mit der Option „Ohne“ können Sie ein adaptives Formular ohne Formularmodell erstellen. Das Datensatzdokument wird automatisch für Ihr adaptives Formular generiert.

Wenn Sie ein Formularmodell auswählen, konfigurieren Sie das Datensatzdokument mit den Optionen, die unter Konfiguration der Datensatzdokumentvorlage verfügbar sind. Siehe Konfiguration des Dokuments aus Datensatzvorlage.

Automatisch generiertes Datensatzdokument

Dank Datensatzdokument erhalten Ihre Kunden eine Kopie des übermittelten Formulars zum Ausdrucken. Wenn Sie automatisch ein Datensatzdokument generieren, wird jedes Mal, wenn Sie Ihr Formular ändern, sein Datensatzdokument sofort aktualisiert. Beispiel: Sie entfernen das Altersfeld für Kunden, die als Land die USA auswählen. Wenn diese Kunden ein Datensatzdokument erstellen, ist das Altersfeld im Datensatzdokument nicht sichtbar.

Das automatisch generierte Datensatzdokument bietet die folgenden Vorteile:

• Es führt die Datenbindung durch.
• Dadurch werden automatisch Felder ausgeblendet, die zum Zeitpunkt der Übermittlung aus dem Datensatzdokument ausgeschlossen sind. Es ist kein zusätzlicher Aufwand erforderlich.
• Dies spart Zeit für die Erstellung der Datensatzdokumentvorlage.
• Außerdem können Sie mithilfe der verschiedenen Vorlagen auch Stil und Erscheinungsbild wechseln dadurch für Ihr Datensatzdokument optimal anpassen. Der Stil ist optional. Wenn Sie sich auf keinen Stil festlegen, werden Systemstile als Standard festgelegt.
• Es stellt sicher, dass eine Änderung im Formular sofort im Datensatzdokument umgesetzt wird.

Komponenten für die automatische Generierung eines Datensatzdokuments

Um ein Datensatzdokument für adaptive Formulare zu generieren, benötigen Sie die folgenden Komponenten:

Adaptives Formular Adaptives Formular, für das Sie ein Datensatzdokument generieren möchten.

Basisvorlage (empfohlen) XFA-Vorlage (XDP-Datei), die in AEM Designer erstellt wurde. Die Basisvorlage wird verwendet, um Stile und Branding-Informationen für die Datensatzdokumentvorlage anzugeben.

Siehe Basisvorlage eines Datensatzdokuments

Datensatzdokument templateXFA-Vorlage (XDP-Datei), das aus einem adaptiven Formular generiert wurde.

Siehe Konfiguration des Dokuments aus Datensatzvorlage.

Formulardaten: Informationen, die von einem Benutzer im adaptiven Formular ausgefüllt werden. Es wird mit der Datensatzdokument-Vorlage zusammengeführt, um das Datensatzdokument zu generieren.

Zuordnen von adaptiven Formularelementen

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie adaptive Formularelemente im Datensatzdokument angezeigt werden.

Felder

Container

Statische Komponenten

Tabellen

Die Tabellenkomponenten adaptiver Formulare, wie Kopf- und Fußzeile sowie Zeilen sind den entsprechenden XFA-Komponenten zugeordnet. Sie können wiederholbare Bereiche Tabellen im Datensatzdokument zuordnen.

Basisvorlage eines Datensatzdokuments

Die Basisvorlage beinhaltet Informationen zu Stil und Erscheinungsbild des Datensatzdokuments. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, das Standarderscheinungsbild des automatisch generierten Datensatzdokuments anzupassen. Beispiel: Sie möchten das Logo Ihres Unternehmens in der Kopfzeile und die Copyright-Informationen in der Fußzeile des Datensatzdokuments einfügen. Die Masterseite der Basisvorlage wird als Masterseite für die Datensatzdokument-Vorlage verwendet. Die Masterseite kann Informationen wie Kopfzeile, Fußzeile und Seitenzahl enthalten, die Sie auf das Datensatzdokument anwenden können. Sie können diese Informationen mithilfe der Basisvorlage für die automatische Erstellung des Datensatzdokuments auf das Datensatzdokument anwenden. Dank Verwendung der Basisvorlage können Sie die Standardeinstellungen der Felder ändern.

Bitte folgen Sie bei der Entwicklung Ihrer Basisvorlage den Konventionen für Basisvorlagen.

Konventionen für Basisvorlagen

Eine Basisvorlage wird verwendet, um Kopf- und Fußzeile, Stil und Erscheinungsbild eines Datensatzdokuments zu definieren. Die Kopf- und Fußzeile kann Informationen wie Firmenlogo- und Copyright-Informationen enthalten. Die erste Übergeordnete Seite in der Basisvorlage wird kopiert und als Übergeordnete Seite für das Datensatzdokument verwendet, die Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen und andere Informationen enthält, die im Datensatzdokument auf allen Seiten angezeigt werden sollen. Wenn Sie eine Basisvorlage verwenden, die nicht den Konventionen für Basisvorlagen entspricht, wird die erste Übergeordnete Seite aus der Basisvorlage weiterhin in der Datensatzdokumentvorlage verwendet. Es wird dringend empfohlen, dass Sie Ihre Basisvorlage gemäß den Konventionen entwerfen und sie für die automatische Erstellung von Datensatzdokumenten verwenden.

Konventionen für Masterseiten

• In der Basisvorlage sollten Sie das Stammteilformular als AF_METATEMPLATE und die Übergeordnete Seite als AF_MASTERPAGE benennen.

• Die Übergeordnete Seite mit dem Namen AF_MASTERPAGE, die sich unter dem Stammteilformular AF_METATEMPLATE befindet, erhält beim Extrahieren von Kopf- und Fußzeilen- und Styling-Informationen den Vorzug.

• Wenn AF_MASTERPAGE fehlt, wird die erste Masterseite in der Basisvorlage verwendet.

Stilkonventionen für Felder

• Wenn Sie einen Stil auf die Felder im Datensatzdokument anwenden, stellt die Basisvorlage die Felder im Teilformular AF_FIELDSSUBFORM bereit, das sich unter dem Stammteilformular AF_METATEMPLATE befindet.

• Die Eigenschaften dieser Felder werden auf die Felder im Datensatzdokument angewendet. Diese Felder sollten der Namenskonvention AF_<name of field in all caps>_XFO entsprechen. Beispielsweise sollte der Feldname für das Kontrollkästchen AF_CHECKBOX_XFO lauten.

Zum Erstellen einer Basisvorlage führen Sie in AEM-Designer folgende Schritte durch.

1. Wählen Sie „Datei“ > „Neu“.

2. Wählen Sie „Vorlage verwenden“.

3. Wählen Sie die Kategorie „Formulare – Datensatzdokument“.

4. Wählen Sie „DoR-Basisvorlage“.

5. Klicken Sie auf „Weiter“ und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

6. (Optional) Ändern Sie den Stil und das Erscheinungsbild von Feldern, die Sie auf die Felder im Datensatzdokument anwenden möchten.

7. Speichern Sie das Formular.

Sie können das gespeicherte Formular jetzt als Basisvorlage für das Datensatzdokument verwenden.
Ändern bzw. entfernen Sie keine Skripts, die in der Basisvorlage vorhanden sind.

Ändern der Basisvorlage

• Wenn Sie auf Felder in der Basisvorlage keinen Stil anwenden, wird empfohlen, diese Felder aus der Basisvorlage zu entfernen, damit alle Aktualisierungen der Basisvorlage automatisch übernommen werden.
• Während des Änderns der Basisvorlage dürfen Sie keine Skripte entfernen, hinzufügen oder ändern.

Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage

Konfigurieren Sie die Datensatzdokumentvorlage Ihres Formulars, damit Ihre Kunden eine benutzerfreundliche Kopie des gesendeten Formulars zum Drucken herunterladen können. Eine XDP-Datei dient als Datensatzdokument-Vorlage. Das Dokument aus Datensätzen, das Kunden herunterladen, ist gemäß dem in der XDP-Datei angegebenen Layout formatiert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Datensatzdokument für adaptive Formulare zu konfigurieren:

1. Klicken Sie in AEM Autoreninstanz auf Forms > Forms and Documents..

2. Wählen Sie ein Formular aus und klicken Sie auf „Eigenschaften anzeigen“.

3. Tippen Sie im Eigenschaftenfenster auf Formularmodell.
   Sie können beim Erstellen eines Formulars auch ein Formularmodell auswählen.

   HINWEIS

   Wählen Sie auf der Registerkarte Formularmodell Schema oder Keine aus der Dropdown-Liste Wählen Sie Von aus. Das Datensatzdokument wird für XFA-basierte oder adaptive Formulare mit Formularvorlage als Formularmodell nicht unterstützt.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte „Formularmodell“ im Abschnitt „Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage“ eine der folgenden Optionen aus.

   ​​NoneWählen Sie diese Option, wenn Sie das Datensatzdokument für das Formular nicht konfigurieren möchten.

   Formularvorlage als Datensatzdokumentvorlage verknüpfen Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine XDP-Datei haben, die Sie als Vorlage für das Datensatzdokument verwenden möchten. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle im AEM Forms-Repository verfügbaren XDP-Dateien angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Datei aus.

   Die ausgewählte XDP-Datei wird mit dem adaptiven Formular verknüpft.

   Generate Document of RecordWählen Sie diese Option, um eine XDP-Datei als Basisvorlage zum Definieren des Stils und Erscheinungsbilds für das Datensatzdokument zu verwenden. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle im AEM Forms-Repository verfügbaren XDP-Dateien angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Datei aus.

   HINWEIS

   Stellen Sie in folgenden Fällen sicher, dass das Schema, das für die Erstellung von adaptivem Formular und Schema (Datenschema) des XFA-Formulars verwendet wird, gleich sind:

   • Ihr adaptives Formular ist Schema-basiert
   • Sie verwenden die Option Formularvorlage als Datensatzdokumentvorlage zuordnen für Datensatzdokument

5. Klicken Sie auf Fertig.

Anpassen der Branding-Informationen im Datensatzdokument

Beim Generieren eines Datensatzdokuments können Sie auf der Registerkarte „Datensatzdokument“ Branding-Informationen für das Datensatzdokument ändern. Die Registerkarte „Datensatzdokument“ enthält Optionen für Logos, Aussehen, Layout, Kopf- und Fußzeile, zum Anpassen des Haftungsausschlusses sowie eine Optionen zum Entscheiden, ob Sie deaktivierte Kontrollkästchen und Optionsfeldern berücksichtigen möchten.

Für die Lokalisierung der Branding-Informationen, die Sie auf der Registerkarte für das Datensatzdokument eingeben, müssen Sie sicherstellen, dass das Gebietsschema des Browsers richtig eingestellt ist. Um die Branding-Informationen im Datensatzdokument anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Bedienfeld (Stammbedienfeld) im Datensatzdokument aus und tippen Sie dann auf .

2. Tippen Sie auf . Die Registerkarte „Datensatzdokument“ wird eingeblendet.

3. Wählen Sie entweder die Standardvorlage oder eine benutzerdefinierte Vorlage für das Rendern von Datensatzdokumenten aus. Wenn Sie die Standardvorlage auswählen, wird eine Miniaturvorschau des Datensatzdokuments in der Dropdown-Liste für Vorlagen angezeigt.

   

   Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage auswählen, navigieren zu einer XDP auf Ihrem AEM Forms-Server und wählen sie aus. Wenn Sie eine Vorlage verwenden möchten, die sich noch nicht auf Ihrem AEM Forms-Server befindet, müssen Sie die XDP zuerst auf Ihren AEM-Server hochladen.

4. Abhängig davon, ob Sie eine Standard- oder eine benutzerdefinierte Vorlage wählen, werden einige oder alle der folgenden Eigenschaften auf der Registerkarte „Datensatzdokument“ angezeigt. Legen Sie die relevanten Eigenschaften fest:

   • Logo-Bild: Sie können entweder das Logo-Bild des adaptiven Formulars verwenden, eines in DAM auswählen oder eines von Ihrem Computer hochladen.
   • Formulartitel
   • Kopfzeilentext
   • Haftungsausschluss-Bezeichnung
   • Haftungsausschluss
   • Text des Haftungsausschlusses
   • Akzentfarbe: Die Farbe, in der Kopfzeilentext und Trennlinien im Datensatzdokument-PDF dargestellt werden.
   • Schriftfamilie: Schriftfamilie des Textes im Datensatzdokument-PDF
   • Für Kontrollkästchen und Optionsschaltflächenkomponenten nur ausgewählte Werte einblenden
   • Trennzeichen für mehrere ausgewählte Werte
   • Formularobjekte, die nicht mit dem Datenmodell verbunden sind, einschließen
   • Ausgeblendete Felder vom Datensatzdokument ausschließen
   • Beschreibung der Bedienfelder ausblenden
   HINWEIS

   Wenn Sie eine Vorlage für ein adaptives Formular mit einem Designer-Version vor 6.3 verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass im Root-Unterformular der Vorlage für das adaptive Formular folgendes vorhanden ist, damit Akzentfarbe und Schriftfamilie funktionieren:

   <proto>
   <font typeface="Arial"/>
   <fill>
   <color value="4,166,203"/>
   </fill>
   <edge>
   <color value="4,166,203"/>
   </edge>
   </proto>
   

5. Tippen Sie auf „Fertig“, um die Branding-Änderungen zu speichern.

Tabellen- und Spaltenlayouts für Bereiche im Datensatzdokument

Ihr adaptives Formular kann lang sein und mehrere Formularfelder enthalten. Sie möchten eventuell das Datensatzdokument nicht als exakte Kopie des adaptiven Formulars speichern. Im Editor für adaptive Formulare können Sie jetzt das Tabellen- oder Spaltenlayout zum Speichern eines oder mehrerer Bereiche des adaptiven Formulars im Datensatzdokument auswählen.

Bevor Sie ein Datensatzdokument generieren, wählen Sie in den Einstellungen für den betreffenden Bereich unter „Layout für Dokument aus Datensatz“ entweder „Tabelle“ oder „Spalte“ aus. Die Felder im Bereich werden im Datensatzdokument entsprechend angeordnet.

Felder in einem Bedienfeld, im Datensatzdokument im Tabellenlayout angeordnet

Felder in einem Bereich, im Datensatzdokument im Spaltenlayout angeordnet

Datensatzdokument-Einstellungen

Mit den Datensatzdokument-Einstellungen können Sie Optionen auswählen, die Sie in das Datensatzdokument aufnehmen möchten. Beispiel: Eine Bank akzeptiert in einem Formular Name, Alter, Sozialversicherungsnummer und Telefonnummer. Das Formular generiert eine Bankkontonummer und Details zur Filiale. Sie können festlegen, dass nur Name, Sozialversicherungsnummer, Bankkonto und Filialendetails im Datensatzdokument angezeigt werden.

Die Datensatzdokument-Einstellungen einer Komponente sind unter ihren Eigenschaften verfügbar. Um auf die Eigenschaften einer Komponente zuzugreifen, wählen Sie die Komponente aus und klicken Sie in der Überlagerung auf . Die Eigenschaften sind in der Seitenleiste aufgeführt und Sie finden darin die folgenden Einstellungen.

Einstellungen auf Feldebene

• Aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint das Feld im Datensatzdokument nicht. Dies ist eine skriptfähige Eigenschaft namens excludeFromDoR. Ihr Verhalten ist abhängig von der Eigenschaft Felder aus DoR ausschließen, wenn sie ausgeblendet sind auf Formularebene.

• Bedienfeld als Tabelle anzeigen: Durch Festlegen der Eigenschaft wird der Bereich als Tabelle im Datensatzdokument angezeigt, wenn der Bereich weniger als 6 Felder enthält. Gilt nur für den Bereich.

• Titel aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint der Titel des Bereichs bzw. der Tabelle im Datensatzdokument nicht. Gilt nur für Bereiche und Tabellen.

• Beschreibung aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint die Beschreibung des Bereichs bzw. der Tabelle im Datensatzdokument nicht. Gilt nur für Bereiche und Tabellen.

Einstellungen auf Formularebene

• Ungebundene Felder in DoR einbeziehen: Durch Festlegen dieser Eigenschaft werden ungebundenen Felder aus dem Schema-basierten adaptiven Formular im Datensatzdokument berücksichtigt. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
• Felder aus DoR ausschließen, wenn sie ausgeblendet sind: Durch Festlegen dieser Eigenschaft wird das Verhalten der Eigenschaft „Aus Datensatzdokument ausschließen“ auf Feldebene außer Kraft gesetzt, wenn diese nicht den Wert „true“ hat. Wenn Felder zum Zeitpunkt der Formularübermittlung ausgeblendet sind, werden sie aus dem Datensatzdokument ausgeschlossen, wenn die Eigenschaft auf "true"festgelegt ist, vorausgesetzt, die Eigenschaft "Aus Datensatzdokument ausschließen"ist nicht festgelegt.

Wichtige Aspekte beim Arbeiten mit einem Datensatzdokument

Beachten Sie die folgenden Überlegungen und Einschränkungen bei der Arbeit an einem Datensatzdokument für adaptive Formulare.

• Datensatzdokumentvorlagen unterstützen keinen Rich-Text. Rich-Text im statischen adaptiven Formular oder bei den vom Endbenutzer ausgefüllten Informationen wird daher im Datensatzdokument als Nur-Text angezeigt.
• Dokumentfragmente in einem adaptiven Formular werden im Datensatzdokument nicht angezeigt. Adaptive Formularfragmente werden jedoch nicht unterstützt.
• Die Inhaltsbindung in Datensatzdokumenten, die für XML-Schema-Basierte adaptive Formulare generiert werden, wird nicht unterstützt.
• Lokalisierte Versionen des DoR werden nach Wunsch für ein Gebietsschema erstellt, wenn der Benutzer das Rendern des DoR anfordert. Die Lokalisierung von DoR tritt zusammen mit der Lokalisierung des adaptiven Formulars auf. Siehe Verwenden von AEM-Übersetzungs-Arbeitsablauf zum Lokalisieren von adaptiven Formularen und Datensatzdokumenten.